业务功能与业务流程

第二节管理业务调查16.2管理业务调查管理业务调查主要包括：组织结构分析、组织/业务关系分析、业务功能分析和业务流程调查。组织结构分析：通过组织结构图来实现的．是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上，作为后续分析和设计参考的依据。组织/业务关系分析：通过组织与业务关系图来实现的，是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系，它是后续分析和设计新系统的基础。业务功能分析：把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来，它是今后进行功能数据分析、确定新系统拟实现的管理功能和分析建立管理数据指标体系的基础。业务流程调查：通过业务流程图来反映组织的业务过程。它包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态。21、组织结构分析通过组织结构图来实现的，是一张反映组织内部之间隶属关系的树状结构图（见图1）。绘制组织结构步骤：了解企业的内部组织结构及人员配置，画出组织结构图了解企业上下级关系的组织结构，画出上下级关系组织结构图。说明：与企业生产．经营、管理密切相关的部门一定要反映全面、准确。为了表明企业的运行过程，往往也画出企业物流和管理组织关系图（见图2）。3图1企业组织结构图4图2组织结构与物流关系图5广州五十铃客车有限公司组织结构图6天瑞集团组织结构图72、组织/业务关系分析组织结构图反映了组织内部和上下级关系。但是对于组织内部各部分之间的联系程度，组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能反映出来。这将会给后续的业务、数据流程分析和流程／数据分析（U/C矩阵分析）等等带来困难。为了弥补这方面的不足，通常增设组织／业务关系图（见表1）来反映组织各部分在承担业务时的关系。

8计划处供应处财务处销售处调度处技术处物资仓库…………物资采购计划制定×*√产品销售计划制定×*物资采购及入库√*×√*生产组织√×*√……………..组织联系程度业务其中：*表示该部门是相应业务的执行部门；×表示该部门是相应业务的辅助执行部门；√表示该业务的执行需要用到相应管理部门的数据；空格表示该业务与对应的组织无关。表1组织/业务关系93、业务功能分析在组织中，常常有这种情况，组织的各个部分并不能完整地反映该部分所包含的所有业务。当生产经营规模扩大时，交叉管理的某些功能就要求独立出来。于是以功能为准绳进行设计，使得系统将会对组织结构的变化有一定的独立性，将获得较强的生命力。因此在分析组织结构的时候，应画出业务功能图。图3是一张某销售业务的业务功能图。10销售业务管理销售计划管理合同管理销售核算与统计成品库管理市场预测销售历史资料管理编制年度销售大纲编制销售计划

合同有效性审查

合同执行情况分析合同登记和变更销售收入核算销售利润核算销售统计分析出入库管理库存统计市场预测市场分析图3业务功能分析图114、业业务流流程分分析（1））业务务流程程图的的绘制制在对系系统的的组织织结构构和功功能进进行分分析时时，需需从一个实实际业业务流流程的的角度度将系系统调调查中中有关关该业业务流程的的资料料都串串起来来作进进一步步的分分析，，业务流流程分分析可以帮帮助我我们了了解该该业务务的具具体处处理过过程．．发现现和处理理系统统调查查工作作中的的错误误和疏疏漏，，修改改和删删除原系统统的不不合理理部分分，在在新系系统基基础上上优化化业务务处理流程程。业务流流程分分析我我们通通过业务流流程图图来表示示。12①概念念业务流流程图图(transactionflowdiagram,简简称称TFD)，就是用用一些些规定定的符符号及及连线线来表表示某某个具具体业业务处处理过程程，用用尽可可能少少，尽尽可能能简单单的方方法来来描述述业务务处理过过程的的方法法。业业务流流程图图的绘绘制基基本上上按照照业务务的实际际处理理步骤骤和过过程绘绘制。。有关业业务流流程图图的画画法，，目前前尚不不太统统一。。但若若仔细细分析析，就就会发发现它它们都都是大大同小小异，，只是是在一一些具具体的的规定定和所所用的的图形形符号号方面面有些些不同同．而而在准准确明明了地地反映映业务务流程程方面面是非非常一一致的的。13②基本本符号号业务流流程图图的基基本图图形符符号非非常简简单，，只有6个个。有有关6个符符号的的内部部解释释则可可直接接用文字标标于图图内。。这6个符符号所所代表表的内内容与与信息系统统最基基本的的处理理功能能一一一对应应。如如在图图所示中中。14业务处理单位业务处理功能描述表格/报表/单据数据/文档存储收集统计文档信息传递过程15③绘制业业务流流程图图根据所所提供供的背背景资资料绘绘制业业务流流程图图某企业业“物资采采购计计划制制定及及审批批”业务务的处处理过程是是：上上一年年末各各分厂厂制定定出本本分厂厂的““物资资需求求计划表表”。。这些些物资资计划划表经经供应应处计计划科科审核核后由由物资供供应处处的综综合管管理科科在每每年的的1月月1日日前将将各分分厂提交交的年年物资资需求求计划划表按按物资资品种种进行行汇总总后得到新新一年年的““物资资需求求总表表”，，该物物资需需求总总表由由供应处处处长长审批批后，，由供供应处处计划划员计计算出出每一一种物资的的年采采购计计划量量并最最后形形成全全厂新新一年年的““物资资采购计计划””。16附注：：①供供应处处计划划科对对各分分厂需需求计计划表表的审审核方方式为为：：依据据计划划处制制定的的相应应分厂厂的““主生生产计计划（（即产产品产产量计计划））”及及技术术处提提供的的“生生产用用物资资消耗耗定额额”按按公式式：物资需需求量量=产产品计计划产产量××物资资消耗耗指标标计算出出每一一种产产品所所需物物资的的消耗耗量。。然后后按物物资进进行归归纳汇汇总得得出该该分厂厂每一一种物物资的的需求求总量量。若若得出出的物物资需需求量量与该该分厂厂物资资需求求计划划表相相符（（如误误差不不超过过10%）），则则认为为合理理，否否则要要与该该分厂厂协商商后才才能完完成审审核工工作。。17②供应应处处处长对对物资资需求求总表表的审审批处处理为为：依依据掌掌握的的企业业财务务及生生产要要求和和可能能的不不可预预计的的物资资消耗耗对物物资需需求量量进行行修正正。③供应应处计计划员员计算算物资资采购购量所所依据据的模模型为为：物资采采购计计划量量=物物资需需求量量+合合理库库存量量–当当前库库存量量其中物物资的的“合合理库库存量量”和和“当当前库库存量量”由由物资资仓库库的““库存存台帐帐”获获取。。18绘制步步骤：：（1））分步步绘制制依据：：上一一年末末各分分厂制制定出出本分分厂的的“物物资需需求计划表表”。。这些些物资资计划划表经经供应应处计计划科科审核核后由物资资供应应处的的综合合管理理科在在每年年的1月1日前前将各各分厂提提交的的年物物资需需求计计划表表按物物资品品种进进行汇汇总后得到到新一一年的的“物物资需需求总总表””。绘绘制图图如下下：各分厂厂物资需需求计划表表审核物资品品种分类制制总表表供应处处计划科科供应处处综合科物资需求总总表？？19各分厂物资需求计划表审核物资品种分类制总表供应处计划科供应处综合科物资需求总表合格的物资需求计划表20该物资需求求总表由供供应处处长长审批后，，由供应处处计划员计计算出每一一种物资的的年采购计计划量并最最后形成全全厂新一年年的“物资资采购计划划”。审批计算每一种物资的年采购计划量供应处处长供应处计划员新一年的物资采购计划物资需求总表21（2）检查查局部依据附注①①：供应处处计划科对对各分厂需需求计划表表的审核方式为为：依据据计划处制定的相应应分厂的““主生产计划（即产品产产量计划））”及技术处提供的“生产用物资消耗定定额”按公式：：物资需求量量=产品计计划产量××物资消耗耗指标计算出每一一种产品所所需物资的的消耗量。。然后按物物资进行归纳汇汇总得出该该分厂每一一种物资的的需求总量量。若得出的物物资需求量量与该分厂厂物资需求求计划表相相符（如误差不不超过10%），则则认为合理理，否则要要与该分厂协商后后才能完成成审核工作作。22各分厂物资需求计划表审核物资品种分类制总表供应处计划科供应处综合科物资需求总表计划处技术处分厂的主生产计划生产用物资消耗定额23各分厂物资需求计划表审核物资品种分类制总表供应处计划科供应处综合科物资需求总表计划处技术处分厂的主生产计划生产用物资消耗定额是否合理NY加上判断的流程图24依据附注②②供应处处处长对物资资需求总表表的审批处处理为：依据掌掌握的企业业财务及生生产要求和和可能的不不可预计的物资资消耗对物物资需求量量进行修正正。依据附注③③供应处计计划员计算算物资采购购量所依据据的模型为：物资采购计计划量=物物资需求量量+合理库库存量–当当前库存量量其中物资的的“合理库存量量”和“当前库存量量”由物资仓库的“库存台帐”获取。25审批计算每一种物资的年采购计划量供应处处长供应处计划员新一年的物资采购计划物资需求总表物资仓库库存台账26（3）绘总总图把分段绘的的流程进行行汇总各分厂物资需求计划表审核物资品种分类制总表供应处计划科供应处综合科计划处技术处分厂的主生产计划生产用物资消耗定额审批计算每一种物资的年采购计划量供应处处长供应处计划员新一年的物资采购计划物资需求总表物资仓库库存台账27业务流程图图例二：系统中人员单据、报表、帐目数据流向系统外实体处理28业务流程图图绘制举例例—存取款款业务储户存折存、取款单业务分类存折取款单存折存款单存款处理取款处理利息文件存折存折现金帐目文件不合格现金库29（2）业务务流程图的的特点和作作用1.特点点①图的形式是是按业务部部门划分。。②图描述的主主体是票据据、帐单的的业务处理理。③票据、帐单单流动路线线与实际业业务处理过过程一一对对应。④图中票据、、帐单是有有“生””、“死死”的，即即用它的一一次生命周周期来表示示出一笔业业务的处理理情况。302.作用①制做流程程图的过程程是全面了了解业务处处理的过程程，是进行行系统分析析的依据。。②它是系统统分析员、、管理人员员、业务操操作人员相相互交流思思想的工具具。③系统分析析员可直接接在业务流流程图上拟拟出可以实实现计算机机处理的部部分。④用它可分分析出业务务流程的合合理性。31练习一：按以下调查查结果画出出订货业务务流程图采购员从仓仓库收到缺缺货通知单单后，查阅阅订货合同单，若若已订货，，则向供货货单位发出出催货请求，否则就就填写补充充订货单交交供货单位位。供货单单位发货同时时，向采购购员发出提提货通知单单。32（3）表格格分配图（1）基本本符号表示系统中中各种单据据和报告都都与哪些部部门发生业业务关系。。

4

3