合同管理程序

-10-合同管理程序代码版本A共9页日期编制审核批准1、目的为了防范市场及法律风险，避免因合同签订、履行过程中不规范行为导致的纠纷，维护企业合法权益，特制定本管理程序。2、适用范围本管理程序适用于公司与各法人单位、其他经济组织、自然人等平等主体之间依法签订的各类合同或协议，包括维保、承运、检维修、建设工程施工、加工承揽、委托、劳务、买卖、租赁、技术服务、供用电（水、气）、运输、担保、借（贷）款等合同（不含劳动合同）。3、依据性法律法规及上级公司文件3.1《中华人民共和国合同法》4、职责4.1经营管理部是公司合同管理的归口管理部门,设法务人员负责合同的合规性审查、存档及检查。负责公司保运、检维修、工程承包、专业工程分包及买卖合同的组织承办。4.2人力资源部负责公司承运、劳务分包、劳务派遣合同的组织承办。4.3计划财务部负责按照合同约定按期支付各类合同款项、收取保证金及保函。4.4安全技术部负责公司合同的质量、技术及安全附件的审核及交底管理。4.5各项目部（分公司）、承责经营单位负责各自业务范围内的保运、检维修、工程承包等合同的组织承办。5、工作程序本管理程序包括的工作事项有：合同谈判，合同签订，合同交底，合同的履行，合同的变更与解除，合同的档案管理，合同考核管理。具体要求如下：5.1合同谈判5.1.1合同承办单位的合同承办人具体负责合同的谈判。5.1.2合同谈判应留有谈判记录，谈判记录应详细记录合同谈判的过程及结果，由参与谈判的人员签字确认，合同承办人负责保留合同谈判记录作为合同起草的依据。对甲方保留谈判记录及签字的，合同承办人应保留书面笔记。5.2合同签订5.2.1合同起草5.2.1.1基本要求a)对外发生经济往来行为，超过壹万元的均应以合同书的形式签订合同。b)起草合同，有统一格式文本的，使用统一文本；没有统一文本的，参照国家或行业示范文本，应具备以下基本条款：双方的名称或姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者酬金，付款方式和期限；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。c)合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。5.2.1.2合同承办人负责合同的起草，合同内容应与合同谈判结果一致。合同承办人草拟合同后，应在2个工作日内将合同电子版发送经营管理部法务人员进行审查存档。a)买卖合同的起草应注意：买卖物资必须先签订买卖合同后方可采购。采购固定资产或其他物资合同额超过1万元的原则上均应留取质保金，质保期不应低于国家规定质保期限，设备需要调试使用的在合同中应明确约定免费上门调试的条款。长期采购的合同应在合同中详细约定采购物资范围及结算单价。b)分包合同的起草应注意：分包合同原则上不允许有预付款，月度工程款的支付比例不得高于总包合同约定的付款比例，分包商必须交纳一定比例的安全保证金，分包合同条款不得优越于总包合同条款，并约定不低于总包合同的质保期。5.2.1.3由合同相对方起草的合同，合同承办人负责及时获取合同电子版并在进行初审后2个工作日内发送经营管理部法务人员进行审查，同时报告初审情况。5.2.2合同的法务审查5.2.2.1经营管理部法务人员负责合同的审查，审核合同文本、附件、〈合同审批表〉等资料的合法性及合规性，根据实际情况，合同承办单位应按法务人员的要求提供合同基础及背景资料(谈判记录、成本分析等)。5.2.2.2法务人员对审查有重大问题的合同可提出<法律意见书>，对法务人员提出<法律意见书>的合同，合同承办单位需书面答复并由单位负责人签字确认。<法律意见书>作为合同的资料与合同一并审批。5.2.3合同编号5.2.3.1合同由法务人员按照：公司名称缩写(YCEC)+年度末两位数字+序列号的顺序编号。5.2.3.2合同法务人员对审核后的合同电子版进行编号，并将合同基本情况预登记在<合同管理台账>中待合同盖章时与合同文本进行核对。5.2.4合同审批5.2.4.1主合同审批a)合同标的额在5万元及以下的采购合同经合同承办单位负责人审核后，报公司总会计师及公司分管领导批准。b)合同标的额在5万元以上采购及其他合同均应由合同承办单位负责人审核，经公司总会计师及分管领导审批后，报总经理批准。5.2.4.2合同附件的审批a)物资及工作量清单附件的审批：物资清单、工程量明细及维修清单等作为合同附件的，由合同委托代理人签字，与主合同一同审批。合同的委托代理执行公司《授权委托管理规定》。b)技术类附件的审批：合同附技术规格书、技术要求及图纸的，由使用（需求）单位分管技术负责人或负责人签字报安全技术部审核。主同金额在20万元及以上的需由公司分管技术领导审批。c)安全环保协议的审批合同相对方作为甲方与主合同一同拟定的安全环保协议，由合同委托代理人签字，与主合同一同审批。我公司作为甲方拟定的安全环保协议，由安全技术部拟定，公司分管领导签字批准。d)其他合同附件的审批其他合同附件，由合同委托代理人签字，与主合同一同审批。5.2.4.3合同及附件的审批应在承办单位负责人签字确认起7个工作日内完成，审批领导外出的应通过短信确认。5.2.5合同用章5.2.5.1合同专用章由经营管理部法务人员统一管理。合同专用章共2枚，分别为合同专用章（一）和合同专用章（二）。合同专用章（二）作为备用及外出借用使用。5.2.5.2公司除行政、人事劳动合同外所有经济往来产生的合同、协议必须统一使用合同专用章；经营管理部法务人员建立<合同管理台账>，对经过法务审查及审批通过的合同及附件加盖合同专用章。5.2.5.3经营管理部法务人员及合同承办人需要携带合同专用章外出签订合同时，必须经法定代表人授权，填写<合同章借用审批表>，经单位负责人、公司分管经营领导直至总经理批准后交经营管理部法务人员办理借用，在授权的期限及权限内使用印章。用章完毕，用章人应及时交回。逾期不交的，由法务人员负责催交，用章人使用合同专用章必须专章专事专用，不得超越授权使用。5.3合同交底5.3.1合同交底的范围公司职能部室及下属项目部（分公司）、岗位货币化单位签署的工程承包合同、专业工程分包合同、劳务分包合同、合同金额在50万元及以上或合同金额不足50万元，但合同内容有特殊要求确需交底的买卖、租赁等其他非工程类合同。5.3.2合同交底的时间

5.3.2.1对于工程类合同（工程承包、专业工程分包、劳务分包），在合同正式签订后一周内完成；合同金额超过500万元或者内容较为复杂的合同，交底时间不得超过10个工作日。5.3.2.2对于因甲方原因无法及时签订完毕的工程合同，可以在双方实质性条款达成基本一致情形下，先行进行合同交底，便于施工单位更好地把握合同要求。

5.3.2.3对于在合同交底范围内的买卖、租赁等非工程类合同在合同签订后3个工作日内完成合同交底工作。5.3.3合同交底主要内容

5.3.3.1维检保运合同：保运项目的主要洽谈内容、承诺等；签署保运合同时商谈的主要内容和争议点；合同的主要条款，即保运期限，保运范围、人员配置及人工单价、违约责任和业主的其他要求。5.3.3.2工程承包合同：投标报价期间有关工程的主要洽谈内容、承诺等；项目的下浮或让利的幅度及原因、让利点；签署合同时商谈的主要内容和争议点；合同的主要条款，即工程造价、工程内容、工期、质量、安全文明施工、机电设备管理、材料供应、预结算编制依据、人工工资单价、材料价格执行、让利或下浮、违约责任和业主的其他要求以及对业主的其它承诺等。

5.3.3.3专业工程分包合同：工程造价、工程内容、工期、质量、安全文明施工、机电设备管理、材料供应、预结算编制依据、人工工资单价、让利或下浮、工程款支付、违约责任、对分包商的特殊要求等。

5.3.3.4劳务分包（派遣）合同：协议价款、劳务内容、劳务合作工作期限、质量标准、劳务报酬和结算方式、安全文明施工管理与检查、劳务费最终支付、争议解决方式等。

5.3.3.5非工程类合同：标的、单价、数量、质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

5.3.3.6以上合同在合同谈判过程中特别需要说明与交底的事项。5.3.4合同交底的方式

5.3.4.1一般合同交底由合同承办单位或人员向合同履行单位或人员进行当面交底，并形成记录。5.3.4.2工程类合同采用的交底方式：a)会议交底：合同预算额在500万元及以上的，由分管工程或分管合同的公司领导主持、经营管理部组织相关职能部门负责人及项目部（分公司）参加的交底会议上进行。b)网络交底：对于预算额500万元以下50万元以上的工程及保运合同，由经营管理部组织，合同承办人利用办公系统（腾讯通）或者邮箱的形式，向相关部室人员及施工单位负责人及有关人员进行交底。

对于驻外项目公司因路途遥远无法参加会议交底的，可以由合同承办人通过腾讯通或电子邮箱的形式，向相关部室人员及项目部（分公司）负责人及有关人员进行交底。

c）电话或口头交底：对于50万元及以下的工程合同由合同承办人向各相关单位负责人及施工、技术人员进行电话或口头交底。5.3.4.3项目部（分公司）、岗位货币化单位自行签订的合同采用的交底方式：

a)项目部（分公司）、岗位货币化单位自行承办的专业工程分包、劳务分包及买卖、租赁等非工程类合同由项目部自行组织交底，项目经理、副经理及相关人员参加。

b)以上合同交底工作均须保存记录，<合同交底记录>上要有交底人及被交底人的签名；记录原件由合同承办人留存，同时将复印件交经营管理部法务人员存档。5.4合同的履行5.4.1经营管理部法务人员应建立健全<合同管理台帐>。台帐应包括：编号、标的、价款、合同相对方信息、合同承办部门及承办人等主要内容。5.4.2经营管理部法务人员应对合同履行情况进行调查，合同承办人按照<__季度合同履行情况调查表>与每季度次月15日前向法务人员上报上季度合同履行情况。5.4.3合同承办人应及时跟踪合同履约进程，并负责收集和保存合同履约的原始凭证（与合同有关的往来文书、电报、电传、信函、电话记录）。5.4.4在履行合同过程中，合同承办人应根据履约实际情况，对相对方的履行能力进行跟踪调查。5.4.5因不可抗力造成合同不能履行或需延期履行的，合同承办人应及时书面通知法务人员，并采取措施避免或减少损失。5.4.6合同承办部门应依据合同约定，按照公司计划财务部相关规定进行合同收支款项手续的办理。计划财务部收到合同承办部门收支款项的相关手续后，应首先核对是否与合同约定一致，否则不予付款。5.5合同的变更与解除5.5.1因我方原因变更或解除合同，合同承办人应当及时以书面形式通知相对方，说明变更或解除合同的原因，请相对方书面答复，与相对方达成变更或解除合同的协议。5.5.2需要变更或解除合同的，由需求单位填制<合同审批表>按照本程序5.2.4要求重新审批。5.5.3合同的解除还应由承办单位提交<合同解除说明>由单位负责人签字确认并交回作废合同方可重新盖章，作废合同由经营管理部法务人员回收封存。5.6合同的档案管理5.6.1合同承办人完成盖章后，应督促相对方在15日内完成签字盖章并将合同原件送交经营管理部法务人员。5.6.2法务人员登记<合同管理台账>电子账本并与手写账本对应。合同档案由法务人员统一保管。5.6.3相关单位需借用合同原件或领用复印件，由借用人办理借用及领用登记。5.6.3.1借用原件时，经营管理部法务人员在<合同借（领）用台帐>上登记借用信息后发放原件。借用人原则上应在当日归还原件，如借用人逾期未归还，法务人员负责催还，逾期2个工作日以上的，要求借用单位写出书面解释并经单位负责人签字。5.6.3.