合同管理流程

合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第1页共12页合同治理流程编制 日期审核 日期批准 日期修订记录日期修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人1合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第2页共12页合同治理流程

各经办部门/合约组 区域公司领导 支持文件划 合约规划策同合 Y

《工程本钱治理流程》审批 《合约分解表》组织编制标 审批准合同文本

《工程招标治理流程》《选购方式选择作业指引》合同草拟 Y 本审批表》合同谈判合同审批 《合同会签审批表》合同签署登记理存档管及成形 合同履约检查同 和后评估合

合同 交底履行 归档

《档案治理作业指引》或解除申请除解或让 发起审核转、更变同 按审批意见执行合

亦可由对方提出审批路径与合同签署前的审批路径一样2合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第3页共12页目的标准公司合同的治理，防范与掌握合同风险，有效维护公司的合法权益。适用范围工程开发中对外签订的各类选购合同，包括实物的选购和效劳过程的选购。术语和定义化合同。选购合同的分类定义如下；工程及材料设备类合同：总、分包施工合同，监理合同，材料、设备订购合同等。技术效劳类合同：勘察、设计合同，造价合同。营销现场包装、印刷品、销售代理、物业治理等合同。其他类合同：土地及相关合同等。职责本钱治理部负责组织合约规划并确定合约规划方案。负责组织并推动公司的合同标准化工作。负责公司设计、工程及材料设备类合同的商务条款审查和谈判。负责合同的登记、保管，建立公司合同台帐。定期对合同的履约状况、执行状况进展抽查。财务治理部负责对各类合同进展财务审核；负责有关合同事宜与外部法律参谋的对接。公司各经办部门协作进展合约规划。负责本专业部门标准合同文本的制定和修订。负责本专业或职责范围内的合同的草拟、谈判与签署。负责本部门合同台帐的登记与治理。负责发起本专业外包合同的评审与会签。负责本部门经办合同的履约监控。负责发起本部门经办合同的变更、转让或解除事宜。3合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第4页共12页区域公司领导各专业总监〔本钱〕参与合约规划并会签，区域总经理审批。各专业总监〔本钱〕按《授权手册》要求负责审核/审批本专业标准合同文本。按《授权手册》要求负责对相应类别合同签订、变更、转让、解除的审核/审批。工作程序合约规划本钱治理部在工程目标本钱〔施工图预算后编制〕形成后，依据目标本钱的四级科目，对应分解形成初步的合约清单。本钱治理部组织工程选购治理部、营销治理部、设计治理部等专业部门进展会审，针对初步形成的合约清单供给专业意见，进而优化合约构造、界定合同范围、初定合约签订时间；形成《合约规划方案/审批。审批路径总监参与并会签，专业总监〔本钱〕审核，区域总经理审批。《合约规划方案》将作为制定招标打算的依据。合同条件订立合同的根本条件：有保证、抵押或定金等担保的；我方需先履行合同的；有封样要求的；合同对方为外地单位的；因其它特别要求或风险掌握要求需要以合同形式商定的。涉及政府收费类，需向公司提报收费标准，按“合同审批流程”审批后，传递至公司本钱治理部、财务治理部，方可执行。营销治理部应编制分期销售推广费用明细表总经理审批。审批通过后传递公司本钱治理部、财务治理部，方可签订单项合同。治理部、财务治理部，在标准内执行，可不单独签订配饰购置合同。标准化合同文本的编制为了强化对合同的风险治理，公司应对标准化合同的编制工作进展规划，并组织实施，逐步扩大标准化合同的比例，有效掌握重要合同、高额合同的风险。在与供方签约时应优先使用标准化合同。4合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第5页共12页本钱治理部组织确定标准化合同制定的范围，并负责商务条款的审核。营销治理部负责营销类标准化合同的制定。设计治理部负责设计勘察类标准化合同的制定。工程选购治理部、工程治理部负责工程、材料设备类标准化合同的制定。在标准合同编制过程中，公司各专业总监〔本钱〕负责各自部门标准化合同的把关。各部门在编制技术条款局部时应确保不与行业现行标准法规等相冲突，结合商务条款和技术条款，编写完成完整标准合同文本后提交本钱治理部，由本钱治理部审核。初步形成的标准合同文本由本钱治理部依次报各专业总监〔本钱〕签批，确定后分别由本钱治理部和各专业部门存档。国家或行业有制式化的标准合同时，各专业部门应严格依据标准编制，如有不适用时，可在法规要求的框架内作适度更改。基于合同履行状况、政府法规政策调整的状况、案例分析的结论等，标准合同文本应适时的持续改进。技术条款局部由公司各专业部门准时提出修改，商务条款局部由本钱治理部准时修改，审核路径同标准化合同的编制。标准化合同文本编制完成后，应成为公司各部门在进展合同签订时的模板。确定合作方合作方依据各类相应的招标选购相关规定来选择。政府行为、行业垄断等类合作方可直接签订合同。合同草拟合同由各经办部门负责草拟，已制订并实施标准合同文本的，原则上应承受标准文本，且一般不得随便更改商务条款内容。如确需变动，依据5.1局部标准化合同的编制过程对条款变动进展审批。如无标准合同，专业部门起草技术条款局部，并反响本钱治理部审核，本钱治理部负责将商务条款局部固化，各专业合同按《合同审批流程表》规定的审批流程进展审批。政府有关部门有强制性规定的，可承受所要求的合同文本；公司尚未制定或不宜承受标准合同文本的业务，应参照以往的合同，或最相类似的标准合同文本，或行业合同示范文本另行拟定合同。经办部门在拟订合同条款或补充协议时，应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述标准、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确。合同内容各主要局部草拟要点如下：当事人的名称、住宅应保持全都。合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖性合同应具体商定规格、型号、商5合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第6页共12页以文字描述的应将图纸等作为合同的附件。商定精准数量的应商定数量确实定方式〔如电报、、送货单、发票等。品等可以用指标描述的产品应商定主要指标要求〔标准已涵盖的除外；凭样品支付的应商定样品的产生方式及样品存放地点。价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票〔电汇、票汇、信汇、托收、信用证、现少日内支付。对有预付款的工程，尽量要求对方供给银行保函，不能供给保函的留意资金的安全性。工程未进展竣工结算前应保存肯定比例的尾款。定交货地点为本公司仓库或本公司的住宅地级；买卖合同在合同中一般应商定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。结合具体状况依据《担保法》的要求办理相关手续。些非法定专用词语应在合同中进展解释。反保密承诺时的违约责任。合同联系方法：履行期限长的重大经济合同应当商定合同双方联系方法。违约责任：依据《合同法》作适当商定，留意合同的公正性。解决争议的方式：对合同争议的解决方式，一般不商定以仲裁方式解决。合作方供给格式合同的，经办部门应首先检查是否与招标文件要求或投标文件等承诺全都5.2合同谈判需要时经办部门应在谈判前对合同谈判对象的以下资质进展复核：对签约对方的法人资格、资信状况、运营范围及代理权限进展调查和核实。6合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第7页共12页属对方当事人托付代理人签订合同的表人签字并盖公章的书面授权托付书，同时要对授权的具体内容和授权期限进展审核，以防托付代理人越权签订合同。经办部门确定进展合同谈判交底时，就以下谈判预备事项进展安排：确定谈判的目标。确定必要时作出哪些让步。确定我方及对方的实际需求〔或目标〕和强制〔或约束〕条件。预备初步的谈判日程及谈判内容的先后次序。确定谈判的人选、分工和谈判的原则等。本钱治理部〔合约组〕组织经办部门与招标入围单位进展谈判，经办部门主要就技术条款进展谈判，本钱治理部主要就商务条款进展谈判；需要时组织相关部门就谈判的结果进展交底。经办部门整理谈判资料及结论，依据《合同审批流程表》要求分别发起审批。合同审批需要进展法律审查的合同，经办部门在定稿后应准时联系公司法律参谋，进展审核。法务审核通过后，经办部门对《合同会签审批表》进展编号，依据《合同审批流程表》在各自的职权范围内对合同提出书面，经办部门依据修改意见整理出最终的合同文本，各审核部门依据最终的合同文本在《合同会签审批表》上签署是否同意的意见。如审核部门或审核岗对合同重要条款提出修改意见〔如商务条款，责任条款等〕，经办部门必需重组织与供方的洽商，必要时各意见提出部门或岗位均应参与洽商，双方取得全都后进展修改。合同审批流程表合同类别审批路径合同审批流程表合同类别审批路径①各经办部门经理②本钱治理部经理〔假设为工程材料设备类合同要增加工程治理部的审核〕a)合同总额<10③法务④各经办总监⑤区域总经理审批▲财务治理部经理7合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第8页共12页b)合同总额≥10

①各经办部门经理②本钱治理部经理〔假设为工程材料设备类合同要增加工程治理部的审核〕③法务④各经办总监⑤区域总经理审批⑥区域执行董事审批▲财务治理部经理办部门提交财务治理部审核/备案，总监审批。物料制作、印刷、安装类合同审批时除附合同外，还应附相应明细内容。全部类别合同的条款修改均需有在主责部门审核后，出具法务审核意见。各审核部门/岗在履行审核职责时，除专业评价外，还应考虑下述各要点：容是否符合国家法律、政策的规定。合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否精准无误。合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的力量、条件；合同估量的风险。〔是否需要签订等〔价格酬劳商定是否合理等〔技术标准的凹凸等、效益性〔预期经济效益〕等一般不予评审。合同编号本钱治理部负责为各工程全部合同依据以下规章进展统一编号。合同编号规章：形式：[公司名称代码]-[工程名称代码]-[本钱核算对象]-[合同类别]-[流水号]如：SY-TY-01Q-施工-0001[公司名称代码]：两个大写字母是城市名称前两个汉字拼音的第一个声母，例如大连—DL，沈阳—SY[工程名称代码]：为工程工程简称中两个汉字的拼音第一个声母〔大写〕，如桃源欣成工程简称“桃源”，代码为TY：按期划分〔一期、二期……，跨期盼分摊〕01、02Q……，KQ。跨期盼分摊是针对某项费用发生时不能确定其具体的本钱核算对象设立的。8合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第9页共12页[合同类别]：每个本钱核算对象都分为土地、前期、施工、选购、营销六类。相应编号按以下括号中汉字表示。土地合同〔土地，包括取得土地开发权所涉及的合同；前期合同〔前期，包括规划、设计、勘查、监理、造价询问、报建等前期准备费用合同；施工合同〔施工，包括建筑〔包括样板间施工工合同；工程材料设备选购合同〔选购〕，包括材料选购、设备选购、甲方付款乙方收货〔甲供〕的合同；营销合同〔营销印刷等合同；治理费用，除以上合同以外的合同[流水号]：以按每期划分的本钱核算对象中的每一个合同类别为一套流水号。编00019999对于为某个合同而发生的补充协议的编号原则：形式：[对应的合同编号][流水号][流水号]：补充协议是指对合同的补充、变更、解除等而订立的协议，在与合同合同的第一份补充协议的编号为“……0001〔1〕”如：SY-TY-01Q-施工-0001〔1〕设计变更编号规章：形式：[对应的合同编号]-[设变]-[流水号]如：SY-TY-01Q-施工-0001-设变-0001[对应的合同编号]：设计变更的发生都有其对应的合同，即在编号中要表达其对应的合同编号。[流水号]：每个合同按审批挨次编写流水号。现场签证编号规章：形式：[对应的合同编号]-[签证]-[流水号]其[对应的合同编号]、[流水号]确实定原则分别与设计变更编号中的[对应的合同编号]、[流水号]一样。结算编号规章：9合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第1012形式：[对应的合同编号]-[结算]其[对应的合同编号]确实定原则与设计变更编号中的[对应的合同编号]一样。合同台帐：台帐按工程、合同分类编制。内容包括：工程名称、合同类别、序号、合同编号、工程名称、施工单位〔全称、承包内容、合同造价、结算造价、工期等；合同审批未通过需要修改后重签订的，应保存原有合同编号；合同审批未通过，不需要签订的，合同编号应取消。合同签署、盖章与存档合同拟稿必需经过审批前方可签署。5.4.1〔确定合作方〕的要求对对方当事人的有关状况进展审查，并复印对方当事人的法人营业执照或相关资格证书留存。订立合同应使用合同专用章，使用其他印鉴及部门印鉴订立的合同视为无效。公司合同专用章应设专人负责保管，并建立合同章使用台账；如特别需要，应由专业总监申请，区域总经理批准，办理审批手续。并具体说明用章用途、起止时间、借章保管负责人等，并做好记录，以备查阅。依据盖章要求在指定位置处盖章，要求清楚、准确，不要重叠盖章。合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章，盖骑缝章要求均匀，不能遗漏。对方签字盖章应在我方报批审核程序完毕之后进展。合同签订部门负责合同的编号、打印、装订工作，假设该合同由对方打印，应与审批后的合同认真核对无误后，方可盖章〔原则应由对方盖章后公司再盖章。合同章负责人对全部合同应进展对纸质文件与审批后合同电子文件的核对工作，确保合审批权限、份数、经办人等内容是否符合要求。并做好经办人签字记录。无审批手续，等方式通知的状况一律不予盖章。合同签署后的存档：经办部门、本钱治理部、财务治理部将合同复印件存档，合同原件及相应附件〔如《合同审批单》等〕应在综合治理部存档备查，合同执行部门应准时在本部门的“合同治理台帐”内登记。合同履行和监视合同的经办部门负责组织进展合同的交底。/财务管理部负责对合同的收、付款内容进展监视，公司相关部门应对合同的履行赐予必要的帮助。合同的履行过程中，本钱治理部负责定期对公司签署的重要合同的履约和执行状况进展10合同治理流程

编号：HVS-OP-ZB002版号：A/0页码：第1112检查。在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须准时向部门经理报告，并请示总监打算依法实行何种措施。合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进展签字的，应报部门经理，由部门经理签字；确需当场或者马上签字的，可由经办部门经理书面授权的人员直接签字。但是，来往函件或者单据涉及合同变更、转让或者终止的，依据本标准关于合同变更、转让或者解除的有关规定进展。在履行合同过程中，经办人员假设觉察并有精准证据证明对方当事人有以下状况之一的，应马上中止履行，并准时书面上报。运营状况严峻恶化。转移财产，抽逃资金，以躲躲债务。丧失商业信誉。有丧失或者可能丧失履行债务力量的其他情形。在对方当事人发生兼〔合〕并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应准时对帐，确认合同效力及双方债权债务。合同变更和转让在合同履行期间由于客观缘由需要变更合同的，或者对方提出变更要求的，须经双方协商，重达成书面协议，协议未达成前，原合同仍旧有效。公司在收到对方当事人要求