公文写作与处理

文字能力是学生干部修养的重要表现，也是学生干部综合能力和素质的重要表现。

公文写作与处理

主讲：陈荣武一、概述(一)文体的“四分法”1、论述文：论点（提出问题）、论据（证）（分析问题）、结论（解决问题）2、记叙文：时间、地点、人物、事情、开端、结局；记事、写景、抒情、议论3、说明文：事实、数据4、应用文：一般应用文、机关应用文（企业、事业单位）(二)机关应用文的构成1、公文：请示、报告；2、法规性文件：条例、规定；3、常用经济类文书：合同、协议书；4、常用事务性文书：计划、总结5、礼仪明事类文书：贺词、启事(三)公文1、公文的定义公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。2、公文的特点是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。3、公文的分类

按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文：请示（要批复）、报告（不要批发）、意见（通常不用）（要正确应用请示与报告）平行文：函、通知、会议纪要、议案（政府报人大）、意见（重复）（回意见）下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复、意见（重复）、通知（重复）、会议纪要（通知、会议纪要常用于下行文）注意：避免“通知发上去、通报发下来”按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其保密要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。

还要注意两个问题一是行文行公文：申请（不是公文）与请示（公文）、汇报（不是公文）与报告（公文）。“制度”不是公文，如：某某单位关于印发某某制度的通知（公文），“制度”附后。二、起草公文先三定：认定关系、选定文种、确定内容参谋：参在点子上，谋在关键处二、常用公文文种

（一）我国现行党政机关使用的文种

我国现行党和各级领导机关使用的文种有14个：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有13个:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。两家公有文种9个：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；党的机关独有文种5个：公报、指示、决议、条例、规定行政机关独有文种4个：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。

党政联合发文：党在前，政在后，谁在前，听谁的如：某某市委关于某某的指示(对)

某某人民政府关于某某的指示(错)

市委市政府关于某某的指示(对)(二)公文的格式Ａ先详细介绍：1．公文格式的组成公文格式的组成要素包括：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号5）签发人（主要用于请示)(6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期 （12）印章（13）附注（此件发至XX级）（14）主题词（15）抄送单位 （16）印刷机关和印刷时间印刷用纸和技术要求。行政：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。党委:16开纸。2．发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。3．公文标题标准式：发文机关+发文事由+文种 凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关， 故发文机关名称可省略。特殊形式：（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

4．成文日期成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。

5．主题词《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。（4）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。

6．用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

Ｂ讲讲要点１、三个部分组成第一部分：文头：红线以上的为文头（红头文件）密级：行政：右上角；党委：左上角；联合：左上角上行文：要注明签发人，签发人是有规定的；平行、下行文不要写签发人。第二部分：：5个部分1）大标题：发文单位+事由+文种（三要素）如：国务院关于今年春运工作的通知（要素不能少，次序不能倒）2）主送单位：顶格（如：各区、县党委…）；不用尊称（如国务院，不用尊敬的国务院…）;不写个人(如:市政府并报某某副市长(X))。3）正文：正文中日期一律用阿拉伯数字，结构层次用“一、（一）1、（1）”（有括号的不用顿号）“（一）、（错）”对上行文自称时不能用“本”，只能用“我”（如：我企业、我单位、我校、我市）对平行文可用“本”，但要一致，不能一会用“本”，一会用“我”4）落款：可用公章代替5）成文日期：以领导签发的日期为准；写明年月日；“日”字右空四格；行政公文呈文日期一律用中文（汉字）（二零零六…）、党的公文一律用阿拉伯字（2006年…）今年上半年中央调研:“党政公文一体化化”课题第三部分：文尾（主题词以下）

取消抄报，一律抄送（以前给上级为抄报，平行为抄送）；如：抄送国务院、国务院人事部（级别不同，另起一行）、财政部（与人事部同一行）；文末没有：打字、校对要求（写上不好、不合适）(三)公文的作用与具体用途作用：1、领导指导；2、规范行为；3、办理事务；4、交流情感；5、记载凭证具体用途（讲主要公文）：1、命令（令）：发布行政法规规章、宣布施行重大措施、嘉奖单位和个人；2、决定：安排重大事项或重大行动、奖惩单位与人员、撤消变更下级决定事项注：命令只奖不惩、决定又奖又惩3、公告：向国内外宣布事项4、通告：向社会公布应（遵守的）事项

通报：一个地区、一个部门、一个单位表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。会议纪要:记载传达会议情况和议定事项。议案：政府报请人大审议事项（同级）。函：两个不相隶属单位之间商洽工作，问、答问题,请求审批事项和作出答复。通知：批发、转发、印发文件，部署工作、任免干部（只能用通知）、召开会议、传达事项。意见：对重要问题提出见解和办法。请示：请求上级审批答复事项。批复：答复下级的请示事项。报告：汇报工作、反映情况、答复询问、报送文件或材料（如：报国务院批复（请示），报国务院备案（报告））！在广而告之方面：公告（范围大）与通告（范围小）范围有大小之分！在告之事项方面：通知（对内）与通告（对外）有内外之分！在表彰方面：命令（层次高）与决定（层次低）有高低之分！在部署工作方面：通知（刚性）与意见（柔性）有刚柔之分(四)公文的美感公文也能给人美的感受与体验1、大标题：较长时分行错落有致，不能破句。2、小标题：内容句式结构整齐，或都是介词式（关于…关于…关于…），或都是动宾式(明确…落实…加强…)，或都是主谓式()，或都是偏正式(办班…指导思想,办班的具体措施…)。3、用词：单形词：已、应、可；复形词：已经、应该、可以（全文一致）（五）公文质量的重要性及其标准公文是文字材料，也是重要工具江泽民：公文是face“脸”，一篇公文往往代表一个单位的形象，对公文我们也要创品牌（是无形记忆的标志，是毫无保留的信赖，是类似成见的偏见：品牌效应）标准：1、标题完整，文种正确；2、结构严谨，层次分明；3、开门见山，直奔主题；4、表述准确，语言简洁；（基层：基地）5、文字规范，标点妥帖；6、前后照应，上下呼应。三、常用公文写法

1、决定（1）功能《国家行政机关公文处理办法》（下面简称办法）的表述： 适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（2）特点a、权威性 b、指挥性 c、全局性

（3）分类法规政策性决定。如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》重要事项的决定。如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》奖惩决定。如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》

（4）写法标题发文机关+主要内容+文种。如《郑州市人民代表大会关于修改〈郑州市城市供水管理条例〉的决定》《办法》规定除在法规规章前加书名号，一般不用其他标点符合。正文开头+主体+结尾开头—发布决定的背景、根据、目的和意义。主体—决定事项结尾—执行要求、希望号召。

2．通告

（1）功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项通告与公告的区别内容重要性不同对发文机关限制性有较大不同发布范围有所不同（2）特点法规性、行业性、

事务性、周知性

（3）分类法规性通告知照性通告（4）写法标题全题写法、省略事由写法、事由＋文种、文种正文缘由＋事项＋结语通告不写抬头，无主送单位。

3．通知

（1）

功能 适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（2）

特点功能多样性运用广泛性一定的指导性较强的时效性（3）分类发布指示的通知颁发规章的通知批转、转发文件的通知晓谕性通知任免通知（人事任免用决定和通知的区别）（4）写法以部署工作通知为例：总述（背景、目的、依据、过渡语）+通知事项+结尾语（可省略）标题（同决定）注意：发布规章通知时，规章名用书名号 转发文件时，文件名不一定用书名号正文

4．通报

（1）功能 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（2）特点a.题材典型性b.思想引导性c.制发时效性（3）类型和写法a.标题：同上b.正文：因类型而异表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求

5．报告以总结工作报告为例：总述（包括过渡语）＋成绩＋做法（体会）＋不足＋下步打算＋结尾语（特此报告！或：以上报告如有不妥，请指正！）（1）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。（2）特点a.行文的单向性b.内容的陈述性（3）类型a、工作报告b、情况报告c、建议报告d、答复报告e、报送报告（4）写法a、标题和主送机关标题有两种写法：发文机关报+主要内容+文种主要内容+文种行政机关报告，主送机关尽量少，一般只选一个上级机关，必要时可以不止一个。党的机关公文报告按规定只能主送一个上级机关，其他相关上级机关只能抄送。b、正文报告导语报告主体报告结语

6、请示

（1）功能运用于向上级机关请求指示、批准（2）应用范围（3）特点a、期复性b、单一性c、针对性d、时效性（3）分类a、请求指示的请示b、请求批准的请示（4）写法（起因＋事由＋请示事项＋结尾语（以上请示，请予批复！））a、标题：发文机关+事由+文种、事由+文种b、主送机关主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式只能主送上级机关，不能送领导者本人不得越级c、正文开头+主体+结语注意：请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话7、批复

（1）功能适用于答复下级机关的请示事项（2）特点a、答复性b、针对性c、明确性d、政策性（3）写法收文情况（请示收悉）＋批复意见＋补充要求（可省略）＋结尾语（特此批复！不能重复：如前文“批复如下”，结尾“特此批复”是重复的，应避免！）a、标题发文机关+主要内容+文种。与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见：如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》主送机关一个，即发出请示的下级机关b、正文批复依据+批复事项+执行要求8、函（1）功能 适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（2）特点a.平行性和沟通性b.灵活性和广泛性c.

单一性和实用性（3）分类a.

公函和便函 b.

发函和复函（4）写法a.

标题b.

发文字号c.

正文d.

结尾函的写法特别要注意用语分寸。

9．会议纪要

（1）功能 适用记载、传达会议情况和议定事项。（2）特点a.

记实性b.

概括性c.

指导性（3）分类a.

决策型b.

交流型c.

研讨型

（4）写法a.

标题和成文日期b.

正文：前言＋主体＋结尾

四、行文规则1．按机关隶属关系和职责范围行文2．授权行文3．联合行文4．一般不越级行文5．请示不直接报送领导本人6．请示应一文一事，只主送一个机关，不抄送下级机关7．报告中不夹带请示事项8．公文由文秘机构统一处理。