会议质量管理

会议质量管理一、会议的定义、目的（一）定义会议是三个人以上集合在一起，经由主持人的引导一种方法。（二）目的“整个产品生命周期内的所有因素（和用户要求）的一种系统方法。同步、流程同步、资讯同步。观念同步目的及工作价值，以便于齐心协力完成任务。技术同步规划透过各相关部门的团队合作以获得经验传授与技术分享的效果，构建互补的功能组织。管理同步通过会议，协调跨部门间的管理，使其步调一致。流程同步通过会议，使各项工作完成之先后顺序调整成一致顺畅的流程。资讯同步助于技术同步与管理同步之构建。二、会议的类型（一）依目的区分评估决策型：投资评价会、策略规划会、股东会等；问题解决型：品质汇报会、危机处理会等；政令宣导型：员工大会、经理汇报会等；沟通协调型：座谈会、协调会等；集思广益型：专案检讨会、提案会议等；社交娱乐型：餐会、联谊会等；教育学习型：研讨会、学术会等。（二）依会议频度区分早会、周会、年会等。三、会议品质监测指标等。四、会议流程及执行要点（一）会议流程（二）会议流程执行要点1.会前准备制定完善的筹备方案；准备好相关的资料、工具和设备；做好发言准备。2.会议进行把握好会议议程和各环节的时间；3.会后追踪与检讨完成会议记录，明确待办事项并填写《会议追踪把《会议追踪表》分发给相关部门，让其了解要办的事项和完成时间；定期追踪工作进展，做好监督工作；4．会议质量持续改进PDCAECRS等质量管理工具对进行持续改进；制定相关制度，使作业标准化。五、会议技巧（一）会议主持技巧1.议论整理技巧议论整理技巧的目的在于理性归整相关意见，协助成列三种情况:议论时间过于冗长讨论时间过长时，主持人可以适时归整意见并作短暂参会人员能快速地继续讨论。讨论偏离主题、陷入胶着或是冲突扩大时之言行，有效掌控会议秩序。成员意见表达不清理清观点，将概念具体化，提升成员发言的意愿与价值。适时运用板书标记会议流程与时间，让成员知悉会议节奏理会议里每一细节，有利于整体效率的提升。汇整各方意见，聚焦讨论重点主持人可运用图表归纳整理讨论意见，并突出关键概效决策。有利于会议记录整理。让每位成员具有“主角意识”运用“提问法”并提出己解。运用“共鸣法”使其更踊跃参与讨论。（1）定义（二）会议决策技巧1.六顶思考帽子（1）定义所谓六顶思考帽，是指使用六种不同颜色的帽子代表六种不同的思维模式。①白色思考帽关注客观的事实和数据。②绿色思考帽功能。③黄色思考帽虑问题，表达乐观的、满怀希望的、建设性的观点。④黑色思考帽上的错误。⑤红色思考帽己的情绪，还可以表达直觉、感受、预感等方面的看法。⑥蓝色思考帽蓝色思考帽负责控制和调节思维过程。它负责控制各出结论。作用有利于参会人员：①提出建设性的观点；②聆听别人的观点；③决方案；④用“平行思维”取代“批判式思维和垂直思维”。⑤作工具。应用步骤①陈述问题（白帽；②提出解决问题的方案（绿帽；③评估该方案的优点（黄帽；④列举该方案的缺点（黑帽；⑤对该方案进行直觉判断（红帽；⑥总结陈述，做出决策（蓝帽2.阶层决策技巧让成员有足够时间以自身能力思考解决策略；让成员两两一组，成立核心团队，进行同样议第三位成员加入核心团队，并先陈述己见，再重复前一步骤，加入第四位成员，使其先陈述己见，与前三位成员共同讨论，再取得新的共