公文种类及公文格式

公文种类及公文格式行政公文种类和公文格式一、公文种类行政公文主要有十三种，分为上行文（含报告、请示）、平行文（函、议案）、下行文（命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议记要）。1、命令（令）口适用于县级以上国家行政机关依照有关法律公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性行政措施，嘉奖做出特殊贡献、取得卓越成绩的有关单位及人员。国家行政机关工作部门不适用此文种。2、决定口适用于国家行政机关（或企事业单位）对重要事项或者重大行动做出安排，奖励做出重大贡献、取得优异成绩的单位及个人，惩处有关单位及个人，变更或者撤销下级机关（单位）不适当的决定事项。3、公告口适用于国家行政机关（或企事业单位）向国（或企事业）内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告口适用于国家行政机关（或企事业单位）公布社会（或企事业）各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知口适用于国家行政机关（或企事业单位）批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报口适用于国家行政机关（或企事业单位）表彰做出较大贡献、取得显著成绩的单位及人员，批评错误，传达重要精神或者情况。7、议案口适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告中不应加有请示内容。8、报告口适用于国家行政机关（或企事业单位）向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告中不应加有请示内容。报告是陈诉性的、上级无须回复。9、请示口适用于国家行政机关（或企事业单位）向上级机关请求指示、批准。请示应当一文一事，只写一个主送机关，需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。请示是陈请性、审批性的，上级机关必须批复。10、批复口适用于国家行政机关（或企事业单位）答复下级机关的请示事项。11、意见适用于国家行政机关（或企事业单位）对重要问题提出见解和处理方法。12、函口适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要口适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不需印章，但需参加人员签字。二、公文格式2、公文标点符号为全角形式，公文数字除成文日期、部门、结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用半角阿拉伯数字。结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.（数字序号）"，第四层为“（1）”。3、公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线（含）以上的份数序号、秘密等级★保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素统称眉首；置于红色反线以下至主题词（不含）之间的公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、印章、附注等要素统称主体；置于主题词（含）以下的抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、版记反线等要素统称版记。4、公文份数序号为3号黑体字，位于版顶处第一行（相对3号字而言，下同）左角，左侧顶格；秘密等级★保密期限与份数序号同行同字体，位于版顶右角，右侧无空字，秘密等级和保密期限用3号黑体“★”连接在一起；紧急程度为3号黑体字，位于份数序号（或秘密等级★保密期限）下一行右侧，右侧无空字。上行文份数序号（或秘密等级★保密期限）在发文机关标识上二行位置。5、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成（单排），字体一般应小于15mmX22mm,红色仿宋字体。平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘（版顶线）为25mm；上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘（版顶线）为80mm。口6、发文字号由所在行政区域代字、机关代字、年份（应标全4个数码并用六角括号“〔〕）”括起）、序号（不编虚位，既1不编为001，不加“第”字）组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，在红色反线（156mm长）之上4mm处，平行文或下行文时居中排布;上行文时居左排布，左侧空一字,且与签发人同排（有多个签发人时,与最后一个签发人同排）。7、签发人姓名一律在红色反线之上4mm处（与发文字号同行）居右标注，右侧空一字，“签发人”三字为3号仿宋字体，后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。平行文和下行文无签发人姓名。有多个签发人时，主要签发人在第一排，其余依次排在二、三排，所有签发人上下对齐。8、公文标题一般由发文机关全称或规范化简称、事由、公文种类三部分组成（如咸阳市人民政府关于提请审议咸阳市城市整体规划的议案）。公文标题在发文字号下空一行居中标注，公文标题整体可分一行或二行分别居中标注（每行词意应完整且居中），公文标题为2号加粗小标宋体。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，词组、短语之间一般也不空格。9、主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。主送机关一般在公文标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格；当主送机关若干个，排列时，同类型、相并列的机关名称用顿号间隔，非同类型、不并列的机关名称用逗号间隔，最后一个主送机关名称后标全角冒号。10、公文正文用3号仿宋字体，每行一般28个字，行距为3号字体高度再加7/8倍的3号字体高度，每页一般排22行。正文内第一级标题用3号黑体字，第二级标题用3号楷体字。公文正文在最后一个主送机关名称下一行，每自然段开始行左空2字，后续行均回行顶格。正文中数字、年份不回行。公文首页必须显示正文。11、附件是指补充公文正文内容的材料，与公文正文具有同等效力，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号。公文仅有1个附件时，附件名称前不标识序号；有多个附件时，应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号（如“附件”：1.XXXX）。附件应当在公文成文日期之后另起一页与公文一起装订，并在附件首页左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如附件1”）。12、成文日期以机关负责人签发日期为准。成文日期右空4字，用3号仿宋字体标识，日期中“零”用“O”标识。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。13、印章包括发文机关印章和行政首长名章，是发文机关对公文负责并标志公文生效的凭证。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应当加盖印章。加盖印章时上弧线应距最后一行正文（或附件）在一行（或4—7山山）以内，印章下弧无文字时，印章下弧线压在成文日期上，印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。加盖后的印章应端正、居中。采取调整行距、字距办法，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”方法解决。15、主题词用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文除电报外都应当标注主题词。各级行政机关标注主题词应按《行政机关通用公文主题词表》进行标注。主题词一般按一级类别词、二级类别词、具体说明公文内容的类属词、说明公文种类形式的类属词顺序排列；每件公文标注的主题词目最多不得超过5个。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。企事业单位的主题词应统一提前编制，原则为：将单位所有日常事务按部门（或业务性质）分几大类，每大类名称就为该单位一级类别主题词（如工程单位分施工管理、施工技术、安全质量、后勤保障、财务、材料等一级类别主题词）；一级类别主题词根据实际需要又可下分若干具体种类，每具体种类名称就为该单位某一特定一级类别主题词的二级类别主题词（如一级类别主题词施工技术可分测量、路基、桥涵、隧道、合同计量、计划等六个二级类别主题词）；具体说明特定一级类别主题词和二级类别主题词（既概括说明特定公文主要内容）的词称为特定一级类别主题词和二级类别主题词下的具体说明公文内容的类属词，同一公文该类属词可有多个（如施工技术桥涵下可分为桩基钢筋两个类属词）；公文具体的种类形成称特定一级类别主题词和二级类别主题词下的说明公文种类形式的类属词（如通知、请示、报告等公文形式）。公文《桩基钢筋施工有关问题的请示》的主题词为“施工技术桥涵桩基钢筋请示”。16、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关（不分上下级），应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送机关，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号；用3号仿宋字体标识抄送机关名称，抄送机关名称用顿号隔开，右空1字，回行时与冒号后的抄送机关对齐；当主送机关若干个，排列时，同类型、相并列的机关名称用顿号间隔，非同类型、不并列的机关名称用逗号间隔，在最后一个抄送机关名称后标全角句号。17、印发机关一般指各发文机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期以公文付印的日期为准，用半角阿拉伯数码标识。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发日期右空1字标识"XXXX年X月X日印发”。18、印发份数置于印发机关