常用办公软件

第一页，共八十八页，2022年，8月28日了解常用办公软件的种类及其功能，熟练掌握Word2003的基本操作，文档的创建、编辑和排版，能独立使用Word2003来创建与编辑文档，排版文档。教学目标及基本要求教学重点Word2003的基本操作，文档的创建、编辑和排版。第9讲

常用办公软件的应用(一)第二页，共八十八页，2022年，8月28日教学难点Word2003文档的编辑和排版。

办公软件及其种类常用办公软件的功能

Word2003的基本操作

Word2003文档的创建与编辑

Word2003文档的排版

教学内容第9讲

常用办公软件的应用(一)第三页，共八十八页，2022年，8月28日1学时

教学时间第9讲

常用办公软件的应用(一)第四页，共八十八页，2022年，8月28日3.1常用办公软件简介

办公软件及其种类1．办公软件概述是将现代化办公和计算机技术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。一般包括文字处理、桌面排版、演示文稿、电子表格等，目前的办公软件包还提供小型的数据库管理系统、网页制作软件及电子邮件收发软件等。第五页，共八十八页，2022年，8月28日2．办公软件的种类（1）MicrosoftOffice办公软件通常有专业版、标准版、小企业版、学生与教师版及基础版等多个版本。包括Word、Access、Excel、FrontPage、Outlook、PowerPoint等组件。发展版本十余个，统领了世界办公软件的潮流，在世界Office软件市场长期占据霸主地位。3.1.1办公软件及其种类第六页，共八十八页，2022年，8月28日

MicrosoftOffice其提供了便捷的前、后台整合方式，通过支持XML，将智能、丰富的前台与后端支持系统有序整合，让MicrosoftOffice和独立软件开发商以及系统集成商所提供的应用程序和系统之间顺畅沟通，使企业能获得各自需要的实时数据。MicrosoftOffice办公软件第七页，共八十八页，2022年，8月28日（2）WPSOffice办公软件是国内第一个完整的多模块组件式办公组合套件。通常有专业版、开发版、个人版及教师与学生版等，最新的版本是WPSOfficeStorm。每个版本除了基本的文档与表格等日常办公处理的软件外，还包括了一系列的套装软件。办公软件的种类第八页，共八十八页，2022年，8月28日真正在Linux和Windows平台下为用户提供了统一的操作界面与使用感受。结合了IBM翻译引擎和金山词霸的翻译引擎让用户阅读和制作英文文档不再有任何困难；整篇翻译和逐段对照翻译让翻译功能更加实用、有效，独特的内嵌金山词霸设计帮助用户在阅读英文文件时更加畅通无阻。

WPSOffice办公软件第九页，共八十八页，2022年，8月28日（3）永中EIOffice办公软件通常有标准版、增强版、教育版、网络版及开发版等多个版本

，易学易用。以其革命性的新技术——数据对象储藏库来重新定义、研发整个Office系列产品，为一个集成统一的单一软件产品。使其有一个标准的统一使用界面。办公软件的种类第十页，共八十八页，2022年，8月28日采用JAVA语言开发，可以轻松跨越Windows和Linux平台。功能完备、适用性强，其内部数据集成功能在正确性、数据更新速度、文件大小等方面大幅超越微软Office；具有极佳的扩展性，便于第三方厂商的二次开发。支持多种格式的文件。永中EIOffice办公软件第十一页，共八十八页，2022年，8月28日（4）NeoShineOffice（中标普华Office）办公软件其最新版本是中标普华Office2.0，包括文字处理、电子表格处理、演示文稿处理等软件系统。有Linux版和Windows版。具有鲜明的安全特色，有效地实现信息完整性和机密性，为电子政务、电子商务应用提供安全保障。在国内首家实现了对我国中文办公软件文档格式国家标准（UOF）的支持。办公软件的种类第十二页，共八十八页，2022年，8月28日提供手写输入法使得汉字输入轻松易用。其使用界面简单易用。通过与Intel深层次的技术合作，使其运行速度及整体性能明显提高。是一款安全、高效、易用、优秀的跨平台办公套件。NeoShineOffice办公软件第十三页，共八十八页，2022年，8月28日（5）RedOffice

办公软件其最新版本是中标普华Office2.0，包括文字处理、电子表格处理、演示文稿处理等软件系统。有Linux版和Windows版。具有鲜明的安全特色，有效地实现信息完整性和机密性，为电子政务、电子商务应用提供安全保障。在国内首家实现了对我国中文办公软件文档格式国家标准（UOF）的支持。办公软件的种类第十四页，共八十八页，2022年，8月28日3.1常用办公软件简介3.1.2常用办公软件的功能1．文字处理软件的主要功能

（1）文字处理软件的发展

1979年：WordStar（文字之星，简称WS）

1989年：WPS（WordProcessingSystem）。

1983年：MSWord正式推出，展示了“所见即所得”的新概念第十五页，共八十八页，2022年，8月28日文字处理软件的主要功能（2）文字处理软件的主要功能①文档编辑、设置功能。进行复制、移动、删除等基本编辑操作。对页面大小、页边距等进行设置。对文本的字体、字形、字号和颜色等进行设置。对选择的文本进行空心、加粗、下画线等效果设置。第十六页，共八十八页，2022年，8月28日文字处理软件的主要功能②自动检查、更正功能和自动输入功能。在输入的同时，自动检查、更正语法和拼写错误。自动创建编号和项目符号。提供了自动套用格式、信函向导等一套丰富的自动功能，使用户轻松完成文档的输入工作。③表格处理功能：完成表格的各种操作。第十七页，共八十八页，2022年，8月28日文字处理软件的主要功能④图形处理功能：绘制图形和图片，并能够进行简单的编辑。⑤支持因特网功能具有丰富的Web功能，可以制作Web页。利用网页模板可以方便地制作出精美的网页，在Internet上发布。第十八页，共八十八页，2022年，8月28日3.1.2常用办公软件的功能2．演示文稿制作软件的主要功能也称为多媒体简报制作工具，是专门制作幻灯片和演示文稿的优秀软件，它可以通过计算机播放文字、图形、图像、声音等多媒体信息，广泛用于产品介绍、会议演讲、学术报告和课堂教学。第十九页，共八十八页，2022年，8月28日演示文稿制作软件的主要功能（1）可制作出结构组织简洁明快的演示文稿。（2）可制作模式灵活多样的演示文稿。（3）具有强大的多媒体教学信息处理功能。（4）具有灵活的演示文稿播放方式。主要包括切换控制、自定义动画和播放方式控制三大方面。（5）具有较强的演示文稿资源共享能力。第二十页，共八十八页，2022年，8月28日3.1.2常用办公软件的功能3．电子表格软件的主要功能

是一个由若干行、列组成的表格，行列的交叉为单元格，能根据单元格中的数据、公式自动计算，并自动修改计算结果。对数据处理排序、检索、汇总，并以各类图表形式显示。可以快速完成许多重复烦琐的计算问题。第二十一页，共八十八页，2022年，8月28日3.1.2常用办公软件的功能4．数据库软件的主要功能主要是进行专业的数据库编程和对大量数据进行管理。数据库软件的应用功能体现如下：教学管理应用。一套完善的学生信息管理系统显得尤为必要。企业人事管理应用。使企业的人事管理工作系统化、规范化、自动化，从而提高企业人事管理效率。第二十二页，共八十八页，2022年，8月28日3.1.2常用办公软件的功能5．网页制作软件FrontPage的主要功能是Office家族的一员，它的工作环境与Word很相似，是一款比较成熟的网页制作软件，可以轻松地创建、编辑网页，并将其发布到指定的站点上。还可以对网页的更新情况进行监控，并及时更新站点内容。第二十三页，共八十八页，2022年，8月28日3.1.2常用办公软件的功能6．信息管理软件Outlook的主要功能是一款办公信息管理软件，用它可以记录通信录、电子邮件等。电子邮件的写信、收信、发信都在计算机上完成，从发信到收信的时间以秒计算，而且电子邮件几乎是免费的。同时，用户在世界上只要可以上网的地方，都可以收到别人寄给自己的邮件。第二十四页，共八十八页，2022年，8月28日3.2Word2003文字处理软件的应用3.2.1Word2003的基本操作1．Word2003的启动与退出

（1）启动：最常用的有以下几种。①选择“开始”|“所有程序”|“MicrosoftOfficeWord2003”命令。②在桌面上双击Word2003的快捷方式。③在“资源管理器”中双击Word2003文档。第二十五页，共八十八页，2022年，8月28日Word2003的启动退出（2）退出：退出Word2003最常用的方法有以下几种。①选择“文件”|“退出”命令。②单击Word2003工作窗口右上角的“关闭”按钮。③使用快捷键【Alt+F4】。第二十六页，共八十八页，2022年，8月28日3.2.1Word2003基本操作2．Word2003的工作界面

是进行文档编辑和排版的平台，如图3-1所示。第二十七页，共八十八页，2022年，8月28日Word2003的工作界面图3-1Word2003的工作界面垂直滚动条标题栏格式工具栏菜单栏最大化/还原按钮最小化按钮关闭按钮文本区状态栏水平滚动条水平标尺垂直标尺常用工具栏“绘图”工具栏段落标记插入点选定框第二十八页，共八十八页，2022年，8月28日Word2003的工作界面（1）标题栏位于窗口顶部，显示当前所使用的程序名称和正在编辑的文档名，“最小化”、“最大化”和“关闭”按钮。（2）菜单栏位于标题栏下方，几乎包括所有的操作命令。由“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个主菜单项组成。第二十九页，共八十八页，2022年，8月28日Word2003的工作界面（3）工具栏位于菜单栏下方，由一些常用图标按钮组成，是菜单命令的一部分，每个小图标代表一种命令。（4）标尺工具栏的下方是水平标尺，可调整左右页边距，设置段落缩进，改变栏宽等。编辑区的左侧会出现垂直标尺，可调整上下页边距，设置表格的行高等。第三十页，共八十八页，2022年，8月28日Word2003的工作界面（5）文本编辑区位于标尺的下方，是输入、编辑文本的区域。文本区中的“|”形光标称为“插入点”，用于指示插入或确定字符的位置；“回车符”为文本段落标记，表示一个段落结束。（6）状态栏位于窗口的底部，显示当前编辑的状态，如页号、节号等，并显示插入点的当前位置。第三十一页，共八十八页，2022年，8月28日Word2003的工作界面（7）滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条。可以通过滚动条来滚动文档，将未出现在编辑区中的内容显示出来。（8）选定框是文本区中位于窗口左部不可见的标识栏，可以用它来对文本进行大范围的选定，当鼠标指针处于这个区域时，指针形状由“I”形变成左箭头形。第三十二页，共八十八页，2022年，8月28日3.2.1Word2003基本操作3．Word2003的视图方式（1）普通视图用户可以输入、编辑和设置格式等，能够看到字体、字号、字形及行距等格式，但没有页眉和页脚的显示，和实际打印效果有些不同。（2）Web版式视图是专门用来创作Web页的视图形式。文档的显示就像在Web浏览器中看到的一样。第三十三页，共八十八页，2022年，8月28日Word2003的视图方式（3）页面视图可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素，并能对它们进行编辑。在页面视图中，文档的显示效果跟实际打印出来的效果一致。（4）大纲视图用户可以方便地折叠文档，只看标题；或者展开文档，查看内容，这使得查看长篇文档结构变得很容易。第三十四页，共八十八页，2022年，8月28日3.2Word2003文字处理软件的应用3.2.2Word2003文档的创建与编辑1．文档的创建

（1）每次启动Word2003时，会自动创建一个空文档，文件名为“文档1”，如图3-2所示。（2）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮，即可建立一个新的空白文档。第三十五页，共八十八页，2022年，8月28日文档的创建（3）选择“文件”|“新建”命令，将弹出如图3-2（a）所示的“新建文档”任务窗格。如果要创建新的空白文档，则单击“本机上的模板”选项即可进入新模板选项对话框，再单击“常用”选项卡，则出现“空白文档”图标，如图3-2（b）所示。第三十六页，共八十八页，2022年，8月28日文档的创建图3-2(a)新建Word2003文档窗口第三十七页，共八十八页，2022年，8月28日文档的创建图3-2(b)Word2003常用文档模板对话框第三十八页，共八十八页，2022年，8月28日3.2.2Word2003文档的创建与编辑2．文本的输入

可以直接在空文档的文本区中输入文本。当输入到行尾时，不要按【Enter】键，系统会自动换行输入；到段落结尾时，应按【Enter】键，表示段落结束。在输入标题和段落首行时，可利用段落格式化功能来自动实现标题居中和段落的首行缩进。第三十九页，共八十八页，2022年，8月28日文本的输入（1）插入和改写是Word2003的两种编辑方式。插入：指将输入的文本添加到插入点所在位

置，插入点以后的文本依次向后移动。改写：指输入的文本将替换插入点所在位置右边

的文本。根据需要可以按【Insert】键来实现插入和改写编辑方式的转换。第四十页，共八十八页，2022年，8月28日文本的输入（2）插入符号或特殊字符插入一般符号：单击任务栏右侧的“软键盘”按钮，

打开软键盘，用鼠标单击软键盘上的符号，

就可以把相应的符号插入到插入点所在位置。插入特殊字符：选择“插入”|“符号”命令，弹出“符

号”对话框，如图3-3所示。单击“符号”或“特殊

字符”选项卡，在对话框内单击需要的符号或特

殊字符。第四十一页，共八十八页，2022年，8月28日文本的输入图3-3“符号”对话框第四十二页，共八十八页，2022年，8月28日3.2.2Word2003文档的创建与编辑2．文档的保存与打开（1）保存新文档单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或选择“文件”

|“保存”命令，则可打开如图3-4所示的“另存为”对话框，选择保存的位置和类型，以及文件名，单击“保存”按钮即可。第四十三页，共八十八页，2022年，8月28日保存新文档图3-4“另存为”对话框第四十四页，共八十八页，2022年，8月28日文档的保存与打开（2）保存已有文档为了防止停电、死机等意外事件导致文档信息的丢失，应在文档的编辑过程中经常保存文档。选择“文件”|“保存”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，也可以按快捷键【Ctrl+S】，即可保存当前的活动文档。第四十五页，共八十八页，2022年，8月28日文档的保存与打开（3）打开文档①打开最近保存文档在Word2003中，最近编辑过的文档会被保留在“文件”菜单中，如图3-5（a）所示。如果要打开最近编辑过的文档，可直接在“文件”菜单中选定并打开。第四十六页，共八十八页，2022年，8月28日打开最近保存文档图3-5(a)最近保存文档第四十七页，共八十八页，2022年，8月28日打开文档②打开已经保存过的文档如果要打开已经保存过的文档，可以单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，或者选择“文件”|“打开”命令，弹出如图3-5（b）所示的“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中找到文件存在的位置，选中要打开的文件，单击“打开”按钮即可。第四十八页，共八十八页，2022年，8月28日打开已经保存过的文档图3-5(b)打开文档第四十九页，共八十八页，2022年，8月28日3.2.2Word2003文档的创建与编辑4．文档的编辑

（1）选定文本①用鼠标选定文本选定任意数量的文本：将鼠标指针移动到要选定文本的开始处，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标。第五十页，共八十八页，2022年，8月28日用鼠标选定文本选定一句：按住【Ctrl】键，然后在句子中的任何地方单击。选定一行：将鼠标移到该行左侧的选定栏，鼠标变成向右的箭头时单击。选定一段：双击该段左侧的选定栏，或者在该段的任意位置三击鼠标左键。第五十一页，共八十八页，2022年，8月28日3.2.2Word2003文档的创建与编辑

②用键盘选定文本先将光标移到要选定文本之前，然后利用表3-1中的组合键进行选择。表3-1选定文本组合键功能组合键功能Shift+­

→向右选取字符Shift+End插入点至当前行尾Shift+←向左选取字符Ctrl+Shift+→向右选取词Shift+↑向上选取一行Ctrl+Shift+←向左选取词Shift+↓向下选取一行Ctrl+A选取全篇第五十二页，共八十八页，2022年，8月28日文档的编辑（1）修改文本①复制文本方法一：

a．选定要复制的文本。

b．单击“常用”工具栏中的“复制”按钮或选择“编辑”|“复制”命令或按【Ctrl+C】键，此时选定的文本被放入剪贴板中。第五十三页，共八十八页，2022年，8月28日复制文本

c．将插入点移到要插入文本的位置。

d．单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮或选择“编辑”|“粘贴”命令或按【Ctrl+V】键，此时剪贴板中的内容复制到新位置。执行“粘贴”命令后，在剪贴板中的内容不会消失，因此，如果要进行多次复制只需重复步骤c和d。第五十四页，共八十八页，2022年，8月28日复制文本方法二：也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，按住【Ctrl】键，先松开鼠标左键，再松开【Ctrl】键，即可将选定文本复制到新位置。第五十五页，共八十八页，2022年，8月28日修改文本②移动文本方法一：

a．选定要移动的文本。

b．单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮或选择“编辑”|“剪切”命令或按【Ctrl+X】键。

c．将插入点移到要插入文本的位置。

d．单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮或选择“编辑”|“粘贴”命令或按【Ctrl+V】键。第五十六页，共八十八页，2022年，8月28日移动文本方法二：也可以将鼠标移动到选定的文本中，当鼠标变成箭头形状时，按住鼠标左键进行拖动。当虚线插入点移动到要插入文本的位置后，松开鼠标左键。第五十七页，共八十八页，2022年，8月28日修改文本③删除文本：四种方法按【BackSpace】键删除插入点左边的字符。按【Delete】键删除插入点右边的字符。选定要删除的文本，按【Delete】键，删除选定的文本。选定要删除的文本，选择“剪切”命令，删除选定的文本。第五十八页，共八十八页，2022年，8月28日修改文本④撤销与恢复撤销功能是用来取消错误操作。撤销最近的操作可以直接单击“撤销”按钮。撤销多次操作的步骤是：

a．单击“撤销”按钮旁边的下拉箭头，查看最近的可撤销的操作列表。

b．单击要撤销的操作。第五十九页，共八十八页，2022年，8月28日修改文本④撤销与恢复撤销某操作的同时，也撤销了列表中位于它之前的所有操作。恢复功能用于恢复被撤销的操作，其方法和撤销的方法类似。第六十页，共八十八页，2022年，8月28日修改文本⑤查找和替换文本查找文本的步骤为：a．选择“编辑”|“查找”命令，弹出如图3-6所示的对话框，并选中“查找”选项卡。b．在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，例如输入“文本”。c．单击“查找下一处”按钮开始查找。第六十一页，共八十八页，2022年，8月28日查找文本图3-6查找文本第六十二页，共八十八页，2022年，8月28日查找和替换文本查找文本的步骤为：a．把插入点移动到要查找文档的开始位置。b．选择“编辑”|“替换”命令，弹出如图3-7所示的“替换”对话框。c．在“查找内容”文本框中输入被替换的文本。例如，要把文档中的“文本”替换成“文字”，则在“查找内容”文本框中输入“文本”；在“替换为”文本框中输入要替换的文本“文字”。第六十三页，共八十八页，2022年，8月28日替换文本图3-7替换文本例如，要把文档中的“文本”替换成“文字”，则在“查找内容”文本框中输入“文本”；在“替换为”文本框中输入要替换的文本“文字”。第六十四页，共八十八页，2022年，8月28日替换文本d．单击“查找下一处”按钮。当查找到指定文本后，单击“替换”按钮，查找到的文本就会被新的文本所替换。若想继续查找和替换，则继续单击“查找下一处”和“替换”按钮。若想把文档中对应的文本全部替换掉，则直接单击“全部替换”按钮即可。第六十五页，共八十八页，2022年，8月28日3.2Word2003文字处理软件的应用3.2.3Word2003文档的排版1．字符格式排版（1）字体设置①选定要设置字体的文本。②单击“格式”工具栏中的“字体”列表框右边的下拉按钮，如图3-8所示。③从列表中选择出所需要的字体。第六十六页，共八十八页，2022年，8月28日字体设置图3-8设置字体第六十七页，共八十八页，2022年，8月28日字符格式排版（2）字号设置①选定要设置字号的文本。②单击“格式”工具栏中的“字号”列表框右边的下拉按钮，如图3-9所示。③从列表中选择所需要的字号。图3-9设置字号第六十八页，共八十八页，2022年，8月28日字符格式排版（3）字形设置包括加粗、倾斜和下画线等。设置步骤如下：①选定要设置字形的文本。②单击“格式”工具栏中的“加粗”按钮，可使选定的文本加粗显示。③如果要恢复为正常显示，只需再次单击相应的按钮。其他字形设置与此相似。第六十九页，共八十八页，2022年，8月28日字符格式排版（4）文字颜色设置①选定要设置字体颜色的文本。②单击“格式”工具栏中的“字体颜色”列表框右边的下拉按钮，出现“字体颜色”下拉列表，如图3-10所示。③从列表中选取想要设置的颜色。图3-10设置文字颜色

第七十页，共八十八页，2022年，8月28日字符格式排版除了使用“格式”工具栏对字体进行常用的设置外，还可以使用菜单栏的“格式”|“字体”命令对选定文本进行字符格式设置。其设置步骤为：①选定要进行字符格式设置的文本。②选择“格式”|“字体”命令，弹出如图3-11所示的“字体”对话框。第七十一页，共八十八页，2022年，8月28日字符格式排版图3-11字符格式设置第七十二页，共八十八页，2022年，8月28日字符格式排版③在“字体”选项卡中，可以对字体、字号、字形、字体颜色等进行设置。若想改变字符间距，单击“字符间距”选项卡，弹出如图3-12所示的对话框。如果想改变文本的动态效果，单击“文本效果”选项卡，弹出如图3-13所示的对话框，但文本的动态效果不能打印出来。最后单击“确定”按钮完成设置。第七十三页，共八十八页，2022年，8月28日字符格式排版图3-12设置字符间距

图3-13设置文字效果第七十四页，共八十八页，2022年，8月28日3.2.3Word2003文档的排版2．段落格式排版（1）设置段落对齐方式包括两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐。①把插入点置于要设置的段落中或者选定要进行设置的段落。②单击“格式”工具栏上的对齐方式按钮设置对应的对齐方式。第七十五页，共八十八页，2022年，8月28日段落格式排版（2）设置段落缩进段落缩进包括以下4种。①首行缩进：控制段落中第一行的起始位置。②悬挂缩进：控制段落中除了第一行之外其他行的起始位置。③左缩进：控制段落左边界的位置。④右缩进：控制段落右边界的位置。第七十六页，共八十八页，2022年，8月28日设置段落缩进段落缩进常用的段落缩进方法有两种：使用标尺设置缩进①把插入点置于要设置的段落中，若是多个段落，可选定需要设置的段落。②拖动水平标尺上对应的缩进标记，如图3-14所示，进行相应的缩进设置。第七十七页，共八十八页，2022年，8月28日设置段落缩进

首行缩进

悬挂缩进

左缩进

右缩进

图3-14设置文字效果第七十八页，共八十八页，2022年，8月28日设置段落缩进使用菜单设置缩进①把插入点置于要设置的段落中，若要设置多个段落，可选定需要设置的段落。②选择“格式”|“段落”命令，弹出如图3-15所示的“段落”对话框。第七十九页，共八十八页，2022年，8月28日使用菜单设置缩进③单击“