《现代会议组织与服务》第八章现代会议信息服务

现代会议信息服务【定向目标】能够收集会议信息了解会议信息工作的程序掌握信息反馈的方法第八章第一节会议信息收集一、什么是会议信息二、会议信息的作用三、会议信息的分类（一）按照会议信息的作用划分1.与会者信息2.会议指导性、宣传性信息3.会议议题性信息4.会议主题内容信息5.记录性、结果性文件信息（1）记录性文件信息（2）结果性文件信息6.会议的程序性文件信息7.会议交流性文件信息8.会议参考性信息9.会议管理性信息第一节会议信息收集三、会议信息的分类（二）按照会议信息的保密性划分1．保密性会议信息2．内部性会议信息3．公开性会议信息（三）按照会议信息传递方式划分1．会议讲话信息2．会议书面信息3．会议声像信息四、会议信息的收集内容和收集原则

（一）会议信息收集的内容（二）会议信息的收集原则五、收集会议信息的渠道与范围（一）收集会议信息的渠道（二）收集会议信息的范围（三）会议信息的加工方式六、会议信息收集的方法1．收集会议文件资料3．个别约谈2．召开会议，集中收集4．调研或征集

第一节会议信息收集七、会议媒体（一）接待新闻媒体的基本原则（二）与媒体沟通的方法（三）接待新闻媒体的程序1．媒体人员登记3．安排拍照和新闻发布会等传统活动2．为媒体人员提供简单的会议材料4．安排媒体沟通会如何妥善处理新闻媒体的负面报道？总的原则是要以负责任的态度出现在公众面前，对舆论进行疏导，具体注意以下几点：1．快速作出反应2．联合或聘请专业公关公司处理危机3．让负责人出面4．对未知的事实不要推测5．不要隐瞒事实真相6．为媒体采访敞开大门7．统一口径，频繁沟通第二节会议信息传递与利用

一、什么是会议信息的传递与利用二、会议信息传递与利用的渠道1．会议通知的下发2．会议文件的分发3．会议有关情况的沟通4．会议新闻的发布三、会议信息传递与利用的方法（一）口头传递与利用（二）书面传递与利用（三）声像传递与利用（四）传真传递与利用（五）电子邮件传递与利用（六）邮寄传递与利用四、会议信息传递与利用的要求（一）传递准确的信息（二）迅速及时传递信息会议的信息传递关系到会议能否顺利进行，为了做好会议的信息传递工作，要做好如下准备：上次会议的记录，本次会议有关资料，会议（日）议程表，出席人签到表、缺席人回复，白纸，记事本，笔，录音录像设备，投影仪，白板等。

第三节会议信息反馈

一、什么是会议信息反馈二、会议信息反馈的内容（一）反馈会前信息（二）反馈会中信息（三）反馈会后传达落实的情况三、会议信息反馈的工作程序四、会议信息反馈的形式与方法（一）会议信息反馈的形式（二）会议信息反馈的方法五、会议信息反馈的要求反馈会议信息要掌握反馈的时机，通常有如下三个时机：1．在会议工作进展顺利时。在此时反馈，有利于鼓舞士气，营造良好的氛围。并可通过负反馈信息，帮助组织者保持清醒的头脑。2．在会议工作出现问题时反馈。在此时反馈，可以帮助人们及时发现问题，及时解决问题。使各种漏洞能够及时得到补救。3．在会议工作处于停滞时反馈。这种反馈有助于通过目前的状况，寻找会议工作下一阶段的突破口，发现会议组织过程中存在的隐患，即使制定预防措施。第八章小结会议的组织与活动的过程在某种意义上讲就是信息工作的过程。本章主要讲解了会议的信息工作，包括收集、传递、利用反馈等过程，收集信息的主要方法如收集会议形成的文件资料，召开座谈会或约谈等