电子邮件礼仪

电子邮件礼仪

“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

邮件标题

称呼与问候

邮件正文

邮件附件

语言选择与汉字编码

结尾署名

使用技巧电子邮件礼仪邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。注意以下几点：正常情况下不要空白标题，这是最失礼的；标题要简短，不宜冗长标题要能真反映文章的内容和重要性一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。称呼与问候

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点：恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

邮件正文（1）正文是邮件最重要的部分，注意以下几点：Email正文要简明扼要，行文通顺

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！邮件正文（2）Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

尽可能能避免免拼写写错误误和错错别字字，注注意使使用拼拼写检检查这是对对别人人的尊尊重，，也是是自己己态度度的体体现。。如果果是英英文Email，最好好把拼拼写检检查功功能打打开;如果是是中文文Email，注意意拼音音输入入法带带给你你的弱弱智同同音别别字。。在邮件件发送送之前前，务务必自自己仔仔细阅阅读一一遍，，检查查行文文是否否通顺顺，拼拼写是是否有有错误误。邮件正正文（（3）合理利利用图图片，，表格格等形形式来来辅助助阐述述对于很很多带带有技技术介介绍或或讨论论性质质的邮邮件，，单纯纯以文文字形形式很很难描描述清清楚。。如果果配合合图表表加以以阐述述，收收件人人一定定会表表扬你你的体体贴。。邮件附附件附件是是邮件件的一一个重重要组组成部部分，，注意意以下下几点点：如果邮邮件带带有附附件，，应在在正文文里面面提示示收件件人查查看附附件。。附件文文件应应按有有意义义的名名字命命名，，不可可用外外星人人才看看懂的的文件件名正文中中应对对附件件内容容做简简要说说明，，特别别是带带有多多个附附件时时附件数数目不不宜超超过4个，数数目较较多时时应打打包压压缩成成一个个文件件语言的的选择择和汉汉字编编码在语言言的选选择和和汉字字编码码方面面，注注意以以下几几点：：只在必必要的的时候候才使使用英英文邮邮件。。英文邮邮件只只是交交流的的工具具，而而不是是用来来炫耀耀和锻锻炼英英文水水平的的。如如果收收件人人中有有外籍籍人士士，应应该使使用英英文邮邮件交交流；；如果果收件件人是是其他他国家家和地地区的的华人人，也也应采采用英英文交交流，，由于于存在在中文文编码码的问问题，，你的的中文文邮件件在其其他地地区可可能显显示成成为乱乱码天天书。。尊重对对方的的习惯惯，不不主动动发起起英文文邮件件。如果对对方与与你的的邮件件往来来是采采用中中文，，请不不要自自作聪聪明的的发送送英文文邮件件给他他；如如果对对方发发英文文邮件件给你你，也也不要要老土土的用用中文文回复复。对于一一些信信息量量丰富富或重重要的的邮件件，建建议使使用中中文你很难难保证证你的的英文文表达达水平平或收收件人人中某某人的的英文文理解解水平平存在在问题题，而而影响响邮件件所涉涉及问问题的的解决决。选择便便于阅阅度的的字号号和字字体中文老老实点点用宋体或或新宋宋体，英文文就用用Verdana或Arial字型，，字号号用五号或或10号字即可。。这是是经研研究证证明最最适合合在线线阅度度的字字号和和字体体。不不要用用稀奇奇古怪怪的字字体或或斜体体，对对公务务邮件件来说说，最最好不不用背背景信信纸。结尾署署名每封邮邮件在在结尾尾都应应签名名，这这样对对方可可以清清楚的的知道道发件件人信信息。。虽然然你的的朋友友可能能从发发件人人中认认出你你，但但不要要为你你的朋朋友设设计这这样的的工作作。签名信信息不不宜过过多电子邮邮件消消息末末尾加加上签签名档档是必必要的的。签签名档档可包包括姓姓名、、职务务、公公司、、电话话、传传真、、地址址等信信息，，但信信息不不宜行行数过过多，，一般般不超超过4行。你你只需需将一一些必必要信信息放放在上上面，，对方方如果果需要要更详详细的的信息息，自自然会会与你你联系系。引用一一个短短语作作为你你的签签名的的一部部分是是可行行的，，比如如你的的座右右铭，，或公公司的的宣传传口号号。但但是要要分清清收件件人对对象与与场合合，切切记一一定要要得体体。不要只只用一一个签签名档档对内、、对私私、对对熟悉悉的客客户等等群体体的邮邮件往往来，，签名名档应应该进进行简简化。。过于于正式式的签签名档档会让让与对对方显显得疏疏远。。你可可以设设置多多个签签名档档，灵灵活调调用。。签名档档文字字应选选择与与正文文文字字匹配配，简简体、、繁体体或英英文，，以免免成出出现乱乱码。。字号号一般般应选选择比比正文文字体体小一一些。。使用技技巧（（1）及时回回复Email收到他他人的的重要要电子子邮件件后，，即刻刻回复复对方方一下下，往往往还还是必必不可可少的的,这是对对他人人的尊尊重，，理想想的回回复时时间是是2小时内内，特特别是是对一一些紧紧急重重要的的邮件件。对每一一份邮邮件都都立即即处理理是很很占用用时间间的，，对于于一些些优先先级低低的邮邮件可可集中中在一一特定定时间间处理理，但但一般般不要要超过过24小时。。如果事事情复复杂，，你无无法及及时确确切回回复，，那至至少应应该及及时的的回复复说”收到了了，我我们正正在处处理，，一旦旦有结结果就就会及及时回回复，，云云云”。不要要让对对方苦苦苦等等待，，记住住：及及时作作出响响应，，哪怕怕只是是确认认一下下收到到了。。如果你你正在在出差差或休休假，，应该该设定定自动动回复复功能能，提提示发发件人人，以以免影影响工工作。进行针针对性性回复复当回件件答复复问题题的时时候，，最好好把相相关的的问题题抄到到回件件中，，然后后附上上答案案。不不要用用简单单的，，那样样太生生硬了了，应应该进进行必必要的的阐述述，让让对方方一次次性理理解，，避免免再反反复交交流，，浪费费资源源。不要就就同一一问题题多次次回复复讨论论如果收收发双双方就就同一一问题题的交交流回回复超超过3次，这这只能能说明明交流流不畅畅，说说不清清楚。。此时时应采采用电电话沟沟通等等其他他方式式进行行交流流后再再做判判断。。电子子邮件件有时时并不不是最最好的的交流流方式式。对于较较为复复杂的的问题题，多多个收收件人人频繁繁回复复，发发表看看法，，把邮邮件越越RE越高，，这将将导致致邮件件过于于冗长长笨拙拙而不不可阅阅读。。此时时应即即是对对之前前讨论论的结结果进进行小小结，，删减减瘦身身，突突出有有用信信息。。使用技技巧（（2）要区分分Reply和ReplyAll如果只只需要要单独独一个个人知知道的的事，，单独独回复复给他他一个个人就就行了了如果你你对发发件人人提出出的要要求作作出结结论响响应，，应该该replayall，让大大家都都知道道；不不要让让对方方帮你你完成成这件件事情情。。如果你你对发发件人人的提提出的的问题题不清清楚，，或有有不同同的意意见，，应该该与发发件人人单独独沟通通，不不要当当着所所有人人的面面，不不停的的RE来RE去，与与发件件人讨讨论。。你们们讨论论好了了再告告诉大大家。。不要向向上司司频繁繁发送送没有有确定定结果果的邮邮件。。主动控控制邮邮件的的来往往为避免免无谓谓的回回复，，浪费费资源源，可可在文文中指指定部部分收收件人人给出出回复复，或或在文文末添添上以以下语语句：：“全全部办办妥””、““无需需行动动”、、“仅仅供参参考，，无需需回复复”。。使用技技巧（（3）TO，CC中的各各收件件人的的排列列应遵遵循一一定的的规则则。比如按按部门门排列列；按按职位位等级级从高高到低低或从从低到到高都都可以以。适适当的的规则则有助助于提提升你你的形形象。。转发邮邮件要要突出出信息息在你转转发消消息之之前，，首先先确保保所有有收件件人需需要此此消息息。除除此之之外，，转发发敏感感或者者机密密信息息要小小心谨谨慎，，不要要把内内部消消息转转发给给外部部人员员或者者未经经授权权的接接收人人。如果有有需要要还应应对转转发邮邮件的的内容容进行行修改改和整整理，，以突突出信信息。。不要要将RE了几几十十层层的的邮邮件件发发给给他他人人，，让让人人摸摸不不着着头头脑脑。。只给给需需要要信信息息的的人人发发送送邮邮件件，，不不要要占占用用他他人人的的资资源源记住住：：只发发有有必必要要的的邮邮件件，，认认真真发发邮邮件件！！谢谢谢！！thanks本资资料料来来源源更多多资资料料请请访访问问.(....)9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、雨雨中中黄黄叶叶树树，，灯灯下下白白头头人人。。。。14:42:1914:42:1914:4212/25/20222:42:19PM11、以我独沈久久，愧君相见见频。。12月-2214:42:1914:42Dec-2225-Dec-2212、故人江海别别，几度隔山山川。。14:42:1914:42:1914:42Sunday,December25,202213、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。12月-2212月-2214:42:1914:42:19December25,202214、他乡乡生白白发，，旧国国见青青山。。。25十十二二月20222:42:19下下午14:42:1912月月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月222:42下下午午12月月-2214:42December25,202216、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2022/12/2514:42:1914:42:1925December202217、做前，能能够环视四四周；做时时，你只能能或者最好好沿着以脚脚为起点的的射线向前前。。2:42:19下下午2:42下下午14:42:1912月-229、没有失败败，只有暂暂时停止成成功！。12月-2212月-22Sunday,December25,202210、很多事情情努力了未未必有结果果，但是不不努力却什什么改变也也没有。。。14:42:1914:42:1914:4212/25/20222:42:19PM11、成功就就是日复复一日那那一点点点小小努努力的积积累。。。12月-2214:42:1914:42Dec-2225-Dec-2212、世间成成事，不不求其绝绝对圆满满，留一一份不足足，可得得无限完完美。。。14:42:1914:42:1914:42Sunday,December25,202213、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。12月-2212月-2214:42:1914:42:19December25,202214、意志坚强的的人能把世界界放在手中像像泥块一样任任意揉捏。25十二月月20222:42:19下午14:42:1912月-2215、楚塞三湘接接，荆门九派派通。。。十二月222:42下下午12月-2214:42December25,202216、少年十五二二十时，步行行夺得胡马骑骑。。2022/12/2514:42:1914:42:1925December202217、空山山新雨雨后，，天气气晚来来秋。。。2:42:19下下午2:42下下午午14:42:1912月月-229、杨柳柳散和和风，，青山山澹吾吾虑。。。12月月-2212月月-22Sunday,December25,202210、阅读读一切切好书书如同同和过过去最最杰出出的人人谈话话。14:42:1914:42:1914:4212/25/20222:42:19PM11