某公司行政人事部工作手册

重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--2作业规范行政人事部主要职职能版本：A修改状态:0第1页共11页1.针对公司的经营管管理目标和发发展规划，提提出合理的机机构设置和职职位配置方案案，制定人力力资源开发和和管理计划。2.负责实施员工的招招聘、培训、转转正、考核和和人员调配等等工作，并建建立人事档案案。3.健全公司内部管理理规章制度和和岗位职责，制制定工作标准准和职业道德德规范，监督督检查实际执执行情况。4.对员工、业主、住住户以及相关关方意识与技技能的培训进进行有效策划划、实施和管管理。5.跟踪公司的质量方方针和目标适适时实施人力力资源管理。（含含建立公司人人才资源档案案）。6.以公司名义向内向向外发送的文文件的起草和和文印。7.安排各种会议，编编写会议纪要要、决议、领领导讲话等材材料。负责处处理日常行政政事务，协调调各部门的关关系，督促、检检查各项决策策、决议的实实施，反馈有有关信息。8.外部文件资料（含含开发商移交交的技术档案案资料）的完完整收集和保保存及档案管管理。9.公共关系事务的处处理。10.法律事务的的处理。11.本部日常管管理工作台，以以及电脑、局局域网、清洁洁卫生的管理理。12.公司各部门门对公司的相相关合同进行行评审。13.有关部门按按程序进行供供主评定，负负责在合格供供方名单规定定的单位中采采购物资/服务（含重重要设备的关关键备品配件件）。14.公司车辆、后后勤、保密、安安全等方面的的管理，保证证公司日常经经营活动的需需要。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--3作业规范行政人事部质量目目标版本：A修改状态:0第1页共1页根据公司20033年质量目标标，结合本部部门实际工作作制订2003年行政人事事部质量目标标：1.公司各项行政管理理工作实现PDCA循环率100%2.员工培训覆盖率//合格率100%3.业主/租客培训覆盖率//培训合格率≥80%4.内外文件起草合格格率≥90%5.内外部文件资料收收集完整率及及保存完好率率≥95%6.公司本部清洁卫生生日检查合格格率100%7.公司公共/法律关关系事务处理理及时率/满意率≥90%8.完成公司领导交办办事务的成功功率/及时率100%9.合同评审率1000%10.内外关系信信息传递准确确率/及时率100%重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--4作业规范行政人事部工作职职责版本：A修改状态:0第1页共1页1.负责公司总部来电电、来访、来来信等日常行行政接待工作作。2.负责草拟公司行政政公文（如通通知、请示、决决议等）和各各类文件的打打印工作。3.负责公司行政文件件的收集、发发放、传阅、呈呈批、催办、保保存、注销及及文件档案资资料的立卷归归档工作。4.负责公司各类书籍籍报刊的购置置、分类、保保管、借阅、管管理工作。5.负责公司行政印鉴鉴及各服务中中心印章管理理工作。6.负责公司总部各部部门及各服务务中心的协调调工作，落实实上传下达任任务。7.负责公司与万怡公公司及其下属属各分公司、楼楼盘项目部，行行政人事主管管部门及其它它相关业务单单位的沟通、联联络、协调工工作。8.负责办理公司各种种业务招待活活动。9.负责公司车辆的调调度使用和维维修工作。10.负责公司各各部门/各服务中心心所有物资的的库存、调度度及分配工作作。11.负责公司各各部门/各服务中心心固定资产的的建账、登记记、领用等管管理工作。12.负责公司行行政人事部布布局规划及办办公环境、办办公秩序的管管理与维护工工作。13.负责公司内内部文体娱乐乐活动和其它它各种对外活活动的策划组组织及安排工工作。14.负责公司工工商营业执照照、资质证书书等各种证件件的管理及年年审工作。15.负责公司行行政人事部办办公设施设备备（计算机、复复印机、油印印机、传真机机、饮水机、办办公桌椅、空空调机、文件件柜等）的管管理、维护、保保养。16.负责协助各各服务中心与与市物价局、地地房局、市公公安局相关部部门、物业服服务中心业务务联系及沟通通工作。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--5作业规范行政人事部经理岗岗位职责与入职要求版本：A修改状态:0第1页共11页行政人事部经理岗岗位职责1.直接对总经理助理理负责。2.按PDCA循环的方方式对行政人人事部工作实实施管理并指指导其员工的的工作。3.负责对本部门员工工进行职业意意识和职业技技能的培训。4.负责主持初审公司司各项管理规规章制度并监监督实施。5.负责牵头对分包方方、供方进行行评价。6.负责办理公司工商商营业执照、资资质证书等各各种证件的年年审及变更工工作7.主持合同评审。8.负责采购计划的审审核。9.负责组织对文件资资料收集准确确/完整率及保存存完好率，合合同评审率，合合格供方评定定率，物业管管理费收支公公告率，业主主/租客动态档档案建档率，社社区服务满意意率，组织利利润盈亏率等等进行统计，并并将统计资料料和数据传递递至品质管理理部。入职要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和内容。2.了解人力资源及培培训管理、行行政内勤管理理、物资供应应管理、文件件资料管理、档档案管理等工工作内容。3.具有较强的组织和和协调能力，能能调动思想政政治工作部门门员工积极性性并使其为实实现公司及本本部门质量目目标而作出贡贡献。4.具有很强的沟通能能力，能独立立处理公司对对内、对外各各种关系。5.具有以顾客为关注注焦点的意识识，确保顾客客及相关方的的需求得到满满足。6.其它要求：大专及及以上文化程程度，具有三三年以上物业业管理公司工工作经验，并并取得物业经经理上岗证，年龄28岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--6作业规范行政人事部经理助助理岗位职责责与入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事部经理助助理岗位职责责1.直接对行政人事部部经理负责。2.按PDCA循环的方方式协助行政政人事部经理理对行政人事事部工作实施施管理。3.负责对本部门员工工进行职业意意识和职业技技能的培训。4.负责初审公司各项项管理规章制制度并监督实实施。5.负责采购计划的初初审。6.负责协助行政人事事部经理组织织对文件资料料收集准确/完整率及保存存完好率，合合同评审率，合合格供方评定定率，物业管管理费收支公公告率，业主主/租客动态档档案建档率，社社区服务满意意率，组织利利润盈亏率等等进行统计，并并将统计资料料和数据传递递至品质管理理部。入职要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和内容。2.了解人力资源及培培训管理、行行政内勤管理理、文件资料料管理、档案案管理等工作作内容。3.具有较强的组织和和协调能力，能能调动思想政政治工作部门门员工积极性性并使其为实实现公司及本本部门质量目目标而作出贡贡献。4.具有很强的沟通能能力，能独立立处理公司对对内、对外各各种关系。5.具有以顾客为关注注焦点的意识识，确保顾客客及相关方的的需求得到满满足。6.其它要求：大专及及以上文化程程度，具有三三年以上物业业管理公司工工作经验，并并取得物业经经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--7作业规范行政人事部副经理理岗位职责与与入职要求版本：A修改状态:0第1页共11页行政人事部副经理理岗位职责1.直接对行政人事部部经理负责。2.按PDCA循环的方方式行政人事事部经理对行行政人事部工工作实施管理理。3.负责对本部门员工工进行职业意意识和职业技技能的培训。4.负责协助经理对分分包方、供方方进行评价。并并作好相关记记录。5.负责初审公司各项项管理规章制制度并监督实实施。6.负责采购计划的初初审。7.负责管理职工食堂堂和员工宿舍舍。8.管理车辆和车辆的的调度9.负责协助行政人事事部经理组织织对文件资料料收集准确/完整率及保存存完好率，合合同评审率，合合格供方评定定率，物业管管理费收支公公告率，业主主/租客动态档档案建档率，社社区服务满意意率，组织利利润盈亏率等等进行统计，并并将统计资料料和数据传递递至品质管理理部。入职要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和内容。2.了解人力资源及培培训管理、行行政内勤管理理、文件资料料管理、档案案管理等工作作内容。3.具有较强的组织和和协调能力，能能调动思想政政治工作部门门员工积极性性并使其为实实现公司及本本部门质量目目标而作出贡贡献。4.具有很强的沟通能能力，能独立立处理公司对对内、对外各各种关系。5.具有以顾客为关注注焦点的意识识，确保顾客客及相关方的的需求得到满满足。6.其它要求：大专及及以上文化程程度，具有三三年以上物业业管理公司工工作经验，并并取得物业经经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--8作业规范采购主管岗位职责责及入职要求求版本：A修改状态:0第1页共11页采购主管岗位职责责1.对行政人事部经理理负责。2.负责对分包方、供供方进行评价价。3.负责具体实施合格格供方的评定定，负责采购购计划的编制制。4.具体实施物品采购购工作，对合合格供方实施施动态管理。5.负责按采购控制程程序对质量目目标实现情况况的统计并将将统计结果及及时传递到品品质管理部。入职要求1.了解ISO9001：：2000内容，公司司质量管理体体系相关作业业程序和作业业规范。2.具有实施物品采购购工作，对合合格供方实施施动态管理的的能力。3.具有一定的社会关关系，并能及及时根据公司司的实际情况况建立供方关关系的能力。4.其它要求：大专及及以上学历，具具有二年以上上相关工作经经验，年龄25岁至45岁，性别不不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--9作业规范采购专员理岗位职职责及入职要要求版本：A修改状态:0第1页共11页采购专员岗位职责责1.对采购主管负责。2.负责对分包方、供供方进行评价价。3.负责具体实施合格格供方的评定定，负责采购购计划的编制制。4.具体实施物品采购购工作，对合合格供方实施施动态管理。入职要求1.了解ISO9001：：2000内容，公司司质量管理体体系相关作业业程序和作业业规范。2.具有实施物品采购购工作，对合合格供方实施施动态管理的的能力。3.有一定社会关系，并并能及时根据据公司的实际际情况建立供供方关系的能能力。3.其它要求：大专及及以上学历，具具有二年以上上相关工作经经验，年龄25岁至45岁，性别不不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--10作业规范行政人事主管岗位位职责及入职职要求版本：A修改状态:0第1页共11页行政人事主管岗位位职责1.对行政人事部经理理负责。2.负责公司对外外联系事务。3.与政府相关职能主主管部门保持持联系，及时时了解当地物物业管理行业业动态及相关关政策，并将将所获取的信信息及时向行行政人事部经经理报告4.负责公司规章制度度和对外文件件起草等和公公司部行政人人事事务的处处理。5.负责对本部门员工工进行职业意意识和职业技技能的培训。6.负责协助行政人事事部经理主持持初审公司各各项管理规章章制度并监督督实施.。7.负责对分包方、供供方进行评价价。8.审核公司刊物。9.负责对社区服务活活动方案的审审定。10.协助行政人人事部经理组组织对公司文文件资料收集集准确/完整率及保存存完好率，合合同评审率，合合格供方评定定率，物业管管理费收支公公告率，业主主/租客动态档档案建档率，社社区服务满意意率，组织利利润盈亏率等等进行统计，并并将统计资料料和数据传递递至品质管理理部。入职要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和内容。2.了解人力资源及培培训管理、行行政内勤管理理、物资供应应管理、文件件资料管理、档档案管理等工工作内容。3.具有一定的组织和和协调能力，能能调动思想政政治工作部门门员工积极性性并使其为实实现公司及本本部门质量目目标而作出贡贡献。4.具有很强的沟通能能力，能处理理公司对内、对对外各种关系系。5.具有以顾客为关注注焦点的意识识，确保顾客客及相关方的的需求得到满满足。6.其它要求：人力资资源管理、物物业管理专业业大专及以上上学历，具有有三年以上物物业管理公司司工作经验，并并取得物业经经理上岗证，年龄25岁至45岁，性别不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--11作业规范行政人事专员岗位位职责及入职职要求版本：A修改状态:0第1页共1页行政人事专员岗位位职责1.对行政人事主管负负责。2.负责及时跟踪公司司动态的质量量方针和质量量目标，按PDCA循环的方式式，对公司人人力资源实施施动态管理。3.负责根据员工的招招聘、录用等等，并建立动动态管理。4.负责牵头策划组织织对相关方实实施考核、验验证，并保存存记录。5.与各部门、各服务务中心保持密密切联系，了了解其工作状状况及各项需需要，并做好好协调工作。6.及时传达公司内部部各种文件、通通知，落实好好上传下达任任务。7.并将统计资料和数数据及时传递递至品质管理理部。入职要求1.了解ISO9001：：2000内容，深刻刻领悟人力资资源管理对于于本公司兴衰衰存忘的重要要作用，能熟熟练掌握人力力资源管理技技能的能力。2.具有对人力资源实实施管理的能能力。3.具有对员工考核过过程按ISO90001：2000标准要求进进行策划的能能力。4.具有较强的组织和和协调能力，确确保培训的有有效实施。5.其它要求：人力资资源管理、物物业管理专业业大专以上学学历，具有三三年以上相关关工作经验；；年龄25岁至35岁之间，性性别不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--12作业规范培训专员岗位职责责及入职要求求版本：A修改状态:0第1页共1页培训专员岗位职责责1.对行政人事主管负负责。2.负责及时跟踪公司司动态的质量量方针和质量量目标，按PDCA循环的方式式，对公司人人力资源实施施动态管理。3.负责员工意识及技技能方面的培培训策划、组组织、实施和和验证。4.负责牵头策划组织织对相关方实实施培训、考考核、验证与与演练，并保保存培训/演练记录。5.与各部门、各服务务中心保持密密切联系，了了解其工作状状况及各项需需要，并做好好协调工作。6.并将统计资料和数数据及时传递递至品质管理理部。入职要求1.了解ISO9001：：2000内容，深刻刻领悟人力资资源管理对于于本公司兴衰衰存忘的重要要作用，熟练练掌握人力资资源管理技能能，熟悉员工工培训程序、业业主/租客培训程程序。2.具有对员工培训和和业主/租客培训过过程按ISO90001：2000标准要求进进行策划的能能力。3.具有较强的组织和和协调能力，确确保培训的有有效实施。4.其它要求：人力资资源管理、物物业管理专业业大专以上学学历，具有三三年以上相关关工作经验；；年龄25岁至35岁之间，性性别不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--13作业规范文员岗位职责及入入职要求版本：A修改状态:0第1页共11页文员岗位职责1.负责公司总部各部部门各类文件件的打字（印印）工作，并并做好记录。2.部做记预要相部对者相部再见3.负责公司总台的长长途电话、传传真机、总台台电脑使用管管理，做好使使用记录。4.政至门；公各函并至导员5.负责公司各种会议议会前准备工工作（如预订订会议室、通通知与会人员员）。6.负责公司中高层例例会、部门例例会的会议记记录分发至各各有关部门。7.负责公司总部计算算机（除财务务专用外）、复复印机、传真真机的关机管管理，联系维维修，定期保保养及及时更更换墨粉、复复印纸等工作作。8.负责公司总部行政政人事部报刊刊书籍的装订订、接收、分分类管理工作作。9.负责公司总部各部部门/各服务中心心文件资料的的复印、油印印工作，并做做好登记。10.负责按时开开启、关闭公公司总部行政政人事部所有有门窗（帘）、空空调机及饮水水机。11.负责公司总总部行政人事事部员工饮用用水的订购及及更换。12.负责给公司司重要来访客客人端茶送水水，保持总台台接待物品摆摆放整齐。13.负责定期更更改和打印公公司通讯录。14.负责公司总总部打孔机、装装订机的管理理和使用。15.负责公司总总部人员考勤勤登记工作。16.完成上级领领导交办的其其他工作。入职要求1.熟悉办公室的工作作，接受过专专业的礼仪礼礼貌知识培训训，对物业管管理方面的知知识有一定的的了解。2.具有较强的计算机机操作技能，能能熟练的应用用办公软件进进行文字表格格处理。3.具有良好的语言表表达能力，应应变能力，亲亲和力强。4.其它要求：物业管管理、文秘专专业等相关专专业大专以上上学历，有一一年以上相关关工作经验，工工作态度认真真、不卑不亢亢、踏实肯干干，年龄最好好在21岁至26岁之间，女女性为宜。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--14作业规范资料内勤岗位职责责及入职要求求版本：A修改状态:0第1页共1页资料内勤员岗位职职责1.对行政人事主管负负责。2.负责公司行政人事事部各类行政政公文（除人人事任免）的的草拟、送审审、登记、保保存、归档工工作。3.负责公司外来文件件（特指政府府部门、上级级公司、同级级项目部）的的收集、传阅阅、呈批、催催办、保存、归归档工作。4.负责公司总部行政政人事部各类类专业书籍、业业务资料的分分类、整理及及借阅登记按按期催还工作作。5.负责接收登记公司司内部（各部部门/各服务中心心）来函，及及时分送各相相关领导和部部门处理并负负责催办，最最后分类整理理归档。6.负责公司各部门//各服务中心心各种合同协协议送审、分分发、归档、保保存整理工作作。7.负责公司工商资料料、各类资质质证书等机密密资料的登记记、归档、保保管工作。8.负责公司总部行政政人事部所有有台式计算机机、手提电脑脑、打印机、复复印机、空调调机等使用说说明书、保修修（维修）卡卡、驱动光盘盘等资料的登登记、分类、整整理、归档及及借用管理工工作。9.负责对公司各种活活动图片、相相（影）片、图图表收集、分分类、整理归归档工作。10..负责装订订公司各类文文件资料。11.负责指导各各部门/服务中心资资料内勤员进进行资料和档档案管理工作作。12.每月20日日定期对公司司所有档案集集中系统整理理、盘查一次次。13.遵守公司保保密制度，不不散布、传播播在工作中接接触的公司资资料、决策等等属保密的事事项。14.负责参与公公司拟接管物物业的标书或或物业方案的的策划和制作作。15.完成上级领领导交办的其其他工作。入职要求1.了解职ISO90001：2000内容，熟悉悉公司各部门门职责及工作作程序，热爱爱物业管理内内勤工作，熟熟悉文件资料料控制程序，熟熟悉档案管理理工作及相关关的法律法规规。2.具有文印能力，档档案收集、分分整、归档、整整理和保管的的能力，实施施各种物业相相关中介服务务的能力。3.具备一定的计算机机操作技能，会会使用常用的的办公软件。4.其它要求：物业管管理、行政管管理、法律等等相关专业大大专以上学历历；接受过主主管部门正规的物业管理培训训，取得国家家建设部颁发发的物业管理理上岗证；具具有两年以上上相关工作经经验，年龄在在23岁至30岁之间，身身心健康，性性别不限。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--15作业规范库管员岗位职责及及入职要求版本：A修改状态:0第1页共11页库管员岗位职责1.对行政人事主管负负责。2.负责公司总部行政政人事部所有有物品、工具具、材料的验验收、入库登登记并做好实实物账的登记记工作，负责责各服务中心心物资物品的的调拨管理工工作。3.严格按照物物品领用制度度进行办公用用品、材料、其其它物品的发发放、回收并并做好登记工工作。4.物品出入库、调拨拨要及时登记记，做到入账账及时，入库库单、出库单单、调拨单等等单据当日清清理。5.掌握物品库存动态态，负责物品品申购计划；；6.负责日常的仓库检检查及每月月月底各服务中中心的盘点工工作，并编制制月度报表报报送公司财务务部；7.做好专用工具的借借用、归还、登登记工作，严严禁私自借用用工具及用品品。8.负责仓库环境清洁洁卫生及安全全消防管理工工作；9.完成上级领导交办办的其他工作作。入职要求1.对ISO9001：：2000的内容有一一定的了解。2.有一定财务知识和和计算机操作作能力，具备备仓库物资管管理能力，熟熟悉财务盘点点、物品盘存存的相关流程程。3.其它要求：行政管管理、财经等等相关专业中中专以上学历历，半年以上上物质、仓库库管理工作经经验，为人诚诚实，作风正正派，年龄在在23岁至30岁之间。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--16作业规范司机岗位职责及入入职要求版本：A修改状态:0第1页共1页司机岗位职责1.负责公司的公务用用车。2.服从调度分配，根根据要求执行行出车任务。3.负责车辆的日常维维护和保养，注注意保持车辆辆整洁。4.努力钻研业务技术术，熟悉车辆辆性能，保证证车辆随时处处于良好状态态之中，发现现不安全因素素，及时排除除。5.加强安全意识，自自觉遵守交通通规则，保证证行车安全。6.配合主管部部门做好车辆辆的维修保养养和年审工作作。7.严格执行车辆管理理规定，节约约用油，降低低能量消耗。8.下班后按指定地点点停放车辆保保管，严禁公公车私用。9.完成公司领导交办办的其他工作作。入职要求1.熟悉各种机动车辆辆的驾驶技能能、交通规则则以及重庆交交通地形。2.熟悉车辆性能，保保证车辆随时时处于良好状状态之中，发发现不安全因因素，及时排排除。3.其它要求：经过驾驾驶培训，取取得相应车辆辆驾驶证，三三年以上机动动车驾龄，高高中以上学历历，年龄最好好在23岁至40岁之间。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--17作业规范接待来访管理规定定版本：A修改状态:0第1页共2页1.目的明确公司行行政人事部接接待来访制度度，树立企业业良好形象，提提高服务质量量。2.适用范围适用于公司司总部行政人人事部总台接接待工作。3.职责公司行政人人事部负责来来人来访接待待工作。4.工作规定 4.1保持接待待区域的整洁洁及待客用品品（纸杯、茶茶叶）齐全。4.2工作期间要要穿着工作制制服或职业装装，仪态端庄庄，保持良好好的精神面貌貌。4.3来访人进入入行政人事部部，接待人员员应点头示意意或起立，以以表示尊重。尽尽量少让客人人久等，否则则，应诚恳表表示歉意。4.4及时、准确确地记录来访访者姓名、单单位及来访意意图，能解决决的问题及时时解决。自己己不能解决的的，应向来访访者解释清楚楚或说明找哪哪个部门解决决，杜绝说“不知道”。4.5有关人员不不在，应礼貌貌地代为约定定时间；如有有重要事情，应应在“接待记录表”内登记，并并及时联系有有关人员。4.6给客人指示示方向或作介介绍时，不要要用一只手指指指点点，应应手臂伸直，手手指自然并拢拢，掌心向上上，身体前倾倾、眼睛兼顾顾对方并指示示目标。4.7接待人员不不得擅离岗位位；如遇特殊殊情况离岗，必必须请其他同同事替换。4.8行政人事部部接待的礼貌貌语言和礼貌貌动作：4.8.1客人进进门说：您好好、请坐、请请喝茶、您请请看。4.8.2客人走走时说：谢谢谢、对不起、这这是我应该做做的、您慢走走、再见。4.9迎接重要客客人时，相应应的领导、人人员要出门等等候，不能坐坐在室内静候候。4.10他人相互互交谈时，不不要随便去旁旁听或随意插插话。若须打打断，应等对对方谈话告一一段落时，说说声“对不起，我我打断一下可可以吗？”得到允许后后再插话。4.11客人在过过道或楼梯间间，工作人员员不能从客人人中间穿过，应应先道一声“对不起，请请让一下”，待对方移移步后再从侧侧面通过。4.12送客时，应应等客人站起起来后同时起起身，亲切道道别。客人伸伸手之后再握握别。4.13对一般的的客人送到门门口，等待客客人提出“留步”后方可说：“原谅不远送送，欢迎您再再来。”返身进门时时关门要轻，不不能重重一扣扣。对于重要要客人，领导导或长辈，应应扶送上车，待待到车子启动动，面带微笑笑挥手道别，目目送车子远去去4.14接听来电电时，应使用用礼貌用语，如如所找的有关关人员在场，应应及时通知；；如有关人员员不在，重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--17作业规范接待来访管理规定定版本：A修改状态:0第2页共2页可在“接待记录表”内登登记主要内容容，并负责跟跟进。5.质量记录5.1接待记录表表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--18作业规范传真复印打印油印印管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的为规范传真、复复印、打印、油油印工作制度度，明确工作作内容，提高高工作效率。2.适用范围适用于公司行行政人事部传传真、复印、打打印、油印工工作管理。3.职责3.1行政人事部部经理负责监监督指导工作作。3.2行政人事部部文员负责传传真、复印、打打印、油印工工作。4.工作规定4.1受控文件与与机密文件资资料，必须持持有其领导签签字的申请单单及行政人事事部审批的手手续，方可复复印、油印。4.2公司员工复复印、油印、传传真材料，须须办理登记手手续、审批手手续并妥善保保存备查。4.3严格控制制复印和传真真数量，非必必要材料不予予复印和传真真。数量多，宜宜油印的材料料不复印。4.4行政人事部部不承接外单单位及私人委委托的打印、复复印、油印传传真文件。4.5打印机、复复印机、油印印机和传真机机由专人保管管，定期维修修和保养。无无关人员未经经许可不得操操作。4.6打字、复印印室系机要重重地，非工作作人员未经许许可不得入内内。4.7电除总经经理批准的电电话外，其它它电话均须取取消长途直拨拨功能，须打打长途电话的的部门/人均需填写“长途电话登登记表”。5.质量记录5.1接收传真登登记表5.2发送传真登登记表5.3受控文件复复印申请表5.4复印油印记记录表5.5长途电话登登记表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--19作业规范行政人事部文书处处理管理规定定版本：A修改状态:0第1页共2页1.目的为使公文处处理规范化、制制度化和科学学化，以提高高公文处理的的效率和质量量。2.适用范围公司行政人人事部的文书书管理工作。3.职责行政人事部部资料内勤员员负责公司公公文处理的管管理工作。4.工作规定4.1公文处理4.1.公文处理理主要包括；；公文的形成成、办理、立立卷、归档和和销毁。4.1.2公文处处理的基本原原则是：及时时、准确、规规范、保密。4.1.3公文种种类：通知、通通报、报告、请请示、函、会会议记录等。4.2公文格式发文机关标识在公公文正上方；；发文字号：包括发发文年度、发发文机关代号号和发文顺序序号、按顺序序标识下方，如“万怡渝能字[2003]第001号”；4.2.3公文标标题应准确、简简要地概括公公文的主要内内容，标题在在发文机关标标识或发文字字号下方居正正文上端中央央位置书写；；4.2.4公文署署名，分为机机关署名和领领导署名，标标注在正文或或附件说明右右下方，印章章必须与署名名相符，盖在在单位名称的的正中位置。4.2.5成文日日期，一般以以领导签发或或会议通知的的日期为准，亦亦可以印发时时间为准，成成文日期要完完整写出年、月月、日。公公标位及4.3公文的起草草和审批签发发4.3.1公文文起草的基本本要求是：a)重点要突出出，观点要鲜鲜明，论理要要清楚，文字字要精练，用用词要准确，篇篇幅要简短、结结构要严谨，层层次要分明；；b)拟稿人必须用方格格稿纸拟写，要要按公文的文文种格式行文文，用钢笔或或毛笔书写，不不得用圆珠笔笔或红笔书写写；c)文稿在呈送领导审审批签发之前前，负责拟稿稿的人员要对对公文进行认认真核对。4.3.2公文的的审批签发程程序为：行文稿先由行文部部门负责人审审核签名，再再送行政人事事部核稿，不不属急件，一一般不得将文文稿重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--19作业规范行政人事部文书处处理管理规定定版本：A修改状态:0第2页共2页呈送领导；如需会会签的，送会会签部门审稿稿，然后由行行政人事部将将符合要求的的文稿送有关关领导签发。“请求”、“报告”和对外行文文由公司总经经理签发，一一般例行事务务性公文，由由分管领导签签发，最后由由行政人事部部编号签字并并交打字室打打印、其它各各部门均不得得直接安排打打字员打印。4.4公文处理4.4.1公文处处理主要包括括公文的登记记、分发、承承办、印制、传传递等环节。4.4.2登记公公文，应将公公文的标题、密密级、发文字字号、来文机机关、发往机机关、份数、收收发时间及办办理情况等逐逐项记载清楚楚，以便今后后回收和销毁毁。4.5分发公文4.5.1一切外外来公函，统统一由行政人人事部资料员员签收、登记记并及时分送送；4.5.2根据公公文性质和内内容，由行政政人事部经理理提出处理意意见，送领导导阅示，或根根据需要交有有关业务部门门办理；4.5.3凡需需业务部门经经办的公文，由由行政人事部部负责催办，并并将落实结果果报告主管领领导。4.6承办公文是是指接受下级级单位请示的的公文和其它它需要批复的的公文，以及及转发翻印的的公文等，承承办请示的公公文，凡属本本公司权限范范围内能批复复的事项，一一般先由业务务部门提出意意见，经领导导审批或会议议决定后再批批复呈文单位位，时限一般般不得超过一一周，重要事事项和重要问问题的请示、可可直接送领导导审阅后批复复、时限不得得超过三天，承承办公文部门门要提高办事事效率，及时时催办和跟踪踪，避免延误误。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--20作业规范行政人事部书籍管管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范书籍管理工作作，使书籍管管理工作有序序。2.适用范围适用公司所所购书籍的管管理工作。3.职责3.1行政人事部部经理负责对对书籍管理工工作的检查指指导。3.2行政人事部部资料内勤员员负责对书籍籍编号、归类类、登记、保保管、借阅等等管理工作。4.0工作规定4.1书籍的日常常管理工作由由资料内勤员员负责，行政政人事部经理理负责监管。4.2资料内勤员员将所有书籍籍进行编号，然然后登记在“书籍目录”中，内容包包括：编号、书书目名称、类类别、册数、单单价、购买时时间、备注等等栏目。每次次购进新书，需需进行编号登登记，再办理理借阅手续。4.3资料内勤员员按编号顺序序将书籍依次次排放在安全全地点，并注注意防潮、防防霉、防腐蚀蚀防虫蛀、防防火、防盗工工作。4.4资料内勤员员每月对书籍籍进行一次清清点，每季度度将清点结果果记录在“书籍目录”内报行政人人事部经理审审核参阅。4.5行政人事部部每月底末将将“书籍目录”提供给各个个部门，供各各部门选择借借阅。4.6书籍出库一一律办理借阅阅手续，否则则不准出库。4.7借阅人员到到资料内勤员员处查阅“书籍目录”，按需要选选择书籍，每每一次一般不不得超过两本本，并在“公司资料文文件/借阅登记表表”中签名并注注明借阅时间间。4.8书籍借阅一一般不超过15天，超过15天的需要办办理续借手续续(己被预约借借阅的书籍除除外)。4.9借阅人发现现欲借阅的书书籍已被他人人借走，可向向资料内勤员员预约借阅。4.10书籍借阅阅工作必须经经资料内勤员员办理，同事事之间不可相相互转借。4.11借阅人应应爱惜公司财财产，在书籍籍中勾画、涂涂改、撕毁、损损坏或因不慎慎丢失书籍，照照价赔偿。4.12借阅人人应在归还日日期前主动将将书籍归还行行政人事部。经经行政人事部部两次催交不不还的，视为为丢失，由行行政人事部将将扣款项目报报财务部，在在员工当月工工资内按书籍籍原价的两倍倍价款予以扣扣除。4.13借阅人人将书籍归还还，资料内勤勤员应注销借借阅人签名。5.质量记录5.1书籍目录5.2行政人事部部资料文件/书籍借阅登登记表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--21作业规范办公用品使用管理理规定版本：A修改状态:0第1页共22页1.目的为明确员工领领用办公用品品制度，节约约办公用品成成本。2.适用范围公司总部行政政人事部领用用办公用品的的管理工作。3.职责3.1行政人事部部经理负责对对办公用品领领用管理工作作的监督检查查。3.2库管员负责责办公用品领领用管理工作作。4.工作规定4.1办公用品供供应采取集中中管理、分部部门申请、定定期供应、尽尽量选配实用用、低中档价价格用品的原原则。4.2办公用品的的使用应本着着节约实用的的原则，各部部门/各服务中心心要按实际工工作需要申报报，不得夸大大，不得虚报报，库管员应应认真严格审审核，避免浪浪费和虚报。4.3库管员要经经常深入各部部门/各服务中心心，了解办公公用品使用情情况，做出合合理规定，保保障供给。4.4办公用品定定义：办公用用品主要包括括各种文具、清清洁用具等。办办公用品的发发放由行政人人事部具体负负责实施。4.5办公用品的的申请领用4.5.1公司各各部门/服务中心全全体员工必须须本着“节约第一，按按需领用”的原则使用用和领用办公公用品，不得得以任何形式式和借口多占占多领。4.5.2个人常常用办公用品品的领用方法法原则上采用用按职务及工工作性质按月月领用。领用用时需在办公公用品领用登登记本上签名名，注明办公公用品的名称称、数量等。公用常用办公用品品在领用时需需在“办公用品领领用登记表”上签名，注注明办公用品品的品名、数数量，并注明明“公用”。4.5.4非常办办公用品的领领用按照申请请购入多少、领领用多少的原原则发放，领领用时必须在在办公用品领领用登记本上上签名，并注注明用途。各部门主管/服务务中心主管须须建立办公用用品实物账，进进出物品要登登记入账，领领用人要签名名，以备仓库库专管员查验验。月的进并公上4.5.7办公用用品每月按部部门的工作需需要进行预算算，月末进行行盘点。4.5.8各部门门应本着节约约、节俭的原原则申领办公公用品。如未未经部门主管管同意，发放放领用办公用用品超过规定定数量的，从从工资中扣除除多领取用品品的费用；发发现挪用、贪贪污和浪费办办公用品行为为严重的，行行政人事部将将予以严肃处处理。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--21作业规范办公用品使用管理理规定版本：A修改状态:0第2页共2页5.质量记录5.1.物品领用用登记表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--22作业规范公司物资物品盘点点管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范公司所所购物资物品品的清查、盘盘点工作，掌掌握物资物品品分配动态。2.适用范围适用于对公公司物资物品品的盘点工作作。3.职责行政人事部部库管员负责责对公司物资资物品的盘点点。4.0工作规定4.1行政人事部部物资物品盘盘点4.1.1每月底底库管员会同同财务人员共共同清点行政政人事部库存存物资物品。4.1.2盘点对对象为库存的的办公用品、日日用品、服装装等物品。4.1.3库管员员根据本月出出入库单、调调拨单等单据据核对库存物物资物品的数数量。将库存物资物品区区分为物料用用品、低值易易耗品及固定定资产，制作作月盘点表，一一式贰份，交交财务一份，自自备一份。4.2各部门/服服务中心物资资物品的盘点点库管员员每月定时应应到各服务中中心清点库存存的办公用品品、工程用品品、保洁用品品和服装等物物资物品。库管员员应会同各服服务中心库管管员共同清点点。各物资物品的数量量清点完毕，行行政人事部库库管员与服务务中心库管员员应在盘点表表上签字确认认。库管员员自留一份，以以核对下月各各服务中心采采购申请单。5.质量记录5.1入库单5.2出库单5.3盘点报告表表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--23作业规范公司仓库管理规定定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范仓库库管理制度，确确保仓库物品品完好。2.适用范围适用于公公司办公用品品、工装的仓仓库管理。3.职责行政人事事部库管员负负责入库物资资物品的验收收、出入库和和调拨工作。4.工作规定4.1入库4.1.1对公司司采购部采买买的物料，库库管员根据各各部门/服务中心“采购申请”的要求对采采购部采购回回的物品会同同相关人员按按常用物料检检验标准进行行验证。验收无误，办理入入库手续，并并填写“入库单”。4.2标识、贮存存和防护：入库物品分类摆放放，进行标识识工作，并登登记实物保管管帐。仓库实行规范管理理，明确设立立“合格区”、“待检区”、“不合格区”，并有相应应标识牌。经检验合格入库的的物料放入“合格区”；已进库但但还未检验的的物料放入“待检区”；不合格物物品放入“不合格区”。库管管员应经常对对库房进行清清扫，保持库库房内干净、整整洁。4.3出库4.3.1库管员员按“先进先出”的原则发放放物资物品，紧紧急情况下可可先行发放，但但事后必须补补办出库手续续，出库时应应填写“出库单”。4.4调拨：4.4.1库管员员按各服务中中心交上的“采购申请单”内采购回的的物资物品，填填写调拨单，并并交各服务中中心仓库理管管员进行核对对签收。4.5物资盘存：：4.5.1库管员员每月底汇总总出入库、调调拨物料的数数量、单价及及结存数量，并并作出实物盘盘点表，一式式二份，交公公司财务部一一份，自留一一份。库管员依据结存数数量，做出下下月采购计划划。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--24作业规范物资、车辆及电脑脑网络管理规规定版本：A修改状态：0签发人：第1页共共4页签发日期编制1.目的规范公司物资采购购、公司各种种车辆及电脑脑网络系统的的管理，确保保公司物资采采购来自合格格供方，各种种车辆及电脑脑网络系统运运行正常。2.适用范围公司所有物品采购购、材料、车车辆、电脑等等固定资产或或流动资产的的管理。3.职责3.1库管员负责责按库存物资资状况和物品品质量监控情情况核对各部部门于每月底底提交的《采采购申请表》，并并及时将核对对、增删后的的《采购申请请表》交上级级主管或总经经理审批。同同时做好公司司材料库房的的入库、保管管、发放等工工作。3.2公司采购专专员负责按批批准后的《采采购申请表》及及时采购相应应的物资，并并负责实施合合格供方的适适时增删。3.3工程管理部部经理负责审审批与工程相相关的各种工工具、材料物物资的领用和和零星急用物物资的采购，并并负责监督、管管理。3.4行政人事部部经理负责审审批办公室物物资的领用、车车辆安排以及及本规定执行行情况的监督督。3.5总经理负责责审批车辆重重大维修、保保险办理以及及重大事故的的解决方案。3.6各部门经理理或其指定的的电脑操作员员负责本部门门所有电脑、网网络设备的管管理。行政人人事部负责公公司所有电脑脑的系统的维维护、管理和和相关人员的的电脑知识的的培训。4.管理规定4.1计划内采购购申请每月25——30日，各服服务中心、各各部门填写《采采购申请表》交交库管员按库库存物资状况况和物品质量量情况及时核核对、增删，并并报上级主管管或总经理审审批。经过审审批后，由采采购专员负责责在每月100日以前采购购入库。然后后将《采购申申请表》交库库作为领用物物质的依据。计划外采购申请1)、服务中心在在工程维修或或施工中急需需用的特殊或或零星计划外外物资，经库库管员签字确确认公司库房房无存货，应应填写《采购购申请表》，其其总价在1000元以内，可可由工程管理理部经理直接接购买，经库库管员验证、登登记后投入使使用。2)、如总价在1100元及以以上的急用物物资，应该由由需用部门经经理电话告知知分管领导或或总经理，征征得同意后，由由采购专员及及时采购，办办理验证入库库手续，方可可通知需用部部门领出。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--24作业规范物资、车辆及电脑脑网络管理规规定版本：A修改状态:0第2页共4页3)、若因客观原原因，采购需需要时间较长长，采购专员员应及时向物物资需用部门门反映情况。需需用部门协助助采购、提供供采购信息或或选用替代物物品，并及时时通知因此受受到影响的业业主或客户，向向其说明原因因。4.2材料库房管管理库管员认真做好物物资入库验收收工作，确认认账、物相符符合后在《实实物入库单》上上签字。库房内保管物品要要分类摆放，编编号上架，建建立物品保管管卡片。各保管处，各部门门材料领用人人根据《采购购申请表》所所列计划，分分类填写《实实物出库单》，必必须有工程管管理部经理签签字认可，方方能发放。否否则，一切后后果由库管员员承担。各服务中心，各部部门无特殊情情况，办公用用品采取一个个月一次领取取。办公用品品类物资的领领用必须有行行政人事部经经理签字认可可，并如实登登记后，方可可发放。否则则，一切后果果由库管员承承担。个人工具的领用，除除按材料的领领用程序办理理领用手续外外，库管员及及时将个人领领用工具填入入其《个人工工具台帐》，并并定期盘查。未未到使用年限限擅自发放工工具，造成的的一切损失由由库管员承担担。库房应每月清库一一次，做可到到帐、卡、物物相符合，并并严格实施防防火、防盗、防防爆、防潮、防防霉等防护措措施。由行政政人事部负责责抽查。各楼盘工程管理主主管负责对每每次领用的工工程维修材料料及时填入《材材料领用台帐帐》，暂时未未使用的材料料存入本组材材料柜。同时时，将派工单单及时交回服服务中心负责责人。各服务务中心负责人人负责对派工工单所列的材材料使用情况况建立《材料料使用台帐》。库库管员负责对对各楼盘材料料，物质的领领、用、库存存情况进行随随机抽查核对对。每月255—28日，各服服务中心将本本月《物质耗耗用汇总表》交交库管员进行行核对汇总。并并如实清退各各工程组暂未未使用的物质质。每月末，由库管员员编制公司总总的本月物质质领用汇总表表、领用物品品总帐、库存存状况、合格格供方所提供供物品使用质质量状况等分分别交财务部部建帐和行政政人事部审查查，筛选合格格供方。4.3车辆管理一切业务用车由行行政人事部安安排和管理，驾驾驶员不得私私自出车。公司车辆由指定司司机驾驶，换换人驾驶必须须经过行政人人事部经理同同意。各种车车原则上不外外借，确需外外借，须车况况良好，并征征得行政人事事部经理的同同意，并由车车辆指定司机机驾驶。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--24作业规范物资、车辆及电脑脑网络管理规规定版本：A修改状态:0第3页共4页公司车辆的使用、维维护、保养、清清洁、送修、加加油、办理保保险费、养路路费、年检、随随车工具及车车辆证件等由由指定的司机机负责。如遇到下列特殊情情况，司机可可直接出车，但但事后应及时时向行政人事事部经理说明明原因。1)工程设备维护护抢修、故障障排除、事故故处理、救灾灾抢险是急需需用车。2)员工抢救业主主或业主以外外受伤、危险险、重病情等等急需用车。每次出车驾驶员必必须填写《出出车记录表》，写写明出车事由由、用车人、往往返区域（含含公里数）、批批准人等，以以便月底检查查、考核。公司车辆的维修、保保养、年审等等预计金额超超过200元的，必必须先填写书书面报告（包包括维修项目目、维修地点点、预计费用用等），经总总经理批准后后由专职司机机负责实施。公司车辆，每天必必须回公司车车库统一停放放，未经批准准不得在外过过夜停放。司机应严格遵守交交通规则，牢牢固树立安全全第一的思想想。严禁酒后后开车、过度度疲劳开车，严严禁“三超一越”（超车、超超速、超载、越越红线驾驶），防防止事故发生生，维护车辆辆的完整、完完好。如因驾驾驶员违规造造成的赔款、罚罚款，由驾驶驶员自行负责责。4.4电脑网络管管理电脑、网络的所有有设备属于公公司财产，仅仅限于公司日日常管理工作作，任何人不不得私自开启启计算机处理理个人的事务务或随意上网网，更不允许许玩电脑游戏戏。否则，发发现一次处以以20元以上的的罚款。公司电脑设备实行行专机专用制制。每台电脑脑、网络设备备在领用前均均由行政人事事部对其配置置进行全面登登记注册，建建立台帐，并并将电脑贴上上封条。由使使用人在行政政人事部《电电脑、网络设设备台帐》上上签字认可后后方可使用，并并负责日常管管理。发现人人为损坏或丢丢失，由负责责人根据情节节轻重，承担担相应赔偿责责任。电脑、网络设备在在正常使用中中出现问题或或需要维护、维维修，由使用用人书面向行行政人事部提提请报修。维维修时如电脑脑、网络设备备及配件被确确认无法修复复，其变更后后的配置应重重新登记，并并由使用人签签字认可。凡擅自开封设备，造造成设备损坏坏者，将予以以严肃处理，并并照价赔偿。因工作需要，增购购电脑或网络络设备，由需需要部门将增增购原因和电电脑配置的大大致要求书面面重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--24作业规范物资、车辆及电脑脑网络管理规规定版本：A修改状态:0第4页共4页报告行政人事部，由由行政人事部部在公司各部部门现有设备备中予以调配配。无法调配配时，经总经经理批准后由由行政人事部部购买，并登登记、建帐，由由使用人签字字领用。5.质量记录5.1采购申请表表5.2出车登记表表5.3电脑、网络络设备台帐重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--25作业规范行政人事部工作检检查考核管理理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的查项符求过断改2.适用范围适用于行行政人事部本本部门各岗位位员工。3.职责行政人事事部经理负责责对相关人员员进行检查指指导工作。4.工作规定4.1行政人事部部经理对各岗岗位的工作检检查包括周检检及单项检查查，每次检查查应填写“工作检查记记录表”。4.2行政人事部部经理每周检检查各岗位的的工作，并及及时了解本部部门的工作动动态。4.3行政人事事部经理进行行单项检查时时，应将检查查中发现的问问题及时告知知各岗位员工工。4.4检查方法可可采用查阅质质量记录、提提问、观察、向向其它部门人人员了解情况况等方法；检检查方法还应应包括检查的的数量，每次次检查应注意意对检查内容容做循环安排排。4.5单项检查为为不定期抽检检。4.6行政人事部部经理应每月月对行政人事事部各岗位员员工进行一次次评分考核，考考核依据为各各岗位工作标标准，填写《员员工工作考核核评分表》。4.7行政人事部部应每年对公公司员工进行行一次平次综综合评分考核核，考核依据据为员工每月月工作考试得得分，并详细细填写《员工工年度考核评评分汇总表》。4.8对每年度工工作成绩突出出的员工，可可推荐进行年年度优秀员工工评选,被提名评选选年度优秀员员工的人员需需填写《优秀秀员工推荐审审批表》经逐逐级审批后，才才能参加评选选。5.质量记录5.1工作检查记记录表5.2员工工作考考核评分表5.3员工年度考考核评分汇总总表5.4优秀员工推推荐审批表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--26作业规范行政人事部接待人人员工作标准准版本：A修改状态:0第1页共2页1.0目的树立企业业形象，提高高员工素质。2.0适用范围围适用公司司行政人事部部各项接待工工作。3.0职责行政人事事部主管负责责对接待人员员工作进行监监督检查。4.0工作规定4.1接听电话标标准：4.1.1所有电电话，在铃响响3声之内接答答。4.1.2拿起电电话后，先说说“你好，重庆庆万怡渝能物物业管理有限限公司”，语气亲切切柔和。4.1.3认真倾倾听对方讲话话，需要时应应作详细记录录，并向对方方复述一遍。4.1.4通话完完毕后，向对对方表示感谢谢，等对方放放下电话后，再再轻轻放下电电话。允人殊制内4.2来往信函接接收，发放传传真标准：4.2.1接收公公司各种来往往信函，应当当天分发至各各相关领导或或人员处。4.2.2收到传传真件后，将将传真内容登登记在“接收传真登登记表”内，10分钟内连复复印件一同发发送至接收部部门/人，并在此此表内签收。4.2.3传真件件发送完毕后后，应确认传传真件是否准准确、清晰地地传到对方，并并将传真内容容记录在“发送传真登登记表”内。4.3来访接待标标准：4.3.1使用文文明礼貌用语语及专业服务务语言。4.3.2仪态端端庄，保持微微笑，迎来送送往间，充分分体现公司服服务水平。4.3.3不准推推、拉或指着着来访者说话话。4.4公文文件资资料转呈、发发放管理标准准：4.4.1需上传传下达的公文文文件，应当当天传达，并并在“公文文件发发放转呈登记记表”内做详尽记记录，要求接接收人签字。4.4.2各部门门/服务中心需需领取的文件件资料，应在在三日内发放放完毕，并在在“部门/服务中心领领取资料文件件登记表”内做详尽记记录，要求领领取人签字。4.5复印机、油油印机管理标标准4.5.1正确使使用复印机、油油印机。4.5.2节约纸纸张，每次复复印或油印时时作废的纸张张不得超过5张。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--26作业规范行政人事部接待人人员工作标准准版本：A修改状态:0第2页共2页4.5.3非必要要材料不予复复印。4.5.4数量多多的资料，不不复印。4.5.5每次复复印、油印文文件应在“复印油印记记录表”中做详尽记记录。4.5.6对复印印机、油印机机应每周进行行清洁、保养养，并及时添添加墨粉、油油墨及更换配配件。4.6打印文件管管理标准4.6.1正确使使用电脑及打打印机的详细细程序，并按按有关操作说说明书的指导导进行操作。4.6.2打印前前应对文件进进行校对，每每次打印文件件应做到及时时、准确。4.6.3打印文文件应按相应应的规范、标标准格式打印印。4.7内务管理标标准4.7.1保持行行政人事部内内清洁，物品品摆放整齐。4.7.2每天接接收的报刊应应当天装订、分分类。4.7.3保持复复印室、油印印室内清洁，每每次复印或油油印文件后应应将各类纸张张摆放有序。5.0质量记录5.1公文文件发发放转呈登记记表5.2部门/服务务中心领取资资料文件登记记表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--27作业规范资料内勤员岗位工工作标准版本：A修改状态:0第1页共2页1.目的规范各类文文件的系统管管理，提高工工作效率和质质量。2.适用范围公司行政人事事部文件管理理各项工作。3.职责行政人事部部经理负责对对文件管理工工作进行监督督检查。4.工作规定4.1各类文件管管理标准4.1.1外来文文件：4.1.1.1外外来文件分为为：区政府各各部门发文、市市政府各部门门发文、及各各服务中心外外来文件。4.1.1.2收收到外来文件件送至相关部部门领导看阅阅后，按时间间顺序分类编编号。4.1.1.3按按编号依次入入档。4.1.1.4清清楚编写文件件目录。4.1.2内部文文件：4.1.2.1内内部文件分为为：总公司发发文、公司内内部运作制度度、公司内部部发文、行政政人事部内部部发文、行政政人事部上报报文件、各服服务中心内部部文件，会议议记录。4.1.2.2各各部门发文分分类登记归档档，各服务中中心上报的文文件应在10分钟内分送送相关领导及及部门处理，最最后分类、编编号、登记归归档。4.1.3合同协协议：4.1.3.1合合同协议分为为：公司对外外协议（工程程、商务）、公公司对外协议议（服装）、公公司对外协议议（经营部）、各各服务中心对对外协议。4.1.3.2合合同协议按其其性质分类，有有关各服务中中心的合同协协议分别归入入相应部门档档案，编号、登登记入档。4.2工商资料、各各类资质证书书管理标准：：4.2.1将公司司的工商资料料、资质证书书分别建档。4.2.2清楚编编写文件目录录。4.3各种书籍、投投标书及物业业管理方案管管理标准4.3.1购回的的书籍应当日日编号，在“书籍目录”中做详尽记记录，并按编编号顺序依次次放好。4.3.2资料内内勤员应每个个月对书籍清清点一次。4.3.3各种投投标书及物业业管理方案应应记录名称、份份数和入档时时间。4.4其它资料管管理标准重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--27作业规范资料内勤员岗位工工作标准版本：A修改状态:0第2页共22页4.4.1电脑、打打印机、复印印机、油印机机、空调、吸吸尘器等使用用说明书资料料分类放置。4.4.2做好分分类记录。4.5借阅文件资资料管理4.5.1资料内内勤员应在“公司资料文文件/书籍借阅登登记表”中对借阅的的书籍、投标标书、物业管管理方案、各各种文件资料料及其他资料料做详尽记录录。4.5.2资料内内勤员有告知知借阅人各项项注意的义务务。4.5.3借阅重重要文件资料料时，资料内内勤员应凭总总经理的批准准签字，方可可借出。4.5.4借阅人人未主动归还还书籍、投标标书、物业管管理方案、各各种文件资料料及其他资料料的资料内勤勤员应在借阅阅期满之日向向借阅人催还还或办理续借借手续。4.5.55借阅人归还还各类书籍或或其它文件资资料，资料内内勤员应在归归还时注销借借阅人签名。5.质量记录5.1档案材料目目录表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--28作业规范库管员岗位工作标标准版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的为规范仓库管管理工作制度度，使各种物物资物品调配配有序。2.适用范围公司行政人事事部库管员。3.职责行政人事部主主任负责对库库管员工作进进行监督检查查。4.工作规定4.1物品仓库保保持清洁，各各类物品摆放放整齐，标识识清晰。4.2每次购回的的物品、工具具、材料应当当天与采购员员共同验收数数量及规格。4.3购回的物品品、工具、材材料应当天入入库，填写入入库单。4.4配合采购员员将各服务中中心所需的物物品、工具、材材料分类整理理并包装好。4.5当日填写调调拨单，并交交给采购员。4.6要求采购员员送货后，将将调拨单交给给各服务中心心库管员进行行核对验收，并并要求其填好好调拨单第二二、四联。4.7库管员凭返返回的调拨单单分类入账。4.8行政人事部部人员需领用用物品、工具具、材料时，库库管员应在其其领用时写好好出库单，并并入账。4.9每月底应在在28日前做完各各项物品、工工具、材料的的清点工作，并并将月盘点表表及各种单据据同时交于财财务。4.10每月244日至26日应到各服服务中心清点点各种物品、工工具、材料，清清点报告交财财务一份，采采购部一份，自自存一份。4.11每月账物物应相符，发发现问题应在在三日内查明明。4.12每年底结结清本年物品品清点后，应应在第二年一一月十日前建建好新账。4.13库管员应应每周对仓库库清理一次，保保持仓库清洁洁。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--29作业规范司机岗位工作标准准版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的为明确司机的的工作制度，加加强司机工作作的规范性。2.适用范围行政人事部司司机各项工作作。3.职责行政人事部主主任负责对司司机工作的检检查监督。4.工作规定4.1敬业守业，服服从分配，尽尽职尽责做好好本职工作。4.2树立良好的的职业道德，严严格遵守交通通规则，不准准违章行车、超超速行驶、强强行超车，严严禁酒后开车车。4.3严守纪律，准准时到达预定定开车地点，不不准擅自改变变行车路线。4.4正常情况下下每半个月清清洗车辆1次。4.5按要求维修修保养车辆，保保证正常出车车，发现不安安全因素，一一天内排除。4.6认真遵守公公司规章制度度，严禁公车车私用。重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--30作业规范文书资料发放登记记管理规定版本：A修改状态:0第1页共1页1.目的规范公司公公文、资料的的分发、登记记管理制度。2.适用范围适用于公司司文书资料发发放管理工作作。3.职责行政人事部部接待人员负负责公司文书书资料的分发发、登记管理理工作。4.工作规定4.1公文的发放放登记4.1.1由高层层领导部门签签发的公文，应应凭总经理、分分管副总、主主管经理签字字确认的“文件审批表”，方可下发发公文。4.1.2如无特特殊情况，需需下发的公文文应在当天发发至各部门或或服务中心。4.1.3行政人人事部接待人人员应在“公文文书转转呈发放登记记表”内，分别登登记题目、文文件编号、发发文单位、制制文时间、转转呈的各部门门和服务中心心及发放人。公司下发的公文，应应直接发至各各部门经理或或主管、各服服务中心主任任，并让其在在“公文文书转转呈发放登记记表”的签收人及及签收日期栏栏内签字确认认。4.2文件资料的的发放登记4.2.1正常情情况下，在收收到应分发文文件资料的两两天内将文件件资料分发至至各部门或服服务中心，或或通知各部门门、服务中心心派人来领取取。行政人事部行政人人事部接待人人员在收到应应分发的各类类文件资料时时，如无特殊殊情况，经审审批人签字后后，应在十五五分钟内在“部门/服务中心领领取文件资料料登记表”内，分别登登记领取日期期、领取部门门、领取文件件资料的名称称、编号、页页数、及发放放人，并分类类整理。4.2.3分发文文件资料时，各各部门或服务务中心的领取取人只有在“部门/服务中心领领取文件资料料登记表”内的领取人人一栏中签收收后，方可领领取文件资料料。5.相关记录5.1文件审批表表重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--31作业规范公司档案管理规定定版本：A修改状态:0第1页共5页1.目的规范档案的的编号、分类类、整理及借借阅工作。2.适用范围适用于公司司各类档案的的管理。3.职责3.1由总经理审审批档案的借借阅申请及清清单。3.2行政人事部部经理监督管管理的实施工工作。3.3行政人事部部资料内勤员员负责对档案案文件的分类类、登记、编编号、保存等等管理工作。4.工作规定4.1档案的编号号4.1.1公司编编号为公司英英文缩写；4.1.2部门编编号：a)行政人事事部编号为：BG；b)客户服务务部编号为：KH；c)企划部编号为：QH；d)物业管理理部编号为：WG；e)协管部编号为：XG；f)经营发展展部编编号为：JY；g)卖场服务务中心编号为：MC；h)品质管理理部编号为：PZ；i)工程管理理部编号为：GC；4.1.3年份编编号：引用年年份—2000、2001、2002……。4.1.4档案顺顺序号：采用用阿拉伯数字字取3位有效数字—001、002、003……。4.1.5档案编编号举例：※※—※※—※※※※—※※※※档案编号类别编号部门/服务中心编号物业管理公司编号号重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--31作业规范公司档案管理规定定版本：A修改状态:0第2页共55页4.2档案的分类类必须按档案案分类项目进进行档案的整整理和归档。4.2.1区分全全宗，按物业业管理的组织织机构划分，全全宗可分为以以下几类：a)行政、人人事类；b)财务类；；c)公共事务务类；d)保洁类；；e)园林绿化化类；f)工程维修修类；g)经营类；；品质类；客户服务档案全宗档案的分类：：要从档案形形成的特点和和规律出发，符符合档案形成成的实际情况况，保持档案案之间的历史史联系，它应应具有思想性性、科学性、排排它性和伸缩缩性。根据物物业管理的特特性，我们采采用组织机构构——问题分类法法，如：———收文类——合同类a)行政人事部部———员工人事档档案——图纸类——后勤类———收文类b))财务部————————发文类———报表类———账册类———凭证类———合同类重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--31作业规范公司档案管理规定定版本：A修改状态:0第3页共5页——工程图纸类类——合同类——收文类c）服务中心——————发文类——业主档案类类——维修类——投诉类——回访类——有偿服务与与多种经营类类——计划总结类类4.3立卷与编编制目录立卷：就是按照单单份文件相互互之间的联系系和价值大小小组合成卷。资资料内勤员按按以上分类方方法，用档案案盒（或文件件夹）将档案案分别立卷：：a)根据档案（或或文件夹）的的规格准备相相应的档案标标贴纸；b)在档案标贴贴纸上打印出出标准黑一号号字体的档案案类别名称，其其格式一般是是由组织机构构、名称组成成，如：——公司行政人事部收收文：※※※-B·R-收文；——公司财务部报表：：※※※-C·W-报表；——物业服务中心管理理组业主档案案：※※※-※※※-G·L-业主档案。c)将制作好的的档案标贴纸纸贴在档案盒盒（或文件夹夹）左侧立面面距顶部3CM位置处，并并排列在档案案柜中；d)将将需归档的资资料按其所属属类别及入档档时间先后顺顺序存放在相相应档案盒（或或文件夹）内内。4.3.2编制目目录：a)资料员在档档案盒内首页页位置准备活活页“档案目录”；b)每一份档案案在归档时，均均需将该份档档案登记在“档案目录”（内容包括括：序号、文文件编号、文文件标题、页页数、发文单单位、发文日日期、接收日日期、归档编编号、备注项项目）中，以以便查阅。4.3.3正式归归档材料一般般指已经处理理完毕的材料料。对归类界界限不明确的的材料，可根根据材料与类类目的密切程程度进行归类类。4.4档案的保管管期限4.4.1档案的的保管期限分分为永久保存存、定期保存存两种，确定定档案材料的的保管年限。一一般档案重庆万怡渝能物业业管理公司文件名称编号：CWBG--31作业规范公司档案管理规定定版本：A修改状态:0第4页共55页分为永久保管、长长期保管（15年以上）、中中期保管（5—15年）、短期期保管（5年以下等）。4.4.2各部门门负责人应依依据部门工作作情况及其部部门有关标准准作业规程，对对档案的保存存价值进行鉴鉴定及标注。4.5档案的保管管4.5.1档案保保管的工作任任务是：a)便于查阅；；b)保证档案的的安全；c)防止档案的的损坏；d)采取修复技技术、延长档档案寿命。档案的保管程序：：a)各职能部门门将需保管的的资料经文书书处理程序后后，移交给资资料内勤员；；b)资料内勤员员将该资料登登记在“档案目录”中，归入相相应案卷并统统一编号；c)资料内勤员员定期将“档案目录”输入电脑，以以便查询；d)档案原则上上保管原件。4.5.3档案应应集中指定地地点保存，并并按类上架进进柜，注意防防盗、防火、防防潮、防虫、防防泄密等事件件的发生，要要经常对档案案材料进行检检查。发现异异常或被盗，丢丢失等情况，及及时向领导反反映，妥善处处理。如系人人为造成，要要追究有关人人员的责任。4.5.4各部门门/服务中心代代表公司参加加各种会议带带回的文件，均均不得自行保保管和销毁，必必须向行政人人事部移交，实实行统一管理理。4.5.5档案工工作应统一领领导，分级管管理。公司行行政人事部负负责公司的主主体档案，对对各职能部门门的档案管理理工作进行指指导和检查，各各职能部门分分层管理本部部门的档案工工作。4.5.6公司行行政人事部应应保存的基本本材料有：会会议记录、上上下行文、政政府文件、工工作计划、总总结、报告、规规章制度、物物业管理委托托合同、物业业管理各项分分承包合同、协协议。4.6档案的密级级档案的密级分为三三级：绝密、机机密、普通：：a)绝密档案包括：员员工人事档案案、合同、业业主档案，公公司重大经营营、管理、决决策形成的档档案，财务类类档案及其它它属绝密的档档案；b)机密档案包包括：ISO90000质量体系文文件、重要的的会议记录（纪纪要）、公司司收发文件（通通知、通告除除外）、工程程图纸、维修修、回访记