文件制作的基本要求

文件製作的基本要求

------EXCEL操作基礎篇設定Excel的操作環境『檢視』設定Excel的操作環境『計算』設定Excel的操作環境『工具列』表格的製作格線的合理運用文字的輸入日期的輸入儲存格內容的對齊方式數字及金額的輸入工作表的設定－凍結窗格工作表的設定－自動篩選版面設定『頁面』版面設定『邊界』版面設定『頁首』『頁尾』版面設定『工作表』表格製作與公式設定工作表的管理E-mail傳送檔案注意事項設定EXCEL操作環境『檢視』操作路徑：『工具』→『選項』→『檢視』常用工具：格線：EXCEL中用做參考定位的背景格線，常用於表格製作完成檢視使用。零值：將數字或計算後的答案為零的格位顯示空白。設定EXCEL操作環境『計算』操作路徑：『工具』→『選項』→『計算』常用工具：手動：EXCEL採用『自動計算』，如果工作表十分龐大或有循環參照的格位時，便需勾選『手動』計算以節省時間及避免重複計算循環參照。

重算所有文件：當勾選『手動』計算，在資料輸入完成後記得按『F9』取得計算結果。設定EXCEL操作環境『工具列』1、操作EXCEL時，如果資料太多而畫面太少，希望看到更多畫面時，可至工具列中設定要縮放的比例。(如：100%→75%)2、將不常用的欄位拖開，以加大檢視及操作範圍。(如不用到繪圖的快取圖案可將其取消)3、將常用的快速鍵調至工具列。(例：取消合併儲存格)

操作路徑：『工具』→『自訂』→『指令』→『格式』，將『儲存格取消合併』拖至工具列。EXCEL表格的製作製作表格時需要把A欄空出，由B欄開始製作，為的是可清楚的瀏覽到表格的框線。EXCEL表格的製作『格線的合理運用』製作表格時，常用格線來區分內容主次及重點 最粗線---外框虛線或直線---內線第二粗線條---標題欄、合計欄位的區分或區塊的分割

外框最粗線條標題欄區分用第二粗線條內線用虛線或直線文字資料的輸入字體：『新細明體』：EXCEL自設字體。『細明體』：可將字體的字元寬度統一。『標楷體』：常常顯示不清楚筆劃較多的文字。『TimesNewRoman』：常用表示英文或數字格式。在表示標題及重點數據時，常常會加大字體或加粗，以示突顯。在以淺顏色填充標示重點欄位時，須考慮視覺效果及列印的清晰度。如有設定計算式或函數的欄位，亦可用顏色標示出來。標楷體顯示不清筆劃較多的文字細明體可將字符的寬度統一日期的輸入如果輸入正確的日期格式，日期會自動靠右對齊，如果錯誤的日期格式，會被當成文字處理而靠左對齊。日期的間隔可用『/』或『-』,為統一日期的表示方法以“YYYY/MM/DD”格式，如：2003/03/23就表示2003年3月23日。當企業日趨國際化，亦可表示成：“DD-MMM-YY”EXCEL自動設定格式會使日期無法對齊，影響表格的美觀，可自訂日期格式為『YYYY/MM/DD』，或『DD/MMM/YY』日期的輸入自定日期格式的步驟：『格式』或按右鍵→『儲存格式』→『數字』→『日期』或『自訂』數字及金額的輸入數字格式數字一律靠右對齊，加千分位，如有小數位數，統一保留兩位或一位小數。金額格式金額需靠右對齊，標示千分位，如加上貨幣符號，會自動保留兩位小數。例：儲存格內容的對齊方式垂直對齊：所有位於儲存格欄位中的文字，均需設定為上下垂直對齊。水平對齊： 文字格式：文字敘述類的以靠左對齊，如姓名、性別及標題欄等可置中對齊。 數字格式：數字統一靠右對齊，特殊狀況下如工號等，位數統一不變，可置中對齊。 日期格式：系統自動設定為靠右對齊，如自訂日期格式統一寬度後也可置中對齊。 金額格式：金額統一靠右。 例：工作表的設定------凍結窗格當表格欄位較多、資料較大，需要將資料固定住對前後或上下的欄位對照檢視，可將標題欄或列凍結。操作步驟：『視窗』→『凍結窗格』凍結標題列：選定要凍結資料下面一整列，點選『視窗』→『凍結窗格』凍結標題欄：選定要凍結資料後面一整欄，點選『視窗』→『凍結窗格』同時凍結欄或列：點選將要凍結資料之欄、列交叉點下方的儲存格，按視窗』→『凍結窗格』

藍色為凍結窗格部份工作表的設定------自動篩選『篩選指引列』表格在自動篩選時，篩選符號常常會將標題內容給遮住，而且如果標題列中有選用多列合併的儲存格，篩選符號起始點會不統一，所以需要加一列“篩選指引列”。『篩選指引列』在表格中的功能不可忽視，除可不擋住標題欄外，還可表示各欄位的計算式，亦可從中看出哪一欄數據被隱藏。例：

篩選指引列版面設定------頁面表格製作完成，需設定版面，以方便需要時便可直接列印，不需再作調整。特別強調如果需要將資料E-mail給其他單位時，一定要設定版面，避免浪費他人的時間來設定格式。 操作路徑：『檔案』→『版面設定』→『頁面』

如果資料太大，無法以100%的比例列印在一張紙上，可使用頁面中的縮放比例來調整，可調整整個版面，亦可單獨縮放頁寬或頁高。版面設定------邊界表格製作完成，需要設定資料與紙張邊界間的寬度：橫向紙張可左右寬度相同，但上邊界要留出文件歸檔時的打孔位置，防止資料內容被打掉。縱向紙張除要將表頭位置設寬一點，左邊也要留出打孔的位置。

橫向縱向報表完成，通常會選擇『水平置中』，如勾選『垂直置中』會使內容欄位較少的表格置於中央，影響美觀。版面設定------頁首頁尾可在表格上方加入『頁首』當作標題，可於下方加入『頁尾』當作註腳，並列印於檔案每一頁文件上。頁碼設定於文件的右上角。版面設定------工作表當文件製作完成，需設定：列印範圍：要印出哪一範圍的資料。列印標題列：將指定的整列資料固定印出在每一頁上，當作橫向標題。列印標題欄：將指定的整欄資料固定印出在每一頁上，當作縱向標題。EXCEL製作與公式的設定當一份表格完成(如下圖)，要在『No.6文件夾』下面增加需插入No.7,No.8時，計算公式仍是No.1~No.6。雖然增加了空白列會延續原來的格線，但合計公式中的格位並未自動調整位置，必須手動修改。插入欄列後，一定要檢查相關公式是否正確插入欄或列後，一定要檢查相關公式是否正確！也可以在製作表格時就留下空位設定公式，以便日後增加欄位，公式可同時變更。EXCEL製作與公式的設定在製作表格時就留下空位設定公式，以便日後增加欄位，公式可同時變更。工作表的管理表格製作完成後，需要將其命名，以方便檔案查閱。文件命名：文件命名應以文件主題命名，體現檔案內容，一目了然。活頁簿命名：一個活頁簿可存放多個工作表，所以每個工作表的命名亦需簡潔明了。工作表的管理 當一份工作表一切設定完成之後，要記得優化工作表，盡可能在視窗內，將工作表的畫面顯示較多的內容，方便閱