office办公软件培训课件二

PowerPoint主讲:张相喜Word电脑常见故障排除办公软件操作技巧officeExcel第三讲POWERPOINT篇本节内容皆选自网络论谈精华篇及微软Office技巧大赛获奖作品

打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿

单击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型”列表中，选择“PowerPoint放映”

该幻灯片放映文件将保存为扩展名为.pps的文件。

在完成放映后,PowerPoint将自动关闭并返回到桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，可以通过文件菜单中的打开命令打开该文件。

1、将要演示文稿保存为幻灯片放映文件添加图片的PPt文件会变得非常大。你可以手动压缩这些图片，但还有一个更简单的方法:让PowerPoint为你自动完成这些工作。

单击“图片”-“压缩图片”按钮。如果你看不到图片工具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文档中的所有图片”按钮，更改分辨率下面，选择你要使用:Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小，选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定”。

（注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。这个技巧同样适用于Word）2、缩减PowerPoint图片所占用的空间以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多张幻灯片:

单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键，直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果，单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻灯片将使用完全相同的效果。3、多张幻灯片应用镜头切换效果4、使用PowerPoint制作相册

启动PowerPoint新建一个幻灯文件，单击“插入→图片→新建相册”命令，打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，你可以选择从磁盘或是像扫描仪、数码相机这样的外设添加图片。若要从文件或磁盘添加图片，请执行下列操作之一:在“插入图片来自”下面，单击“文件/磁盘”，定位包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘，选中图片然后“插入”，重复第二步以向相册中添加所需的图片。或者按住Ctrl键一次把它们都添加进去。接下来，指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话框，回到编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，你就可以和你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了。

（注意:相册是PowerPoint2002以后版本的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。）

打开PowerPoint，单击“视图→工具栏→控件工具箱”命令，打开ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上已安装的ActiveX控制的清单，选中“ShokewaveFlashObject”选项后光标将变成十字形。用十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置。右击该空间窗口。在弹出的菜单里的选择“属性”项，在Flash的页面属性对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路径。5、在PowerPoint中插入Flash动画如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法:在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以对一张幻灯片进行重新着色;如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请在完成之后，按Esc键中止“格式刷”。如果重新着色一张幻灯片，“格式刷”会自动中止。利用这种方法，我们也可以将一份演示文稿的配色方案应用于另一份。方法是:同时打开两份演示文稿，单击“窗口”菜单上的“全部重排”，然后按上述步骤操作即可。6、复制配色方案使用PPT时，往往需要与其他程序窗口的数据配合以增强演示的效果，我们惯用方式:

单击“幻灯片放映”-“观看放映”，用“Alt＋Tab”或“Alt＋Esc”组合键与其他窗口切换实现

另有高招:

打开演示文稿:按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小，非常方便。7、快速切换窗口播放模式PowerPoint新引入的“图表”命令使得在幻灯片中添加一个图表元素非常简单。像幻灯片中的其他部件那样，图表元素可以移动和改变大小。

单击“插入→图表”命令，就可以在当前页码中插入一个默认图表，如果想改变图表的样式，可以单击“图表→图表类型”命令在弹出的窗口选择相应的类型即可。8、添加图表在PowerPoint中如果想执行同一动作，比如重复修改字体、字型号等，这时按F4键可轻松实现。9、重复操作如果要在一张图片中加入文字说明，可将图片先放到PowerPoint中，然后再将幻灯片保存为图片格式，这样不会像Windows自带的画图板，把整个文本框覆盖在图片上。当然我们也可将文字保存为图片，方便浏览。

具体操作如下:单击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型”框中选择图片格式，如GIF、BMP、JPG、PNG等，然后单击“确定”，

这时可选择是将所有幻灯片保存为图片，还是将当前幻灯片保存为图片。10、将文字幻灯片保存为图片为了形式美观一致，我们要求每一页的按钮通常放在同一位置。在一个页面做好按钮以后，选定所有按钮，按“Ctrl+C”复制，然后换一页，按“Ctrl+V”粘贴就行了，并且以前设置好的动作在其它页面同样有效，这样就简单多了。利用这种方法还可以将其他对象也放在不同页面的同一位置。11、快速复制对象在PowerPoint中，每次输入文本都要插入一个文本框，操作起来很不方便。其实可以先在Word中将所有内容按一定样式输入，再将它发送给PowerPoint。具体方法是:在Word中打开文档，单击“文件”菜单中的“发送”，再单击“MicrosoftPowerPoint”。每个标题1样式的段落都会成为新幻灯片的标题;每个标题2样式的段落都会成为第一级文本，依此类推。12、将Word文档发送到PowerPoint

以下是一些简化幻灯片放映操作的方法:

进到下一张幻灯片:N、Enter、PageDown、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标）

退到上一张幻灯片:P、PageUp、左箭头、上箭头、空格键

终止幻灯片放映:Esc或“-”键

停止或重新开始自动幻灯片放映:S或“+”键

进到第n张幻灯片:“数字n+回车键”

显示黑屏，或从黑屏返回到幻灯片放映:B或“.”键

显示白屏，或从白屏返回到幻灯片放映:W或“,”

隐藏鼠标指针:“Ctrl+H”

显示指针:“Ctrl+A”

返回到第一张幻灯片:同时按住鼠标左右键2秒钟13、10个最受欢迎的PPt快捷方式14、更改新演示文稿的默认设计

当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，PowerPoint将会显示一个使用默认的设计幻灯片。其实，完全可以更改这个设计以使它总是包括一些常用元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这些内容了，带来很多方便：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。然后选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。接着，在母版上进行更改了。改后单击“关闭母版视图”。最后，选择“文件”→“另存为”。在“保存类型”框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入“blank”，再单击“保存”。关闭模板小提示必须要注意，如果想要将blank.pot作为默认设计，必须将它保存在“另存为”对话框的默认路径下