办公室副主任岗位任务说明书

8/8办公室副主任岗位任务讲明书编号：___YD/BG/002拟制：_____________核准：_____________生效日期：_____________一、差不多资料部门名称办公室岗位名称副主任直接上级主任所辖人员本部门职员二、工作讲明1、要紧职责1、协助主任做好各项工作。2、负责做好计算机系统建设、维护工作。3、协助分管后勤保障、房产治理工作。4、做好公司信息治理工作。2、要紧工作内容1、参与部门治理，提出部门建设意见。2、积极主动的协助主任做好综合协调、会务安排、后勤保障等治理工作。3、制定公司计算机应用和信息治理工作打算及其费用预算，经部门讨论，报领导批准后组织实施。4、制定公司信息化建设的系统方案，并进行可行性论证。5、制定公司计算机治理制度、操作程序和规范，经审批后执行；制定公司信息治理方案和有关细则，经批准后实施。6、组织收集相关治理软件的供应商资料，负责与供应商联系、洽谈，提出购买参考性意见。7、提出公司计算机大型硬件设备购买意见，负责与供应商联系、洽谈。8、开展对公司办公自动化设备的维护保养和内部局域网络的软硬件维护。9、跟踪、检验公司信息化治理软件的应用情况，并进行维护和升级完善。10、组织计算机防病毒和防黑客入侵等工作，负责公司计算机应用系统的安全和计算机信息资料的保密工作。11、建设和维护公司网站。12、对公司职员进行计算机知识和操作技能的指导或培训，提高职员计算机应用水平。13、负责公司电话系统的治理与维护。14、依照公司治理需要，组织应用软件的开发。15、依照主任授权，主持完成各项治理工作。16、保持与各部门的沟通和协作。17、完成上级交办的其他工作。

3、要紧工作要求1、工作打算、总结1.1在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日前，制定本职岗位的月度、季度工作打算，自查落实的情况；每年1月15日前，制定公司计算机应用和信息治理方面的工作打算，制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备采购方案，报批后执行。工作打算的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按打算开展各项工作，要及时跟踪打算实施情况，发觉问题立即处理；要依照实际工作需要及时修改工作打算，并做修改记录。1.2协助主任制定部门工作打算，要求能够综合平衡协调。1.3按打算完成工作并做好和工作小结、年度工作总结。2、制定制度2.1以公司现实情况为依据，及时制定、修改公司计算机系统治理制度，明确计算机应用系统的有关操作规范和维护保养的要求等，交主任审核后报送总经理室审批，经总经理室审批后组织实施并跟踪检查。2.2及时制定、修改公司信息治理制度，明确公司信息治理的分工、信息处理的程序、信息存储和使用的要求，交主任审核后报送总经理室审批，经总经理室审批后组织实施并跟踪检查。3、信息化建设3.1依照公司的实际情况，提出公司实施信息化治理的建议。3.2掌握先进信息技术的应用情况，充分了解同行业信息化实施状况，结合公司的实际情况，制定公司信息化方案，明确费用的预算、实施预备工作要求、实施程序的安排等，进行充分的可行性论证，经批准后组织实施。3.3组织调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，建立供应商档案，明确供应商的信誉、服务和所供应软硬件的性能优缺点。与供应商联系、洽谈，货比三家，综合考虑价格、性能、有用性等因素，为领导做出引进先进信息技术的决策提供参考意见。4、系统维护4.1掌握计算机硬件、软件系统的性能和配置，进行正确的安装调试。4.2每月会同信息治理员，对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护；对计算机硬件设备进行维护、保养，对软件使用情况进行跟踪检查和维护、升级；关于各部门在计算机系统应用中反映的问题要立即解决处理，不拖延、推诿；对违反操作规定，损害设备的行为要提出处置意见，对超出费用的情况及时协调，专门情况要向总经理室汇报，提出整改意见。5、系统与信息安全及时检查计算机防病毒情况，安排做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提醒各部门注意防毒，做好防止黑客入侵的技术工作，保证公司计算机应用系统的安全性和计算机信息资料的保密性。6、网站建设6.1制定公司网站建设方案，确定网站的容量、功能的区分、页面的设计等内容，经审批后组织实施。6.2组织网站的维护和网页的设计和更新。及时处理网站的系统问题，及时组织收集所要公布的信息，并对内容进行严格的审查把关，每月至少更新一次网页，有重要信息要立即公布，保持网站的新颖性和信息的准确性。使网站不断完善，力求做到功能齐备，页面美观。7、培训7.1在日常工作中随时为公司职员提供计算机应用知识方面的指导和关心。7.2配合有关部门，开展对公司职员计算机知识和操作技能的培训，精心安排培训内容，做好充分的预备，使培训达到良好的效果。8、信息治理8.1协助主任组织做好收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息工作，及时掌握公司相关的经营、治理信息，每月初做书面报告递交主任共同研讨，遇有重要信息，立即汇报。8.2为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告：依照领导交办的工作或公司治理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，参与专项调研。9、其他9.1注意平常与各部门的联系、沟通，当其他部门需要协助时，不推诿、扯皮，积极做好协调配合。9.2积极主动地协助主任做好综合治理工作，了解情况、参与协调，提出解决问题的方法。9.3了解和熟悉办理会务及各类公务活动的具体细节，办理小型会务，分担大型活动的组织和落实工作。9.4分工治理公司机关内部环境建设，检查指导后勤保障工作，综合处理通信、网络线路、水电管线排布，环境卫生治理。9.5协助主任做好部门内部的协调、治理，及时检查、指导职员的工作，努力调动职员的工作积极性，力求形成良好的团队氛围，提高部门工作绩效。9.6主任外出时，依照主任的授权，完成交办的工作，遇到重大问题要及时加强联系，向其汇报和请示，必要时要请示总经理室。

三、任职资格因素细分因素等级限定资料知识学历B计算机或相关专业大学本科以上学历或相当程度。行业知识B熟悉航运行业知识，对行业进展趋势的把握差不多准确。专业知识A掌握计算机软硬件知识和网络技术，掌握信息治理知识，熟练运用专业知识。能力领导能力C要能够起到表率作用，能够合理安排工作，能够指导、关怀下属。组织协调能力B综合协调能力较强，能协调处理与上级、同事之间的工作联系。能够妥善处理各种人际关系。事务处理能力B能够合理安排工作打算，及时、正确的完成各项工作，能够解决突发事件。理解能力B能够准确把握本身职务定位、工作内容，比较准确的理解上级的指示、意图和所布置的工作；对所学知识能够较为迅速的理解和掌握。决策能力C决策时要能够考虑比较全面，方法比较科学，方案具有准确性和可行性。推断能力B能迅速、准确的推断专业性问题，掌握事实上质，能较为准确的推断从未遇到的问题，找到解决的方法。开拓创新能力B能够较迅速地同意新事物，具有较强的创新意识，能够在工作中提出切实可行的新思路、新观点、新方法。