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文档简介
会计档案管理主讲:吴清杰(泉州市档案局监督指导科)来自中国最大的资料库下载会计档案是各机关、团体、企事业单位或其他经济组织在经济管理和会计核算活动中形成的会计核算材料。它是各单位档案的重要种类之一,也是国家全部档案的重要组成部分。它不仅仅是开展财务分析、会计监督和改善机关、企事业单位经营管理等工作的重要依据,而且是研究经济活动的真实历史记录。第一节会计档案与会计档案工作概述
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。它包含两层含义:1、会计档案是会计核算的产物注意事项:会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料,即会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的文件材料,如会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结等则不属于会计档案的范畴,而是属于文书档案的范畴。2、会计档案是重要的凭证和史料会计档案是一种原始记录,它以丰富的数据信息记载着各单位经济活动,具有很强的凭证性,是各单位经济业务活动的重要依据。一、会计档案
(一)会计档案的概念
1、会计档案形成范围的普遍性——凡具备单独会计核算的单位,都会形成会计档案。2、会计核算材料之间的连续性——原始凭证—会计凭证—会计账簿—会计报表—财务报告。3、会计档案类别的稳定性——基本内容成分:会计凭证、会计账簿、财务报告。4、会计档案外在形式的多样性——会计账簿:订本式(如总账、明细账等)、活页式(如现金日记账、银行存款日记账等)、卡片式(固定资产卡片等)。——财务报告:表格、文字、数据等,纸张有8开、16开、A4。——会计电算化输出的会计核算材料。(二)会计档案的特点1、产生领域不同——会计档案产生于各独立核算单位的生产经营资金活动或预算资金活动领域;文书档案产生于各单位党务政务管理及专业管理或经营管理领域。2、形式不同——会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形式出现,三者具有密不可分的内在联系;文书档案较多地公文形式出现,具有相对独立性。3、立卷方式不同——会计档案主要以时间、形式特征进行整理立卷;文书档案则按年度结合问题(或机构)立卷或以件为单位进行分类整理。4、归档时间不同——会计档案应在会计年度终了,由会计机构整理归档并可自行保管一年,期满后,应由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;文书档案则应在第二年上半年完成上一年度文件材料的立卷归档。(三)会计档案与文书档案区别会计档案是各单位在各项会计核算活动中直接形成的,具有保存价值的历史记录;会计资料是各单位为学习通过收集或购买的各种公开或内部的会计出版物及复制品。(四)会计档案与会计资料区别(五)会计档案作用1、为经济管理提供依据。2、是打击经济犯罪活动的有力工具。3、是研究经济发展和财政历史的可靠史料。(一)会计档案工作的内容会计档案工作主要包括会计档案的收集、整理(分类、组卷、排序、编目)、鉴定、保管、利用、统计、移交等方面工作。(二)会计档案工作原则1、统一领导、分级管理。2、维护会计档案的完整与安全。3、便于社会各方面对会计档案的利用。二、会计档案工作
(三)会计档案工作体制《会计档案管理办法》第三条规定:“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。”(四)会计档案管理制度1、《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国会计法》2、《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)3、《福建省会计档案基础工作规范》(闽财会[2000]74号)二、会计档案工作
第二节会会计档案案的收集归归档一、会计档档案收集的的要求会计档案的的收集工作作,是指通通过归档制制度,将分分散于财务务部门和会会计个人手手中的会计计核算专业业材料集中中起来,实实现统一管管理。它是是会计档案案工作的起起点,也是是保证会计计档案齐全全完整的关关键环节。。(一)实行行“集中统统一管理””(二)遵循循会计核算算材料的形形成规律(三)确保保会计档案案收集的齐齐全、完整整、准确(四)适时时做好补充充收集工作作会计档案归归档是指财财会部门将将办理完毕毕且具有保保存价值的的会计核算算材料经系系统整理后后移交档案案室或档案案馆保存的的过程。为为保证会计计档案收集集的齐全、、完整与准准确,必须须建立严格格的会计档档案归档制制度,包括括:归档范范围、归档档时间、归归档要求等等三个方面面的内容。。二、会计档档案的归档档(一)会计计档案的归归档范围1、会计凭凭证——记记录经济业业务,明确确经济责任任的书面证证明,是登登记账簿的的重要依据据。按填写写程序和用用途可分为为:原始凭凭证、记账账凭证、汇汇总记账凭凭证和其他他会计凭证证。2、会计账账簿——以以会计凭证证为依据,,连续系统统地记录和和反映各项项经济活动动过程和结结果的簿籍籍,是编制制财务报告告的重要依依据。按用用途可分为为:总账、、明细账、、日记账、、固定资产产账、辅助助账(也称称备查账))及其他会会计账簿等等。其外形形一般有::订本式、、活页式和和卡片式三三种。3、财务报报告——根根据日常会会计核算材材料定期编编制的书面面报告,由由会计报表表、会计报报表附注和和财务情况况说明书组组成,是综综合反映一一定时期的的资产负债债和所有者者权益状况况,以及某某一特定时时期经营成成果和现金金流动情况况的书面会会计报告。。其种类较较多,按时时间分有月月报、季报报、年报;;按内容分分有资产负负债表、利利润表、资资金活动情情况表等;;按编制单单位分有单单位报表、、汇总报表表;按服务务对象分有有内部报表表和外部报报表。4、其他核核算材料———包括银银行存款余余额调节表表、银行对对账单等及及会计档案案移交清册册、会计档档案保管清清册、会计计档案销毁毁清册等。。(二)会计计档案的归归档时间会计档案归归档时间,,是指会计计机构将会会计核算材材料整理后后,向本单单位档案机机构移交的的时间。《《会计档案案管理办法法》第六条条第二款规规定:“当当年形成的的会计档案案,在会计计年度终了了后,可暂暂由会计机机构保管一一年,期满满之后,应应当由会计计机构编制制移交清册册,移交本本单位档案案机构统一一保管”。。未设立立档案机构构的,应在在会计机构构内部指定定专人保管管。出纳不不得兼管会会计档案。。来自中国国最大的资资料库下载载(三)会计计档案的归归档要求1、收集、、整理应符符合规范———应归档档的会计核核算材料要要求齐全、、完整、准准确,且分分类清楚、、组卷合理理、排序科科学、编目目清晰。2、保持原原封装———移交归档档的会计档档案,原则则上应保持持原卷册的的封装,特特殊情况需需拆封,重重新整理的的,应由档档案机构和和会计机构构经办人员员共同拆封封整理,以以分清责任任。3、签章要要完整———会计凭证证封面、账账簿封面及及启用页、、报表封面面等需由经经手人员、、会计主管管人员、单单位负责人人签字盖章章的,应当当要完整齐齐全。4、严格办办理交接手手续——移移交会计档档案时,会会计机构和和档案机构构有关人员员必须逐卷卷认真清点点核实,并并由交接双双方按规定定在会计档档案移交清清册上注明明交接人、、时间、数数量等,签签名盖章后后双方各执执一份。(四)会计计电算化核核算材料的的归档1、归档范范围
(1)存储储在磁介质质或光盘上上的会计核核算数据。。
(2))打印输输出的纸质质载体的会会计核算材材料。((3)会会计核算软软件的全套套文资料以以及会计核核算软件程程序。2、归档要要求((1)归归档的会计计软件应符符合1994年财政政部关于《《会计核算算软件基本本功能规范范》的要求求。(2))归档的会会计核算数数据应按电电子文件归归档的要求求将会计核核算数据存存储到耐久久性载体上上,一式三三套。(3)应对会会计电算化化核算材料料的形成、、收集、积积累、鉴定定、归档及及电子档案案的保管、、利用实行行全过程管管理与监控控,确保其其不失真、、不损毁、、不丢失。。(4)打打印输出的的纸质会计计核算材料料必须有经经办人和会会计主管的的签字或盖盖章,以保保障其真实实、准确。。(5)使使用电子计计算机进行行会计核算算产生的会会计核算材材料必须符符合国家统统一的会计计制度规定定。第三节会会计档案案的整理一、会计档案案整理的职责责与要求会计档案整理理就是将零散散和需要进一一步条理化的的会计核算材材料,通过科科学的分类、、组卷、排列列、编目,组组成一个有序序体系的过程程。(一)会计档档案整理的职职责——会计计档案整理要要坚持由会计计机构负责整整理的制度。。会计人员对对会计核算材材料的真实准准确负有法律律责任。((二二)会计档案案整理的要求求——会计核核算材料的整整理必须遵循循会计档案形形成的自然规规律及其本身身固有的特点点,保持每一一类核算材料料相互之间的的有机联系,,区分其类别别和不同的保保管期限,进进行科学系统统的整理,使使其规范化、、标准化,便便于管理和利利用。二、常见的会会计档案分类类方法(一)会计年年度分类法———即以会计计年度时间为为标准,对会会计档案进行行分类的方法法。(二)会计形形式分类法———即以会计计凭证、会计计账簿、财务务报告、其他他会计核算材材料等会计档档案形式为标标准,对会计计档案进行分分类的方法。。(三)会计类类型分类法———即以会计计类型为标准准,对会计档档案进行分类类的方法。如如税收会计、、经费会计、、单位预算会会计等(四)会计机机构分类法———即以会计计核算组织机机构为标准,,对会计档案案进行分类的的方法。(五)会计档档案保管期限限分类法———即以会计档档案保管期限限为标准,对对会计档案进进行分类的方方法。实际操作中,,往往是采用用“复式结构构分类法”,,即将上述两两种或两种以以上的分类方方法结合使用用,如:年度度—类别—保保管期限,类类别—年度——保管期限。。三、会计核算算材料组卷方方法与要求会计核算材料料的组卷,首首先应按会计计档案的分类类方法法,把把会计核算材材料按不同类类别分开;其其次,在每一一类别材料中中区分不同的的保管期限;;第三,按形形成的时间顺顺利,结合材材料形成数量量多少,组成成若班干保管管单位。(一)会计凭凭证的组卷会计凭证需按按月分开组卷卷,并根据每每月凭证的多多少组成一卷卷或数卷。不不同月份产生生的凭证不能能组在同一案案卷内。组卷卷顺序:检查查(原始凭证证真伪、记帐帐凭证编号顺顺序,有无需需要单独抽出出的凭证等))—拆除金属属物,修补破破损—装订((厚度不宜超超过2公分))—包角盖骑骑缝章—填写写凭证封面((单位名称、、起止时间、、凭证编号、、起止号码、、页数、经办办人、会计主主管及档号等等,签名盖章章)—装盒((一卷一盒))。(二)会计账账簿的组卷会计账簿组卷卷时要按账簿簿形成的特点点区分会计年年度,不同种种类的账簿分分别组卷。1、各类账簿簿的首页的启启用表、账户户目录应逐项项填写完整、、规范,有关关人员签章。。2、订本式账账簿应保持原原样,空白页页不能拆,但但须在记录账账页的最后一一行画一斜线线,以示结束束使用。并在在卷末备考表表写明使用账账页和空白账账页的页数。。在账页封面面盖上含有年年度、保管期期限、案卷号号内容的章。。3、活页式或或卡片式账簿簿换上标准封封面,抽出空空页,编页码码。4、跨年使用用的固定资产产账,归最后后一年立卷,,并在封面注注明××年至至××年,每每本厚度不超超过2公分。。(三)财务报报告的组卷财务报告组卷卷时按会计年年度结合保管管期限组卷。。会计报表组卷卷时要注意以以下事项:月月报、季报、、年报分开;;本单位报表表与下属单位位报表分开;;不同年度、、不同保管期期限的报表分分开。会计报表整理理类同文书档档案,即需编编页码、抄写写卷内目录((月、季报卷卷内目录可从从简)、填写写备考表、拟拟写案卷标题题。(四)其他会会计核算材料料的组卷按其内容结合合保管期限分分别组卷。如如银行存款余余额调节表与与银行对账单单是两种用途途不同的会计计核算材料,,应分别组卷卷。(五)会计电电算化纸质核核算材料的立立卷其输出的纸质质会计核算材材料按上述纸纸质会计档案案要求整理立立卷。来自中国最最大的资料库库下载为便于档案统统计、保管和和查找利用,,必须对所有有的会计档案案进行编号。。会计档案的的编号有两种种形式:(一)年度编编号法会计档案数量量较少的单位位,一年形成成的会计档案案按类别结合合保管期限进进行排列,编编一个案卷流流水号。(二)类别编编号法会计档案数量量较多的单位位,各类别会会计档案分别别按每一会计计年度结合保保管期限,分分别进行排列列,每一类别别编一个案卷卷流水号。四、会计档案案编号1、会计档案案作为单位档档案的一个重重要组成部分分,其档号的的编制应纳入入单位档案的的整个编号系系统。2、会计档案案档号由全宗宗号、分类号号、目录号、、案卷号组成成。全宗号:档案案馆指定给立立档单位的代代号。分类号:单位位档案分类的的类别号。一一般有大类代代号和属类代代号。大类代代号以英文字字母或汉语拼拼音字母表示示,如:会计计档案D或。。属类代号以以数字表示,,如:1代表表报表,2代代表账簿,3代表凭证,,4代表其他他等。目录号:案卷卷目录的代号号,一般按会会计档案类别别或会计年度度编制,一本本案卷目录编编一个目录号号,一个全宗宗内目录号不不可重复。案卷号:每一一案卷在所在在目录中的顺顺序号。同一一目录号内案案卷号不可重重复。(三)会计档档案档号的构构成常见的排列方方法:(一)年度——形式(名称称)—保管期期限把一个单位形形成的会计档档案,首先按按会计年度分分开,其次在在一个会计年年度内再按财财务报告、账账簿、凭证、、其他等形式式分开排列,,第三,在每每一种形式内内按规定的保保管期限(永永久、25年年、15年、、10年、5年、3年))的顺序排列列。优点:简便易易行、便于查查找、并可充充分利用装具具。缺点:排列不不够美观。适用:会计档档案数量不多多的中小型企企业或只有一一种会计类型型的单位预算算会计。五、会计档案案的排列把一个单位形形成的会计档档案,首先按按会计年度分分开,其次在在一个会计年年度内,再按按单位内的会会计核算机构构分开(如预预算处、财务务处),第三三,在每一机机构内财务报报告、账簿、、凭证、其他他等形式结合合保管期限分分别排列。优点:能体现现单位内部机机构会计档案案完整性,便便于查找。缺点:排列不不够美观。适用:各级财财政主管机关关、总预算会会计单位、或或所属组织机机构的专业主主管单位。(二)年度——组织机构——形式—保管管期限把一个单位形形成的会计档档案,首先按按会计年度分分开,其次把把一个会计年年度的会计档档案按税收计计划、税收会会计、经费会会计等类型排排列,第三,,在每一类型型内的会计档档案再按报表表、账簿、凭凭证、其他等等形式结合保保管期限分别别排列。优点;能反映映不同类型会会计活动的性性质,体现全全宗内会计档档案的系统性性。缺点:排列不不够整齐美观观。适用:税务机机关和有特定定会计类型的的专业单位。。(三)年度——会计类型——形式—保管管期限来自中国最最大的资料库库下载把全部会计档档案首先按凭凭证、账簿、、报表、其他他等四种形式式分开,其次次在每一形式式会计档案内内再按会计年年度排列,第第三,在每一一年度内再根根据其保管期期限依次排列列。优点:保持了了会计档案类类别的连续性性,便于按类类别查找和鉴鉴定销毁;排排列整齐美观观。缺点:同一年年度会计档案案分散排列在在各个类别中中,不便按年年度查找;由由于每类会计计档案的案卷卷是每年顺延延编号,因此此,实体排列列编号到999时必须重重新从1开始始,而且须预预留较充分的的空位。适用:每年形形成会计档案案数量较多的的大中型企事事业单位。(四)形形式—会会计年度度—保管管期限(一)会会计档案案案卷目目录编制制方法会会计计档案案案卷目录录也称会会计档案案保管清清册,是是基本检检索工具具。其编制立立法有三三种:1、统编编法:即即将一个个单位形形成的所所有会计计档案一一年或数数年统一一编制一一本会计计档案案案卷目录录。2、、分类编编制法::即将一一个单位位形成的的会计档档案按会会计档案案的不同同形式、、不同机机构或不不同类型型分别编编制会计计档案案案卷目录录。3、、保管期期限编制制法:即即将一个个单位形形成的所所有会计计档案按按不同保保管期限限分别编编制案卷卷目录。。(二)会会计档案案案卷目目录的著著录项目目和要求求著著录项项目七项项:顺序序号、案案卷号、、原凭证证号、案案卷题名名、起止止时间、、保管期期限、备备注。六、会计计档案案案卷目录录的编制制一、会计计档案的的鉴定会计档案案的鉴定定是指判判定会计计档案的的真伪和和价值的的工作。。价值判定定包括::归档时时案卷的的价值及及期满是是否继续续保管两两方面。。(一)会会计档案案鉴定组组织1、成立立会计档档案鉴定定小组由单位主主管领导导、会计计机构与与档案机机构人员员参加的的鉴定小小组。2、做好好鉴定前前的准备备工作3、定期期组织会会审第四节会会计档案案的鉴定定与销毁毁1、初步步鉴定———立卷卷时的鉴鉴定2、复查查鉴定———满保保管期限限的鉴定定3、终审审鉴定———销毁毁前的鉴鉴定销毁前的的鉴定要要谨慎,,要掌握握“可存存可毁者者,暂存存;可长长可短者者,从长长”和““判处销销毁,缓缓期执行行,以观观后效””原则。。对涉及及外事、、对私改改造、公公私合营营及末了了结的债债权债务务、房地地产契约约、工资资花名册册、精减减辞退人人员等均均应从长长保管。。(二)会会计档案案鉴定的的步骤与与方法依据《会会计档案案管理办办法》规规定,分分永久、、定期两两种,定定期分为为25年年、15年、10年、、5年和和3年五五种。各各类具体体期限见见教材P31页页。其计计算时间间是从会会计年度度终了后后的第一一天算起起。会计电算算化档案案的保管管期限与与手工形形成的会会计档案案一致;;会计软软件文档档资料的的保管期期限为该该软件停停止使用用或有重重大更改改之后5年。(三)会会计档案案保管期期限的划划分来自中中国最大大的资料料库下载载会计档案案销毁要要做到销销毁有据据、程序序严格、、手续齐齐备。(一)销销毁的程程序:((会计机机构会同同档案机机构)提提出销毁毁意见——编制销销毁清册册—核对对要销毁毁的会计计档案名名称、卷卷号等内内容—((单位负负责人))在销毁毁清册上上签署意意见—((会计机机构与档档案机构构)共同同派员监监销—((销毁前前)监销销人清点点核对——(销毁毁后)在在销毁清清册上签签名盖章章并报单单位负责责人。二、会计档案案的销毁(二)会计档档案销毁清册册的编制由鉴定意见书书、会计档案案销毁案卷目目录及会计档档案销毁审批批表组成。(三)会计档档案销毁应注注意事项对期满但末了了结的债权债债务和涉及其其他末了事项项或对处理历历史遗留问题题有重要参考考价值的原始始凭证不得销销毁,应单独独抽出立卷,,直至末了事事项或遗留问问题完结时为为止,并在保保管清册和销销毁清册列明明;正在建设设期间的基建建会计档案,,即使期满也也不得销毁;;财政主管机机关保存的同同级机关、企企事业单位及及其基层单位位的年度决算算表期限从长长。会计档案的移移交,指单位位会计机构或或人员根据有有关规定向本本单位档案机机构移交会计计档案,或本本单位档案机机构按照国家
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