办公室s管理-二

办公室5SELS5S_OFFICEPRESENTATIONENGREV1.1

2008年6月17日活动基本规则安全第一（使用个人防护装备）所有人积极参与准时开始和结束关闭所有电子设备（电话、寻呼机等）或调到“静音”状态仅在得到指示时才使用计算机保持准备改变的开放思想没有“最好”，只有“更好”引言办公室5S5S

回顾5S

过程5S

定义定义5S并应用于你的办公室、信息和交易过程，实现你的业务目标5S模块的目的：引言5S确定5S的目的确定5S理念识别5S的益处确定5S过程步骤讨论5S在你办公室中的影响确定5S实施路线图回顾5S活动规则目标5S

回顾5S

过程

5S

定义5S的目的5S的目的是创建

工作场所组织、

提高生产率、

实施目视化管理,并且

为持续改进使用的

所有其他精益工具打基础。5S的目的5S文化的益处生产率

消灭查找信息和办公室用品所浪费掉的时间。缩短加工时间和办公室设备停工时间。更加容易地区分任务的优先次序。增加创造价值的时间。

质量 消除使用过期或不正确信息的可能性

安全

减少损失工时的事故、工人赔偿要求和OSHA可记录事件的数目

5S定义什么是5S？与持续的工作场所组织和纪律有关和“突击大扫除”无关是有益于整个组织的工具不是“仅适用于车间

”的工具是一个持续的过程和发展中的管理工具不是一次性活动每个人都有份不是“其他某个人”的责任是所有其他改进的

基础不是可有可无的5S定义5S–源于日文术语5S 说明Seiri

（整理）整齐、有组织

是指对工作区域的每件东西分门别类，只保留必要物品的做法。其他每件东西都要存放起来或扔掉。这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况。1SSeiton

（整頓）整齐

关注于对有条理的工作场所的需要。信息、设备和材料必须系统地摆放，使得取用最容易、效率最高。每件东西都各得其所、各就其位。2S5S定义5S–源于日文术语（续）5S 说明Seiketsu

（清潔）标准

使其得到控制和保持一致。在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准。每个人都准确知道自己的责任是什么。清扫职责是日常工作程序的一部分。4SShitsuke

(躾)始终遵守纪律

是指日复一日、年复一年地遵守标准并使工厂保持安全高效的秩序。5SSeiso

(清掃)系统化的清扫

指的是需要保持工作场所清扫和整齐。在日本公司，清扫是一项日常活动。每班结束时都要打扫工作区，将每件东西放回原处。3S5S定义5S–英文翻译Sort（整理）SetInPlace（整顿）Shine（清扫）Standardize（清洁）消除不需要的物品，识别出有必要使用的频率所有物品都各得其所、各就其位彻底清扫工作区，识别出不清扫的来源执行过程来保持和改善前3个S5S 说明1S2S3S4SSustain（素养）在工作场所中营造保持和自律的5S文化5S5S定义清理后清理前步骤1-清理5S定义步骤2–整理给文件夹夹贴上标标签，按按顺序排排列，按按虚线索索引安装托盘盘，贴上上对象标标签5S定义步骤4-清洁规范以下各各项：文件夹上的的虚线架子上的标标签标示证书的展示示5S定义步骤5-素养建立5S布告牌，用用来显示：：5S理念–强化5S的“技巧””成功故事–用实例证明明5S是可以实现现的5S绩效-提供每月绩绩效的反馈馈5S行动-提供持续改改进方面的的指导5S定义5S识别办公室室中的5S机会回顾每个5S步骤的组成成部分将每一步应应用到你的的业务中目标5S回顾5S过程5S定义书籍公告板业务表表格名片橱柜目录计算机机设备备计算机机文件件会议室室来往信信件书柜桌子抽屉电路接接线Email办公室室5S检查表表文档杂志收发室室办公设设备纸个人物物品打印机机/传真机机记录样品架子文具工作台台电话语音邮邮件白板办公室室中的的5S机会5S过程1S––整理2S-整顿3S-清扫4S––清扫5S-素养5S过程步步骤5S过程1S––整理2S-整顿3S-清扫4S––清扫5S-素养5S过程步步骤5S过程1S定义SEIRI整齐、、有组组织。。是是指清清理工工作区区中的的全部部工具具、材材料等等，并并且仅仅保留留必需需物品品的做做法。。其其他每每件东东西都都要存存放起起来或或扔掉掉。这这样样就减减少了了干扰扰高效效率工工作的的隐患患和杂杂乱无无章的的情况况。通过过清清除除工工作作场场所所中中不不必必要要的的物物品品，，来来揭揭示示这这个个过过程程SORT（清清理理））简化化工工作作区区。。清清楚楚区区分分什什么么是是必必要要的的，，什什么么是是不不必必要要的的，，处处置置不不必必要要的的物物品品1S

的目标

日文：SEIRI英文：Sort（清理）1S揭示示真真正正的的过过程程5S过程程扔掉掉你你知知道道可可以以扔扔掉掉的的任任何何东东西西通过过询询问问以以下下问问题题，，识识别别出出真真正正需需要要的的物物品品：：它是是用用来来做做什什么么的的？？我为为什什么么有有这这个个东东西西？？我多多长长时时间间用用一一次次？？别人人也也有有吗吗？？1S清理理策策略略5S过程程1S清理理策策略略（（续续））不必必要要不不能能使使用用不大大可可能能用用到到很少少使使用用偶尔尔使使用用抛弃弃或或删删除除抛弃弃、、删删除除或或捐捐出出来来远距距离离或或电电子子形形式式存存放放存放放在在附附近近，，便便于于取取到到使用用频频度度处处置置经常常使使用用存放放在在手手边边，，随随时时能能拿拿到到5S过程程不要要忘忘记记你你的的计计算算机机文文件件和和email！尽可可能能减减少少个个人人物物品品只留留下下基基本本的的必必需需品品将活活页页夹夹和和书书籍籍扎扎好好，，标标示示““最最后后使使用用日日期期””，，识识别别未未来来要要丢丢弃弃或或远远距距离离存存放放的的物物品品考虑使用用书籍和和参考资资料的公公用图书书馆（明明确确定定所有人人和过程程）1S清理策略略（续））5S过程为什么有有两台打打印机？？为什么好好几个使使用过的的墨盒散散放在周周围？这个架子子上到底底放的是是些什么么东西？？1S反例5S过程删除不用用的图标标卸载不用用的程序序删除旧文文件或将将旧文件件存档到到CD上1S实例5S过程拿走不必必要的物物品，空空出整个个书架将不必要要物品移移到归档档系统1S实例清理前清理后5S过程白板并未未发挥它它的作用用旧的信息息没有擦擦除1S实例清理前清理后5S过程1S––整理2S-整顿3S-清扫4S-清洁5S-素养5S过程步骤骤5S过程2S定义SEITON整齐。关关注于于对有条条理的工工作场所所的需要要。工工具、设设备和材材料必须须系统地地摆放，，使得取取用时最最容易、、效率最最高。每每件东东西都各各得其所所、各就就其位。。将所有物物品和信信息放在在最佳的的位置并并进行目目视化定定位整顿定位需要要的物品品，使它它们能够够被方便便地取用用和放回回2S

的目标

日文：SEITON英文：SETINPLACE（整顿）2S提升目视视化管理理5S过程2S策略确定最佳佳的布局局和工作作空间设设计，这这样就容容易使用用和理解解所有物物品使用提升升目视化化管理的的存放方方法（使使用1S过程中识识别出的的频度））进行规规整文件夹方方法（首首选的纸纸质文件件方法））能放不到到70页的文件件夹最好好（最多多100页）为每个文文件夹指指定其自自身的存存放期活页夹方方法电子格式式（有适适当的备备份）5S过程2S策略（续续）使你命名名习惯标标准化文件/文件夹/活页夹的的名字就就是它的的“地址址”为每个类类型选择择最佳的的命名法法（地区区、主题题、代码码、日期期等）清楚标识识每件东东西执行“在在制品””抽屉和和/或文件夹夹，把在在用的数数据和项项目分开开将经常使用用的物品直直接放在工工作区中，，不要放在在抽屉或橱橱柜内5S过程2S策略（续））设计你的标标准桌面使用不显眼眼的标签，，如透明小小标签为办公文具具创建一个个模板或轮轮廓避免使用杯杯子或盒子子存放物品品消除不必要要的平面直观标明位位置，这样样可以放回回物品，也也很容易识识别丢失的的物品张贴照片或或标记，清清楚解释信信息、设备备和其他物物品，使任任何人都能能明白5S过程2S不需要物品品实例钉书机在哪哪里？在这里还是是丢了?我怎么知道道？5S过程2S不需要物品品实例我需要的图图片在哪里里？文件夹和内内容没有有有意义的名名称5S过程2S实例标识了桌面面，为办公公文具创建建目视化管管理任何人都能能很快知道道少了什么么东西，这这件东西应应放在哪里里5S过程2S实例WIP（在制品品）文件件夹保持持经常使使用的信信息随时时可用WIP抽屉可用用来装正正在使用用的较大大物品，，如书籍籍、活页页夹、CD标准色代代码系统统将会改改进目视视化管理理5S过程2S实例简单的目目视化管管理体系系清楚显显示了归归属和是是否遗失失什么东东西。目视化管管理使你你能进行行“例外外管理””整理前整理后照片经《GEMoney》》允许复制制5S过程1S––整理2S-整顿3S-清扫4S-清洁5S-素养5S过程步骤骤5S过程3S定义SEISO清扫工作作。指指的是需需要保持持工作场场所清扫扫和整齐齐。在在日本公公司，清清扫是一一项日常常活动。。每班班结束时时都要打打扫工作作区，将将每件东东西放回回原处。。建立清扫扫的工作作场所SHINE（清扫））清扫工作作场所中中所有区区域的地地面、设设备、家家具3S

的目标

日文：SEISO英文：SHINE（清扫）3S识别和消消除不清清扫来源源5S过程3S策略摆脱清扫扫用具！！寻找不清清扫的根根本原因因“脏东西西”来源源于何处处?你到底为为什么必必须要清清扫？如何预防防这种““脏东西西”？审视需要要修理的的办公家家具、照照明、设设备消除任何何安全隐隐患（松松动的器器件、破破损的家家具、磨磨损的电电线等））5S过程3S策略（续续）使你迅速速识别““异常情情况”消除“突突击大扫扫除”的的思想保持自律律成为为你你的的常常规规和和日日常常惯惯例例的的一一部部分分每天天开开始始先先花花5分钟钟时时间间专专门门用用于于系系统统清清扫扫5S过程程1S-清理理2S-整理理3S-清扫扫4S-清洁洁5S-素养养5S过程程步步骤骤5S过程程4S定义义SEIKETSU标准准。。使使其其得得到到控控制制和和保保持持一一致致。。在在工工厂厂中中的的任任何何地地方方都都遵遵守守基基本本的的清清扫扫标标准准。。每每个个人人都都准准确确知知道道自自己己的的责责任任是是什什么么。。清清扫扫职职责责是是日日常常工工作作程程序序的的一一部部分分。。保持持并并改改进进整整洁洁和和井井井井有有条条的的工工作作场场所所STABILIZE（清清洁洁））保持持和和改改进进前前3个S的标准4S

的目标

日文：SEIKETSU英文：STANDARDIZE（清洁）4S不仅保持，，而且改进已经规整到到位的东西西5S过程4S策略消灭可能堆堆积物品的的过多存放放区和平面面对布置/家具作出改改动，使其其容易保持持整齐干净净使用检查表表建立每日日的规整和和清扫活动动（使用循循环日历安安排提示信信息）进行自我评评价确定防止倒倒退的方法法5S过程4S检查表指南南在每个区域域张贴检查查表包括“整理理后”照片片来显示标标准让同事计划划突击审核核经常寻求反反馈和意见见使用检查表表记录改善善机会和建建议使用问题解解决过程确确定根本原原因定期执行纠纠正措施和和改善措施施5S过程5S评价编制审核的的标准程序序坚持使用表表格测量所所有工作区区域的5S效果包括对电子子/数字过程的的回顾用于自我评评价和内部部审核5S过程1S-清理2S-整理3S-清扫4S-清洁5S-素养5S过程步骤5S过程5S定义SHITUSKE始终遵守纪纪律。是是指日复一一日、年复复一年地遵遵守标准并并保持使工工厂安全高高效的秩序序。养成清理、、整理、清清扫和改善善你的工作作场所的习习惯每个人都接接受5S，将其作为为个人目标标SUSTAIN（素养）实现妥当保保持正确5S程序的纪律律和习惯5S

的目标

日文：SHITSUKE英文：SUSTAIN（素养）5S就是改变你你文化的纪纪律5S过程5S策略自律以清洁洁5S程序将5S扩大到整个个业务范围围互相监督保保持可持续续性的责任任严以律己，，以身作则则管理层必须须起带头作作用将标准设为为基准将5S包括在绩效效回顾中5S过程5S纪律规则保持简单使其直观接受反馈并并建设性地地提供反馈馈立即纠纠正问问题深挖根根本原原因，，解决决无序序或垃垃圾的的来源源激励你你自己己！改改善需需要努努力，，努力力需要要热情情5S过程5S总结Sort（整理理）SetInPlace（整顿顿）Shine（清扫扫）Standardize（清洁洁）确定什什么是是必要要的，，什么么是不不必要要的各得其其所、、各就就其位位识别不不清扫扫的来来源执行过过程以以清洁洁/改善前前3个S的标准准5S说明1S2S3S4SSustain（素养养）工作场场所中中保持持和自自律的的5S文化5S5S复习清洁5S的常见见误区区缺乏评评价程程序感觉5S就是““打扫扫卫生生”感觉这这是一一次性性活动动…不是一一个持持续的的过程程不把5S看作是一一个管理理工具将5S视为其他他人的责责任将5S看得很““简单””，每个个人都““知道怎怎么做””5S复习5S是改善的的基础目视化管管理是终终极目标标每个人都都有责任任，我们们每个人人都要将将5S作为个人人的目标标5S总结5S复习附录：目目视化化管理标准色指南安全 国际绿安全装备、急救用品、安全布告、通知质量国际蓝检查点、质量通知和说明、计量标准联邦安全黄操作标准、位置标记、新工具、货物零件储存缺陷联邦安全红废料、次品、保修材料、用钝的工具维护纯白修理工具、TPM材料、机器、清扫9、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。04:30:2304:30:2304:3012/29/20224:30:23AM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。12月月-2204:30:2304:30Dec-2229-Dec-2212、故故人人江江海海别别，，几几度度隔隔山山川川。。。。04:30:2304:30:2304:30Thursday,December29,202213、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。12月-2212月-2204:30:2304:30:23December29,202214、他乡生生白发，，旧国见见青山。。。29十十二月20224:30:23上午午04:30:2312月-2215、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。十二月224:30上上午12月-2204:30December29,202216、行动出成成果，工作作出财富。。。2022/12/294:30:2304:30:2329December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。4:30:23上上午4:30上上午04:30:2312月-229、没有失失败，只只有暂时时停止成成功！。。12月-2212月-22Thursday,December29,202210、很多事事情努力力了未必必有结果果，但是是不努力力却什么么改变也也没有。。。04:30:2304:30:2304:3012/29/20224:30:23AM11、成功功就是是日复复一日日那一一点点点小小小努力力的积积累。。。12月月-2204:30:2304:30Dec-2229-Dec-2212、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。04:30:2304:30:2304:30Thursday,December29,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2204:30:2304:30:23December29,202214、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。29十十二二月月20224:30:23上上午午04:30:2312月月-2215、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。十二月224:30上上午12月-2204:30December29,202216、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2022/12/294:30:2304:30:2329December202217、空山山新雨雨后，，天气气晚来来秋。。。4:30:23上上午4:30上上午午0