公文写作规范与技巧

公文写作规范与技巧汉语（中文）是世界上最丰富的语言之一，很多的名词概念不止一个含义（范畴），如公文：通用公文、法定公文、一般公文、主要公文等说法。之间关系？大体上通用公文是一个大范畴，包括法定公文（主要公文）和一般公文。我们今天要讲的是狭义的公文，也就是“法定公文”。一、什么是“公文”——国家党政机关、企事业单位、群众团体办理公务时所使用的具有法定效力和特定格式的文书。几个要点：1、建立观念：公文（种类）是动态、发展的——公文和其他各种事物一样，先是经过了一个漫长的历史演变过程，而且，这个演变过程现在没有结束，将来也不会结束。最早的公文，在殷商时代已经出现，我国最早的官方史书《尚书》实际上就是最早的公文总集；之后漫长的封建时代不谈；新中国成立以后，公文处理逐步走向科学化、制度化、规范化，这个逐步的过程一步一个脚印，非常清晰：51（中央政务院《公文处理暂行办法》），57，81，87，93，96，01，都有“办法”或“条例”出台，最新的《党政机关公文处理工作条例》2012年4月颁布，当年7月1日开始实行，这个办法应该说很科学、很实用，但仍不是最终的定稿，它还在持续发展。这个发展演变过程的存在，可能会带来一些误区、混乱（党政分开——党政公文合流；文种混乱、写法混乱。）。如果产生误区、混乱，要及时翻阅最新版的《条例》。新条例为准。2、办文主体——公文的制作者、发文者、收文者。“国家党政机关、企事业单位、群众团体”。这些主体都不是个人，而是单位、组织。为什么？办文的目的在于办理公务，因此，公文的授受两端（发文者/收文者）就都必须是单位，而不能掺杂私人关系。行话：“公文姓公不姓私”，它不具有私人性。（如果下级给上级写请示，抬头就来个“尊敬的***局长”行不行？单位或组织的全称或规范化简称。）3、状语“办理公务时”。这点很重要，它规定了公文的性质和目的。哪些事务属于“公务”范畴呢？新《办法》：公文是“传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具”。4、特定格式。这是公文的形式特点。不同的公文文种有各自特定的格式，但从总体上讲，相对于其他文体，特别是文学作品，公文的格式又是单一的、固定的，是有规律可循的。——作文班卖点“五天学会写作文”。。。实即把作文当作公文来写，规定一篇文章分几段，哪段写什么内容，每一段先写什么后写什么，最后来个拔高、点题：显然不行的。作文强调创新性，写好了将来就是文学作品，这样的作文班把创新、个性等等可贵的东西扼杀在摇篮里了。——但公文不一样，它可以寻找规律、快速掌握。二、公文的基本体式（一）公文的体式（格式、版式）•公文体式由两个文件（法定，正式性，权威性）规定：中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》；中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》。•公文格式的项目：共有18项A、版头（眉首）区一一（文头）61、份数序号：是将同一文稿印制若干份时，序编号。2、秘密等级和保密期限：普件/密件：秘密、机密、绝密注意：前标密级，★后写保密期限，如“机密支5年”。3、紧急程度（选项）：急件、特急件4、发文机关标识（选项）：（1）发文机关名称：法定全称或规范简称（2）后缀：“文件”5、发文字号：发文机关代字+年份+序号，例：苏教成[2007]20号6、签发人：用于上行文。写“签发人”三个字并写其姓名。。间隔线：红色反线，文号下4毫米处，是眉首区与主体区的分隔线。长度为156mm。党内文件，在正中点缀1个红五星。B、主体部分（7——15））9:标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。C、版记部分（1618）316、抄送机关（选项）：主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。17、印发机关和印发时间公文的印制工作一般由发文机关的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。18：页码：公文页数的顺序号。一般在页末居中。原来的《办法》、《条例》都无具体要求。（二）公文版式1、公文版式的三大区域：①眉首：俗称文头②主体：载文部分③版记：俗称文尾2、版式规范①公文用纸的规格公文用纸要采用国际标准A4型纸，幅面尺寸为297mmX210mm。②公文页面与版心：天头（上白边）宽37mm,订口（左白边）宽28mm,宽度误差1mm左右。版心尺寸为225义165mm。③排版：每面排22行，每行排28字。（616字）三、公文种类及其选择技巧公文种类：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。（15类16种）公文种类有15类（16）之多,遇到具体情况时,怎么选用？新条例：公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。说得正确,但不管用,不太好办；特别是一些文种如：意见/批复、公告/通告、报告/请示等,（对举的文种）它们的适用范围就比较含混,界限比较微妙、模糊。而在实际工作当中,混用、错用文种的现象也经常发生。最常见的例子：单位准备上一个项目,向自己的上级机关请求同意、资金支持。这时候领导往往会交代自己的秘书：“小张,你就这件事情给上级写个报告。”——报告：汇报工作,反应情况,答复询问,上级机关一般不予回复。应该用请示的地方误用了报告。有的下级机关给上级机关写公文,标题就独特：《关于****的请示报告》——公文标题有规定,一般构成：发文机关+事由+文种,“请示报告”是文种吗？“报告”和“请示”是两个文种,不可以混用,但在这里被醒目地混淆在了一起。（报告请示混用有来头：在1951年的《公文处理暂行办法》中,请示和报告就是混在一块的：报告——汇报情况、请示事项用报告；且报告的对应文种叫批复。现在报告不用批复,一复就错；请示却必须批复。）有一个县的县委办公室曾经调查了县直机关62个部门的176份公文,发现其中有8份公文请示与报告混用,有3份是简报和主要公文混用（简报是机关事务文书、一般公文,跟法定公文是应该严格区分的）,有6份是计划、办法、条例直接当通知下发,还有的把重要事项和重要内容用便函下达：文种混淆、错用、误用的情况由此可见一斑。此外,请示/函混用,表扬性通报/嘉奖令误用,公告/通告不分等现象屡见不鲜；报告和请示混用还情有可原,有历史原因（误用）,那么请示和函的混用就不是这种情况了——有意混用：有钱有权的部门习惯看请示,没钱没权的部门习惯写请示。——所以,在公文写作中,进行文种选择非常必要,它实即公文写作的第一道屏障。除了故意混用的情况,文种选择之所以困难,主要原因就在于我们接触的不是一种、两种文种,而是15种一下全部跑到眼前,文种多了,可选择的范围广了,难免会眼花缭乱,“挑花了眼”。为了避免“挑花眼”,一个明智办法就是对众多的文种进行一个大致的划分,把它们归入不同的次类别,缩小我们的搜索范围。提供几种缩小范畴的分类法：1、行文关系分类法。“行文关系”又称“行文方向”，即根据办文主体的隶属关系所确定的公文授受关系（每一个公文都有制发者和收阅者，这两者之间是上下级关系还是平级关系或者没有关系——没有关系也是一种关系：不相隶属）。以行文关系为参照，可以把主要的公文文种划分为上行文、下行文、平行文、通行文。上行文：下级机关f上级机关；下行文：上f下；平行文：平行机关或不相隶属机关之间往来的公文；通行文：具有多层行文关系的公文，或者说，公文的有关要求和事项具有普遍性，相关的单位不止一个，甚至不止一个层面（如：某交通要道贴出一份通告，在某个时段禁止机动车辆通过——该通告就是通行文，因为它对所有在该时段来到该交通要道的机动车辆都管用，不管该车是市政府的、还是县机关的、乡镇企业的甚至是个体运输户的）。按照该分类，可列表（缩小了搜索范围）：行文方向文种上行文报告、请示、意见、纪要下行文决议、决定、命令、批复、通知、通报、纪要、意见平行文函、议案、意见、纪要通行文公报、公告、通告意见——上/下/平。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理——上级单位应当对下级单位报送的“意见”作出处理或给予答复。下——发文单位应当明确收文单位是否照此执行或参照执行：一般来讲，对贯彻执行有明确要求的，收文单位应遵照执行；无明确要求的，收文单位可参照执行。平——提出的意见供对方参考。在行文方向上，纪要（会议纪要）类似意见，一般下行，但不排除上行/平行的可能，视具体情况而定。例1、下面的情况应该选择什么文种：**局局长收到一封群众检举信，反映下属**服务公司在为用户修理管道时，个别人勒索用户，以各种借口要求用户请客吃饭，否则便消极怠工，甚至有意刁难。局长（主要领导）认为倘若确有其事，问题是严重的，拟向**服务公司行文，责成公司认真调查、处理，并把处理结果尽快报到局里。——从行文方向上看，**局向下属的服务公司行文，显然属于下行文。行文方向确定之后，虽然不能一下子确定具体的文种，但是至少已经把选择的范围缩小到下行文当中。至于8种下行文到底选用哪一种，可以根据常识、根据公文的适用范畴继续推定（通知：传达要求下级机关办理的具体事项；意见：对重要问题提出见解和处理办法）。例2、分析下面的一篇公文的文种是否正确。**环保局关于委托开办环保工程专科班的请示——错误。从行文方向上看，公文的授受两端（某大学成教院/环保局）显然不是上下级关系；这里只有2家单位，也不存在多层行文关系；只可能是平级关系或不相隶属关系，应该选用平行文（函、议案、意见、纪要）。“议案”较特殊：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大或人大常委会提请审议事项；纪要，没开会；函/意见从行文关系上看可以，但具体分析，用于商洽工作、请求事项的只有函。2、性质分类法碰到上行文、平行文、通行文，“行文关系分析法”很管用。但是这种方法也有缺陷，大家已经注意到了，“下行文”中包括8种文种，选择的难度较大。换言之，如果行文关系分析法告诉我们，应该用下行文，该方法的效果就打了一半折扣。例、在金融行业不断升温的情况下，省内各高校纷纷筹办金融系、科。（P28）——从行文方向上判断，应属下行文（省教委一省属高校）。正如刚才所说，下行文包括文种8种，具体文种一下子很难确定。这时，可以采用性质分类法来帮助选择——即以公文性质为参照，把公文分成指挥性、请求性、知照性、规范性四大类。指挥性公文——由各级党政领导机关制发，用来实施指导和指挥意图、或对相关工作、相关重大行动作出安排的公文，这种公文需下级机关认真学习并严格贯彻执行。请求性公文——请求指示、请求批准、请求帮助的公文。这种公文的写作主体之间的关系不很确定，大多数情况是下级机关向上级机关请求，也可能由平级机关或者不相隶属的机关互相请求（互相帮助）。请示、函。知照性公文——机关之间知照情况、沟通信息的公文。实即我们通常所说的信息性文件，如通知（部分）、通报、报告、纪要、公告、通告等。规范性公文——主要指政策性的规章制度，即由政策向法律过渡的过程当中形成的有关公文，也包括一些规范人们行为的公文，它具有规范性乃至强制性的特点，要求有关机关、有关人员甚至社会公众遵守执行。通告（规则、条例、章程）等。仍以15种文种为例（议案除外），性质分类可以列表如下：性质文种指挥性命令（令）、决议、决定、批复、通知、意见请求性请示、函知照性公报、公告、通告、报告、通报、纪要、通知、意见规范性通告从性质上考虑，上述情况不属于指挥类，也不属于请求类，而只是向有关单位传达会议的相关情况（知照），又顺带表彰先进。知照类公文同时兼有下行特征的只有：通报、纪要；对照公文的适用范围，应该用通报。【传达的并不全是会议上讨论的内容，跟会议有关、但更多的是会议之外的情况，目的是表彰先进、传达优秀办学经验（会议只是一个由头，先进是在会上评选出来的，但办学经验很可能要会外总结）】需注意：公文文种当中，有不少文种，它的属性不是单一的，而是存在着交叉关系。因此划分类别时不能绝对化。比如通知，有的通知只是一般事务工作的处理，属于事务性通知，有的具有命令指示性质，属于原则性的、指挥性的公文，而有的通知仅仅用来沟通情况、上情下达，属于知照性通知；再如意见、纪要，它可以上行、下行、平行，从性质上看，上行、平行的意见起知照作用，下行则带有指挥性质。3、按照功能最终确定文种（功能确定法）。这个方法说白了就是一一对照公文的适用范畴（笨办法）。显然，功能确定法可以使用，但不能一开始就使用，最好是和上述两种方法结合使用——先用行文关系分析法确定一个大致方向，然后用性质分类法找出两者的交叉地带，缩小搜索范围，最后剩下有限的几个文种，再去对照功能/适用范围，最终确定文种。例、某县委给市委写公文，说本县老干部某某，几十年如一日，全心全意为人民服务，勤勤恳恳为当党工作，直到晚年还对党忠心耿耿，建议市委表彰这一位老干部。问：应该用哪个文种？——行文方向：上行文（报告、请示、意见）；性质分类：知照类（主要向上级汇报、反映**老同志的有关情况，顺带建议上级给予表彰），把请示排除出去了，剩下意见、报告。从功能/适用范畴来看，请示适用于向上级机关请求指示、批准（县委并不要求市委给予指示、批准，并不要求市委把表彰的权力下放给自己），报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（正合适：县委正是向市委反映情况、提出建议的。）四、公文的结撰技巧（结构、正文内容）（一）时下公文四宗罪：1：抄袭照搬。河南两市消防系统的宣传文稿，除发言人名字外，两篇文稿如出一辙；河北省邯郸市某区委宣传部副部长演讲稿，与山东省青岛市某区政府文件除地名、人名外，几乎一字不差。我一个同学，现在做到某市工商局副局长，写公文出身，怎么写的呢？抄，诀窍：P1、P2不要抄，抄P10以后的，包括工作总结、报告、请示、四风自查、群众路线教育回报……地方政府发文件，既不认真领会中央精神和上级指示，也不认真研究实际情况，只是一味照搬照转、生搬硬套，当“传声筒”、“收发室”，做表面文章，甚至抄袭现象屡屡出现。——科技的尴尬。互联网本来是给大家提供方便的，资源共享，结果抄袭起来也方便：搜索——复制——粘贴！2：官气十足。红头文件卖酒卖番茄卖农产品地方滞销品，看起来很为民、亲民，却是严重的官僚主义表现，导致公文文风官气十足。几年前，湖北省汉川市政府办公室下发红头文件，给市直机关和各乡镇农场下达全年喝“小糊涂仙”系列酒的任务，喝酒价值总目标为200万元——代表政府严肃性和权威形象的红头文件被滥用了。八项规定出台之后，这些怪现象消失了，但是什么时候死灰复燃，或换种形式现身，说不准。3：摆长蛇阵。这长蛇阵、龙门阵能摆起来，还是得益于互联网提供的海量资源。一事当前，不去先调查研究，而是先搜索、复制、拼接。长则长矣，废话空话也多了，言之无物。公文写作应力求简短。毛泽东在《反对党八股》中就说过：“我们应该研究一下文章怎样写得短些，写得精粹些……文章太长了，有谁来看呢？……我们应当禁绝一切空话。”（公文写作宝典）习近平八项规定之三：要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容，可发可不发的文件、简报一律不发。（深得毛为文观念精髓）4：假话真说、套话连篇。很多公文的表述中，会议没有不隆重的、闭幕没有不胜利的、讲话没有不重要的、鼓掌没有不热烈的、问题都是有深层原因的……两分钟的礼节性讲话，被叫做“重要指示”、“重要讲话”，实际上经常是官话套话，公文文风、机关工作作风都应当戒除浮躁、浮夸，以求真、务实为追求。假话套话不说了，资源共享要慎重，公文如何着手？有人有畏难情绪，怕写不好。其实完全没必要。公文的一个显著特征就是它的规范性、程式化，像唱戏那样，起承转合、唱念做打，都有它的规定性，有相对固定的内容，这个相对固定的内容给它一个名称“模块”。国际劳工组织研究开发出一种职业培训方法叫“模块式技能培训法”，其基本思想是：每个职业都可看成是由若干个“模块”构成的，每一个模块又包含固定的工作内容和工作任务。职工通过培训，逐个掌握各个模块所包含的知识内容之后，就能够上岗从事这一项职业（每一种职业都是可掌握的，没有必要把它看得很神秘，掌握模块内容就行）。我们的公文写作完全可以借鉴这种“模块式技能培训法”——把公文分解成若干模块（大模块、小模块），每一个模块包含哪些书写内容、要完成什么任务，给予归纳总结，然后把若干个模块组合起来、串联起来，就构成了我们的行政公文。（二）分解公文的基本结构模块下面是内容完整的标准型公文：关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定磔「1）——从结构上来看，这篇公文可以分解成四大模块：标题、主送机关、正文、尾部，一篇完整的行政公文通常都可以分解出这四个结构模块。模块1：标题。公文标题是对公文核心内容的概括。《党政机关公文处理条例》规定：“公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标示公文种类。”它涉及了仨要素：事由、发文机关、文种。公文标题通常有“三要素写法”、“两要素写法”两种。三要素式（最规范），包括发文机关、事由、文种。发文机关可以用全称，也可以用规范化的简称（中国共产党中央委员会：中共中央；错：“党中央”）；事由即写作制发该公文的原由，为什么事情写作，它一般用“关于”这个介词引起事由；文种，你选择15种行政公文的哪一种，标题上要标明。例如：《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决议》，“中共中央”：发文机关的规范化简称；“关于…”：事由；“决议”：党政机关常用的15种公文之一。两要素式——在三个要素中选取两个，其中，文种是必不可少的，这样“两要素标题”就有两种情况：（1）事由+文种；（2）发文机关+文种。前者如例文标题“关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定”，“关于…”是事由，“决定”是15种行政公文之一；后者如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，其中“中华人民共和国全国人民代表大会”是发文机关，“公告”是文种。公文标题通常是三要素、两要素这两种写法，所谓“通常”即说还有例外，例外情况就是只写文种，其他发文机关、事由一概省略。这种标题一般不用于正式文件，只在登报、张贴时使用。模块2：主送机关。主送机关是行文的对象，也就是具体承办事情的受文单位。位置：标题下方、正文之前、顶格书写（类似写信）。关于“主送机关”这个模块，有两点值得大家注意：♦主送机关应该写机关、单位的名称（包括全称和规范化简称），但是不要写成领导人个人姓名，“公文姓公不姓私”，既然叫做“公文”，就意味着排除了私人关系，公文的授受两端（制发者/受阅者）都必须是公共单位；还有，不写领导人个人姓名也就是说“不得送交领导者个人”。那么。如果送交领导者个人又会出现什么情况？例如：义义市委办多次收到三位书记已经作了批示的请示（下级机关把一个请示一式三份分别送到三个领导个人手中，三个书记分别在自己收到的请示上写了批示意见、看法，再汇总到办公室）。结果三位书记的批示意见分歧很大，办公室根本无法协调，事情一拖再拖。设想：如果这事情比较紧急，下级机关也只好再写请示，按照正常程序再送市委办，由市委办先送第一书记过目、批示，再依次传给第二、第三书记，这样，在同一份请示上，有了第一书记的批示意见，下面的意见容易趋向统一。）——送交个人，会耽误事情、耽搁时间，影响工作效率。♦有些公文的主送机关是单一的，特别强调不能多头主送。最典型的如请示：《条例》规定，请示一般只写一个主送机关；受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关。——只能主送一个上级机关，另外的上级机关如果需要知情，应采用“抄送”的形式。相应地，请示的对应文种“批复”也只主送一个机关，即上级机关收到请示、给出批复，该批复是有针对性的，谁写的请示就给谁批复，跟其他机关不相干。♦另外，有些法定公文不用主送机关，标题下面直接写正文（标准型的结构模式给破坏了）。这可以理解，主要是一些来头比较大、层次比较高的单位向下行文，或者是具有多层行文关系的文种，前者如命令、决议，后者如公告、通告。模块3：正文。正文的具体内容下面要重点讲解，这里不赘。模块4：尾部三要素:发文机关名称（落款）、发文时间、印章。发文机关名称仍用全称或规范化简称；发文时间，原《条例》规定用阿拉伯数字，原《办法》规定用汉字，新《条例》规定用阿拉伯数字，且一定要完整：2014年9月13日。印章：原《办法》规定：“公文除会议纪要外和以电报形式发出的外，应加盖公章。”新《条例》：“有发文机关署名的应加盖公章；有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖公章。”（三）公文正文的基本内容子模块写过公文的都知道，公文写作的真正难度不是格式、版式之类的形式，而在于正文的构思写作、内容。——我们把正文结构模块（第三结构模块）抽取出来，又可以把它分解成5个基本内容子模块：即“依据”、“目的”、“文种承启语”、“事项”、“要求”。在上例中，①所标的内容为依据；②所标的内容为目的；③所标的内容为文种承启语；④所标的内容为事项；⑤所标的内容为要求。①所谓“依据”，它指出了公文制作的原由、现实根据或法律根据，交代有关的背景情况（公文的出发点）。每一篇公文的制作皆有依据。在例文中，袁汉辉同学获奖是发文的现实依据，也可能有相关的奖励规定（前不久广东省出台一奖励规定：考取清华，奖励现金100万、房子一套）。这个依据，体现了制发公文的必要性、适时性和针对性。“依据”既然是为什么要会写这一篇公文的理由、根据，是公文制作的出发点，很自然，按逻辑关系，应排首位。②“目的”：为什么制发此公文。每一篇公文也皆有发文目的，如果说没有目的没有意义还去制发公文，那就是滥发，就是文牍主义。“目的”通常用“目的句”来表示。其提示性标志“为”、“为了”等介词。如例文“为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，”两个“为”概括出行文的目的。目的句的作用，是开宗明义，提示发文的目的、意义或动机，同时也提起和集中受文者的注意力，“吸引眼球”。从它的逻辑关系、排列顺序来看，“目的”表示在特定的背景（依据）之下制作公文的动机，它当然要以依据为前提，所以其位置和依据比邻而居、顺流而下，排在依据之后。“文种承启语”是一种承上启下、启示事项的过渡句子，该句子是以文种为动词来构造的。如上例文种是“决定”，所以文种承启语便是“省人民政府决定”；如果是通知，文种承启语就是“现通知如下："；如果是报告，就“现报告如下：”……——“依据”、“目的”、“文种承启语”这三个内容子模块共同构成了公文正文的开头部分。可以说，绝大多数公文，不管它具体属于什么文种，它的开头都是这样构建、组装的，当然，视具体情况，有时也可以省略不重要的子模块，但是你不能否认这些子模块的存在。例：PPT“事项”是一篇公文的重点，是公文制作者围绕或根据主