《会展管理系统应用的方案设计【3200字】》

会展管理系统应用的方案设计目录TOC\o"1-2"\h\u25605一、方案目标 130022（一）方案目标 114985（二）广州会展场馆发展概况 111421（三）会展场馆的一般经营管理模式 218939二、方案内容 211137三、方案参与者 423740四、方案实施方式 432660五、方案费用 42978六、实施进度监督安排 4293七、备用方案 5方案目标（一）方案目标会展业是集人流、物流、资金流、信息流、技术流于一体的综合性服务业。会展业的发展可以有效促进餐饮、住宿、交通、旅游等行业的快速发展，进而成为推动社会经济增长的新动力。一是通过会展活动带动物流、人流、资金流、信息流、文化流，提高城市品位和知名度，进而促进经济社会发展。二是通过信息化管理提高会展组织能力、规范化和管理专业化水平的重要途径。该方案采用信息化管理，实现公司资源的合理利用，规范和提高组织者的管理流程和管理水平。此外，展览管理信息系统的应用可以大大提高展览公司的管理水平和决策效率，大大提高财务管理、人事管理和销售实力，实现质的转变。（二）广州会展场馆发展概况作为我国第一个发展会展业的城市，广州星海会展中心自1990年代中期建成以来，已经全面发展。从那时起，广州的会展业也发展起来，成为支柱产业之一，它甚至可以媲美上海和北京等发达城市。其中比较有名的有广州国际服装博览会，广州软件博览会，广州国际海事博览会等许多博览会，为广州做出了巨大贡献。作为广州会展经济的载体，广州星海会展中心已有15年的历史，并在会展上开发了许多世界知名品牌。根据广州地区有关政府部门的具体信息，广州地区相关展览中心举办的各种展览会和会议使广州地区数十万人就业，总体效益近80亿，对广州的整体经济非常有利，为发展做出了巨大贡献。广州会展中心的相关设施主要由三大部分组成：一是广州星海会展中心和广州世博会展览会场；二是广州世博会会展中心。第二，会议中心是广州的国际会议中心。第三，相关会议区。现在所有展览设施都占地80,000平方米。根据《广州常山岛旅游避暑胜地总体规划》，广州路岛将被确立为国际会议经济特区。同时，为了促进广州会展业的发展并举办高端会议和国际论坛，广州西城目前正计划建设一个国际会议中心。同时，锦州新区广州馆内有大量会议设施，主要用于支持各种高端会议和国际论坛。（三）会展场馆的一般经营管理模式我们对会展场馆进行矩阵式管理，可以达到10种管理和运营管理模式。第一种经营管理模式是民营私营经营者拥有和经营的私营场所经营管理模式。第二种经营管理模式是“民营经营场所结合自办展览的经营管理模式”。第三种经营管理模式是“民营公共援助纯公民馆管理模式”。第四种经营管理模式是“民营经营自营场所结合经营管理模式”。第五种经营管理模式是国营经营纯管理场馆经营方式堪忧，在这种经营管理模式下，有关法律规定允许场馆经营场所出租及其相关业务。第六种运作管理方式为国有场所自营管理与自营管理相结合的方式。第七种运作管理模式是纯粹的管理场所操作管理模式。第八种经营管理模式，以管理场所自营管理与会展管理模式相结合的方式。第九种经营管理模式是私人纯粹馆的经营管理模式，政府选择民营企业经营会展。方案内容公司开发实施的展览管理信息系统包括前台管理、行政管理、业务管理、观众部管理、财务管理。它是各部门的综合管理，全面运作由总经理全权负责。会展管理信息系统是为展馆方、组展商、参展商、协作服务商、专业观展商、观众、以及相关政府职能部门、行业协会等对象提供会展信息的交流、收集、整理、应用、发布等功能，并促进相关单位进行会展信息交流的系统和平台。系统通过整合会展业的城市、区域、行业、行业等内外部资源，通过网络和信息共享，构建基于产业发展或企业发展的信息业务平台，为会展业的发展提供全面的信息数据支持。系统通过多级对象和办公室，使各级对象充分参与到系统中来。通过实时通信和交互，为信息用户提供决策和业务支持。1、前台管理前台是公司形象的代表。同时，大量的打印和输入工作在前台完成。因此，前台管理是公司的重要组成部分，对前台管理的要求是详细到位的。接到电话后，记录电话内容并转发给相关项目经理。系统的要求是协助各部门完成工作，这是公司信息系统的基础，未来将发生的服务都是在此基础上建立起来的。2、行政管理行政管理是公司内部结构的中心。相关的会议和培训、人才的招聘和事务的处理都是由行政部门来完成的。在整个系统中，管理层处于支持状态，管理层在数据库中起到共享的作用。分享公司新培训、各项目组会议及会议室预订。3、业务部管理业务部是展览公司的一贯支持，整个展览的运作有赖于营业部。对于业务部门，将每个项目组的参展商或感兴趣的客户导入数据库。公司下设多个项目组，如：机床部、自动化部。每个部门都有自己的账号、密码和属于集团的客户信息。此项可以与其他项目组共享，以查看项目经理的含义。从全国各地展会收集到的相关信息，可以及时导入数据库，为即将到来的展会铺路，也可以使用观众部门的导入系统。4、观众部管理观众部，俗称投资促进部，负责邀请观众参展，其职责与业务部相同。只要是与公司举办的展会有关，我们都会把信息发到展会现场，邀请参观者，一起去做生意。对于企业来说，信息也会被分发，如果允许的话收集名片。前往各城市相关会展业市场，收集名片，录入系统，展后资源共享。5、财务管理查询公司业务情况，整理前台提供的信息报表，包括今天的收货单、进货企业报表、企业支付日报、企业总编号统计表、每日出纳情况表；通过报表、参展商报告等方式进行整理，企业缴费情况表、展位费到户籍统计表、汇总账户报表等费用统计表。财务部通过公司的展览管理信息系统，分别核算各部门的成本，以便随时了解公司的效益状况，为公司领导提供最真实的决策依据。信息系统能清晰地看到公司各部门在整个公司经营中的情况，能够解决经营中存在的问题，能够更好地协调各部门为公司的整体经营服务。方案参与者公司会展管理信息系统应用方案的参与者有公司总经理，副总经理，项目经理，行政、财务管理人员以及员工代表等。一方面，方案的敲定需要决策者，另一方面，考虑到一个方案的实施涉及到多处岗位和多个理论应用，故选取了以项目经理为代表的行政、财务管理人员以及员工代表等。方案实施方式公司展览项目实施分为三个阶段：第一阶段：项目准备，这一阶段主要是对用户需求进行调研、讨论和分析，制定项目实施计划，准备培训教材，制定初步的项目申请计划。第二阶段：项目建设，这一阶段的工作是进行系统安装、项目团队培训、组织测试，确定基础资料准备方案并完善方案。第三阶段：项目交付，这一阶段是整个项目实施的关键，也是任务最重要的时期。首先，公司对全体员工进行了集中培训和考核，制定了新旧系统切换计划，开始按照初始化方案对各核算单元的账套初始化情况进行建账、权限分配、监督检查；建立统一的报表格式和公式；编制定制化手册，制定系统运行制度和内部支持制度。方案费用该公司会展管理信息系统方案产生的费用主要有以下3大类：其一是购买会展管理信息系统硬件基础设施费用，主要包括各部门计算机局域网的建设；其二是会展管理信息系统软件开发费用，主要包括有软件系统的开发和设计；其三是公司员工会展管理信息系统培训费用，这一项主要包括请专业的老师给员工讲解系统的使用说明等。预计本次的会展管理信息系统方案费用总计为70万元。实施进度监督安排2020年6月01日至7月31日，为各个部门基础信息录入时间。2020年7月01日至8月15日，为各个部门制定各项工作评分标准内容。2020年8月16日至9月30日，为系统的使用进行使用培训。2020年9月01日至10月29日，为试运行公司会展管理信息系统时间。2020年10月01日至11月31日，为完善公司会展管理信息系统阶段。备用方案通过对公司会展管理信息系统方案进行分析，目前公司的会展信息管理主要是通过计算机硬件、软件系统进行实现，利用计算机来实现数据的分享和传递，但是对于公司整个系统运行过程中，一些关键的数据还是以手工记录的方式作为基