文书与档案管理电子教案

文书与档案管理

电子教案

潘春胜主编

第一章绪论［教学目的、要求］

通过本章教学，使学生们熟悉文书与档案管理的组织机构，明确文书档案人员的基本素质与技能要求；掌握文书与档案，文书工作与档案管理的含义及相互关系。［教学重点和难点］

文书工作与档案管理的基本含义及相互关系，工作要求。

［知识结构图］总论文书与管理文书工作与档案管理组织机构与人员素质第一节文书与档案［教学重点与难点］1.文书与档案的含义2.文书与档案的联系和区别

一、文书与档案的含义（一）文书的含义文书是国家机关、团体、企事业单位和个人在社会实践活动中，为了一定的目的而形成的具有一定格式，用以处理各种事务，沟通各种关系而形成的所有文字材料的总称。

从文书的含义中可使学生了解以下四点：1.

文书是一种书面材料2.

文书具有一定的格式3.

文书具有实用性4．文书的主体主要是党和国家机关、团体、企事业单位和个人。

文书的含义，用示意图表示为：文书行为主体一定格式文字材料档案是机关组织和个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来的对日后工作有一定查考利用价值的文字、图表、照片、声像及其他各种方式和载体的记录材料。（二）档案的含义从档案的含义中，可使学生了解以下四点：1．档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的2．档案是保存起来的有查考利用价值的记录材料3．档案信息的记录方式和载体是多种多样的4．档案是人们的社会活动的原始记录

档案的含义，用示意图表示为：档案机关组织、个人查考、利用、价值记录材料表现形式：文字、图表、声像、照片二、、文文书书与与档档案案的的相相互互关关系系联系区别1．功用相同2．物质载体相同3．内容和格式相同4．二者互为条件1．性质不同2．形式不同3．效用不同（一一））文文书书与与档档案案的的联联系系1．．二二者者的的功功用用相相同同。。文文书书是是现现实实活活动动的的记记录录，，用用于于处处理理各各种种事事务务，，沟沟通通各各种种关关系系；；档档案案是是保保存存起起来来的的历历史史活活动动记记录录，，用用于于日日后后工工作作的的查查考考和和利利用用。。2．．二二者者的的物物质质载载体体相相同同。。历历史史上上文文书书与与档档案案的的主主要要载载体体是是龟龟甲甲、、兽兽骨骨、、羊羊皮皮、、竹竹木木、、绢绢帛帛、、纸纸张张等等，，现现代代发发展展到到胶胶片片、、磁磁带带、、磁磁盘盘、、光光盘盘等等，，由由于于二二者者载载体体相相同同，，记记录录在在载载体体上上的的方方法法也也相相同同。。如如印印刷刷、、晒晒制制、、摄摄影影、、录录音音、、录录像像等等。。3．二二者的的内容容和格格式相相同。。档案案直接接来源源于文文书，，档案案是由由文书书转化化而来来的，，人们们常说说，““今天天”的的档案案就是是“昨昨天””的文文书，，“今今天””的文文书可可能就就是““明天天”的的档案案，这这句话话概括括了档档案与与文书书之间间的密密切关关系，，因此此说，，两者者的内内容与与格式式完全全相同同。4．二者者互为为条件件。文文书与与档案案是密密不可可分的的有机机整体体。文文书是是档案案的前前身，，档案案是文文书的的延续续。没没有文文书也也就没没有档档案。。在某某些情情况下下，文文书也也要通通过查查考档档案后后才能能形成成和制制发，，档案案为文文书的的形成成提供供了依依据和和参考考。（二））文书书与档档案的的区别别1．二二者的的性质质不同同。文文书是是具有有现行行效用用的信信息，，在处处理公公务方方面具具有针针对性性、指指导性性和执执行性性；档档案是是机关关组织织和个个人在在社会会活动动中积积累、、保存存起来来的信信息，，具有有原始始记录录性。。在日日后工工作查查考、、科研研方面面具有有凭据据性、、参考考性和和借鉴鉴性，，并向向全社社会提提供利利用，，发挥挥着实实际效效益。。2．二者者的形形式不不同。。文书书是在在处理理现行行事务务中不不断产产生的的，档档案是是为了了今后后应用用，将将处理理现行行事务务的有有关材材料按按一定定的规规律组组成和和保存存起来来。文文书是是一份份一份份的，，其表表现形形式为为单份份的、、零散散的；；档案案是将将一份份一份份的文文书按按一定定方式式组合合起来来的，，是多多份的的，整整体的的。3．二二者的的效用用不同同。文文书是是进行行公务务活动动，处处理现现实事事务的的重要要工具具，通通用文文书是是具有有法定定的权权威和和行政政约束束力。。因之之，文文书具具有现现实效效用；；档案案，作作为真真实的的历史史记录录，具具有凭凭证和和参考考价值值，可可以提提供利利用，，发挥挥其历历史效效用。。第二节节文文书书工作作与档档案管管理［教学学重点点与难难点］］1﹒文书工工作与与档案案管理理的含含义2﹒文书书工作作与档档案管管理的的联系系和区区别一、文文书工工作与与档案案管理理的含含义(一)文书工工作的的含义义文书工工作是是指文文书工工作人人员运运用科科学的的原则则、程程序和和方法法完成成文书书的收收发、、文书书的撰撰写、、文书书的制制发、、文书书的处处理和和文书书的管管理等等一系系列工工作。。文书书工作作在机机关工工作活活动中中是一一项最最主要要、最最大量量的日日常工工作，，它通通过文文书的的制发发、处处理与与管理理等一一系列列相互互衔接接的程程序和和环节节，构构成机机关信信息运运转与与处理理的流流程。。文书工工作含含义用用示意意图表表示为为：文书工作文书工作人员科学的原则、程序、方法文书的制作、处理、管理（二））档案案管理理的含含义档案管管理也也称档档案工工作，，它是是指用用科学学的原原则、、方法法和组组织制制度管管理档档案，，为党党和国国家提提供各各种服服务的的工作作。它它的工工作内内容主主要有有档案案的收收集、、整理理、鉴鉴定、、保管管、统统计、、提供供、利利用等等工作作，这这就是是通常常所说说的档档案工工作的的六环环节。。档案管管理的的含义义用示示意图图表示示为档案管理档案管理人员科学的原则、方法、组织制度管理档案、提供服务二、文书工工作与与档案案管理理的相相互关关系联系区别1．工作对象相同2．工作环节相同3．二者互为条件1．工作任务不同2．工作内容不同3．服务对象不同(一)文书书工作作与档档案管管理的的联系系1．二者者的工工作对对象相相同。。文书书工作作与档档案管管理工工作的的对象象都是是文字字材料料（档档案工工作还还有其其他材材料））。文文书工工作是是形成成和处处理文文字材材料，，是对对文字字材料料的前前期处处理，，并实实现其其现行行效用用；档档案工工作是是有规规律的的保存存了文文字材材料，，是对对文字字材料料进行行了后后期处处理，，并实实现其其备考考利用用价值值。档档案是是由文文书转转化而而来的的。2．二者者的主主要工工作环环节相相同。。文书书的整整理与与归档档是文文书工工作的的最后后一个个环节节，但但同时时又是是档案案工作作的第第一个个环节节———收集集。归归档和和收集集是文文书工工作与与档案案工作作的临临界线线和交交叉点点。它它们从从不同同的角角度履履行了了同一一道手手续。。归档档文书书的整整理工工作是是档案案工作作的基基础工工作，，因此此，必必须符符合档档案管管理的的要求求，它它既是是文书书工作作的任任务，，也是是档案案工作作的任任务。。3．二者者互为为条件件。文文书工工作是是档案案管理理的前前处理理阶段段，是是档案案管理理的基基础，，档案案管理理是文文书工工作的的延续续和深深入，，是文文书工工作的的归结结。没没有文文书工工作，，就没没有档档案管管理工工作。。在某某些情情况下下，文文书工工作又又需利利用档档案材材料，，否则则，将将不能能更好好地开开展文文书工工作。。(二)文书书工作作与档档案管管理的的区别别1．二者者的工工作任任务不不同。。文书书工作作的主主要任任务是是高质质量地地形成成文书书，及及时准准确地地处理理往来来文书书，有有条理理地、、安全全地运运转文文书，，完整整妥善善地保保管文文书，，正确确地发发挥文文书的的作用用；沟沟通对对内外外的联联系，，有效效地推推进机机关工工作，，为机机关领领导工工作服服务。。档案案管理理的主主要任任务是是坚持持集中中、统统一和和科学学地管管理档档案，，大力力开发发档案案信息息资源源，逐逐步实实现档档案管管理的的现代代化，，更好好地提提供档档案利利用，，为社社会主主义现现代化化建设设服务务。2．二二者的的工作作内容容不同同。文文书工工作的的内容容主要要是文文书的的形成成，文文书的的处理理及文文书的的整理理与归归档；；档案案管理理的内内容主主要是是收集集、整整理、、鉴定定、保保管、、统计计和提提供利利用等等。3．二者者的服服务对对象不不同。。文书书工作作主要要是为为机关关领导导工作作服务务；档档案管管理是是为全全社会会提供供服务务，档档案提提供利利用的的对象象越广广泛，，其价价值效效用也也就越越大。。第三节节文文书工工作和和档案案管理理的组组织结结构［教学学重点点与难难点］］档案工工作组组织机机构一、文文书工工作机机构（一））对较较大的的机关关来说说，由由于他他们的的文书书处理理工作作任务务比较较繁重重，则则设立立专门门的文文书部部门，，如““文书书处””、““文书书科””等，，归机机关办办公室室领导导。同同时可可采取取分散散的形形式，，一些些文书书处理理工作作由各各业务务部门门办理理，到到年终终将整整理好好的文文件送送回文文书部部门进进行归归档。。（二））对较较小的的机关关或基基层单单位来来说，，由于于职能能范围围较小小，内内部机机构单单纯，，文书书处理理工作作任务务比较较少，，就没没有必必要设设置专专门的的文书书工作作部门门，可可采取取集中中的形形式，，一般般是在在办公公室设设立一一两个个专职职或兼兼职的的文书书工作作人员员。这这样既既可以以节省省人力力、物物力，，又便便于简简化手手续，，提高高效率率。二、档档案工工作机机构（一））档案案室档案室室是各各种机机关、、团体体、企企事业业单位位等统统一保保存和和管理理本机机关档档案的的内部部组织织机构构。它它属于于管理理研究究和咨咨询性性质的的专业业机构构，同同时也也是具具有机机要性性质的的部门门。（二二））档档案案馆馆档案案馆馆是是党党和和国国家家永永久久保保管管档档案案材材料料的的基基地地，，是是国国家家法法定定的的专专门门保保管管档档案案的的机机构构。。它它与与机机关关的的档档案案室室不不同同，，是是面面向向社社会会的的事事业业单单位位，，是是开开放放型型的的组组织织机机构构，，是是提提供供档档案案信信息息为为社社会会服服务务的的中中心心，，是是科科学学文文化化事事业业的的重重要要组组成成部部分分。。（三三））档档案案事事业业管管理理机机构构档案案管管理理事事业业机机构构主主要要是是指指各各级级档档案案局局、、处处等等，，是是党党和和国国家家指指导导、、管管理理档档案案工工作作的的部部门门。。在在我我国国，，党党、、政政档档案案工工作作实实行行统统一一管管理理。。因因此此，，档档案案事事业业管管理理机机构构既既是是党党的的机机构构，，又又是是国国家家的的机机构构。。档案案工工作作组组织织机机构构如如图图1—1所示示中共省委、省人民政府中共中央、国务院中共县委、县人民政府国家档案局省档案局县档案局(科)中央档案馆省档案馆县档案馆中央机关档案室省直机关档案室县属机关档案室第四四节节文书书工工作作与与档档案案管管理理人人员员的的素素质质要要求求［教教学学重重点点与与难难点点］］文书书与与档档案案管管理理人人员员的的素素质质要要求求一、、文文书书工工作作人人员员与与档档案案管管理理人人员员文书书工工作作人人员员，，我我们们通通常常把把从从事事文文书书工工作作的的人人员员，，都都称称呼呼为为““文文书书””。。一一般般说说来来，，凡凡在在机机关关单单位位从从事事文文秘秘工工作作的的人人员员都都可可以以看看作作是是文文书书工工作作人人员员。。档案案管管理理人人员员，，主主要要是是从从事事档档案案管管理理工工作作的的人人员员。。这这些些人人员员包包括括机机关关档档案案室室、、各各类类档档案案馆馆以以及及档档案案管管理理事事业业机机构构的的工工作作人人员员。。文书书工工作作人人员员和和档档案案管管理理人人员员是是文文书书工工作作和和档档案案管管理理的的主主体体，，没没有有这这些些人人员员的的辛辛勤勤劳劳动动，，文文书书工工作作和和档档案案管管理理就就是是一一句句空空话话。。他他们们具具有有不不可可替替代代的的重重要要作作二、、文文书书