公文写作和公文管理

公文处理工作规范

湖南省安监局办公室

宋立冬

2016年8月什么是公文公文即公务文书。公文姓公，不姓私。以公务身份给人或组织写信谈公务，可视为公文。（如：习近平致2016“一带一路”媒体合作论坛的贺信）公文是历代国家机关、政党、社会团体和企事业单位专用于处理公共事务的文体。这一文体比其他任何种类的文体要复杂，它由不同历史阶段（或时期）的不尽相同的多个文种组成，形成一个体系。公文沿革作为处理公务、临民治世的工具，公文是伴随着文字的出现而产生的。从最原始的彩陶图画和甲骨文字，到大批秦简、汉简的出现，莫不验证了公文的出现及其逐渐成熟。“文书”最早见于西汉。贾谊《新书·过秦（下）》“禁文书而酷刑法，先诈力而后仁义”。这里“文书”泛指古代的文籍图册。“文书”作为公务文书的含义大致始于东汉。班固在《汉书·刑法志》中说“文书盈于几阁，典者不能遍睹”“公文”一词出现约在三国以后。西晋陈寿《三国志·魏·赵俨传》“（荀）彧报曰：辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”。“文件”一词出现于清末民初。宣统三年（1911年）五月，清朝颁布《内阁属官官制》，规定设立“承宣厅”，其职责之一是掌管“本阁公牍文件”公文沿革“公文”一词在各朝各代有着不同的名称：殷商-------“典册”周代-------“中”秦---------“典籍”汉朝-------“文书”、“文案”三国-------“公文”唐宋-------“文卷”、“案卷”元代-------“文卷”、“簿籍”明代-------“文牍”、“案牍”清代-------“牌子”、“本章”民国————“文件”公文沿革我们党和国家从成立之日起，就十分重视公文工作。中共一大召开前后，当时从事公文工作的都是我们党的一些组织者。1923年4月，毛泽东同志到中央工作，担任中央秘书，负责起草公文、处理文件、会议记录和保管档案等工作。1923年成立的海陆丰总农会和广东省农会，都设立“文牍部”，专管公文处理工作。1931年2月，周恩来邀请瞿秋白拟写了党的历史上第一个理论性很强的业务文件—中央秘书处《文件处置办法》。公文沿革晋察冀边区改革公文程式的理论与实际

（指示信第四号）（晋察冀边区行政委员会1938年4月发布）上级对下级：指示信、复及函、令下级对上级：报告、请示公文均需存底，以便稽查。要编号，按月分类存卷。公文沿革陕甘宁边区新公文程式（陕甘宁边区政府秘书处1942年1月印发）主要的公文，规定为五种：命令、布告、批答、公函、呈文辅助的公文，规定为五种：指示信、报告、快邮代电、签条、通知公文里边的文字组织，在今天一般的不限定一定的文法，但是应该适当地注意文法公文的字体，汉字不用草体公文沿革中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示（1951年2月1日）（一）不得滥用省略：地名一律用全名。机关名称，概用全名。事物名称，除其省称确已为全国人民所普遍熟悉者，其余一律用全名：美帝国主义不得省称“美帝”。凡有特别生僻的词语，应作必要的注释。（二）必须遵守文法单句、复句，必须分清。尽可能分用“的”、“地”加以区别。并望地方县委、县政府以上负责干部，至少有一人学会文法，以便负责修正文电字句。（三）纠正交待不明的现象每件事都要交待六个“什么”（时间、地点、人物、起因、经过、结果）必须严格执行一事一报制度凡文电必须认真压缩公文种类

据统计，从春秋战国时期到民国时期，我国古代近代的公文多达100余种。【上书】战国以前臣子上奏谏陈等的公文。【策书】汉朝命令的一种，由君主自上而下颁布教令，以驱策臣下，当时只用木简写，故称为策。【议】始于秦，决定处理事情的适宜方案，议者宜也。类似于今天的会议纪要或决议。【贺表】始于六朝，国家遇有重大庆典，臣子献文颂贺，为四六句。

【公牒】始于宋朝，六部之间互移公文用公牒。【牌】清代用于下行的公文。各部行道府以下、府行州、州行县的文书都用牌，又称行牌牌文。【训令】民国时，上级机关对所属下级机关主动下行的指示性文书。【批令】民国时，上级机关对下级机关呈报或请示具体问题的批复文书。……公文临民治世，事关治国理政

是领导力的一种重要体现

机关公文

——是机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书；

——是传达贯彻党和国家的方针政策、公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示、答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文要规范、要有标准

重点解读两个重要文件（依据）《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，2012年4月16日）是指导党政机关公文处理工作的法定规章，对党政机关公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等作了统一规定，厘清了以往公文处理工作中的模糊认识和不当做法，具有高度的权威性、严肃性和规范性。包括总则、种类、格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则，共8章，42条。《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）（2012年6月29日发布）规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文式样。适用于各级党政机关。其他机关和单位参照执行。两个文件均自2012年7月1日起实施。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。公文要规范、要有标准重点解读两个重要文件（依据）主要内容

（结合常见错误案例解读）一、公文种类（文种）二、公文格式三、行文规则四、发文办理程序五、收文办理程序六、《安全监管总局公文处理管理办法》七、公文管理与保密一、公文种类（文种）狭义的公文：《条例》第八条规定的15个法定文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。广义的公文：除上述之外，还包括机关常用的4类非法定文种（常用文书），分为计划类、总结类、讲话类和信息类等。如：综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、规章制度等。党政机关公文含电子公文。电子公文处理有另外的规定。每一种公文有不同的写法和办理要求。作为办公室主任和文秘人员，应当熟练；作为领导也应当熟知。一、公文种类（文种）一、公文种类（文种）文种方面常见错误：1.缺少文种—公文无标题—标题三要素不全一、公文种类（文种）一、公文种类（文种）文种方面常见错误：1.缺少文种—公文无标题—标题三要素不全一、公文种类（文种）一、公文种类（文种）文种方面常见错误：2.自制文种不选用15个法定文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复、回复、申请等。如：《关于吊销安全生产许可证的申请》一、公文种类（文种）一、公文种类（文种）文种方面常见错误：

3.文种重叠如：请示报告、意见报告、请示函等；转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。《××县安监局关于请求省局安排尾矿库资金的请示报告》

《××市安监局关于转发<××省安监局关于深入开展安全生产大检查的通知>的通知》

一、公文种类（文种）一、公文种类（文种）文种方面常见错误：

3.文种重叠如：请示报告、意见报告、请示函等；转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。《××县安监局关于请求省局安排尾矿库资金的请示报告》应改为：《××县安监局关于安排尾矿库资金的请示》《××市安监局关于转发<××省安监局关于深入开展安全生产大检查的通知>的通知》应改为：《××市安监局转发××省安监局关于深入开展安全生产大检查的通知》一、公文种类（文种）一、公文种类（文种）文种方面常见错误：

4.文种混用如：请示与报告不分、请示与函不分、决定与决议相混、公告与通告乱用、决议和会议纪要等同……报告与请示的6点区别二、公文格式公文格式是指公文各个组成部分的标注排列次序和编排式样。包括对纸张的规格尺寸、页面区域划分、文字符号的形体尺寸、公文中各组成部分的标识规则等的规定。二、公文格式5种常用格式：1、文件格式（通用格式）2、信函格式（常见于通知、批复、函等文种的公文中）3、命令（令）格式4、纪要格式5、电报格式二、公文格式1、文件格式（通用格式）

二、公文格式1、文件格式（通用格式）

二、公文格式2、信函格式（常见于通知、批复、函等文种的公文中）二、公文格式3、命令（令）格式二、公文格式4、纪要格式二、公文格式18项公文格式要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。二、公文格式18项公文格式要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。二、公文格式二、公文格式18项公文格式要素：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。(并非每件公文都会有这18项要素)关于要素，《条例》与原《办法》相比去掉了“主题词”；增加了“发文机关署名”和“页码”：标题和落款都要署发文机关名；页码有新要求；改变了成文日期表示方式：由汉字改为用阿拉伯数字将年、月、日标全。去掉了主题词新增发文机关署名，变更了日期格式二、公文格式要素1：份号涉密公文必须标注份号。不涉密的公文，如发文机关认为有必要，也可以标注份号。一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。常见错误——涉密文件不标注份号。——份号的数字不按规定标注，随意性大。——份号标注位置不规范，不是顶格编排在版心左上角第一行。二、公文格式要素2：密级和保密期限如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。常见错误——在确定密级和保密期限上过紧或过松。过紧：不该定密的定密，该定低密级的定高密级；保密期限应该定较短的却定得较长，有的甚至按最长保密期限来设定。过松：该定密的不定密，该定高密级的却定了低密级；保密期限该定长的却定得较短。——密级标注不规范、不统一，有的保密期限中的数字使用汉字标注。

二、公文格式要素3：紧急程度紧急的纸质文件有2类：特急、加急紧急电报有4类：特提、特急、加急、平急常见错误——不急的公文却标注紧急程度。——标注位置随意，有的在版头区域随意加盖“特急”或“加急”印章。——未标注紧急程度，发文机关却在公文处理过程中按紧急公文催办。——纸质公文标注的紧急程度错用电报格式公文的紧急程度，或将“加急”件标注为“紧急”、“急”等。——标注有紧急程度的公文却未体现紧急的内容或原因。二、公文格式要素4：发文机关标志主要有2种：一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。联合行文时，可并用联合发文机关名称，一般主办机关排列在前；也可单独用主办机关名称。二、公文格式要素4：发文机关标志常见错误——发文机关标志不规范，有的发文机关的字体、字号大小不规则。——有的发文机关标志与发文机关署名或印章不一致，如使用“××局”的发文机关标志，发文机关署名或印章却是“××局××办公室”等。——“文件”二字位置不对，不是标注在发文机关右侧，而是在发文机关全称或规范化简称正下方居中标注“文件”或“上报文件”。——字号太大。有的基层单位的发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志的字号。二、公文格式要素5：发文字号三要素：机关代字＋年份＋发文顺序号年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），

在阿拉伯数字后加“号”字。二、公文格式要素5：发文字号机关代字的要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。多个机关联合行文时，只标注主办机关发文字号。在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。湘潭市安监局、湘潭县安监局发文就不能简称为“湘安监”中方县委组织部发文就不能简称为“中组部发”二、公文格式要素5：发文字号常见错误——发文机关代字概括不准确。或代字太长，如某市的安全生产防灾防损领导小组办公室的机关代字为“×防灾防损办发”；或党政不分，行政机关下发的公文却编党的机关发文字号；有的以公文标题事由来编发文字号。——发文字号标注不规范：年份不全，2015年标注为〔15〕；括弧不对，年份放在圆括号（）、单书名号〈〉、四角方括号[]、综括号【】等中；序号累赘，发文顺序号编虚位，如“01”，前面加“第”字等。——发文字号的标注位置错误，有的直接与红色分割线重叠，联合上报的公文有时与红色分割线相隔很远；有的上行文发文字号居中标注或左侧顶格等。——未标注文号或一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。——一字号多文。用同一发文字号，制作两份及以上不同的文件。二、公文格式要素6:签发人上报公文应当标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责，严格把关。注意3点：一是限于上行文；二是只标姓名不标职务；三是联合行文，须标明所有联署机关签发人和会签人姓名；四是“签发人”三字用3号仿宋体；

签发人姓名用3号楷体。二、公文格式要素6:签发人上报公文应当标注签发人姓名，体现机关负责人对所签发的公文负责，严格把关。注意3点：一是限于上行文；二是只标姓名不标职务；三是联合行文，须标明所有联署机关签发人和会签人姓名；四是“签发人”三字用3号仿宋体；

签发人姓名用3号楷体。二、公文格式要素6:签发人常见错误：——有些机关上行的“请示”、“报告”应标注签发人的，但没有标注。——标注签发人字体不规范。二、公文格式要素6:签发人常见错误：——多个机关联合上行文，有的只标注主办机关主要负责人，而不标注其他机关负责人。——上报公文是发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发的，但有些机关却是任何副职都可作为签发人，有的甚至是非领导职务者也作为签发人。——平行文、下行文标注“签发人”。二、公文格式要素7：标题三要素：发文机关名称＋（关于）事由＋文种——标题应当准确、扼要概括公文的主要内容，起到“画龙点睛”的作用，说明谁发文、什么事。——4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可省略。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。二、公文格式要素7：标题常见错误：——标题太长，不简洁不准确不完整——转发性文件，文种重复、标题繁琐——标题排列形式不美观，“金字塔形”、“长方形”、“沙漏形”等，回行时词义不完整——标题与内容不符——标题中乱用标点、不规范（法规和规章全称外不加书名号而使用引号，或者不是法规或规章全称却加书名号）——标题中介词使用不规范。（关于……关于……的通知）——标题中文种使用重复。如：《××安监局关于……的意见函）——联合发文的发文机关名称表述不规范——标题中缺发文机关名称注：标题中只有法规和规章才可以加书名号。二、公文格式二、公文格式要素8：主送机关是公文的主要受理机关，负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。单位（市县、部门、内设机构）排序的原则是：先地方后部门、先市县局后处室；地方按国家行政区划排序，部门按党、政、军、群的顺序排序，机关内设机构按照“三定”规定中顺序排序。人员排序的原则是：根据不同情况和需要排序，或按职级，从高到低；或按姓氏笔画，从少到多；或按所在部门先后顺序。二、公文格式要素8：主送机关常见错误——多头请示——主送机关的简称不规范——标注位置不当——多个主送机关之间标点不正确（同类主送机关之间应当用顿号，一般不用分号）——主送机关排序错误——主送机关结束之后不用标点符号二、公文格式要素9：正文正文是公文的主体和核心，用来表述公文的内容。注意事项：一是公文首页必须显示正文。二是盖章页必须同时显示正文、发文机关署名和印章。（不得标注“此页无正文”）三是正文字体要规范。四是正文层次要规范。五是正文中时间表述要规范。六是引用公文应当先引标题，后引发文字号七是常用词要区分：截止—截至台帐—台账制订—制定其它—其他……二、公文格式要素10：附件说明附件是公文附件的顺序号和名称。它是公文内容的组成部分，与正文具有同等效力。在正文中涉及附件内容处，一般须加括号注明“见附件”或“附后”。二、公文格式要素10：附件说明常见错误：——公文中带有附件的却漏标附件说明。——“附件”二字只标了一个“附”字，或附件名称未标全称。——多标附件说明。（已在正文中写明报送、上报、批转、转发等字样的，在附件说明处就不必再标注“附件”）——多个附件排列不规范（序号、位置、回行）二、公文格式要素10：附件说明常见错误：——附件说明位置错误。二、公文格式要素11：发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。公文一般以机关名义署名，特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。二、公文格式要素11：发文机关署名常见错误：——发文机关署名与发文机关标志和标题中的发文机关名称不一致，如××安监局制发的公文，却署名为“××部××处”或“×办公室”——行政机关联合行文署名不在同一行，而是上下两行——行政机关联合向下行文时，3个以上机关要署名并加盖印章的却只用印不署名。——发文机关署名简称不规范。（规范化简称详见省政府办公厅有关文件和省局有关文件）二、公文格式要素11：发文机关署名——规范化简称二、公文格式要素11：发文机关署名——规范化简称二、公文格式要素12：成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。常见错误：——成文日期中的年月日用汉字标注。——成文日期距正文的行距过大或过小。——成文日期右侧顶格。——发文机关署名与成文日期标注的位置上下不对称、不匀称，相互之间错落太大。——成文日期错误。无发文机关署名，成文日期格式错误二、公文格式要素13：印章印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。常见错误：——应当用印却未用印——用印位置随意，不居中、不端正、不规范——2个或2个以上机关用印时，印章相交或相切——多个行政机关联合向下行文时，只使用主办机关的印章（这是上行文的做法）——使用的印章与发文机关标志不符二、公文格式有些公文不需印章：《条例》第九条（十三）规定：有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。不加印章的公文署名时与正文间不空行。另：纪要也可不加盖印章。二、公文格式要素14：附注是对公文需要注意的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。二、公文格式要素14：附注常见错误：——标注位置不规范，将附注标注在版记上一行。——有的附注内容没有用圆括号括起来。——作为上行文的“请示”中，未在附注处注明联系人的姓名和电话。二、公文格式要素14：附注常见错误：——标注位置不规范，将附注标注在版记上一行。——有的附注内容没有用圆括号括起来。——作为上行文的“请示”中，未在附注处注明联系人的姓名和电话。二、公文格式要素15：附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。与正文一起装订二、公文格式要素15：附件如附件与正文不能一起装订（通常是另有单行本或别的什么原因），应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。不与正文一起装订二、公文格式要素15：附件常见错误：——许多机关将没有作特殊标记的附件装订在版记后，有的附件不全。——附件序号、附件标题与附件说明的表述不一致。——将上级机关文件的复制件作为附件时，与正文的页码没有连在一起编排。——“附件”二字标注不规范：有的将其简写成“附”，有的在“附件”或附件序号之后加冒号。二、公文格式要素15：附件常见错误：——附件名称带书名号；——附件起页左上角无“附件”二字二、公文格式要素15：附件常见错误：附件名称带书名号；附件起页左上角无“附件”二字二、公文格式要素16：抄送机关——抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，可以是上级、平级、下级及不相隶属机关。——如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。——如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。二、公文格式要素16：抄送机关常见错误：1.未严格按照工作需要和保密要求确定抄送范围，滥抄、错抄或漏抄，或有的单位在主送单位和抄送单位中重复出现。2.将向上级的请示性公文“抄送”给直属的下级机关。3.印制环节中，将抄送机关排版错误。二、公文格式要素17：印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。（有时上行文将“印发”写为“印”）二、公文格式要素17：印发机关和印发日期常见错误：1.有些机关设有专门的办公厅（室）或文秘部门，但在标注印发机关时，不是标注办公厅（室）或文秘部门，而是用发文机关作为印发机关。2.把成文日期当作印发日期。3.有些机关在公文在版记中缺少印发机关和印发日期，或标注了印发机关和印发日期但没有标注“印发”二字。4.有些公文干脆无版记。二、公文格式要素18：页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。常见错误：1.公文首页不标注页码。2.页码标注在版心内。3.页码前加“第”字，或左右未加一字线，或居中。4.附件的页码单独标注。二、公文格式公文用纸党政机关统一采用国际标准A4型60—80g胶板印刷纸或复印纸（210mm×297mm），每页22行，每行28字。左侧装订。（以前党的机关用16开）张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。二、公文格式公文用纸党政机关统一采用国际标准A4型60—80g胶板印刷纸或复印纸（210mm×297mm），每页22行，每行28字。左侧装订。（以前党的机关用16开）张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。2倍开二、公文格式公文用纸党政机关统一采用国际标准A4型60—80g胶板印刷纸或复印纸（210mm×297mm），每页22行，每行28字。左侧装订。（以前党的机关用16开）张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。3倍开二、公文格式公文版式1、排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。一般每面排22行，每行排28个字。发文机关标识上边缘至版心上边缘为35mm。（上行文也是一样）二、公文格式公文版式2、页面设置：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，下为35mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，右为26mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm。二、公文格式公文版式3、公文中的横排表格A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。三、行文规则行文规则是从公文拟制到运转全过程所必须遵循的规则和制度。行文规则包含行文关系、行文方式、行文制度等内容。——行文关系根据隶属关系和职权范围确定。——按发文机关数量分：单独行文、联合行文。——按行文关系分：上行文、平行文、下行文。三、行文规则一般规则：1．行文应当确有必要，注重效用。要少发文，发短文；2．属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。3．属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理三、行文规则上行文规则：1．请示应当一文一事2．报告不得夹带请示事项3．一般不得越级请示和报告4．除上级机关负责人直接交办的事项和答复人大代表、政协委员外，不得以机关名义向上级机关负责人或其他个人报送公文，更不能同时直接主送几位领导者。5．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。三、行文规则上行文常见错误：——用错文种，报告中夹带请示事项。如：某市安监局向省安监局报告某尾矿库非法运行情况，本应以请示呈报并提出请求事项，却以报告形式又提出请求批准事项。（字号、签发人、标题、文种、署名、附注、版记都有问题或缺失）三、行文规则下行文规则：1．政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。（由党委或政府领导担任主要负责人的议事协调机构如安委会、安委办特殊情况下可以向下级政府行文）2．部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。3．上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。4．向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。5．部门内设机构（除办公厅、部门行文（室）外）不得对外正式行文。三、行文规则联合行文规则：1．“同级”是前提；协商要一致。2．同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文。3．政府与同级党委和军队机关可以联合行文。4．政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。5．政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。6．应当确有必要，联合机关不宜过多，并应明确主办机关。7．行政机关联合行文，主办机关排列在前。8．联合行文一般应先由主办机关先签署意见，协办机关依次会签，一般不使用复印件会签。9．联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。三、行文规则严格控制发文数量。以下六种情况一律不得发文：（1）法律法规已有明确规定或现行文件仍适用的；（2）空话套话大话多，文字晦涩难懂，缺乏指导性、针对性和可操作性的；（3）简单重复上级公文明确规定或不符合实际提出具体贯彻意见的；（4）能通过电话、传真、政府专网、电子邮件、口头协商、媒体报道等方式解决问题、商洽工作的；（5）缺乏明确发文意图、可发可不发的；（6）已发布重大事故警示信息，事故通报无新的工作要求的。四、发文办理程序发文办理指以本机关名义制发公文的过程，大体包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等七个环节方面的内容。要循序渐进、步步推进，不能漏程序，也不能乱程序和颠倒顺序。原则上不得先签后核则造成公文“倒流”。（不得以急需外出为借口，对重要的紧急公文先签后审；有些一般性的公文，确实紧急的而又无法远程审核的，可电话请示领导同意先发，但事后必须提请领导补签。）四、发文办理程序发文办理常见错误：1.起草文件不调查研究，不征求意见，不沟通协商，不会签，造成公文内容要求“打架”；无具体意见完全照转上级公文；或规范性文件不经合法性、廉洁性审核，带来行政诉讼风险；或涉密公文未落实保密措施，造成泄密。2.送签文件急着催办，造成审签人未能对文件严格把关。3.过份相信起草人和前面环节，审核走过场、流形式，未能层层把好关、尽好责，致使不合格、不合法公文流出。4.起草人对公文复核不认真，经领导签发的公文有时与发文初衷有较大出入，不请示报告，造成错误发文。5.印制公文不细心，错版、错页、漏页，装订不规范。6.重发文部署，轻追踪督查。对已发文部署的工作无督促检查落实。五、收文办理程序收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等七个环节方面的内容。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。五、收文办理程序收文办理承办

阅知性公文根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送批办性公文应当提出拟办意见（一般由办公室主任提）并报本机关负责人批示或转有关部门办理；需两个以上部门办理的，需明确主办部门。紧急公文应明确办理时限。承办部门应在规定时限内办理完毕。传阅根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。催办及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。答复公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。五、收文办理程序收文办理注意：——对阅件的办理：应先送主要领导，再送其他领导和承办单位，由大到小（正传）；但对一般性阅件，可分传。（如：上级机关普发性公文，下级机关的工作报告）——对办件的办理：需先提出拟办意见，再按先分管领导（相关领导）再主要领导的顺序，由小到大（倒传），主要领导同意拟办意见后，再按正传顺序办理。（如：下级机关的请示件，上级机关的交办件）五、收文办理程序收文办理常见错误：1.签收不核对，收了不该收的公文；2.登记不规范，查询不方便；3.初审不细致，不合格公文未及时退回；4.承办不用心，所提拟办意见不