常用公文写作要点

常用公文的写作要点常用公文的写作要点之范性公文的撰写一、规范性公文的特点规范性公文是强制推行的用以规范各种行为的文件。与其他类型的公务文件相比，它们具有如下特征：（1）公文内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件，具有极强的强制约束力。（2）公文所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人的普遍性问题。（3）公文生效程序更为严格和规范，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格。（4）在效用方面一般均实行〃不溯既往〃和〃后法推翻前法〃的原则，即公文效力所及只针对正式成文（生效）之后发生的有关事物；新公文形成之后，与其规定不一致的〃旧公文〃即行废止，以新公文为准。（5）语言运用讲究高度准确、概括、简明、通俗、规范。二、规范性公文的结构及特点（一）总体结构规范性公文一般均包括：文件标题。一般由事由（问题）、文种两部分组成。发布或通过批准的日期。即公文经权威性机构或组织审议通过或批准生效的时间，需将这一时间标注在标题之下并用圆括号括入。章题。即文件需划分若干章表述时，每一章的标题。章题只需确切概括反映章内的内容。正文。即文件的主体部分，规范的具体内容均在此表达。（二）正文的结构规范性公文的正文一般均有这样几部分内容：制发目的。指制发文件者的动机及所要实现的结果。制发依据。指制发文件的前提条件与根据。适用范围。对文件有效适用对象范围的规定，可表明文件对何种人及事具备有效的约束力。有关定义。即指对文件中根据实际需要而创设或使用的有关名词术语含义的规定。主管部门。即对文件的执行或监督执行负有直接和主要责任的机构或组织。具体规范。即文件的主体内容"明确规定支持、保护、发展什么，限制、禁止和取缔什么，规定机关团体和其他社会组织与有关人员的作为和不作为。奖惩办法。即有关奖励与惩罚的具体方式、程序、措施的规定，必要时还包括对申诉（有处罚即难免有纠纷）程序和机构作出的规定。施行日期。即对文件正式实施时间的规定。规范性公文大都不在发文机关履行批准手续后即生效执行，以保证人们有了解规范的内容，做好认真执行的各种准备的时间与条件，为此，需在文中专门规定施行日期。这方面的规定大致有如下几种：（1）自文件公布之日起施行。（2）另行规定其他时间（如在公布之日之后）施行。（3）规定以另一种规范性公文的施行时间为施行日期。（4）规定本文施行日期另由其他规范性公文确定。施行程序与方式即对施行（公布）过程、施行（公布）责任归属，制定具体实施办法（细则）的权利责任归属、根据与原则、步骤方法的规定，以及实施中能对文件内容作出权威性解释的解释权专属者的规定等。有关说明。主要指对该文件与其他文件的关系的规定，对附件效用、数量的规定，以及不同文字文本效用（包括产生争议时以何种文本为准）的规定等。在写作实践中，上述内容多以条文形式表达，每条还可下分为款、项、目等层次。三、规范性公文的撰写要求维护文件的高度一致性。维护文件的高度严密性。维护文件的条理性。维护文件的简明性。维护文件的稳定性。维护文件的连续性。尊重不同文种的特殊撰写要求。常用公文的写作要点之二一决定、决议、通知、通报、批复、通告的撰写一、决定（一）决定的特点具有规定性。用于规范人们的行为，具有法定的强制力，受文机关与人员必须遵守，认真执行。具有指导性。决定记载与传达党和国家领导机关对重要事项或重大行动的决策，具有较强的理论性、政策性，是指导工作的准则。具有稳定性。决定用于对重要事项作出决策，它所规定的原则、措施及有关事项，要在相当长的时期内发挥效用。（二）决定的结构标题。写明发文机关、事由与文种。如《中共中央、国务院关于加强职工教育工作的决定》。正文。一般由制发文件的依据、决定事项与执行要求三大部分组成。在文件的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。发文机关与成文日期。（三）决定的撰写要求缘由要清楚明白。决定的事项要准确具体。二决议（一）决议的特点决议在性质上、功用上同决定没有大的差别，其特点主要是在生成程序方面要求必须经过会议讨论通过或批准，以体现与会者在形成决策过程中的集体意志和权威性。（二）决议的结构标题。写明发文机关、事由与文种。题注。加括号写明通过或批准决议的日期和会议名称。正文。多种多样的具体用途使决议正文的构成形式也具有多样性，其中比较常见的有：批准式、批准说明式、议论式、说明式。三、通知（一）通知的特点应用广泛，使用频率高。2.对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关。3.内容单纯，一文一事，行文简便。（二）通知的结构标题。写明发文机关、事由与文种。用于发布、转发、批转文件的通知则要求写明发文机关、动词（颁发、印发、转发、批转等）、被发布和转发批转文件的标题、文种。主送机关。正文。发文机关与成文日期。（三）通知的撰写要求要求是：主题集中；重点突出；措施具体；讲求时效。四、通报（一）通报的特点通报属普发性下行文。通报的主要特点：（1）具有教育性。通报需要运用具有代表性、倾向性的事实（事例、新颖的典型经验以及重大情况）教育干部和群众，通过表扬、批评、倡导或强调，唤起人们的警觉与注意，阐明自己的观点和意图，指导和推动工作。（2）具有较强的时效性。通报主要用于反映新情况、新问题、新经验、新的苗头与趋向，因此，强调及时快捷。（二）通报的结构标题。写明发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。如《国务院关于x省x县红星玻璃厂擅自制作和出售国徽的通报》。主送机关（不言自明的情况下也可略去）。正文。发文机关与成文日期。（三）通报的撰写要求通报的内容必须具有典型性，即应选新颖的具有代表性的典型事例，选择与推动当前中心工作密切相关的重要事项或重大情况，使广大干部从中受到教育与启示或引起广泛的重视，进而对工作起到引导与促进的作用。通报的材料必须经过深入细致的调查和反复认真的核实，不得有半点虚假和错漏。撰写通报，应使用说明与叙述的表达方式，通过平实而具体的叙事与入情入理的分析，使读者心悦诚服，从而使通报达到倡导和鉴戒的作用。五、批复（一）批复的特点批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：（1）具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行。（2）具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。（二）批复的结构标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明〃同意〃〃批准〃与否的态度，如《民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复》。主送机关。一般只为报送请示的机关。正文。发文机关与成文日期。（三）批复的撰写要求在批复前必须进行充分的调查研究工作。批复的意见应明确、具体、可行。态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有所交代，文字表达应准确、简要，语气肯定，不能回避某些问题、不予作答或含糊其辞，就是对目前暂时无法回答具体意见的问题也应说明有关情况，否则将可能形成没有必要的新的一轮往复行文。六、通告（一）通告的特点通告用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位与广大人民群众遵守或周知的事项。主要特点为：具有知照性与约束力。通告具有知照性，用于公布需要人们周知的事项，同时具有约束力，通告的内容所及的机关、个人都须遵守，具有强制执行的效用。2.具有专业性，一般由专业主管部门在一定的业务范围内公布。（二）通告的结构标题。写明发文机关名称、事由、文种。有时可以省略事由或只标文种。正文。由通告的依据、目的、通告事项与结尾组成。结语用来说明执行的要求和有关事项，也可用〃特此通知〃结束全文。发文机关及成文日期。（三）通告的撰写要求通告的内容应明确具体。即将通告的目的、依据与需要遵守知晓的事项原原本本具体地交代清楚，使读者一目了然，不生歧义。一般用分条列项的形式表达，用语要求简明易懂，有些专业性通告虽可使用一定的专业术语，但也应尽量做到方便阅读与理解。通告属正式公文，应注意维护其严肃性，有些可用〃启事〃等应用文公布周知的事项，如迁移、挂失、招生、更改电话号码等，应避免使用通告。常用公文的写作要点之三一一示、报告的撰写一、请示（一）请示的特点请示用于下级机关向上级机关请求指示或批准。其主要特点是：（1）使用范围广泛，各机关对自己无权或无法决定与处理的问题，均应制发请示公文，向上级机关请求指示或批准。（2）请示具有强制回复的性质，接受请示的机关务必针对请示事项表明态度或予以明确的指示。（二）请示的结构标题。写明发文机关名称、事由与文种。主送机关。正文。请示的正文一般由这样几部分组成：行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，并提出倾向性意见及其理由；行文要求，即请上级复文的要求，常用〃当否，请批示〃〃当否，请批复〃〃请审核批复〃〃妥否，请鉴核批示〃等惯用的结尾词语表达。发文机关与成文日期。（三）撰写要求请示必须是向上级有所呈请，请其给予答复时才能使用，而且必须满足一定条件才能行文。要严格遵行一文一事、只主送一个机关、一般不越级行文的原则。提出的请求应清楚明白，有几问，要对方批准或指示什么都必须明明白白，以便于对方有问必答。未获上级批复前，不能将公文抄送给自己的下级。陈述理由时要客观充分，但不要讲空泛的大道理，更不能用教训人、强加于人的语气来陈述。应讲究有关内容的表达次序，以增强表达效果。如果在书写请求上级批准的请示时，作者提出的解决问题的方案很可能是两个或多个，这时就应将倾向性的意见放在最前边。在所陈述的情况和理由比较复杂的情况下，可用各种附件作详细说明，以简化正文。二报告（一）报告的特点报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息。总结经验教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的主要特点是：1.受报告制度的影响，为各机关普遍使用。2.一般可制发于事后，也可制发于事前或事中。3.不具备强制复文的性质。（二）报告的结构标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。主送机关。正文。发文机关与成文日期。（三）工作报告工作报告用于日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据或概要点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题并对其性质进行概要分析；建议（要求谁，何时，做什么，怎样做，方法，措施，期限，考核指标等），如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语有建议的报告提出转发建议:〃以上意见，如无不当，请批转（单位）执行；请上级指出问题的报告则为：〃如有不当，请指正（示）。”其他报告则以〃特此报告〃等结语强调行文目的。（四）总结报告总结报告用于在某些工作、某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。总结报告的正文主要包括：工作情况，即做了什么，采用了哪些方法措施，效果怎样，有哪些成绩，存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析，获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。（五）调查报告调查报告是根据调查研究的成果写成的用于揭示事物真相与规律的报告，是向领导机关反馈信息，辅助决策，核查决策执行情况的重要形式。调查报告的正文一般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类地叙述有关情况的问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认识，进而提出解决问题的建设性意见（对策、方法、措施、步骤等）；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。上述二、三项内容，可以一个个方面或一个个具体问题依次展开，也可以以一个方面的情况或一个问题为单元，每个单元依次先谈情况，再分析，得出结论，提出建议。根据经验，后一种方式在涉及复杂问题或综合性的调查报告中有一定应用价值。

常用公文的写作要点；之函、会议纪要的撰写一、函（一）函的特点行政系统的函用于平级和不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准；党的机关使用的函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。函的主要特点是：（1）灵活简便，不受作者职权范围与级别层次高低的制约，也不受内容繁简轻重差别的严格限制。常用公文的写作要点；之函、会议纪要的撰写（2）内容较单纯，一般为一函一事。（3）具有公文的法定效用，可郑重表示法定作者的意志与权威，对受文者的行为有强制性影响。（二）函的结构标题。要求写明发文机关、事由与文种（函或复函），有时也可省略发文机关。主送机关。正文。发文机关和成文日期。（三）正文结构依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又有发函、复函之别。发函正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需要询问、商议或批准的具体问题和事项，向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景的材料；提出希望或要求，如〃请复文”、“请予批准”、〃望予合作〃等。有时以〃此致”、“特此函告〃等结语作结。复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）答复询问，表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问，陈述有关理由、情况；提出希望、要求或致谢。有时以〃特此函复〃等结语作结。（四）函的撰写要求行文郑重，体现平等、坦诚精神，相互尊重，不强加于人，同时又不过于委婉。忌讲空泛的大道理，忌寒暄客套。如受文者不是个人，一般毋用〃敬礼〃等词。表达应概括、简约、明了。正确使用专用词和惯用语。敬辞、感盼等词语在函中的应用频率较高，如〃为盼”、“为感”、〃谨致谢忱”、“盼复”、〃候复”、“请示复〃等，使用时应正确加以选择，有分寸地正确而贴切地表达意图。二、会议纪要（一）会议纪要的特点会议纪要是会议文件的一种。用于记载和传达贯彻会议主要精神与议定事项。其主要特点是：（1）会议纪要是对会议情况与议定事项的完整而系统的记载，一般制成于会议后期或会议结束之后。（2）所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位与与会单位（人员）的共同意志与决定的权威性。因此，对于有关的与会单位或下属单位具有约束力，如认为必要，有权要求有关的受文单位予以遵守或执行。（3）具体每一份纪要的性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的和要求。因此，会议纪要整体上一般兼具知照性、参考性、规范性、协议性、指导性、执行性等多种性质。（二）会议纪要的结构标题。需写明会议名称与文种（纪要），如《全国统战工作会议纪要》。成文日期。一般用圆括号标注在标题正下方。正文。署名。必要时由与会各方或其代表签署机关名称、职务、姓名等。（三）正文结构依