公文管理讲解

公文管理2015年8月公文管理基本内容●公文管理概要●成文前的公文管理●成文后的公文管理第一部分公文管理概要●公文管理的作用●公文管理工作的特点●公文管理的基本要求公文管理的作用

公文管理

是指以安全保密和充分发挥效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能活动。也就是说，公文全部流程的每个环节都存在管理问题，既包括公文拟制、办理等环节的公文管理（即成文前的公文管理），也包括公文形成之后的后续管理（即成文后的公文管理）公文管理作用的体现①

①有利于确保国家秘密安全

党政机关公文涉及国家政治、经济、军事、外交、科技、文教和社会发展等各方面重大问题，承载着大量的国家秘密。确保这些国家秘密安全，是公文管理的重要任务②有利于充分发挥公文效用

●公文管理要求做到：既确保管理严格规范，又充分发挥公文效用。规范管理强调的是“管”，是安全；充分发挥效用强调的是“用”，是利用公文管理作用的体现②

●公文的价值只有靠公文的利用才能实现。管理好公文，最终是为了利用公文，利用是目的

●管而不用，管就失却意义，用而不管或管而不善就会影响利用。要正确处理好“管”和“用”的关系，既不能片面强调公文的利用，忽视管理和保密，任意扩大公文的阅读范围，不该看的也给看了；又不能单纯为了保密，将公文置于保险柜内，该传达的也不传达，影响了党政公文的及时传达贯彻公文管理作用的体现③③为公文运转提供保障

公文运转各个环节相互关联、衔接有序，严格规范的公文管理，能为公文运转提供有力保障

●规范化管理保障运转程序规范

●科学化管理使各环节衔接更加有序

●制度化管理使公文处理活动得到有效控制公文管理工作的特点①

①政治性

公文是党和国家路线、方针、政策及机关政务活动的体现，公文管理通过管理公文，确保其高效运转和安全保密，为党的事业和各级领导机关工作服务

②程序性

公文制发处理是按照一定的程序性进行的，需要经过若干环节，而每一个环节都有个管理问题，对公文的运转、利用、保密提供监督和保证。也就是说公文管理是按照公文处理的程序进行的

公文管理工作的特点②

③系统性

公文作为多种类、多级别形式的载体，涉及的对象是多层次、成体系的，这就使公文管理形成一个有机管理系统

④保密性

公文是党和国家秘密及工作秘密的重要载体，管理公文直接涉及秘密

●除上述特点外，公文还具有服务性、时效性特点公文管理的基本要求①

①统一管理

要求公文由文秘部门或者专人管理。各级党政机关设立文秘部门或者专人负责公文处理工作；党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理；文秘部门严格按照党政机关制定的规范、标准和制度，对本机关公文实行统一办理，并有权对下级机关的公文管理活动实施业务指导和督促检查，尽可能促进其统一规范，以消除机关之间的沟通障碍，保证公文处理的通用性。统一管理主要表现在收文发文归口管理、统一公文处理制度规范、统一公文运转程序、统一审核用印、统一整理归档、统一清退销毁等方面公文管理的基本要求②

②安全保密

●要求严格执行国家保密工作法律、法规和规章●防止公文丢失、错销、漏销、霉变、虫蛀等●配备工作人员和安全保密设施设备，机要保密室单独设立，配备防盗门窗、密码文件柜、消防设施

③有效利用

●主要通过对党政机关公文的科学化、制度化、规范化管理，充分发挥公文的特定效力④完善制度

●主要是完善收文办理、发文办理、保密、登记、归卷、借阅、印发、复制、汇编、催办、归档、利用、清退、销毁等制度■机要秘书的要求

各地各单位要挑选符合条件的同志担任机要秘书，必须是中共党员、机关公务员或企事业单位的正式职工，其配偶应是中国公民，个人责任心、综合素质比较高的同志。机要秘书人员要报上级办公室（厅）秘书部门审核备案第二部分

成文前的公文管理●现行《条例》相对原来的《条例》和《办法》有了一些变化●收文办理●发文办理●公文传递与传输●公文整理归档成文前的公文管理也称在办公文的公文管理现行《条例》相对原来的《条例》和《办法》有了一些变化

●结构变化●内容变化调整结构方面①

为使公文办理的脉络更加清晰，环节更加完备，新的《条例》对结构进行了调整①原《条例》在同一条款中阐述了收发文办理，现行《条例》用2条分别阐述了“收文办理”、“发文办理”②将原《办法》中“发文办理”有关草拟、审核、签发公文的内容纳入现行《条例》的“公文拟制”③将原《办法》中公文复核、登记、分发等内容纳入现行《条例》的“公文办理”

调整结构方面②④将原《条例》中“公文立卷归档”和原《办法》中单独成章的“公文归档”内容纳入到“公文办理”⑤将原《条例》“拟办、请办、分发”整合为“承办”，并按阅知性公文和批办性公文分别进行了阐述，有利于从办理程序上区分“阅件”和“办件”⑥将原《条例》“承办”中的“答复”单独成条，凸显了公文答复这一最终环节的作用

增加内容方面在收文办理中增加了“初审”环节，强调了对收文质量的审核把关原《条例》的“核发”专指公文签批后印发前的复核和登记，现行《条例》中将这部分内容分“复核”与“登记”两个环节进行分别阐述，在“复核”中增加了对做实质性修改的公文进行复审的内容，同时增加了公文印制完毕后对成品文件进行检查的环节，并将其作为新的“核发”现行《条例》在“公文传递”内容中，将“邮政机要通信、城市机要文件交换站、收发件机关机要收发人员传递”增加为公文传递的方式一、收文办理收文办理主要指本机关接收到上级机关、同级机关、下级机关的公文后，对公文进行处理收文办理的主要程序●签收●登记●初审●承办●传阅●催办●答复1、签收收到公文后，收件人应在对方的签收单上签名、注时●签收注意事项

①清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符②逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符，核对无误后签字或盖收文章收件；签名要姓名俱全，字迹工整，不得使用铅笔、红笔签名；注时要注明收到公文的年月日，急件的要注意时和分③签收单一般保存2年，以备工作查询2、登记公文收到后应及时登记，登记的内容要准确齐全，不能简化或省略，以防止影响公文的检索和办理●登记方式：薄册式登记、联单式登记、计算机登记

●登记内容：包括编号、收文时间、来文机关、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位、成文日期、份数、分送范围、送出时间、办理过程、催办情况、办理结果、答复情况等内容。登记要做到全、准、细●详细记载收文的经办过程，便于工作中查询3、初审

初审是收文机关对公文内容、格式等进行审核，决定是否接收办理的关键环节新的《条例》从公文处理工作实际出发，在收文办理中增加了“初审”这一环节，强调了对收文质量的审核把关初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由初审合格的公文进入承办程序

●初审的重点①①是否是由本机关办理

常见问题：属于行政范围的事务，主送机关应当是政府，却写成党委；属于甲机关审批权限的事项，误认为乙机关的审批事项，主送机关写成乙机关②是否符合行文规则

常见问题：请示中一文多事；报告中夹带请示事项；将下级机关的请示事项原文报上级机关；党委、政府办公室（厅）之外的业务部门擅自向下级党委、政府发布指令性公文●初审的重点②③文种、格式是否符合要求常见问题：该用“请示”的用了“报告”；主送、抄送机关标注不规范，上行文未标注“签发人”；主、附件分离，附件不全，缺页、错页、中间有空白页；印制歪斜，等等④涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签常见问题：未经协商就报文；已协商未达成一致意见且没有说明情况就办文；多个机关联合行文未会签完毕就报文等⑤是否符合公文起草的其他要求常见问题：内容不够准确全面，重要事项没交待清楚，报文时间与印发日期相隔过长等4、承办

●承办阅件①阅件是指必须送给一定范围领导和有关部门阅知的文件。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要合理确定范围后分送分送范围的确定原则：以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则，做到不漏送、不错送、不扩大范围合理确定分送范围，要求文秘人员应当对机关负责人的分工、各业务部门的职责范围有较为全面准确的了解，才能正确确定阅件分送范围●承办阅件②分送要保证阅读范围内的每个人都能看到文件，一种情况是，文件份数允许的情况下最好每人一份，文件较少的情况下，先分送主要负责同志，其他同志可组织传阅或集体阅读。另一种情况是，对综合性强、涉及面广的阅件，通常分送范围大一些；对于只涉及某一方面工作的阅件，分送分管负责人即可●承办办件①批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或转有关部门办理，即“转办”或“拟办”需要2个以上部门办理的办件，应当明确主办部门，协办部门配合做好工作转办适用于党委、政府办公厅（室）根据有关规定有明确的授权，或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况●承办办件②

拟办是文秘人员提出书面办理意见报机关负责人审核决策

●对于程序性的请示事项，拟办意见要提出报请机关负责人批示或上会审议等程序性建议〔如有些重大问题需要直接提交党委或政府讨论，但又有一些背景材料和有关问题需要向领导说明的，就应该写出拟办意见，说明以前这类请示是如何办理的，并将背景材料附上，提出“报请常委审批”或“提请常委会（省、市、县长常务会议讨论”）等建议〕●承办办件③

对于事务性的请示事项，要认真研究、充分协商，提出拟办意见报机关负责人批示后答复〔如收到来文单位的请示后，将来文单位的请示转有关部门征求意见，有关部门经研究后向办公室（厅）反馈回来具体办理意见。办公部门就要综合各方面意见，提出办理方案，并代拟好复函稿，提交领导审批〕■拟办意见需要注重的方面①①掌握文件内容，搞清请示事项（请示什么问题、基本要素是否具备、请示内容有何理据）②把握政策规定，领会机关负责人意图（请示内容是否符合有关法律法规和政策规定，同时准确领会领导意图，力求所提拟办意见准确妥当）③查找档案资料，对照先例比较（提出拟办意见之前，注意在档案中查找类似请示办理的程序和结果，提出拟办意见时，如有必要可将历史档案、业务部门意见、相关说明材料作为附件一并上报，供领导决策参考）■拟办意见需要注重的方面②④尊重部门意见，注意协商协调（涉及领域宽、内容广泛的办件，需要征求和采纳相关业务部门的意见）⑤立论有根有据，建议完整准确（拟办意见中的每句话都应有依据，不要说空话、与请示内容无关的话，把为什么同意、为什么不同意那一条说得明明白白、清清楚楚）⑥用语规范简洁，答复简明得体（拟办意见用语要表达严密，涉及人名、地名、时间、数字等要确保准确；用语要规范严谨，该用“我们建议”就不能用“我们同意”，在有不同意见、几种方案时，应该用“我们倾向于第ⅹ种方案”，而不说”我们赞成第ⅹ种方案”）5、传阅根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示传阅一般由文秘人员组织实施

①按顺序传批：根据传阅顺序的不同，可以分为正传（按阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文）、倒传（阅批人排序由后往前依次传阅，一般多用于请示类公文）②分传：将公文同时分送机关所有相关负责人阅批，适用于有多位阅批人，并且时限特别紧急的请示类公文或内容较多、阅读耗时的阅知性公文●传阅分类①●传阅分类②③专传：对于保密要求特别严格或时限紧急的公文，可以采用专传的方式，指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批④会议集中传达传阅：主要是为了加快传阅速度，提高传阅效率●传阅注意事项①随时掌握公文传阅去向和进度，不要横向传文，否则无法掌控传阅去向、进度和安全，容易发生公文丢失、延误甚至失泄密事故②控制公文传阅周期，遇有领导外出，可与领导或秘书沟通后，继续传阅③严格控制公文传阅范围④减轻机关负责人阅文负担，对于文字较长的阅件，可摘编内容提要送领导⑤及时准确抄清机关负责人批示⑥确保传阅安全保密⑦适时将已传阅完毕的文件收回归档

6、催办

及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结●注意事项

①区分情况适时催办：对于紧急公文或重要公文应当明确办理时限，由专人负责催办，确保规定时限内办理完毕；对于一般公文，应定期催办，掌握公文办理的进度另外，催办要做到适时，对一般件的催办太勤往往会使承办部门不能深入研究请示内容，作出一般回复了差；长时间不催又会误事②注意加强做协办单位的协调配合工作③及时记载催办情况●催办方式：电话催办、发函催办、会议催办、登门催办7、答复公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位对相关单位提出需要办理的事项，机关要予以认真研究，及时答复●答复方式①

①书面答复：制发答复公文（此种方式比较常用）、印送批件（将单位负责人在办件上的批示复印或抄清后送来文单位和相关单位）

●答复方式②②口头答复：电话答复（将答复意见电话告知来文单位）、面谈答复（有些请示事项较为复杂的问题，可以当面答复来文单位，以利于来文单位详细了解答复单位对请示事项的具体意见和考虑口头答复后，要注意详细记载答复情况以备查询二、发文办理发文办理的主要程序●复核●登记●印制●核发1、复核①

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当进行复核，只有通过认真复核，才能有效把住关口。否则，一些不合格的公文就会发出去●复核的重点

①是否经过发文机关办公室（厅）审核：未经发文机关办公室（厅）审核、由部门直接报机关负责人签批的公文，一般不能直接发文，应向主管机关负责人报告后进行审核，重新按程序上报审批1、复核②

②公文审批手续是否完备：一是审批权限是否准确，二是审批的机关负责人有无遗漏，如有遗漏要及时补签

③内容、文种、格式是否规范：一是检查公文清样的内容是否完善、表述是否恰当、语句是否通顺、人名地名是否准确；二是根据行文规则检查文种是否准确，该用“通知”的不能用“通报”，该用“请示”的不能用“报告”；三是依照《格式》国家标准，检查公文格式要素使用是否规范

●需要作实质性修改的，应当报机关原签批人复审后再进入发文办理的下一环节2、登记对复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真记载发文登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等，送印公文清样上的要素应与发文登记的内容一致公文的成文日期一般以机关负责人签发日期为准3、印制公文印制是最后一个阶段，就象工厂的成品车间，是最后一道关口，必须确保质量、确保时效、确保安全保密

①确保质量：公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据，严格履行校对、制版、印刷、装订等工序，印制的成品文件要确保质量

②确保时效：对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕；对于紧急程度未作具体要求的，也要及时印制，防止文件实际发出时间与版记标注时间相隔过长

③确保安全保密：涉密公文应当在符合国家保密要求的场所印制4、核发

公文的核发需要遵循以下基本要求

①认真检查成品文件质量：公文印制完毕后，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，在无错字、多字、少字，格式标准规范，符合《格式》国家标准，页面整洁、墨色均匀、字迹清晰，装订美观，无缺页少页错页后分发

②准确及时分发成品文件：一是严格按照文件的发送范围分送，二是在规定时间内分发完毕，保证发文时效三、公文传递与传输涉密公文传递方式、方法、途径多种多样，必须做到准确、及时、安全、保密

●涉密公文传递方式

①邮政机要通信：负责异地机关之间公文的传递

②城市机要文件交换站：负责本机关与同一城市其他机关之间公文的传递

③收发件机关机要收发人员：负责本机关重要紧急公文的传递●涉密公文传输方式

《条例》规定：涉密公文应当“通过密码电报或者符合保密规定的计算机信息系统进行传输”。对于时限要求急的公文，可以通过密码电报传输

●公文传递与传输应注意的事项

●电传秘密公文使用密电传输或计算机网络加密传输，避免密电明传、明密电混用

●传输涉密公文应当在符合安全保密要求场所进行

●涉密公文禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输●投寄公文通过机要交通或机要通信，不使用明信或挂号信●送达和交换秘密公文，应由专人（特殊情况2人）负责、专司其事、配有专用交通工具，严禁由无关人员代办或捎带办理其他事情四、公文整理归档需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档1、收集范围①根据国家档案法及其实施办法，机关公文材料归档范围①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料④其他对本机关工作具有查考价值的公文材料

1、收集范围②

●2个以上机关联合办理的公文以及机关负责人兼任其他机关职务时，所形成的公文归档问题,《条例》进行了明确

①两个以上机关联合办理的公文，原件由公文主办机关归档，相关机关保存复制件

②机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档2、系统整理

立档单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质公文材料，应当按照“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则整理

●整理的方法①装订:归档文件按件装订②分类:可以按照档案规定,结合单位实际分类③排列④编号⑤编目⑥装盒3、移交归档系统整理后的公文材料应定期交机关档案部门或者档案工作人员保存，以便于查找利用移交前，拟移交案卷的质量要经过档案部门检查验收①公文材料是否齐全完整，有无重复②公文是否保持内容联系，合并整理③保管期限是否准确，不同保管期限的公文是否分开整理完成了移交工作，公文正式转化为档案第三部分

成文后的公文管理●《条例》修订后公文管理的主要变化●成文后公文管理的主要内容

一、《条例》修订后公文管理的主要变化

●关于章节设置●关于内容1、章节设置上的变化对于党的机关，原《条例》将“公文管理”单列一章；对于行政机关，原《办法》也是首次将“公文管理”作为独立的一章原《办法》在总则第5条对公文保密作了原则表述，并在“公文管理”相关条款中对公文保密作出规定现行《条例》将原《条例》的“公文管理”和“公文保密”两章合为一章，将“公文保密”相关内容集中到“公文管理”一章进行表述

2、内容上的变化①《条例》明确了公文管理的总原则是“确保管理严格规范,充分发挥公文效用”。增加了设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室等规定，体现了《中央文件发布、阅读和管理工作暂行规定》的要求增加了公文确定密级前的管理、涉密公文公开发布前应当履行解密程序的规定，进一步明确了公文公开发布的时间、形式和渠道由发文机关确定2、内容上的变化②为解决有的地方和部门对公文尤其是规范性文件长期不予清理，有的公文已经过时失效、新旧规定矛盾问题，增加了公文撤销和废止管理的规定为使办公室（厅）的发文立户管理有依据，增加了发文立户的规定二、成文后公文管理的主要内容●当前公文管理存在的问题①保密意识淡薄，随意携带涉密公文外出②对保密重要性认识不足，公文密级的确定、变更、解除不规范，定密标准把握不准，没有保密期限及解密措施③使用非涉密计算机和非涉密移动介质处理和存储涉密公文④公文阅读传达过宽或过窄⑤下级机关越权公开上级机关公文⑥涉密公文复制汇编过多过滥⑦规范性文件清理不及时⑧公文长期留存在个人手中，机构合并撤销、人员岗位调整时没有清退或移交⑨公文发文立户没有统一规定⑩有的单位丢失涉密公文、将待销公文资料当废品出卖针对上述问题，新《条例》围绕公文管理和保密安全，从以下方面进行了规定●公文密级管理●公文印发传达管理●公文翻印复制汇编管理●公文撤销和废止管理●公文清退销毁管理●公文移交管理●发文立户管理（一）公文密级管理●公文确定密级前的管理●公文确定密级后的管理●公文密级变更和解除的管理

1、公文确定密级前的管理

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施①公文起草是机关制发公文的首要环节，草拟的文稿须由机关领导人审核、签发，重要的公文往往需要反复酝酿、讨论、修改、征求意见后定稿②起草涉密公文一开始就要标明相应密级、保密期限并做出标志，随文一并报批，相关负责人对公文内容等进行审核时一并审核密级和保密期限③拟制涉密公文应当在符合安全保密要求的场所进行，使用符合安全保密要求的设备和存储介质④拟制公文的草稿、讨论记录、修改稿及重要参考资料，无论是纸质还是电子文稿，都同定稿等同对待，严格管理，有保存价值的及时予以归档；无保存价值的应及时销毁或者删除2、公文确定密级后的管理①涉密公文因涉及国家秘密，一直是公文管理的重点确定密级后，应当按照所定密级严格管理绝密级公文实行专人管理不公开发布又未标注密级的党委系统公文，要按内部公文管理

2、公文确定密级后的管理②

●绝密级公文管理

①绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理②未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄③收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施④对接触、知悉人员要作出文字记载，禁止携带参加涉外活动或出境⑤除确因工作需要存档外，均由制发机关负责清退和销毁，销毁时应当逐页清点、登记并派2名以上人员现场监销3、公文密级变更和解除的管理①新《条例》规定：“公文的密级需要变更或解除的，由原确定密级的机关或其上级机关决定。”明确了公文密级变更和解除的机关有2个：

一是密级确定机关自行变更和解除二是密级确定机关的上级机关决定变更和解除非本机关、单位秘密事项，需要变更的，可以向原定密机关、单位或原定密机关的上级机关提出，不得擅自变更公文密级变更包括：密级的降低或提高、保密期限的缩短或延长、知悉范围的缩小或扩大

3、公文密级变更和解除的管理②●有下列情形之一的应当及时变更

①公文密级确定时所依据的保密事项范围已作调整

如，经过一定时间或因情况发生变化，有些公文已无必要保持原有公文密级而适当降低密级，称降密；或已无必要保密而解除其原有密级，称解密。解密、降密均由公文制发机关或其上级机关确定②该事项泄露后对国家安全和利益的损害程度发生明显变化

●公文密级变更后，及时书面通知知悉范围内的机关、单

位和人员（二）公文印发传达管理印发传达管理是根据有关规定和工作需要，对公文印制发出、传达范围和发布权限的控制管理

●印发传达●公开发布1、印发传达①公文发给组织，不发给个人②公文的传达范围应严格按照发布层次和有关规定执行，任何单位和个人不得擅自扩大和缩小范围。知悉范围需要变更的，应当经发文机关批准③确定知悉范围基本原则：一是工作需要原则，不能视作政治待遇；二是涉密化最小原则，能限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定到具体人员的限定到机关、单位，由机关单位限定到具体人员

2、公开发布①

①公开发布的权限：没有标注公开发布的党委系统的公文，需要公开发布时，必须经发文机关批准，才能变更公文的印发传达范围，不准擅自公开发布；不能将公文不涉密作为公文可随意公开的依据，凡没有标注可公开发布的，公开时必须请示

●《政府信息公开条例》规定，“行政机关制作的政府信息，由制作该政府信息的行政机关负责公开。”

●不论是上级机关、平级机关还是下级机关的公文，公开前都要经发文机关批准，收文机关无权自行公开2、公开发布②

●转发类公文公开发布的管理

上级机关或其办公室（厅）批转、转发下级机关公文，发文机关是上级机关或其办公室（厅），作为起草单位的下级机关不能自行批准公开，但可以就是否应当公开以及如何公开等提出建议下级机关转发上级机关公文〔含其办公室（厅）的授权行文〕，下级机关无权批准公开，应由上级机关决定其公开与否。这是因为：下级机关的转发是派生出来的公文，属于重复行文，转发通知应与被转发公文同样管理，下级机关无权公开2、公开发布③

②涉密公文公开发布前应当履行解密程序履行解密程序，由原定密机关或其上级机关进行解密审查并决定解密的并不意味着公开，有的可能还需要作为内部事项进行管理，解密的不一定公开，但公开的一定解密即使没有标注密级的公文，公开前也要进行保密审查《国务院办公厅关于进一步做好政府信息公开保密审查工作的通知》要求将政府信息公开保密与审查程序同公文运转程序、信息发布程序结合起来，防止保密审查与政府信息公开脱节要坚持“先审查、后公开”和“一事一审”原则。各机关、单位对拟公开政府信息进行保密审查，应由承办单位提出具体意见，经机关、单位指定的保密审查机构审查后，报机关、单位有关负责同志审批。未经审查和批准，不得对外公开发布2、公开发布④③公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定●经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，不能因为公文已公开发布，本机关没有收到“红头文件”，有关内容就不贯彻、不执行（三）公文翻印复制汇编管理

公文复制汇编管理，是指根据工作需要，翻印、复制公文以及将相关公文汇编成册时，对翻印复制行为及汇编内容、范围、程序的控制管理●正式印发的公文，特别是党内涉密公文，印制数量有一定限制，因工作需要，一些机关、单位往往采用受权翻印上级机关公文、复制公文和制作汇编解决公文数量不足问题●翻印上级机关公文需经上级机关授权●翻印必须保证准确无误，在文尾注明翻印机关的名称、日期，分发时要登记、编号，按原文件管理

●复制、汇编公文要求做到：行为上要审批、管理上要严格、形式上要有标记

①复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经复制汇编机关负责人批准；绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要，应当经发文机关或者发文机关的上级机关批准；上级机关或本级机关制发的机密、秘密级文件，需要复印时，可由本机关主管领导同志或其指定的负责人审批，但要严格控制复印数量

②复制、汇编的公文视同原件管理，复制件、汇编本要有相关戳记和密级标志

③汇编涉密公文，要经制发机关批准，不得改变公文密级、保密期限和知悉范围●当前容易发生失泄密的几个问题●不经请示就将不准复制的涉密公文复制、汇编●复制、汇编公文后没有按照涉密公文进行管理，滥印滥发●把复制的涉密公文长期存放在个人手中●到社会上营业性复制场所复制●用普通传真机复制和传真涉密公文，甚至上网发布涉密公文，等等这些错误行为，导致涉密公文管理失控，甚至失密泄密，教训深刻

【案例】

●案例一：2006年1月，某机关在转发其他部委涉密公文时，在公文印制过程中因校对人员疏忽，未标注公文密级，致使该公文以无密级的形式印发。该机关下属单位接到公文后，将其在互联网上发布，造成泄密

●案例二：2007年6月，有关部门检查发现，某机关门户网站将2份秘密级中央文件违规发布在互联网上，造成泄密。经查，2002年该机关组织编写了《ⅹⅹ市机构改革文件汇编》，收录了部分涉密和内部文件资料，负责统稿的综合处长张某未对书稿进行保密审查，也未对收录的涉密公文和该汇编标识密级。2004年初，该机关综合处副处长胡某在未经审批的情况下，擅自将汇编刊登在门户网站上，造成泄密（四）公文撤销和废止管理公文撤销和废止管理，是指公文制发机关、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规，对已经过时、不适当或者有错误的公文，宣布撤销和废止可以宣布公文撤销和废止的主体：公文制发机关，上级机关，权力机关●当前应当及时清理和废止的公文①

●背景

目前，我国规范性文件数量庞大，发布后没有及时清理、修改和废止，导致一些过时失效的文件仍在执行，给执法造成混乱尤其是：有的单位为了部门利益，擅自制定和出台涉及其他单位职权的规定，导致政出多门；有的越权作出本应由其上级机关作出的决定；有的违法设立行政许可、行政处罚、行政强制、行政收费项目，或随意作出限制、剥夺公民、法人和其他组织合法权益，增强公民、法人和其他组织的义务。所有这些，损害了国家法制的统一和尊严●当前应当及时清理和废止的公文②

●清理和废止的公文范围①因时过境迁已经无任何针对性的公文②因社会发展变化已不适当的公文③与当前法律法规相抵触的公文

●公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效

●撤销和废止公文一定要严格根据职权范围和有关法律法规决定，既要有错必纠，又要防止滥用（五）公文清退销毁管理

涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁●清退

●销毁

1、公文清退

清退是文秘部门按照有关规定和要求，定期或不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文，进行清点、核对、收缴，退归原发机关或由其指定的单位●清退范围●清退要求●公文清退单

对本机关、本单位内部公文的清退和对外发出公文的清退①涉密公文（尤其是绝密级公文）②指定期限清退的内部公文材料③限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿、校样或者未经机关负责人本人审阅的讲话稿④需清退的会议公文⑤调离岗位的工作人员在原职位中保存的公文⑥供本机关内部机关负责人传阅的公文⑦发文机关明确要求退还的公文材料⑧有重大错漏情况或者被明令撤销的公文●清退范围①秘密公文的清退由各级党政秘书部门负责，其他部门和单位无权自行处理

②要把握时限，无论是定期清退还是随时清退，都应当由机要部门或文秘部门按制发机关要求的清退时限完成清退。清退的公文做到齐全完整。下级机关报送的涉密公文，一般不予退回，由上级机关销毁或暂存备查；有重大错情的公文一经发现即由主管机关立即收回，下级机关不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存③要突出重点，把绝密件、传阅件、会议文件的清退作为重点。绝密级公文由文秘部门在阅办完毕后及时收回，由机要人员集中保存，按照有关要求及时清退●清退要求①●清退要求②④虽未注明清退要求但属不宜在收文机关久存的重要公文材料，收文机关文秘部门应当及时主动与公文制发机关联系，按发文机关的意见处理⑤在以各种通信方式传递清退公文时，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理⑥公文的清退可以实行分级负责、分类清退，按密级高低由相应的负责单位清退和销毁公文清退单发文单位文号标题密级份数清退人：收件人：