关于档案用户信息采纳行为的探讨-档案管理论文

3/3关于档案用户信息采纳行为的探讨-档案管理论文

档案在很多人眼中只是一些封存起来的对过去的记忆，实际上小到个人生老病死，大到单位、国家的发展建设都离不开档案信息资源的利用。对于档案信息资源的研究，提高用户档案应用意识，特别是对档案用户信息采纳行为的分析，能够有效帮助档案管理人员正确认识档案用户利用档案行为与目的之间的联系，提高档案管理服务工作水平。

一、档案信息资源和档案用户之间的联系

档案的价值表现在它对国家、单位、个人发展的作用。用户的需求和档案作为不同时代、不同内容的信息载体之间构成了主体与客体的关系。其中用户的需求是档案具备使用价值的先决条件，而档案中的信息资源则是基础。所以，在档案资源价值的开发利用中，除了管理人员的研究与挖掘之外，还应当注意档案用户自身的认识能力提高。因为，档案用户在查找、利用档案的过程中是带有自己的主观意愿的，用户会对档案的真实程度、适用程度和使用价值做出自己的判断。二者之间的关系可以表述为以下几方面：

首先，档案的价值需要在用户有使用需求时才能体现出来。而用户在进行各种社会活动过程中，需要提供相应的档案证明材料，这样才能获得认可，因此二者之间是相互依存的关系；

其次，用户在查找、取得和利用档案材料的过程中，会对档案信息进行分析，以确定其与自己的需求是否相符，这样才能实现档案的使用价值。

第三，在使用过程中，档案用户自然会对档案信息作出评价，以确定其对自己所从事的社会活动是否具有价值。而且在使用过程中，档案信息在潜移默化中完成了推广、传播和应用的转变，用户会学习到新的知识，通过实践也会为档案补充新的信息，创造出更多的使用途径。这也是对档案价值的开发。

二、档案用户信息采纳行为的含义和关联性分析

（一）档案用户信息采纳行为的含义

“采纳”就是接受并使用的意思，多指进过慎重选择后接受。最开始是来源于技术采纳理论，后来随着信息行为的发展，逐渐向信息采纳行为进行拓展研究。在学术界曾把信息采纳定义为：信息采纳是一个过程，期间人们会进行有目的的信息利用。而信息采纳行为就是在特定环境下，用户在虚拟团体中找寻行为引导的行为做法。

档案领域的信息采纳包含了用户对档案的使用需求，以及搜集、整理、判断和使用、创新的全过程。所以，档案用户的信息采纳行为就是用户基于自己社会活动需求，有指向性的选择、评价、采用和开发创新的行为过程。在此行为下用户的实践活动会受到影响。

档案用户信息采纳行为更加注重用户作为主体的主观能动性，档案利用的结果就是整个档案信息采纳行为中认识与利用信息所产生的用户主体意识的转变。这也是档案用户主体与外界社会环境相互作用下产生的结果。在利用过程中，用户对档案的理解在社会需求下会随着选择、评价、利用等行为而发生变化，并将内在的心理认知转化成与外界相互作用的实践活动。

（二）档案用户信息采纳行为的关联因素分析

1、档案用户的档案意识与认知能力

档案意识指的是用户主体对档案的价值、性质、地位和作用的认知。同时也包括大家对档案工作的重视程度。其内在活动包含对档案的知识认识、意向认识和决策认识三个主要方面。而外在的活动表现为个人、单位、国家和整个社会对于档案的认知观念。本文所讨论的是内在的对于档案信息的观念，就是说在进行社会活动过程中，档案用户应当充分地认识到档案中所包含信息资源的重要性，明白其是最可信、最原始、最具说服力的信息载体，对我们的社会活动能够提供巨大的帮助，推进我们的实践活动取得实质性进展。

档案用户的认知能力主要取决于用户自身所具备的知识结构和实践经历。良好的知识结构包括准确的专业知识和丰富的实践应用，这些都是合理的知识结构的必要构成要素。具备健全的知识结构是用户能够良好的选择、分析、利用、评价档案信息的基础，丰富的实践经验可以帮助档案用户在信息采纳行为中能够更好的表达出自身需求，使自己的采纳行为更具目的性和指向性，并能正确评出自己所掌握档案信息的价值，这与档案信息采纳行为的结果具有很大关联。

2、档案信息的资源开发和管理服务

（1）档案信息的资源开发

档案信息的资源开发对于用户更好的利用档案资源具有积极意义，档案资源纷乱复杂，如果管理方法不对，使档案处于无序管理状态，那用户就很难找到与自己需求相关联的信息，其他的分析、评价、创新就更无从谈起。所以，档案信息的资源开发程度直接影响到档案当中包含的价值能否体现出来，良好的档案管理和资源挖掘工作，可以帮助用户迅速的在复杂的档案信息中找到与自己需求相匹配的信息。所以，目前各地区的档案馆、人才市场及单位的人事管理部门应当注意推进档案资源的科学化、有序化和系统化管理，引进、培训专业人才，加强对档案信息资源的整理、保护、开发利用工作，为用户的档案信息采纳行为提供有力的保障。

（2）档案信息资源的服务

档案信息资源的采纳行为结果与档案信息服务的工作效率具有直接关系。档案的服务工作具体内容有：档案信息的真实、准确性；服务的费用；服务的工作效率；对有特殊要求的用提供专门技术服务的能力和水平等。这些都对档案用户的信息采纳行为有很大影响，良好的服务能力，可以有效的提升用户对档案资源的利用欲望，提高自身档案意识，把档案价值真正发挥出来。

三、结语