第11章采购与付款循环审计

第11章采购与付款循环审计导入案例A企业当年经济效益较好，为了给今后留有余地，采取调节当年利润的方法。在年终以车间修理为名，虚列提供劳务单位，假编虚列劳务费用20万元，作为应付款项处理，从而使当年12月的产品成本增加了2O万元。若12月份生产的产品全部完工入库，并已销售了6O%，则结转的已销产品成本中，自然也就包括了制造费用中虚列的6O%费用。结果虚减了利润12万元，相应也偷漏了所得税3万元。因此在查处后审计人员应如何处理？第一节采购与付款循环审计概述一、采购和付款循环的内容和审计目标二、所涉及的主要凭证和会计记录三、主要业务活动一、采购和付款循环的内容和审计目标（一）采购与付款循环的内容采购与付款循环：指企业从外部采购商品、获得劳务或其他资产等并支付款项的过程。涉及的报表项目：B/S：预付款项无形资产开发支出商誉应付票据应付账款存货应交税费长期应付款I/S：管理费用（二）采购与付款循环的审计目标1.确定已发生的采购与付款业务记录的完整性。2.确定采购与付款业务记录的真实性。3.确定应付账款的所有权。4.确定付款业务记录的正确性。5.确定付款业务分类、表达和披露的恰当性。二、所涉及的主要凭证和会计记录（一）请购单请购单是由仓库或有关部门填写，送交采购部门，申请购买商品，劳务或其他资产的书面凭证。（二）采购合同采购合同是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。（三）验收单验收单是收到商品进行验收和检验所编制的凭证。（四）退货单采购过程中，如发现所收的材料与合同、发货单明显不符时，应办理手续，予以退回。（五）卖方发票卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。（六）付款凭单付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，记录已收到商品、资产或接受劳务的厂商，应付款金额和付款日期的凭证。（七）材料采购明细账材料采购明细账应按材料的类别（如原材料、辅助材料，燃料、包装物、低值易耗品等）分设账页，根据收料单、付款凭证、发票账单等登记。（八）应付账款明细账企业以赊销方式购入的商品验收合格后，应根据供应商提供的销售发票和企业内部的验收单等原始凭证登记应付账款明细账。（九）转账凭证转账凭证是记录转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务(即不涉及现金、银行存款收付的各项业务)的原始凭证编制的。（十）付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。（十一）卖方对账单卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。业务循环请购商品和劳务编制订购单验收商品储存已验收的商品确认与记录负债付款记录支出编制付款凭单三、主要业务活动第二节采购和付款循环的内部控制及其测试一、认识采购交易的关键内部控制二、认识付款交易的关键内部控制三、采购与付款循环的控制测试

一、认识采购交易的关键内部控制（一）合理的职责分工企业应当建立购货与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理购货与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业不得由同一部门或个人办理购货与付款业务的全过程。企业购货与付款业务的不相容岗位至少包括：1.请购与审批；2.询价与确定供应商；3.采购合同的订立与审核；4.采购与验收；5.采购、验收与相关会计记录；6.付款的申请、审批与执行。（二）完善的授权审批制度交易处理的有效程序通常是以对这些交易规定明确的授权和批准开始的。在购货和付款循环中，较常见的授权审批程序包括：1.审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；2.单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；3.严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务；4.单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度。（三）充分的凭证和记录充分、完善的凭证和记录的控制政策与程序应包括：

1.购货业务应具备订购单、验收单和购货发票，并作为付款凭单的附件；

2.健全的存货、固定资产、应付账款等账簿记录；3.订购单、验收单、购货发票应顺序编号。（四）采购与验收控制1.企业应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。2.企业应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。3.企业应采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。4.企业应由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。（五）内部监督检查监督检查的内容主要包括：1.购货与付款业务相关岗位及人员的设置情况。2.购货与付款业务授权批准制度的执行情况。3.应付账款和预付账款的管理。4.有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。二、认识付款交易的关键内部控制1.企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等规定办理采购付款业务。2.企业财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。3.企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。4.企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。5.企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。6.企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。三、采购与付款循环的控制测试

（一）确定购货与付款循环的控制目标购货与付款循环内部控制的目标主要有：1.所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益（存在或发生）；2.已发生的购货交易均已记录（完整性）；3.所记录的购货交易估价正确（准确性、计价和分摊）；4.购货交易的分类正确（分类）；5.购货交易按正确的日期记录（截止）；6.购货交易被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总（准确性、计价和分摊）。（二）实施购货与付款循环的控制测试程序步骤一：存在或发生目标测试常用的测试程序有：（1）查验请购单、订货单、验收单和卖方发票是否一应俱全，并附在付款单后；（2）查验购货是否按正确的级别批准，检查核准购货的标记；（3）检查注销凭证的标记，以防止重复使用。（4）查验被审计单位对卖方发票、验收单、订货单和请购单是否作内部核查,检查内部核查的标记。步骤二：完整性目标测试常用的测试程序有：（1）检查订货单连续编号的完整性；（2）检查验收单连续编号的完整性；（3）检查卖方发票连续编号的完整性。步骤三：准确性、计价和分摊目标测试常用的测试程序有：（1）检验计算和金额的内部核查，检查内部审核的标记；（2）审核批准采购价格和折扣的标记。（3）检查应付账款等明细账是否正确记录并汇总，着重检查内部核查的标记。步骤四：分类目标测试常用的测试程序有：（1）检查会计科目表，检验被审计单位是否采用恰当的会计科目表；（2）检查有关凭证上的内部核查的标记，检验被审计单位是否进行分类的内部核查。

步骤五：截止目标测试常用的测试程序有：⑴检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在；⑵检查有关凭证上内部核查的标记。

【工作实例11-1】注册会计师赵静在对冰爽饮料有限公司审计时进行了解和测试，并在相关的审计工作底稿中作了记录，现摘录如下：

1．该公司的材料采购需要经授权批准后方可进行，采购部根据批准的请购单发出订购单。货物运达后，验收部根据订购单的要求验收货物，并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物，在验收单签字后，将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单，付款凭单经批准后，月末交会计部；一联交会计部登记材料明细账，一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据验收单的付款凭单登记有关账簿。2．会计部月末审核付款凭单后，支付采购款项。该公司授权会计部的经理签署支票，经理将其授权给会计人员小王负责，但保留了支票印章。小王根据已批准的凭单，在确定支票收款人名称与凭单内容一致后签署支票，并在凭单上加盖“已支付”的印章。审计人员对付款控制程序的穿行测试表明，未发现与公司规定有不一致之处。

要求：请指出冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制的设计与运行方面存在的缺陷，并提出改进建议。

【实例解析】

步骤一：冰爽饮料股份有限公司在购货与付款循环内部控制上存在的缺陷归纳如下：（1）验收单未连续编号，不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录；（2）付款凭单未附订购单及供应商的发票等，会计部无法核对采购事项是否真实，登记有关账簿时，金额或数量可能会出现差错；（3）会计部月末审核付款凭单后才付款，未能及时将材料采购和债务登账以及按约定时间付款。步骤二：建议改进的措施有：（1）该公司应事先对验收单进行连续编号；（2）该公司应将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部；（3）该公司采购部门应及时将付款凭单交会计部，按约定时间付款。

第三节应付账款审计一、应付账款的审计目标二、应付账款的实质性程序应付账款的审计2一、确定应付账款的审计目标二、实施应付账款的实质性程序步骤一：获取或编制应付账款明细表，复核加计数是否准确，并与明细账、总账和报表的余额核对相符。此步骤可实现目标D步骤二：对应付账款实施分析程序目的：发现可能存在的问题和评价应付账款总体的合理性。方法：（1）比较当年度及以前年度应付账款的增减变动，并对异常情况做出解释。（2）比较当年度及以前年度应付账款的构成、账龄及主要供货商的变化，并查明异常情况的原因。（3）比较最近三个月及当年度平均应付账款支付期的变动情况。（4）比较当年度及以前年度应付账款支付期的变动情况。（5）比较截止日前后两个月应付账款的支付期、余额构成及主要供货商的变化，并查明异常情况的原因。（6）比较当年度及以前年度信用额度和折扣及其与采购金额的比例，并查明异常情况的原因。此步骤可实现目标ABD步骤三：检查应付账款是否存在借方余额。

结合预付账款的明细余额，查明是否在应付账款和预付账款两面同时挂账的项目；结合其他应付账款的明细余额，查明有无不属于应付账款的其他应付款。如有，应查明原因、做记录，必要时，建议被审计单位作重分类调整或会计误差调整。此步骤可实现目标AE（1）一般不需要对应付账款进行函证原因：购货发票本身就是外部凭证，并且应付账款函证并不能保证查出未入账的应付账款，加之注册会计师能够取得购货发票、运输单等外部凭证来证实应付账款的余额。（2）需要函证的情况被审计单位内部控制风险较高；某些应付账款账户金额较大；被审计单位处于经济困难阶段。

步骤四：函证应付账款。此步骤可实现目标AC（3）函证对象金额较大的债权人；在资产负债表日金额不大、甚至为零，但却是企业重要供货商的债权人，因为这种情况下应付账款更可能被低估；存在关联方交易的债权人。（4）函证方式：最好采用肯定式。（5）注册会计师必须对函证的过程进行控制，要求被函证方直接回函给注册会计师，并根据回函情况，编制与分析函证结果汇总表，对未回函的，决定是否再次进行函证。（6）如果存在未回函的重大项目，注册会计师应采用替代审计程序，确定其是否真实。通常可以检查决算日后应付账款明细账及现金和银行存款日记账，核实其是否已支付，同时检查该笔债务的相关凭证资料，核实交易事项的真实性。函证对象选择案例：[资料]：注册会计师钱波2012年1月11日正在对韵达公司的应付账款进行审计，决定对某些应付账款进行函证，下表所列对象客户拟作为函证对象。应付账款年末余额与本年进货金额[要求]：从上列客户中试选出两个重要的客户作为函证对象，并说明理由。解析：

海天公司和启明星公司应作为函证对象。因为应付账款函证的目的在于查实有无未入账的应付账款，而不在于验证具有较大年末余额的应付账款。海天公司的年末应付账款余额虽然为0，但在本年内的交易金额最大，是本公司最重要的供应商，因此应该作为函证对象。启明星公司的年末余额虽然不是最大的，但其在当年内与本公司的交易也很多，属于重要的供应商，应该函证。步骤五：查找未入账的应付账款

为了防止企业低估负债，审计人员应审查被审计单位有无故意漏记应付账款的行为。例如，结合存货盘存，检查被审计单位在资产负债表日是否存在有材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务；检查资产负责表日后收到的购货发票，确认其入账时间是否正确等。如果发现有未入账的应付账款，应将有关情况详细记入审计工作底稿，然后根据其重要性确定是否需建议被审计单位进行相应的调整。此步骤可实现目标B步骤九：验明应付账款在资产负债表上的披露是否恰当。步骤六：检查带有现金折扣的应付账款是否按发票记载的全部应付金额入账，在实际获得现金折扣时再冲减财务费用。步骤七：被审计单位与债券人进行债务重组的，检查不同债务重组方式下的会计处理是否正确。步骤八：检查是否存在长期挂账的应付账款，对确实无法支付的应付账款是否按规定转入营业外收入，相关依据及审批手续是否完备。此步骤可实现目标D此步骤可实现目标ABCD此步骤可实现目标AE此步骤可实现目标E【工作实例11-3】恒信会计师事务所注册会计师黎平、周华于2012年1月对华丰实业有限公司的应付账款进行实质性测试。华丰实业有限公司2011年应付账款期初余额为12338252元,本期借方发生额合计66333604元,本期贷方发生额合计64904656元,期末余额为10909304元。华丰实业有限公司截止2011年12月31日应付账款余额增减变动如下表所示，假定该事务所本次为首次接受华丰实业有限公司委托，请协助黎平、周华对应付账款进行实质性测试。【实例解析】步骤一：获取或编制应付账款明细表，复核加计正确与总账数、报表数和明细账合计数核对是否相符。

步骤二：对期末应付账款余额与上期末余额进行比较，了解其波动原因，对大额异常项目进行重点查验。（见应付账款余额增减变动表。）1.根据应付账款明细账编制各明细账户的期末、期初余额增减变动表。2.对期末、期初余额进行总体分析、复核，初步确定本科目是否为审计重点项目，是否需实施详查。3.分析、复核各账户余额的增减及本期发生额变动情况，确定重点审计的账户。步骤三：选择应付账款重要项目（包括零账户），函证其余额是否正确。编制函证结果汇总表。

由于华丰实业有限公司上年度非本事务所审计，因此注册会计师决定增加对期末余额的函证数量，总计选择8户余额进行函证，占期末总户数的67%。步骤四：根据回函情况，编制与分析函证结果汇总表，对未回函的，决定是否再次函证。1.根据回函及调节情况，编制函证结果汇总表。（见上表）2.根据对回函情况的分析，如果未收到回函的，决定是否再次函证还是进行替代审计。3.对于函证的回函情况，应在明细表中作相应的标识。步骤五：对未收到回函的、回函金额不相符或未能发函的重大项目，采取替