主持会议的技巧

主持会议的技巧1、开会的时机会议之召开肯定要有良好的理由。假设没有良好理同，就不要开会。良好理由——就是开会的时机。莫将会议弄成了例会行公事。每次会议需要利用贵重的时间。它与机器设备之投资格一样，值得吾人善加珍惜使用。、适宜开会的时机、订立组织目标。、善写各人会议简报〔纲领。、听取报告。、开掘、分析及解决问题。、促使大家承受方案或打算。、达成训练目标。、协调冲突意见。、确保员工对公司政策、方法及裁决了解。、猎取正确情报以因应紧急事故。、裁决衍生的问题。、不宜开会的时机就可解决问题时。、与会者或主持人未作充分预备备时。、关键员无法赴会时。、必需参与会议的人、该议题的主要经办人员。、可供给特别建议的人。、有权批准决议案的人。、对决议案可供给参考意见的人。、与该议题有关的总门主管。2、拟定会议的具体要领、拟订会议的策略、目标分析2-1-1a2-1-1-、打算召开会议，就要知道会议预期成果。2-1-1c

评估达成目标可能遭到的障碍以及障碍抑制。、假使要召开问题解决会议时，首先要问这些问题ABCDE、谁被要求去转变方法？F、谁被要求放弃某些目标？他公司或其它单位的例子，甚至自已过去的阅历，未必适用于当前状况，起码不完全行得通。我们需对每一种状况加以认真检讨与观看，以便订出解决方案。在借助过去的阅历时，要看过去与现在状况的差异。、在最正确的人力及物力下，可达成什么目标？B、在那些不利条件，您将执行目标？C、您需要何种助力？E、您的期望是否不切实际？、对与会者的分析、首先假设您将召开各总门的协调会议。在要如开会议前，首先依各部门，例如财务、人事、业务、企划、生产等部门，推测各部门可能的提议。可以推测其可能的提议。、对与会者的了解有三点A、代表单位所实行的立场。B、个人的目标与期望。C、其个人的绩效。此外还应留意以下问题：、订定正式议程议程不但是会议争论的内容，也是掌握开会时间的工具。在会议召开前征求部署的建议——只要运用开放的原则，部属会自动供给意见。先印发相当数量的议题，表示会议有其价值，随后再征求大家供给其他议题。会前作充分的打算——阅历告知我们，会议要愈成功，打算愈须早日完成。无论如何，不要使与会者觉得一切已内定，而他们只是来听取大会宣言——要充分预备开会，使与会者认为有需要召开会议，同时也要使他们觉得其意见受到重视。假设会议由不属于您管辖的人参与，议程的编排就不同了。由于对与会者没有客辖权，您必需多迁就他们所代表的利益。订好议程后，要加注解以利计论。便例如有的议案要多争论，有的只须轻轻带过，有时要鼓舞秘会者发言；有时要举证等。最终要对第项议题制定时间掌握表。设计议题时，最好以一个主题为范围，少列不相关的议题，这样除了可以限制与会人数外，亦较利于争论。同进，有太多不相关的议题，便很难做好预备工作。议题必需在与大家有关的问题范围内。要使用权每个议案有恰当的争论时间。假设议题实在很重要的话，就应多加争论，甚至占据整个时间亦无妨。好方法便是建立意见档案案，也可作为贵重的参考资料。会议时间短者数分钟，长者达数天之久。会期愈久，所花的预备工作夫愈大11这个限度，会议的效果便要减了。1时就休息五至格外钟，以便恢复与会者的体力。、会议的妥当预备、留意出席人、主讲人、道具、及资料的预备。、会前要和重要出席人保持连系。、假设工程很多，您必需把追踪责任授权给一、二们总属。授权时不要无视任何预备细节。、假设您要亲自提出重要的报告或代表所属单位报告时，自己最好先演练一番，以钟表测量时间，并以录音机听听报告的内容及音调。、会议成功的原则、避开召开临时会议——临时会议易扰乱同仁的正常作息。假设万不得已召开临时会议的话，则须在二、二天前发出通知，以便与会者有所预备。、要让与会者确知开会目的及主题——无论以口头或书面通知都可以，只要与会者能略微想一下，就算有了最起码的预备。、对受命提出报告者要事先说明——要让他有充分的预备时间。、要规定会议时间，并促使与会者遵守时间性——假设每次都准时开会、闭会，大家就会确信你的

办事力量。简言之，设计会议要留意以下各点：A、以明晰的目标去创认真的打算。B、同时实现公司目标及个人目标。C、事先预知障碍困难，并以阅历探测与会者之反响。D、议程要有良好安排，同时早日分发议程。E、适当安排议案争论时间，并尽量使议案相互关连。F、备妥补充资料或器材。G、避开临时会议。3、会议的场所3-1、会议的型式会议的型式依我们所选择的会议目标的不同可分为以下几种型式：A、资料会议——主客搜集与预备印刷物、小册子、图片、属。B、争论会议——主要由推销员参与，大部份材料由他样自预备，在一个争论会议中，推销人员彼此切磋。C、实习会议——推销人员在本会议中所担当的角色比在计由与会者扮演一些角色〔例如：客户与推

销员〕以磨炼推销的技巧。、会议室的选择标准。心理与生理之需求。A、会议室的大小，应与开会人数成正比。B、会议室门窗越少越好，并应使座位背向窗户，以避开外界的干扰。C、阻碍视线的柱子也应避开，演讲人的位置应加垫高，以便听、讲双方向相互照面。D、由于视听器材渐渐普遍，我们需要留意器材之布置。插座要靠近讲桌，并天先检查。同时，会前也要检查器材完好与否，以免临时发生故障。银幕高度要合当，使与会者都能清楚的看到。E、会场照明设备要良好，并应有灯光掌握设备及适当插。F、会场声量掌握要完善。猛烈回声打击演讲人及听众的神经，因而使双方都觉得不舒适。G、为避开受到迟到早退的干扰，限制出入口是很重要的。出入口通常在会议室的后半段，假设有二个以上的出口应关闭另一个出口。外来的洗手间位置要安妥当，数量要够，并要使会者知道位置，以便紧急时使用。而且人设置衣帽间以便放置外衣、手提包、相机等，使会场不致零乱不堪。H、通风设备要良好。I、其他：如椅子要舒适，且不行过挤。持相反意见的人不要分坐相对的位置，以免造成叫阵对骂的状况。不要把可能持反对意见的人安排从在一起，应予分散，以便主持人能掌握会场。3-2-3、会议室的布置〔1有信要是以会场院的隔局而定，最常使用的布置种类有：长型桌布置、方型桌布置、圆型桌布置、教室型布置，以及礼堂型布置等等。A长型桌会议室布置图aa板〔可移动〕讲台幻灯机投影机电影机B、方型桌会议室布置图银幕或黑板银幕或黑板〔v〕可移动主席投影机幻灯机或电影机C、圆型桌会议室布置图银幕黑板〔可移动〕银幕黑板〔可移动〕投影机主席D、U型桌会议室布置图银幕或黑板银幕或黑板〔〕可移投影机讲台电影机E、教室型会场布置图银幕或黑板〔可移动〕银幕或黑板〔可移动〕讲台投影机电影机F、礼堂型会场布置图银幕银幕〔可移动〕讲台投影机走走道道走道岸道电影或幻灯机、会议前的检查会议室要有专人负责会前的布置，在布置好之后，通常以手上的布置检查单逐项检查。a、显示器材——a-1、银幕：高度、位置恰当否？a-2、黑板：清洁否？有粉笔与粉笔擦否？、放映设备——a、器材齐全否？b、插头良好否？c、放映机调整否？试用过否？d、镜头清洁否？e、有备用灯及保险丝否？、廷长线摆设安装良好否？、音响设备齐全否？检查否？、展现及放映资料备妥否？次序排列否？、麦克风备妥否？试音质、音量否？、座位够否？安排好否？、灯光掌握设备如何？、闪光灯及指引棒？、座位号码单。、书面资料、铅笔便条纸。、茶杯、水壶。3-2-4、视听教材视听教材能提高会议的成效。视听教材逼使报告人对对题目先作打算与组织，把问题化繁为简，扼要地报告出来。视听的教材的种类繁多，诸如：黑板、表架、绒布板、反录影机等等。根本而言，黑板、表架式作视听意见沟通中最受限制的方法但却缺乏视觉冲击，效果较差。4、如何当一位成功的会议主持人、成功的会议主持人应留意事项、会前随时预备资料，及安排会议室。并知道自己要讲什么。、了解听众并预知与会者的态度及立场。、说与会者想听的话，并针对其利益所在。、简洁明确提出报告资料，并利用视听教材增加效果。、要布满信念及热诚，并以清楚的声音说话。、认真考虑与会者提出之建议及意见，并邀起讲座气氛。、长时间的会议，每隔一小时要有休息的时间。、预备开会及闭会。、会议完毕时要显示成果，并使与会者知道决议内容。、会议主持人不应当做的事、在报告时，言不及意，使人分心。、没有预备就要主持会议。、霸占会议时间而使他人无从发言。、会议内容离题。、对反对意见显露不开心的脸色。、低仍幽默。、使人感到狼狈或好笑。、让鼓励的争吵自由进展下去。、会场索然无味而使人昏昏欲睡。、不照议程行事。5、销售会议预备检查单5-1、设备检查表□贵客席的布置与贵宾的招待室。□投影机及银幕。□黑板、板擦儿、各种颜色的粉笔。□图表架。□有照明的讲台、议事锤、镇尺。□播音系统、扩音机。□录音设备及操作员。□电影、短片、及幻灯放映之设备及操场作员、灯光掌握开关。□花木装饰。□电唱留声机及唱片。□停车场院。□摄影饰。□登记桌、招待房间、证件、询问处、指示牌、制止及烟、欢送词。□标志够否？透亮胶带备妥否？□接待桌。□桌子与椅子。□烟灰缸。□水壶及杯子、茶水。□垃圾箱。□便条纸、铅笔。5-2、演讲人会前：□邀请演凌晨书是否早日送出？□是否说明演讲时间？□是否说明所期望的内容？□费用支付如何？□是否也体供其他费用，或只有演费？□何时支付？□自传资料及相片，以供介绍之用。□演讲人的太太是否同来？□是事预定旅馆？□是否需要特别设备？□是否早日把活动表寄送演讲人？□是否有人在到达地点接待遇演讲人？演讲前的检查：□演讲人是否介绍给主席及重要的人员？□黑板及表架、指标棒、粉笔、已备妥否？、□帮助翻图表的人？□放映机备妥否？□放映桌备妥否？□放映师到场否？□是否分发资料？□主席是否需要有人帮助？其他重点：□假设临时发生变故，是否有临时演讲人？5-3、杂项装饰：□是否安排装饰品及标语？贵宾：□是否要出入证？□如要作简短训词，是否事先通知？□是