账务系统开发应用

第4章账务系统开发应用账务处理系统是会计信息系统的核心子系统，与其他核算系统之间存在着大量的数据传递关系。在会计实务中，账务处理系统负责完成整个会计核算中的记账、算账和报账过程。本章将运用生命周期法，讲述这一系统的主要开发过程。24.1账务处理系统概述账务处理是会计核算工作中一项必不可少的业务，其工作量占整个会计核算过程的较大比例。账务处理的对象是会计工作的基础数据——会计凭证，它通过对凭证的输入和处理，完成记账、结账、账证表查询、银行对账，以及各种账表打印等账务处理工作。账务处理就是从凭证到记账、从记账到账表输出的过程。对规模较小或经济业务比较简单的企业，一个账务处理系统就足以满足企业内部管理和外部信息使用者的需求；但对于规模相对较大或者经济业务较复杂的企业，一些需要明细核算的业务项目则需要独立出来，单独建立子系统进行专门管理与核算，以提供更为翔实的明细核算信息，如工资核算、固定资产核算、成本核算和往来核算等。这些系统与账务处理系统存在着密切的数据联系，账务处理系统以总括核算为主，而其他系统则侧重于明细核算。由于账务处理系统与其他系统之间存在着大量的数据传递关系，因此采取什么样的数据传递方式以及传递的内容与时间如何，将对整个会计信息系统都有很大的影响。进行账务处理系统设计，一方面要从账务处理系统的目标出发，使所设计的系统能够及时处理各种凭证和生成各种账表，以满足企业会计核算和管理的需要；另一方面，又要充分考虑与其他系统之间的关系，设计出良好的数据传递接口。34.1.1账务处理系统的特征1.以公认会计原则为基准，规范性强，一致性好2.综合性强，数据处理量大，是整个会计信息系统的核心3.系统内部控制要求严格，数据正确性要求高44.1.2账务处理系统的开发目标在计算机环境下，账务处理系统的开发目标主要包括以下几个。(1)建立起适应计算机核算的账簿文件体系(通常称为“账套”)。这些文件包括如科目代码、期初余额、科目余额及发生额等基本数据库文件和其索引文件。(2)及时、准确地采集和输入各种凭证，并且检验无误，确保进入账务处理系统的数据的正确性和完整性。(3)能随机输出某个时点任意会计科目的各类余额和发生额，能随机输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务。(4)能随机输出各个期间的各种账表信息。(5)建立账务系统与其他系统之间的数据接口，实现数据的及时传递和实时共享。(6)对系统进行数据备份，并为企业内外部审计人员留下必要的审计线索。54.2账务处理的系统分析4.2.1手工方式下的账务处理流程分析1.手工账务处理流程1)记账凭证核算程序2)科目汇总表核算程序3)汇总记账凭证核算程序4)多栏式日记账核算程序64.2.1手工方式下的账务处理流程分析2.手工账务处理流程的缺陷1)数据大量重复2)信息提供不及时3)准确性差4)工作强度大74.2.2计算机方式下的账务处理流程分析计算机方式下账务处理数据流程图如图4-4所示。84.2.2计算机方式下的账务处理流程分析计算机账务处理也有一些自身的特点，具体如下。(1)数据处理起点与终点不同。(2)会计数据的处理方式和存储方式不同。(3)科目编码的重要性不同。(4)对账的要求不同。(5)会计数据的可读性不同。94.3账务处理系统的功能模块结构设计图4-5所示为一个账务处理系统的功能模块结构图，下面对这一功能模块结构图中的主要功能模块进行简要分析和描述。104.3账务处理系统的功能模块结构设计(1)系统初始化模块。(2)凭证管理。(3)账簿管理。(4)出纳管理。(5)期末处理。(6)系统服务。114.4账务处理系统的科目编码设计与数据文件设计4.4.1会计科目编码设计1.会计科目编码设计的意义2.会计科目编码方案的设计1)编码方式2)会计科目编码结构设计(1)科目编码体系要具有可扩展性。(2)编码位数不宜过长。124.4.2主要数据文件结构设计1.科目文件2.记账凭证文件1)设计方案一2)设计方案二3)设计方案三(1)凭证内容文件(2)凭证分录文件3.科目余额及发生额文件4.临时工作文件1)科目汇总表文件2)临时明细账文件134.5账务处理系统的主要功能模块设计4.5.1设置账套所谓设置账套，实际上就是为核算单位建立一套具有独立完整的、适应计算机核算的账簿体系文件，它由相关联的业务数据构成的一系列数据文件有机组成。可以允许在一个软件系统下设置多个账套，以便满足单位多层次的核算和管理需要。为了方便调用和管理每一个账套及其有关的数据库文件，不同的账套需要由不同的“账套号”及账套名称来标识。“设置账套”模块的有关程序编写，必须要在建立了系统的文件体系基础上进行，特别是要建立起用于存放账套信息(账套数、账套号及账套名等)、核算单位信息、所属行业信息、启用日期、本位币、会计主管、科目编码方案、是否预置科目，以及各类账簿及结账日等有关参数的数据库。144.5.2设置会计科目科目是账务系统乃至整个会计信息系统的工作基础。“设置会计科目”模块的功能任务，就是要完成将企业核算中所使用的科目体系逐一按要求描述给系统，并将会计科目的设置结果保存在相关文件中，实现对会计科目的统一管理。“设置会计科目”模块就至少需要三个相关的科目管理程序，它们分别是：①科目初始定义程序。②科目日常维护程序。③科目查询程序。154.5.3凭证输入、审核模块的设计1.记账凭证的来源分类及其输入方式1)人工凭证2)机制凭证2.人工记账凭证输入流程设计1)记账凭证输入程序的流程设计(1)日期控制。(2)凭证编号控制。(3)科目控制。(4)借、贷方逻辑关系控制。(5)收付类型控制。(6)制单责任控制。(7)科目余额方向控制。(8)凭证修改控制。(9)凭证的综合有效性控制。2)记账凭证输入的界面设计164.5.3凭证输入、审核模块的设计174.5.3凭证输入、审核模块的设计3.凭证审核模块设计184.5.4记账模块设计1.记账模块的处理流程设计194.5.4记账模块设计2.记账过程中对科目余额及发生额文件的更新(1)扫描临时记账凭证文件，若已经到文件尾则结束，否则进行下一步处理。(2)若当前记录尚未审核通过或已经记账，则记录指针指向下一条记录并返回第1步。(3)在当前记录上做记账标记，并以当前记录的科目代码作为查找键值。(4)根据查找键值，在科目余额发生额文件中找到对应记录，并将凭证上的借方金额累加到科目余额发生额文件当前记录的借方发生额上，将贷方金额累加到贷方发生额。(5)若当前科目有父科目，则以其父科目为查找键值，重复第(4)步的处理。(6)记录指针指向下一条记录并返回第(1)步。204.5.4记账模块设计3.记账模块设计中应注意的控制功能记账模块设计中应注意的控制功能如下。(1)记账前，应首先进行数据备份。(2)检查上月是否已结账，若上月未结账，则本月不能记账。(3)凭证记账后，不允许再撤销审核标志和进行修改操作。(4)凭证记账过程中不能进行人为中止。(5)记账后，应该进行平衡检查，以确保记账处理的正确性。214.5.5自动转账模块设计1.自动转账模块的设计原理2.自动转账凭证的分类1)独立转账凭证2)相关转账凭证3.自动转账凭证的模板定义4.用自动转账凭证模板生成转账凭证5.在自动转账模块设计中应注意的控制功能224.5.6结账模块设计1.结账工作的前提(1)上月是否已结账，上月未结账则本月不能结账。(2)本月的经济业务是否已经全部处理完。(3)本月是否还有未记账凭证。(4)是否已完成了相关的期末转账业务处理。主要包括：①分摊费用；②预提费用；③分配费用；④结转产成品成本；⑤结转损益类账户余额；等等。(5)其他业务核算系统是否已结账。(6)账账、账证、账实核对是否一致。234.5.6结账模块设计2.结账处理的流程(1)选择结账月份。(2)自动进行数据备份，若有意外情况发生，可以进行数据恢复。(3)结账后，保存当月的各个数据文件。然后更新各个数据文件，进行月初初始化，并建立下个月的相关数据文件，同时将上个月的期末数据转做下个月的期初数据。(4)若是年末结账，则自动产生下年度的空白数据文件(如临时记账凭证文件、科目余额发生额文件、记账凭证文件等)，存放于该账套另一个独立的(年度)目录下，并将12月末的有关数据转入新年度数据文件中，作为新年度账的期初数据。(5)设置已结账标志。结账后本月不能再发生业务。244.5.7账簿输出模块设计1.账簿的输出方式1)屏幕显示输出2)打印输出3)磁盘或网络输出2.总账数据的输出设计1)总账格式设计2)总账输出的处理流程3.明细账数据的输出设计1)明细账输出的格式设计2)明细账的输出处理流程第一步：准备数据第二步：明细账输出25思考题1．与其他核算系统相比，账务处理系统的设计有哪些特征？2．简述账务系统的开发目标主要包括哪些内容。3．简述传统手工账务处理流程设计的主要缺陷。4．绘制一个计算机方式下的简单账务处理流程图，并进行必要的说明。5．简