ISO体系文件编写培训教材

ISO体系文件编写

培训教材制作：丁延平2013.12.13目录一、体系文件的重要性二、体系文件的架构三、文件的结构四、流程图绘制五、编写文件五忌六、文件的审查、批准七、三洋公司文件编写导则八、电机工厂文件编写导则九、举例说明十、课后作业体系文件的重要性体系文件的重要性体系文件在ISO9000、ISO14000及TS16949体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：符合标准要求在ISO9001和TS16949及ISO14001的条文中,均要求组织“建立并保持书面的体系,以全面满足此标准的要求”.工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚.体系文件的重要性(续一)提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难.体系文件的重要性(续二)改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会.增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.体系文件的架构目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即:一阶文件:手册二阶文件:程序三阶文件:工序卡（工作指导书）四阶文件:表单和表格体系文件的架构(续一)但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构分为3个层次,即:一阶文件:手册二阶文件:程序/工作指导书三阶文件:表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等.体系文件的架构(续二)文件架构的说明手册对于一个国家来说,宪法是他的根本大法,任何法律的制订都必要依宪法的要求来拟制,而对于一间公司业说,手册即是公司在管理制度上的根本大法,它会叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册即是要求我们应该要做哪些工作.程序书程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。体系文件的架构(续三)体系文件的架构(续四)工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。体系文件的架架构(续五)一般来说，一一项工作涉及及到多个部门门则我们写文文件时编制成成程序，例采采购程序、纠纠正和预防措措施程序等，，而工作只和和自己部门有有关的作业在在编制文件时时做成指导书书的格式，例例设备使用指指导书、指导导书产品检验验指导书等。。一般对于图纸纸、设备说明明书、国内、、国际的标准准亦归纳为工工作指导书类类文件。文件的结构一份文件的结结构往往视乎乎文件内容的的需要，一份份文件一般完完整的结构有有：1.目的2.适用范范围3.术语和和定义义4.职责5.作业程程序6.相关文文件7.使用表表单8.附件（（流程程）文件的的结构构(续一)现将文文件结结构应应叙述述的内内容做做一详详细叙叙述:1.目的应叙述述编制制此文文件的的作用用和目目的,即“做这件件事是是为了了什么么”2.范围规定此此文件件应用用的场场合和和时机机,范围的的界定定直接接决定定文件件的功功能范范围,所以编编写时时应注注意它它的涵涵盖性性.例有的的公司司是有有手动动和自自动的的绕线线机,而如果果文件件的内内容只只针对对手动动的绕绕线机机却将将文件件的范范围写写成“适用于于公司司所有有的绕绕线机机的使使用”即是明明显的的错误误.文件的的结构构(续二)3.术语和和定义义亦即名名词解解释,针对文文件中中用到到的专专业术术语,英文缩缩写的的做明明确说说明,会令文文件内内容更更清楚楚明白白.4.职责即在文文件运运行中中相关关单位位及人人员所所担负负的权权责,一般在在文件件叙述述时常常会就就相关关人员员担负负的权权责略略叙述述,但是亦亦有公公司只只叙述述和此此文件件有关关的主主导部部门和和相关关部门门的.文件的的结构构(续三)5.作业程程序即工作作执行行的方方法、、过程程和要要求,一般将将作业业内容容的编编写分分为两两部分分.(1)流程图图:以流程程图的的形式式描述述工作作进行行的程程序,会更容容易了了解文文件内内容,但是并并非每每份文文件都都需流流程图图,完全视视乎文文件的的类型型.(2)文件内内容:在编写写文件件内容容时,一定需需注意意5WIH(WHO,WHEN,WHERE,WHAT,WHY,HOW)结合,即由谁谁(WHO)在何时时(WHEN),在何地地(WHERE),做何事事(WHAT)为什么么做(WHY),怎样(HOW),缺少任任何一一个W或H,都有可可能使使文件件的内内容不不易理理解.6.相关文文件(参考文文件资资料)用以索索引文文件中中所提提到或或引用用的文文件资资料,在索引引文件件时,最好将将文件件的编编号同同时附附在文文件名名之后后会易易查找找,但是不不可将将文件件版本本附上上.7.使用表表单一般用用以对对应文文件内内容中中所提提及的的记录录所使使用的的表单单,公司所所有的的表单单都应应从此此而来来,最好将将表单单的编编号附附在名名称后后,但是也也不可可以附附版本本.8.附件（（流程程图））对此份份文件件所操操作的的流程程示意意图，，要求求要简简明扼扼要，，流程程图与与实际际要一一致以上是是一份份文件件的完完整结结构,但是并并非所所有的的文件件都应应依循循此固固定的的结构构,鉴于文文件的的内容容的需需要可可适当当的去去除一一些不不适用用的项项目,但是为为了整整齐亦亦可统统一文文件结结构.文件的的结构构(续四)流程图图绘制制在编制制文件件的过过程中中，适适当地地制作作一些些流程程图，，会更更容易易理解解文件件内容容和加加深印印象，，流程程图的的制做做不限限形式式，最最主要要的是是能做做到清清楚明明了即即可。。流程图图经常常将用用的符符号流程图图绘制制（续续一））例一：：收货货流程程供应商商本公司司仓库库核对送送货单与实实物收货送货货流程图图绘制制（续续二））此范例例将单单位以以表表示而而将执执行的的工作作以来来区区分，，这是是一个个最简简单的的流程程图，，您可可以任任意发发挥。。例二：：生产产流程程执行项目负责人记录备料备料员材料日用表加温烘干烤箱操作员材料温度控制表投料备料员无设定技术参数技术员成型参数记录表正常生产技术员产品生产日报流程程图图绘绘制制（（续续三三））例二二流流程程图图将将执执行行项项目目，，负负责责人人及及使使用用的的记记录录分分开开注注明明，，易易看看易易懂懂，，也也是是制制做做流流程程图图的的常常见见方方法法之之一一。。总之之，，使使用用流流程程图图的的目目的的就就是是清清晰晰明明白白，，一一目目了了然然，，如如果果有有些些工工作作太太过过繁繁杂杂和和繁繁琐琐，，当当制制成成流流程程图图时时或或许许不不容容易易看看明明白白，，所所以以应应注注意意流流程程图图使使用用的的时时机机。。编写写文文件件的的五五忌忌忌简简单单草草率率，，未未将将所所有有的的工工作作要要求求都都纳纳入入体体系系。。忌过过于于弹弹性性化化，，失失去去可可操操作作性性。。忌理理想想主主义义化化，，导导致致无无法法实实施施。。忌部部门门主主义义化化，，导导致致其其他他部部门门无无法法配配合合。。忌咬咬文文嚼嚼字字，，理理解解困困难难。。文件件的的审审查查、、批批准准一般般规规模模较较小小的的公公司司，，文文件件制制做做完完成成后后交交回回其其部部门门主主管管或或总总经经理理审审核核后后即即可可颁颁布布使使用用，，但但是是对对于于规规模模较较大大的的公公司司，，这这种种做做法法欠欠妥妥当当，，因因为为部部门门专专业业化化的的一一些些文文件件由由本本部部门门自自行行审审批批使使用用可可能能没没有有问问题题，，但但是是非非部部门门专专业业化化涉涉及及诸诸多多部部门门工工作作内内容容的的由由制制做做部部门门核核准准使使用用，，掩掩盖盖了了其其他他部部门门的的要要求求和和意意见见，，在在使使用用中中难难免免会会对对其其它它部部门门造造成成困困挠挠，，甚甚至至引引起起磨磨擦擦，，所所以以对对于于文文件件的的审审查查和和核核准准，，许许多多公公司司规规定定了了不不同同审审查查和和核核准准方方式式，，例例：：文件的审审查、批批准（续续一）合肥三洋洋企业有有限公司司文件、、核准权权限文件类别审查会签核准手册各部门主管董事长程序相关部门主管总经理工作指导书单位主管厂长图纸工程技术部主管一般来说说结合相相关部门门主管审审查文件件最主要要的作用用是提出出适合于于其部门门的意见见，并加加以修订订补充，，以使文文件的内内容更完完善和具具操作性性。质量手册册范例现以ISO/TS16949:2009标准要求求为例,例举质量量手册的的结构和和部分内内容要求求.质量手册册目录第一章概概述1.1质量手册册的目的的和作用用1.2公