第十四章美洲代表性国家档案事业的

第十四章美洲代表性国家档案事业的现实特色

第一节北美国家档案事业的现实特色第二节拉美诸国档案事业的现实特色第一节美国档案事业的现实特色一、档案事业管理体制表现：全局分散中央集中全局分散：中央（联邦）和地方、公私档案机构分散，互不隶属中央集中：国家档案与文件署、国家档案馆及地区分馆（12）、联邦文件中心（15）、总统图书馆档案事业的现实特色：1、档案、图书、资料的一体化管理模式；许多机构中档案管理职能和图书、资料管理都隶属于图书馆，如密西根大学档案馆属于本特利历史图书馆，耶鲁大学负责档案管理的机构叫做手稿与历史文件室，也隶属于学校图书馆。采用统一的著录标准、管理流程和检索机制。2、文件中心二、档案机构设置特色1、联邦档案机构国家档案与文件署（NARA）：1949年由美国国家档案馆改组而成，国家档案与文件局，原为联邦总务署的直属局，1985年独立，国家档案馆成为该局的一个组成部分，对联邦政府的档案工作实行集中管理。是联邦政府档案工作行政管理的领导中心和最高管理机构，它不仅直接管辖档案馆及地区分馆、联邦文件中心和总统图书馆，而且依法制定并组织实施国家档案文件管理规定、标准，对联邦政府机关及派出机构的文件管理进行指导和监督。NARA网站建设特色：（1）“互动—服务式”的功能定位：服务多项目、多层次化。如网站设有专栏，帮助二战退伍人员追寻历史和进行网络交流。（2）“人性化”的检索工具上个世纪90年代中期，美国在NARA的领导下建立了档案信息导航系统（NAIL），将国内所有的数字化的档案资源按地区、来源和利用对象分别纳入统一的档案管理网络，使用户可以直接查询使用已经公开的四万多件数字化的原始文献，实现了全国数字化档案资源的网上查询、检索和利用服务。近年来，档案信息导航系统已经发展为档案检索目录（ARC），其功能与NAIL相比更为强大。（3）“多元化”的远程服务：A、广泛性服务方式：档案网站利用档案馆藏资源以及档案部门掌握的动态信息，向社会大众提供信息服务。B、交互性服务方式：档案部门与用户之间通过档案网站，实现需求交流，双方共同完成某种服务的方式。C、个性化服务方式：根据不同用户的需求，利用档案数字资源开展不同层次、多种类型的个性化服务方式。（4）对我国档案网站建设的启示：A、实现档案网站功能定位从“宣传-展示型”向“互动-服务型”的转变。B、整合档案网络资源，深入开发检索工具是档案网站维持生命力的保障。C、加强档案网站远程服务有助于增强社会的档案意识。国家档案馆及分馆联邦文件中心总统图书馆2、非联邦档案机构州档案馆：性质、类型职能不一市、县档案馆大学档案馆企业档案馆商业文件中心三、档案管理活动特色1、接收：动员捐赠，以丰富馆藏分为两个方面，一是对各级政府文件的接收，二是对个人或是其他机构拥有的档案的征集。美国的档案馆很重视馆藏建设，并努力收集能反映当地社会发展历史情况或能符合用户需求的档案资料。捐赠成为美国档案馆馆藏的一个很重要的来源。美国人都愿意把自己拥有或收藏的档案无偿捐献给档案馆。各档案馆的馆藏不仅包括政府机构的文件，很大部分是通过征集得到的特色馆藏。非常注重有历史意义的各种文件及实物的收集。馆藏中比较占优势的是关于当地政治、教堂、改革团体、妇女团体、十九世纪商业、个人日记、家谱等方面的资料。本特利历史图书馆利用接待室里就陈列着几件早期印第安人用过的竹编背篓，还有手工编制的围巾等。耶鲁大学除了收集本校的各种官方文件外，也收集各种研究者感兴趣的其它领域的档案，二战期间纳粹大屠杀幸存者证言影像资料是他们的一大馆藏特色。早在1935年，密歇根大学就建立了密歇根地方历史征集机构，开始收集和保管记载密歇根州历史及有关机构或个人活动的纸质、声音、录像等档案材料。1971年以捐赠者本特利名字命名的档案馆—本特利历史图书馆建立后，大力开展征集工作，收集反映密歇根大学和密歇根州历史发展的大量档案资料。一旦相关机构或个人愿意捐赠，双方签订捐赠协议。（所有权、利用开放、版权）工作人员首先会熟悉并找寻与大学或所在州历史相关联的人物或机构，然后通过电话或发邮件的方式与他(她)们进行联系，动员将所保存的相关档案资料捐献给档案馆保管。此外，他们还在互联网上开辟专栏，介绍征集档案材料的目的、档案资料的安全保管条件、档案从业人员的专业特长以及征集档案材料的范围，鼓励有关机构或个人为保存国家和社会的历史和文化，捐赠所藏档案资料，或在清理相关档案资料前与他们联系，以便档案专家们能帮助鉴定，将有保存价值的征集进馆。至今已有9000多个机构和个人将档案资料捐献给本特利历史图书馆。包括近30000英尺长的档案和手稿、60000册出版物、10000多张地图、150万张照片、4000多卷缩微胶卷、12000盒录音材料，内容包括政治（政务领导人）、工业、航空航天、商务、宗教、移民、婚姻、妇女权益、建筑物等等。哥伦比亚大学的善本与手稿图书馆保存了张学良档案资料，包括口述历史、往来信件、手稿、学习笔记、日记、访客记录以及他撰写的西安事变忏悔录等。福特总统图书馆与本特利历史图书馆相邻，也收藏了有关福特总统的手稿、照片、录像带等各种载体的档案资料，其中包括七十年代后期福特总统访问中国的大量照片和录像。其家族的私人档案馆—本森·福特档案馆，不仅收藏许多有关生意来往文件、汽车设计图纸等纸质档案资料，还设有一层专有库房，收藏了大量的实物，包括各种样式的旧皮带、鞋子、服饰、儿童玩具、木雕、玻璃制品、乐器等。耶鲁大学东亚图书馆，1878年中国第一个留美学生容闳将自己收藏的1237册中文书籍捐献给该馆，成为该馆所藏的核心。各式各样私人收藏的材料，其中有信件、私人回忆录（包括日记和剪贴簿）以及其它材料。1981年收藏了有关二战期间经历福图娜夫大屠杀的犹太人幸存者的声像材料，并成立了福图娜夫大屠杀见证影像档案馆。我国大多数综合档案馆仍存在馆藏门类单一（主要是机关文书档案）的状况。美国斯坦福大学胡佛研究所（1919年），目前藏档达到6000多万份，其藏档数量大、地域广、类型多样。目前胡佛藏档中直接涉及中国的档案约有450多个，大致分为两类：一类是以中国近代名人为主体的中文档案，包括蒋宋孔陈等国民政府最高领导人的日记和档案，也包括张嘉璈、胡适、黄郛、张君劢、梅贻琦等国民政府财经、外交、教育要员的私人文件；另一类是来华外籍人士档案，以英文为主，夹有法语等其他语种，例如史迪威、魏德迈、杨格、陈纳德、居里、司徒雷登、斯诺夫人等个人档案。2、整理：制定比较适用的整理方法美国的档案整理和我国有着极大的不同，其档案文件的整理工作是充分尊重文件形成的自然规律进行归档整理，有关某一主题的档案文件全部放进一个大纸箱子里，绝不会进行装订。美国各级档案馆对进馆档案的整理和鉴定比较注重实用性，文件之间的组合比较灵活，可以是成套性的文件，也可以是同问题的文件。对价值不大的文件仍放在移交箱盒中，不再进行整理。整理上比较注重实用性，即保持文件之间的内在联系，不强求外观形式上的整齐划一。每卷档案卷皮无需编写标题，因为有计算机辅助管理，可以方便地找到指定的文件。3、鉴定：简化文件归档手续档案鉴定一般在文件进馆前就已完成，有两个特点值得一提。一是鉴定所依据的保管期限表规定的多为具体时限，短则几个月，长则百年以上。有的还注明特殊的计算方法，如“文件失效后2年”或“文件作废后3年”等等。这就使鉴定具有较强的可操作性。二是各类档案馆都非常注重对移交进馆的文件的鉴别，根据其价值设定不同的保管期限，对具有长期保存价值的文件，从移交箱盒中取出，不打乱原有的文件分类和排列顺序，放入标准的无酸卷盒中，编号标注在软卷皮上，不在文件原件上作任何标记，不进行装订。这样就在最大程度上保护了档案的原貌，也有助于保证利用者接触到的是第一手资料。4、保管和保护：预防灾害2005年夏天美国“卡特里娜”飓风给档案馆灾害预防敲响了警钟，也向美国档案从业人员提出了一个严峻的课题。在2006年7月30日—8月5日美国档案工作者等档案团体举办的华盛顿档案2006年会上，档案灾害预防与恢复列为大会的三大主题之一。档案馆（包括图书馆、博物馆）如何应对飓风、洪灾、地震等自然灾害，如何对灾害的主要险源和风险进行评估，如何采取有力措施减少风险，如何优先抢救馆藏档案及进行灾后恢复等等，都是档案专家们关注的问题。5、利用和开放：公共服务，以人为本美国人观念：档案如果不积极加以利用，就会失去存在的意义和活力。各级档案馆以最大限度为公众提供服务为己任。美国国会1966年通过了《信息自由法案》，后又多次发布《美国公民运用〈信息自由法案〉指导》，这是美国社会利用档案的基本法律依据。利用者可以通过发送电子邮件或亲自到档案馆利用它的材料。馆内充分考虑到利用者的方便，一般都设计有自动门和残疾人专用按钮（通道），以利于残疾人使用和紧急情况下逃生。本特利历史图书馆档案利用手续十分简易，只需填写一份登记表，查阅档案也是免费的。档案资料复制、照片扫描等则需要收费，免费提供各种信息指南和计算机,供利用者参阅和网上检索所需的档案资料。重视依托互联网开展档案利用服务，不仅在网上刊登有关研究指南、利用服务(包括在线检索、影像库、目录索引等)，还有不少专题的档案文献材料目录，如有关密大董事会的材料，密歇根州长的文件，反映底特律市发展历史的档案文件以及相关的照片录像资料，等等。6、现代化建设：档案管理信息化、馆筑现代化、服务手段新颖化A、早在20世纪60年代末，美国联邦档案机构就开始研究和试用计算机管理档案。到80年代末，就已较普遍地实现了计算机的存储和检索，计算机和网络在档案管理中的运用相当普遍。美国各级各类档案馆都实现了高度的信息化，档案的数字化管理广泛应用在档案信息的存储、提供和利用等方面，具体表现在①缩微技术在档案部门应用十分普及；②计算机在档案部门广泛应用，实现了档案的自动化检索。“美国记忆”(AmericanMemory)工程由国会图书馆等15个图书馆、档案馆参与,主要是将美国历史和文化发展中起过重要作用的、具有深刻历史和纪念意义的、可用数字产品形式表现的各类图书、手稿、音乐、照片、录音、录像、影片、艺术图片、绘画、地图、服装等历史档案素材经过数字化编辑转化为数字格式。这项工程于1995年启动，2000年完成，实现了500万件文件文献的数字化，集中反映了美国建国200年来的历史遗产和文化。“世界数字图书馆”计划。2006年，美国国家档案馆与Google公司合作，将那些尘封数十年甚至上百年的珍贵历史影片搬上互联网。目前，“美国记忆”的80个资料库已在因特网上提供服务。与Google公司的合作，对美国档案工作来说无疑是具有时代意义的重要举措，因为这标志着美国向建设“没有围墙”的档案馆迈出了坚实的一步。此外，利用Google搜索引擎强大的搜索功能，档案信息的知识化管理必将取得重要的突破。“美国制作”工程，这一工程由密西根大学和康奈尔大学协作于1995实施。它是最早的有关19世纪美国社会历史资料的“数字图书馆”。收藏范围包括教育、心理、历史、社会学、量子力学、科学和技术等方面，有关19世纪历史烙印的1万本书籍和5万本杂志。这个工程使得用户可以在线浏览19世纪档案文件页面的扫描图像。美国应用OCR技术实现了这些图像的文字识别，提高了档案内容检索能力。专项工程：“幽谷”(IntheValleyoftheShadow)工程，用现代化技术手段保存和展示了美国独立战争前后一段相当长时期内南北两个社会区域的真实历史资料。“北极熊探索数据集”（PolarBearExpeditionDigitalCollections）工程，密西根大学2007年开始，致力于备案在一战期间美国在苏联的军事行动。这些档案由文字、日记、信件、口述历史和取材于密西根士兵的录像、电影等组成。它使用web2.0功能实现档案集的在线全文检索，可以进行个人藏品批注、书签、过滤等功能,并提供用户注册等服务。B、美国国家档案馆新馆坐北朝南，建筑面积约17万平方米，耗资1.6亿美元，新馆共6层，四周丛林环绕，环境十分幽静。地下一层是报告厅、存包处，免费为读者服务。地上一层有一个约3层的相对独立的共享空间，还有读者餐厅、接待室、小卖部、复印部等。一层以上为不同载体的读者利用室，面积为5597平方米。C、档案展览手段新颖很重视利用所藏的档案资料对国民进行爱国主义教育和人权教育。在美国国家档案馆(旧馆)，大多数走廊两侧墙壁都用来展览档案，其中不乏一些小学生写给总统要求解决某些问题的信函以及总统的亲笔回信。利用档案进行展览也是美国档案馆的一大亮点。在陈列馆藏“三件宝”的圆形展览大厅里，依次摆放着美国独立宣言、美国宪法和人权宣言三件重要档案及有关的图片介绍材料。2007年底到2008年初，美国国家档案馆举办的“从学校到白宫”展览对各年龄层对总统教育史感兴趣的参观者免费敞开大门。国家档案馆主管的总统图书馆从馆藏中精选出了150件文件、复制件、照片、录像，详细地反映出普通儿童成长为总统的历程。观众还可以参与一些游戏，体验其中的乐趣。如有一个演讲台，后面屏幕显现一位美国总统的演讲场面,上面有“YouBeThePre-si-dent”(你是美国总统)的字样，一旁还有一部用于投影的电视机。许多观众站在讲台上，模拟总统演讲的样子，或摄影留念，或逗乐开心。联合各种媒介，开展商业式宣传在国家档案馆的官网右侧“DemocracyStartsHere（民主始于此）”栏目中可方便观看到NARA与Discovery频道合作拍摄的宣传影片；2006年，NARA与国际搜索引擎Google签订协议，将一些珍贵影响搬到互联网上，通过Google在全球的巨大影响力，供世界用户浏览观看；好莱坞巨制《国家宝藏》系列电影也在美国国家档案馆内实地取景……与媒体、娱乐、IT行业的牵手，极大地推动了档案馆的对外宣传。如今每年约有上百万人进入美国国家档案馆的大厅一睹它的镇馆之宝。由于地处华盛顿中心市区，加以展览内容丰富,形式生动,美国国家档案馆赫然与白宫、国家历史博物馆与艺术博物馆、航天航空博物馆等其他公共服务场所一样，参观人流如潮，成为人们旅游和休闲的好去处。四、档案教育美国档案教育始于20世纪30年代，1936年美国档案工作者协会成立并设立档案教育委员会，档案教育工作正式开展。美洲大学于1938年开设了档案管理相关课程，1939年美利坚大学专门开设“行政管理与档案历史”研究生课程，之后陆续有学校开设了档案学课程，档案教育广泛成功地开展。美国档案教育主要有三种形式，即大学开设的正规教育、档案专业协会提供的继续教育、档案馆举办的岗位培训。大学正规教育一般是在历史系或图书情报学院下设立档案专业课程，施教对象是攻读历史学、图书馆学硕士或博士学位的学生，可视为研究生层次的一种联合教育。1981年美国首先在哥伦比亚大学的图书馆学系开设档案保护专业教育。其中包含两个研究方向，一个是三年制的档案保护技术班，目标是培养档案保护技术的研究人员和专业工作人员；另一个是一年制的档案保护管理班，要求入学前必须先取得图书馆学学士学位，目标是培养档案保护宏观管理的领导人员。继续教育的培训对象从受过正规档案教育的毕业生、尚未接受专业培训的从业人员，到对档案感兴趣的非专业人士无所不包。岗位培训的目的是使刚进入档案馆的新手接受根据本馆实际情况而设计的培训方案。美国档案教育的特点：1、注重实用经验，教学形式灵活，紧跟时代发展。美国档案教育注重专业技能，相关学科知识和科研能力的培养。教学内容注重联系实际，课程设置强调理论与实践结合，培养目标偏重于学生的实践技能。大学档案课程设置上，实践课的比例与理论课不相上下，甚至略高。学生有很多机会去图书馆、档案馆参观实习，或是开展专题研究。一些理论课程也往往通过课堂实验、模拟表演、自由讨论等多种方式，让学生在实际操作中领会和消化理论原理。2、教育手段现代化，成功开办远程教育。远程教育是指利用媒体进行教学，代替教师课堂授课教学的各类教育，在美国，远程教育广泛应用于各类教育。在档案教育当中，校方帮助学生建立一个同行网，学生可以通过这个网络查找收集自己所需要的各种信息。同时，通过交互式电视教学，形成教师授课记录，便于教师及时调整其授课方案，相互借鉴经验等。3、打破学校教育中心论，实现办学主体多元化。美国档案教育在办学主体上，不拘泥于学校一方，广泛利用其他机构联合办学，如：大学与档案工作者协会联合开办的培训班，学校与档案馆联合开设的短期培训，档案工作者协会与档案学校联合开设的成人学历教育等等，都是档案教育形式的有益尝试。全美档案专职教师很少，更多是由学校所在地档案部门的高级专业人士兼任，节约了教育资源。办学主体多元化，既能体现学校研究性强、理论性强的特点，又借鉴其他部门实践性强的优势，共同达到培养真正人才的良好目的。五、美国档案工作者协会成立原因：A、划清使用档案资料的历史学家、学者和负责资料保护、组织和管理的档案工作者之间的界限。B、为了促进档案组织的有效工作，方便档案人员和档案机构之间的合作。成立：1936年12月，美国档案工作者协会（SAA）成立。不仅吸收大型档案机构的领导人员，也吸收所有从事档案和历史手稿保管的行政管理人员。SAA成立不久，由124个个体会员和4个机构会员选举产生纽森（A.R.Newsome）为主席和一个执行委员会。1974年，SAA在伊利诺州大学的芝加哥校园内设立了全国性办公室。至今，SAA已拥有大约3，800个个体会员、400多个机构会员，办公室设在芝加哥南部的商业中心大楼。内设机构部门：A、采购和鉴定部、负责宗教馆藏的档案人员部、商业档案馆部、学院和大学档案馆部、著录部、电子记录部、政府记录部、手稿库房部、附属博物馆的档案馆部、口述历史部、保护部、参考咨询部、检索和对外服务部、视听资料部。每个部门出版各自的工作简报，召开会议，举办研讨班，提供经过交流的相关信息和思想。B、执行委员会。执委会为各个组织机构的活动和感兴趣的领域提供帮助和资助。例如，档案信息交换、评奖和授奖，公共信息的收集和检索，SAA机构工作人员的挑选、教育和专业发展，道德和职业行为规范的制定，机构评估和发展，会员的加入、任命，年会东道主的选定、年会内容安排，国际档案事务、法律和立法事务等。圆桌会议，是讨论大家关心的各个不同领域的问题，并且以非正式的形式为会员提供服务。例如，档案人员和档案馆的徽章、建筑记录，档案历史、档案管理、艺术和建筑叙词表，视听资料编目和检索，联机计算机图书馆中心（OCLC）用户、研究图书馆信息网络（RLIN）用户等。1950年代之前，SAA主要将精力放在通用档案技能、档案组织和索引编制的方法的研究上。包括识别和赋予记录优先次序的标准、共享文献保护的最先进技术、档记录索引编制方法的标准、档案记录编目方法的标准。1977年成立了国家信息系统工作组，用来找出各种类型、主题和格式的档案的共同点，同年诞生了美国档案和手稿控制机读编目系统，用来确保每个人都“说相同的语言”。1994年SAA成立了另外一个工作组，用来调查电子记录策略和问题方面