公司公文管理制度

公文管理制度总则为推进xx有限公司（以下简称“公司”）系统公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《xx集团有限公司公文管理制度》，结合公司实际，制定本制度。本制度适用于公司公文处理工作，包括公司党、政、工、团等组织的公文处理工作。公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公司公文是公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。公司应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，不断适应办公自动化和信息化的发展。文秘人员应当具备较高的政治和业务素质。管理机构及职责公司负责人对公司印发的文件负责。综合管理部主管公司公文处理工作，建立健全的公文处理工作机制，全面负责公司收发文，并对公司各部门的公文处理工作进行业务指导和监督检查。综合管理部统筹推动办公自动化工作，加快网络化办公进程，提高公文办理效率。公文种类公司常用的公文文种有：决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门及人员、变更或者撤销各部门不适当的决定事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知：适用于发布、传达要求各部门执行和本公司周知或者执行的事项、批转、转发公文。通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。请示：适用于向上级单位请求指示、批准。批复：适用于答复各部门的请示事项。函：适用于不同部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。其他：董事会议案、总经理办公会议案等不属于《党政机关公文处理工作条例》中公文文种所指议案的范畴。公司常用的公文的种类主要有：公司公文、公司各部门公文等，适用范围如下：（一）公司公文。以公司为发文单位，加盖公司印章。用于向上级单位报送请示、报告、意见和通知事项；印发公司基本制度、管理制度：传达贯彻上级单位的精神、决定；对公司经营管理作出工作部署安排；奖惩有关部门和人员；转发上级单位和其他相隶属部门的文件；批复各部门请示事项；印发公司重大工作会议及专项工作会议领导讲话等。（二）公司各部门公文。以公司各部门为发文单位，加盖部门印章。用于就部门职权范围内的事项向其他相关部门协调具体事项、工作等。各部门参照公司公文相关管理要求执行。公司常用的公文形式主要有文件式、信函式、便函式和特殊形式公文四种。（一）文件式公文：适用于重要公文及普发性公文。编发文字号，盖发文单位印章。（二）信函式公文：适用于一般性且非普发性公文，主要用于两个不相隶属的单位之间使用。如上级单位有明确规定和要求，也可用于向上级单位报文。编发文字号，盖公司印章。（三）便函式公文：适用于临时性一般具体事务行文，盖公司印章，不编发文字号。（四）特殊形式公文：特殊形式公文主要指工作呈批件。呈批件适用于公司各部门向公司领导请示和报告工作、反映情况、答复询问和对重要事项提出建议等。呈批件仅在公司内部使用，一般不盖公司印章。合同、协议文本不属于呈批件。公文格式公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、公司标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、公司署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、引发部门和印发日期、页码等部分组成。（一）份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。涉及公司商业秘密的公文，应当根据涉密程度分别标注“商密AAA”、“商密AA”、“商密A”，并视具体情况标注保密期限，如“商密AAA★1年”“商密AA★3个月”等。保密期限在1年以上的以年计，在1年以内的以月计。（三）紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注“特提”的电报，应随到随办：标注“特急”、“加急”、“平急”的电报，综合管理部配合相关部门分别在3个工作日、5个工作日、7个工作日内办毕。（四）发文单位标志：文件式公文的发文单位标志使用公司全称加“文件"二字，公司部门公文的发文单位标志使用公司全称加“部门文件”四字；便函式公文和信函式公文的发文单位标志使用公司全称；公司呈批件的发文单位标志使用公司全称加“呈批件”三字，其他公文的发文单位标志由综合管理部确定。（五）发文字号：由发文单位代字、年号、发文顺序号组成。公司公文的发文代字按集团下发的文件和规定执行（六）签发人：上行文应当标注签发人姓名。（七）标题：公文标题一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题应简要概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题一般不使用标点符号，仅在特定情况下可以使用引号、括号、顿号、书名号、破折号等。（八）主送单位：公文的主要受理单位，应使用主送单位全称、规范化简称或标准化统称。公司规范简称，常用称谓规范等，按集团下发的文件和规定执行。（九）正文：公文的主体，用来表述公文的内容。文中结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。公文首页必须显示正文，一般公文的首个盖章页也应当同时显示正文。（十）附件说明：公文如有附件，应标注附件说明。附件说明包括附件顺序号和附件名称。单个附件不标注顺序号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。批转、转发、印发类公文，被批转、转发和印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附件说明。（十一）发文单位署名：公司公文应标注发文单位署名，使用公司全称或规范化简称。联合发文的所有发文部门均应依序逐一署名。（十二）成文日期：公文应标注成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。（十三）印章：公文中有发文单位署名的，应加盖公司印章，并与署名单位相符。联合发文时，联合发文部门都应加盖印章。特殊形式公文，不加盖印章。（十四）附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文应在附注处标明联系人及联系方式。下行文可在附注处标注印发下发传达范围。（十五）附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件与正文具有同等效力。批转、转发、印发类公文，被批转、转发和印发的内容直接在正文后、版记前另页编排，首页不标注“附件”及顺序号。（十六）版记：版记一般包括分隔线、抄送单位、印发机关和印发日期。抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应使用单位全称、规范化简称或标准化统称，一般按机关性质和隶属关系确定排列次序，对于不同级别的机关，应当按先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序排列；同级不同类的机关，应当按照党、政、群的顺序排列。印发机关是指公文的印制主管部门。公司公文的印发机关为综合管理部。印发日期为公文送印的日期。信函式公文如有抄送单位，以及特殊情况下需在版记处标注主送单位时，标注方式同文件式公文。（十七）页码：公文页数顺序码。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公司公文的版式按照《党政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-2012）执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸，根据实际需要确定。公司公文的版头及字号为：“xx有限公司文件”，按年份、序号编“云能财服”；如果是函，按年份、序号编“云能财服函”；“xx有限公司总经理办公会会议纪要”、“xx有限公司专题会会议纪要”按照年份、序号编“第X期”；“便笺”：xx有限公司用于日常办公事务，不编文号。行文规则行文应当确有必要、讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越级机关。向上级机关（单位）行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关（单位），根据需要同时抄送相关上级机关（单位）和同级单位，不抄送下级机关。（二）公司内设部门不得以部门名义向上级机关（单位）行文。（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（四）除上级机关（单位）负责人直接交办事项外，不得以公司名义向上级机关（单位）负责人报送公文，不得以公司负责人名义向上级机关（单位）报送公文。不得在向上级机关（单位）行文的同时，抄送上级机关（单位）领导个人和业务部门。公司与其他同级组织，必要时可以联合行文。联合行文应当明确主办单位。属于各自职权范围内的工作，不得联合行文。部门之间相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般用“函”或者“通知”行文；在各自职权范围内商洽工作、询问和答复问题、请求批准或答复事项，应当用“函”行文。公文拟制公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现公司意图，并同现行有关公文相衔接，保持决策的稳定性、连续性。（二）一切从实际出发，全面、准确地反映客观事实，分析问题实事求是，所提决策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研宄，掌握相关情况，分析存在问题，提出意见措施，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，文件起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。（七）公司各级负责人应当主持、指导重要公文起草工作。文件一般要由文件起草部门相关责任人起草，部门负责人对文件进行审核把关，对文件内容负责，并根据情况分别送相关部门进行审核会签。送审文稿在送审过程中修改后，文件起草部门须与会签部门协商一致并清稿后继续流转。综合管理部应牵头拟稿部门对需签发的公文进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确，行文形式是否恰当，发文范围是否适当。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现公司意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）结构是否合理，表述是否精炼；文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。经审核符合发文要求的，由综合管理部负责人确定本公文需要会签的部门和领导，并根据本制度第二十六条公司公文签发权限呈相关领导进行公文签发。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回拟稿部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，退回拟稿部门修改后重新报送。公文应当经公司领导会签、签发。会签人、签发人审签公文，应当签署意见、姓名和完整日期；未提出明确意见，签署已阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。公司公文签发权限。（一）经董事会决策后拟发的公文，由主办部门拟稿，经综合管理部审核把关后，呈公司董事长签发；董事会会议纪要由董事长签发。（二）经总经理办公会决策后拟发的公文，由主办部门拟稿，经综合管理部审核把关后，呈总经理签发；总经理办公会会议纪要由总经理签发。（三）公司一般性事项通知、日常性例行工作文件、转发上级单位相关文件由公司总经理签发；报上级机关（单位）的上行文及发至外部单位文件，由分管领导会签，总经理签发。（四）公司一般性事项的会议纪要，由分管领导签发；如涉及重大事项，应报请公司总经理签发。公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。公文办理应当注意时效，严格遵循运转程序，并认真履行登记编号和签字交接手续。收文办理主要程序是：（一）签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字确认，并注明签收时间，急件应当注明时、分。（二）登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记的内容主要包括：收文编号、收文时间、来文单位、来文字号、标题、密级、紧急程度、主送单位、成文日期、份数、分送范围、送出时间、办理过程、催办情况、办理结果、答复情况等。（三）初审：对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：对外来单位的来文审核是否应当由公司办理，是否己过期；涉及部门职权范围内的事项是否已协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报总经理批示或者转有关部门办理；拟办意见应依据充分，观点鲜明，完整准确，规范简洁。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。应当根据领导批示和工作需要将阅知性公文和批办性公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当严格传阅范围，掌握公文去向，控制传阅周期，不得漏传、误传、横传、延误。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，一般公文应当定期催办。（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。未能按时办结的事项，由主办部门负责做出说明。发文办理主要程序是：（一）校对。经签批的公文，拟稿部门在印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对校核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，连同标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、印发日期一并详细记载。（三）印制。公文印制应当严格履行排版、校对、制版、印刷、装订等主要工序，确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查，准确及时分发。公司公文办理时限要求是：标注“特急”的公文，综合管理部配合相关部门在3个工作日内办毕；标注“加急”的公文，综合管理部配合相关部门，在5个工作日内办毕。一般事项办理不得超过7个工作日。涉密文件应当通过机要交通、邮政机要通信、文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。不得通过普通邮政、快递、普通传真机、互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递或者传输涉密公文。坚持密来密往，杜绝密来明往。机要文件的办理，参照《xx有限公司机要文件管理办法》相关规定执行。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及《xx有限公司档案管理制度》，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。公文管理公司公文由综合管理部统一管理。要按照有关规定做好公文的保密工作，防止泄密事件发生。公司公文确定商业密级前，应当按照拟定的商业密级先行采取保密措施。需加密的正文及附件应与解密软件和说明文件一并上报。组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密文件，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。禁止将涉密公文带入公共场所和家中；禁止在非涉密计算机上处理涉密公文；禁止在低密级计算机上处理高密级公文。公文的印发传达范围应当按照发文部门的要求执行；需要变更的，应当经发文部门及综合管理部批准。翻印公司公文需经公司授权。复制、汇编商密AA、商密A级公文，应当符合有关规定并经公司批准。商密AAA级公文不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制部门戳记。翻印件应当注明翻印的部门名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。公文的撤销和废止，由公司根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。涉密公文应当按照国家的相关规定进行清退或者销毁。公司制发涉密公文，应当明确清退和销毁要求。涉密公文使用完毕后，除留存或者存档外，应当及时进行清退和销毁。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。销毁涉密公文必须由二人以上监销，个人不得私自销毁、留存涉密公文。部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交综合管理部。工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。新设立的部门应该向综合管理部提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文部门，部门合并或撤销时，相应进行调整。附则公司公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法参照本制度，结合公司办公自动化实际情况执行。综合管理部可根据本制度制定相关实施细则和规范性文件。本制度由综合管理部负责解释，经董事会审议批准，自批准之日起生效。附件：公文审签工作流程为进一步提高工作效率，规范程序，使公司公文审签工作更加规范化、制度化和科学化，结合工作实际，制定公司公文审签工作流程。公文审签的原则依法治司原则；实事求是、精简高效原则；准确规范、注重质量原则；部门负责人负责制原则。公文审签的范围上级单位或相关单位来文；各部门需要办理具体事项或对外来文提出处理意见，需报请公司领导批准的呈批件；需印发的公司文件和会议纪要；其他需报请公司领导批准的事项。公文审签的职责各部门为公文的主办主体，部门负责人为责任人。公文审签的程序（一）来文处理程序1.综合管理部将来文及时录入行政办公系统，纸质文件要及时进行扫描。2.综合管理部根据公司管理职责分工，提出拟办意见。需阅知的文件，明确分阅范围；需办理的文件，明确阅批公司领导和主办、协办部门，紧急重要的文件要规定时限办结。3.阅批公文时，主批领导应写明批示意见，主批领导认为需要报请其他公司领导和其他部门负责人审定或需要提交相应会议进行研究的，应明确批示。如不明确批示，综合管理部视为同意进行处理。4.承办来文时，由主办部门负责对来文提出拟办意见，公文拟办须符合国家的法律法规及有关政策规定，统筹考虑有关的工作安排，详细了解情况，拟办意见要对来文内容进行简要概括，结合实际提出明确可行的意见。5.承办来文时，若内容涉及其他部门的，应主动与相关部门协商，或召集相关部门进行研究，达成一致意见并形成统一拟办意见，送综合