某百货新店筹备管理体系设计方案

XX百货（集团）

新店筹备管理体系设计方案

一、前言二、新店的项目开发三、新店筹备的职能工作主体四、新店筹备期业务流程五、新店筹备的组织形式和组织管理六、新店筹备期的文件管理体系七、构建新店筹备体系的问题点及解决对策分析八、后话一、前言“办法永远都比问题多”——引用05年度工作计划会议经典用语请注意！能解决问题的办法，其实并不多；能正确解决问题的办法，可能只有一条。因此，必须——分析、判断，然后行动！——“谋定而后动”。构建新店筹备管理体系的思路……“新店筹备管理体系”用来做什么？——目的怎样完成这件事情？途径？——流程由什么人，以怎样的结合方式来完成？——组织结构和职责职权完成这个事情，采用什么样的规则？——标准、规则和规定构建新店筹备管理体系的步骤：1.形成体系构建方案[草案]（经机制建设范围讨论）2.确定方案（经职能部门讨论）3.方案评审（经战略管委会评审、总经理批准）4.手册编写和程序编写分配（机制建设中心）5.程序和作业指导文件编写（各职能部门）6.文件评审、发布（战略管委会评审、总经理批准发布）7.文件的系统培训和按需求配发（机制建设中心）8.文件执行情况检查（总经理指定授权部门检查）9.文件修订（机制建设中心）10.文件正式实施11.体系业绩评估（总经理指定授权部门评估）二、新店的项目开发新店筹备所必须的前提——新店的项目开发阶段新店项目开发工作的质量，决定项目运营时所产生的效益水平。应在项目开发阶段形成科学的管理系统，以满足下列基本要求：

1.收集到足够的信息数据，进行科学的判断与分析，以供决策；2.进行充分的谈判，确保公司进入项目的利益；3.进行周详的合同准备和风险预估，保证进入项目的投资安全性；4.在公司内部的工作职能转换和移交时，可以平稳过度。

新店的项目开发阶段与项目筹备期应明确控制节点（里程碑），并予以识别。识别的方式应同时采用报告和会议的方式，以便于新店项目开发阶段职能工作主体和新店筹备期职能工作主体的权责划分和工作事项的追溯。新店项目开发阶段的职能工作主体应形成：

1.新店项目交底报告——描述新店项目概况、地区概况、发展商（合作方）概况、社会资源概况和项目的工程概况。——列明与发展商合作的方式、条件和合作模式等信息，必要时，向相关工作岗位提供合同文本。——公司负责新店项目开发的拓展部门承担编制报告的工作。新店项项目开开发阶阶段的的职能能工作作主体体应形形成：：2.组组织实实施““新店店项目目筹备备协调调会议议”，，以：：——确确定项项目的的联络络协调调人选选；——确确定各各工作作小组组的组组长和和工作作成员员；——确确认对对工作作阶段段开始始和结结束的的“里里程碑碑”。。筹备期期开始始的前前提，，是各各职能能工作作部门门能够够获得得对于于新店店项目目的必必要信信息，，因此此，应应由这这些职职能部部门提提出要要求，，列明明需要要掌握握的新新店项项目信信息，，责成成负责责新店店项目目开发发的部部门提提交。。否则，，新店店项目目交底底工作作的实实用性性和效效率将将大打打折扣扣！！！！三、新新店筹筹备的的职能能工作作主体体从新店筹备备的整个工工作流程来来看，应确确认三个主主导职能工工作主体：：1.工程工程进度决决定新店筹筹备的进度度。2.招商招商进度同同样决定新新店筹备进进度，但其其受工程进进度制约。。招商工作后后期，该职职能主体分分裂为招商商维护职能能工作主体体和营运管管理职能工工作主体，，在新店独独立运营时时期，上述述两个职能能主体是并并行独立的的职能部门门。3.品牌推推广品牌推广形形式上虽然然不受工程程和招商进进度制约，，但从效率率（投入和和产出）和和效果（配配合招商和和开业后运运营）的角角度应全面面考虑。完成三个主主导职能工工作主体所所承担的工工作，需要要一系列支支持职能工工作主体的的资源提供供：1.统筹跟进合同条条款，监督督和协调各各职能工作作主体开展展筹备工作作，需要设设定专门的的岗位或职职能主体工工作。2.财务资金提供，，审计和其其他财务管管理功能，，应有职能能工作主体体承担。3.人力资资源承担招募、、培训等工工作的职能能工作主体体。4.行政承担物资设设备采办和和文件管理理的职能工工作主体。。待定位的职职能工作主主体：1.营运在新店筹备备期前期的的角色定位位。2.信息整个筹备期期的角色定定位。四、新店筹筹备期业务务流程筹备期定义义总定义：新店项目总总过程进行行分解后，，新店筹备备期的位置置：新店项目开开发期→新新店项目筹筹备期→新新店项目独独立运营期期新店筹备期期分类定义：整个筹备期期可分解为为五个阶段段：1.新店筹筹备初期———规划期期2.新店筹筹备中期———展开工工作前期3.新店筹筹备后期———展开工工作后期4.开业期期5.开业后后分类定义：：1.新店筹筹备初期———规划期期（1）工程程职能工作作主体：项项目调查、、形成工作作进度计划划和施工预预算；（2）招商商职能工作作主体：市市场调研、、招商定位位、条件设设定、动线线规划、招招商计划和和预算；（3）品牌牌职能工作作主体：市市场调研、、计划和预预算；（4）确定定项目联络络人：总工工作进度计计划（5）支持持职能工作作主体：调调研、计划划和预算；；（6）财务务职能：总总资金预算算分类定义：：2.新店筹筹备中期———展开工工作前期（1）工程程职能工作作主体：出出施工图、、评审施工工图、工程程招标；（2）招商商职能工作作主体：招招商；（3）品牌牌职能工作作主体：前前期推广活活动；（4）支持持职能工作作主体：各各项资源供供给；分类定义：：3.新店筹筹备后期———工作后后期（1））工工程程职职能能工工作作主主体体：：施施工工、、装装修修和和验验收收；；（2））招招商商职职能能工工作作主主体体：：招招商商、、供供应应商商进进场场；；（3））品品牌牌职职能能工工作作主主体体：：推推广广活活动动、、导导示示系系统统；；（4））支支持持职职能能工工作作主主体体：：各各项项资资源源供供给给；；分类类定定义义：：4.开开业业期期（1））工工程程职职能能工工作作主主体体：：工工程程遗遗留留问问题题处处理理；；（2））招招商商（（营营运运））职职能能工工作作主主体体：：专专柜柜营营业业准准备备、、培培训训；；（3））品品牌牌职职能能工工作作主主体体：：开开业业庆庆典典；；（4））支支持持职职能能工工作作主主体体：：各各项项资资源源供供给给；；分类定义：5.开业后综合检查权责移交新管理组织管管理运行五、新店筹备备的组织形式式和组织管理理新店筹备期各各职能工作主主体的设置和和演变分析1.新店筹备备初期（规划划期）——确定项目目联络人2.新店筹备备中期（展开开工作前期））——组建工程程工作小组、、招商工作小小组、品牌推推广工作小组组和行政工作作小组

（行行政工作小组组的主要职能能：管理文件件的编制、物物资设备采买买和项目安全全管理等）3.新店筹筹备末期（展展开工作后期期）——组建财务务工作小组和和人力培训工工作小组新店筹备期各各职能工作主主体的设置和和演变分析4.开业期———招商工工作小组分出出招商工作职职能和营运工工作职能；行行政工作小组组分出防损工工作职能5.开业后———各工作作小组进行名名称变更，成成立：物管部部、招商部、、营运部、策策划部、财务务部、行政人人事部和防损损部，其中，，原行政小组组一部分分为为防损部，一一部分与人力力培训小组合合为行政人事事部。新店筹备期管管理工作岗位位演变分析1.新店筹备备初期——聘任项目目联络人2.新店筹备备中期——聘任工程程工作组长、、招商工作组组长、品牌工工作组长和行行政工作组长长3.新店筹备备末期——聘任财务务工作组长（（财务部经理理人选）、培培训工作组长长（行政人事事部培训主管管人选）和行行政工作副组组长（行政人人事部经理人人选）新店筹备期管管理工作岗位位演变分析4.开业期——聘任项目目副联络人（（总经理人选选）、工程工工作副组长（（物管部经理理人选）、招招商工作副组组长（两名，，招商部经理理人选和营运运部经理人选选）、品牌工工作副组长（（策划部经理理人选）和行行政工作副组组长（防损部部经理人选））5.开业后——进行工作作和权责移交交，总部人员员撤回，聘任任总经理和各各部门常驻负负责人。六、新店筹备备期的文件管管理体系1.新店筹备备管理手册用于描述新店店筹备管理体体系的框架，，识别体系的的各大过程和和关键的控制制节点（里程程碑）。2.程序用于对新店筹筹备管理体系系各个过程进进行描述和说说明的文件。。3.作业指导导文件用于规定如何何完成新店筹筹备过程中各各环节和各工工作单元的规规则指引文件件。新店筹备期文文件体系与其其他文件体系系的关系：体系文件相对独立，但但如有存在通通用关系的其其他体系文件件，可引用其其他体系文件件。七、构建新店店筹备管理体体系的问题点点及解决对策分分析1.工作绩效效的管理与评评估的问题（1）新店筹筹备期的绩效效管理对象：：项目联络人、、各职能工作作小组组长、、成员；（2）新店筹筹备期的绩效效管理标准：：新店各项筹备备进度和费用用符合计划和和预算的程度度；（注意预留不不可控因素））（3）具体绩绩效指标依据据不同阶段的的工作单元展展开而设定；；（4）新店筹筹备期的绩效效评估人：项目联络人———总经理、、职能体系负负责人、工作作组长工作小组组长长——职能体体系负责人、、项目联络人人、小组成员员小组成员———项目联络人人、工作小组组组长2.各阶段““里程碑”识识别和交付件件要求的问题题：（1）新店筹筹备期是三个个主职能工作作主体和五个个支持职能工工作主体共同同开展工作的的过程，因此此，确定各阶阶段的“里程程碑”，对于于各项工作协协调展开、控控制工作进度度和合理利用用各项资源至至关重要；（2）每个阶阶段“里程碑碑”规定交付付件的要求，，确保这一阶阶段被明确识识别，各职能能工作主体依依据阶段要求求开展工作，，形成交付件件；（3）“里程程碑”的过渡渡，意味着不不同工作阶段段的结束和开开始。3.一个工作作单元由多个个职能工作主主体参与的问问题：解决方法：（1）流程识识别、组织设设定和文件规规定；（2）确定该该工作单元的的主导职能工工作主体，赋赋予该主体规规划、组织、、实施、协调调和报告的职职权，对该工工作单元进行行统筹管理，，并承担相应应的责任；（3）赋予主主导职能工作作主体对该工工作单元的申申述权和建议议权，由总经经理或授权人人员裁决，以以确保该工作作单元实施的的进度和质量量；（4）进行管管理授权细分分工作。4.流程或职职权重叠的问问题因惯例形成的的流程或职权权重叠问题，，应通过制定定合理、清晰晰的管理制度度和职责分配配来予以界定定。进行制度设计计时，考虑两两种情形：1.流程中工工作或职权分分配重叠，产产生一件事情情几个职能工工作主体管理理的状况；2.流程中工工作或职权分分配出现“断断档”现象，，即出现了谁谁都不管的““真空地带””的状况。5.改变“擦擦屁股”观念念和强化后工工序检查意识识改变传统观念念：从流程进度的的角度出发，，后段工序的的职能工作主主体有权责要要求前段职能能工作主体提提交符合要求求的工作效果果，而非扔下下一个“烂摊摊子”，让承承担后续工作作的职能工作作主体来“擦擦屁股”。强化检查意识识：对于承担前段段工序的职能能工作主体而而言，其工作作质量好坏的的评定权在于于承担后续工工作的职能工工作主体。八、、后后话话新店店筹筹备备期期介介于于项项目目管管理理的的中中段段，，由由于于整整个个项项目目管管理理各各环环节节是是相相互互衔衔接接和和互互为为因因果果的的，，所所以以，，对对于于前前段段的的新新店店项项目目开开发发期期和和后后段段的的新新店店项项目目运运营营期期也也应应采采取取和和新新店店筹筹备备期期一一样样的的体体系系管管理理方方式式进进行行管管控控。。目前前，，公公司司可可以以形形成成的的相相对对独独立立的的管管控控体体系系，，包包括括：：———ISO9000质量量管管理理体体系系；；———财财务务管管理理体体系系；；———新新店店从从开开发发到到筹筹备备到到运运营营的的三三个个不不同同的的管管理理体体系系。。演示示完完毕毕！！9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。1月-231月-23Thursday,January5,202310、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。23:03:0423:03:0423:031/5/202311:03:04PM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。1月-2323:03:0423:03Jan-2305-Jan-2312、故人江海海别，几度度隔山川。。。23:03:0423:03:0423:03Thursday,January5,202313、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。1月-231月-2323:03:0423:03:04January5,202314、他乡生白发发，旧国见青青山。。05一月202311:03:04下午午23:03:041月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月2311:03下午1月-2323:03January5,202316、行动出成果果，工作出财财富。。2023/1/523:03:0423:03:0405January202317、做前前，能能够环环视四四周；；做时时，你你只能能或者者最好好沿着着以脚脚为起起点的的射线线向前前。。。11:03:04下下午午11:03下下午23:03:041月-239、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。1月-231月-23Thursday,January5,202310、很多多事情情努力力了未未必有有结果果，但但是不不努力力却什什么改改变也也没有有。。。23:03:0523:03:0523:031/5/202311:03:05PM11、成成功功就就是是日日复复一一日日那那一一点点点点小小小小努努力力的的积积累累。。。。1月月-2323:03:0523:03Jan-2305-Jan-2312、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。23:03:0523:03:0523:03Thursday,January5,202313、不知香积寺寺，数里入云云峰。。1月-231月-2323:03:0523:03:05January5,202314、意志坚强强的人能把把世界放在在手中像泥泥块一样任任意揉捏。。05一月月202311:03:05下下午23:03:051月-2315、楚塞三湘接接，荆门九派派通。。。一月2311:03下下午1月-2323:03January5,202316、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2023/1/523:03:0523:03:0505January202317、空山山新雨雨后，，天气气晚来来秋。。。11:03:05下下午午11:03下下午23:03:051月-239、杨柳散散和风，，青山澹澹吾虑。。。1月-231月-23Thursday,