利用Word高效创建电子文档

第2章利用Word高效创建电子文档2课程简介Microsoft公司推出的Word应用程序凭借其友好的界面、方便的操作、完善的功能和易学易用等诸多优点已成为众多用户进行文档创建的主流软件。在OfficeWord2010中，提供了功能更为全面的文本和图形编辑工具，并同时采用了以结果为导向的全新用户界面，以此来帮助用户创建、共享更具专业水准的文档。全新的工具可以节省大量格式化文档所消耗的时间，从而使用户能够将更多的精力投入到内容的创建工作上。3第2章利用Word高效创建电子文档2.1以人物为导向的应用界面2.2创建并编辑文档2.3美化文档外观2.4长文档的编辑与管理2.5文档的修订与共享2.6使用邮件合并技术批量处理文档42.1以任务为导向的应用界面传统的菜单和工具栏已被功能区所代替。2.1.1功能区与选项卡功能区是一种全新的设计，它以选项卡的方式对命令进行分组和显示。同时，功能区上的选项卡在排列方式上与用户所要完成任务的顺序相一致，并且选项卡中命令的组合方式更加直观，大大提升应用程序的可操作性。52.1以任务为导向的应用界面例如，在MicrosoftWord2010功能区中拥有“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”和“审阅”等编辑文档的选项卡（如图2.1所示）。图2.1Word2010中的功能区同样，在MicrosoftExcel2010功能区中也拥有一组类似的选项卡（如图2.2所示）。图2.2Excel2010中的功能区62.1以任务为导向的应用界面这些选项卡可引导用户开展各种工作，简化对应用程序中多种功能的使用方式，并会直接根据用户正在执行的任务来显示相关命令。功能区显示的内容并不是一成不变的，Office2010会根据应用程序窗口的宽度自动调整在功能区中显示的内容。在当功能区较窄时，一些图标会相对缩小以节省空间，如果功能区进一步变窄，则某些命令分组就会只显示图标。72.1以任务为导向的应用界面有些选项卡只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会在功能区中显示出来，以供用户使用。例如，在Excel2010中，用于编辑图表的命令只有当工作表中存在图表并且用户选中该图表时才会显示出来，如图2.3所示。2.1.2上下文选项卡图2.3上下文选项卡仅在需要时显示出来82.1以任务为导向的应用界面当用户将鼠标指针移动到相关的选项后，实时预览功能就会将指针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。2.1.3实时预览例如，当用户希望在Word文档中更改表格样式时，只需将鼠标在各个表格样式集选项上滑过，即可实时预览到该样式集对当前表格的影响，如图2.4所示。图2.4实时预览功能92.1以任务为导向的应用界面MicrosoftOffice2010提供了比以往版本显示面积更大、容纳信息更多的屏幕提示。这些屏幕提示还可以直接从某个命令的显示位置快速访问其相关帮助信息。2.1.4增强的屏幕提示当将鼠标指针移至某个命令时，就会弹出相应的屏幕提示（如图2.5所示）。如果用户想获得更加详细的信息，可以利用该功能所提供的相关辅助信息的链接，直接从当前命令对其进行访问。图2.5增强的屏幕提示102.1以任务为导向的应用界面有些命令使用的相当频繁，例如保存、撤销等命令。此时就希望无论目前处于哪个选项卡下，用户都能够方便地执行这些命令，这就是快速访问工具栏存在的意义。快速访问工具栏位于Office2010各应用程序标题栏的左侧，默认状态只包含了保存、撤销等三个基本的常用命令，用户可以根据自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。2.1.5快速访问工具栏112.1以任务务为导导向的的应用用界面面例如，如果果用户户经常常需要要将Word文档转转换为为PowerPoint演示文文稿，，则可可以在在Word2010快速访访问工工具栏栏中添添加所所需的的命令令，操操作步步骤如如下：（1）单击击Word2010快速访访问工工具栏栏右侧侧的小小三角角符号号，在在弹出出的菜菜单中中包含含了一一些常常用命命令，，如果果希望望添加加的命命令恰恰好位位于其其中，，选择择相应应的命命令即即可；；否则则选择择【其他命命令】选项，，如图图2.6所示。。图2.6自定义义快速速访问问工具具栏122.1以任务为导导向的应用用界面（2）打开“Word选项”对话话框，并自自动定位在在“快速访访问工具栏栏”选项组组中。在左左侧的命令令列表中选选择所需要要的命令，，并单击【添加】按钮，将其其添加到右右侧的“自定义快快速访问工工具栏”命命令列表中中，如图2.7所示。设置完成后单击击【确定】按钮。此时，即可可在Word应用程序的的快速访问问工具栏中中出现所选选择的命令令。图2.7选择出现在在快速访问问工具栏中中的命令132.1以任务为导导向的应用用界面Office后台视图是用于对文档档或应用程程序执行操操作的命令令集。在Office2010应用程序中中单击“文文件”选项项卡，即可可查看Office后台视图。。在后台视视图中可以以管理文档档和有关文文档的相关关数据，例例如创建、、保存和发发送文档；；检查文档档中是否包包含隐藏的的元数据或或个人信息息；文档安安全控制选项等等，如图2.8所示。2.1.6后台视图图2.8Office后台视图142.1以任务为导导向的应用用界面Office2010根据多数用用户的操作作习惯来确确定功能区区中选项卡卡以及命令令的分布，，然而这可可能依然不不能满足各各种不同的的使用需求求。因此，，用户可以以根据自己己的使用习习惯自定义义Office2010应用程序的的功能区，，操作步骤骤如下：2.1.7自定义Office功能区（1）在功能区区空白处单单击鼠标右右键，执行行【自定义功能能区】命令。（2）打开“Word选项”对话话框，并自自动定位在在“自定义义功能区””选项组中中。此时用用户可以在在该对话框框右侧区域域中单击【新建选项卡卡】或【新建组】按钮，创建建所需要的的选项卡或或命令组，，并将相关关的命令添添加其中即即可，如图图2.9所示。设置置完成后单单击【确定】按钮。152.1以任务为导导向的应用用界面图2.9自定义功能能区2.2创建并编辑辑文档1、创建空白白的新文档档162.2.1使用模板快快捷创建文文档如果创建一一个空白的的Word文档，其操操作步骤如如下：（1）单击Windows任务栏中的的【开始】】按钮，执执行【所有有程序】命命令。（2）在展开的的程序列表表中，执行行【MicrosoftOffice】｜【MicrosoftOfficeWord2010】命令，启启动Word2010应用程序序。（3）此时，，系统会会自动创创建一个个基于Normal模板的空空白文档档，用户户可以直直接在该该文档中中输入并并编辑内内容。172.2创建并编编辑文档档如果用户户先前已已经启动动了Word2010应用程序序，在编编辑文档档的过程程中，还还需要创创建一个个新的空空白文档档，则可可以通过过“文件件”选项项卡的后后台视图图来实现现，其操操作步骤骤如下：：（1）在Word2010程序中单单击“文文件”选选项卡，，在打开开的后台台视图中中执行【新建】命令。（2）在“可可用模板板”选项项区中选选择“空空白文档档”选项项，如图图2.10所示。图2.10创建空白白文档182.2创建并编编辑文档档2、利用模板板创建新新文档使用模板板可以快快速创建建出外观观精美、、格式专专业的文文档，Word2010提供了多多种模板板，用户户可以根根据具体体的应用用需要选选用不同同的模板板。Office2010已将MicrosoftOfficeOnline上的模板板嵌入到到了应用用程序中中，以使使用户可可以在新新建文档档时快速速浏览并并选择适适用的模模板使用用。192.2创建并编编辑文档档利用模板板创建新新文档的的操作步步骤如下下：（1）在Word2010程序中单单击“文文件”选选项卡，，在打开开的后台台视图中中执行【新建】命令。图2.11通过已安装的的模板创建新新文档（2）在“可用模模板”选项区区中选择“样样本模板”选选项即可打开开在计算机中中已经安装的的Word模板类型，选选择需要的模模板后，在窗窗口右侧将显显示利用本模模板创建的文文档外观，如如图2.11所示。202.2创建并编辑文文档（3）单击【创建】按钮，即可如果本机上已安装的模板不能满足用户工作的需要，还可以到微软网站的模板库中挑选所需的模板。如果用户的计算机机已经连接到到了因特网上上，则在打开开“新建”文文档的后台视视图时，即可可浏览并搜索索OfficeOnline上的模板类型型，如图2.12所示。图2.12搜索O上的模板212.2创建并编辑文文档浏览到需要的的文档模板后后，选中该模模板，在后台台视图的右侧侧将出现本文文档的预览效效果，如图2.13所示。用户可可以单击【下载】按钮将其下载载到本地计算算机，并利用用该模板创建建一个新的文文档。图2.13下载文档模板板并创建新文文档222.2创建并编辑文文档2.2.2输入文本创建了新文档档后，在文本本编辑区域中中将会出现一一个闪烁的光光标，它表明明了目前文档档的输入位置置，用户可由由此开始输入入文档内容。。只要安装了语语言支持的功功能，就可以以在文档中输输入各种语言言的文本。在在Word程序中输入文文本时，不同同内容的文本本输入方法会会有所不同，，而针对普通通文本（例如如汉字、英文文、阿拉伯数数字等）通过过键盘就可以以直接输入。。（2）输入文本之之前，先将鼠鼠标指针移至至文本插入点点，单击一下下，这时光标标就会在插入入点闪烁，用用户即可开始始输入。（提示：按键盘盘上的【Shift】键可以在““微软拼音””输入法的中中文状态和英英文状态之间间进行切换。。）（3）当输入的文本到达达文档编辑区区边界，而本本段输入又未未结束时，Word2010将自动换行。。若要另起一一段，只需按按键盘上的【【Enter】键，这时会会显示出一个个“”符号，称为硬硬回车符，又又称段落标记记，它能够使使文本强制换换行而开始一一个新的段落落。232.2创建并编辑文文档在安装了MicrosoftOffice2010后，“微软拼拼音”输入法法将会被自动动安装，用户户可以使用““微软拼音””输入法完成成文档中的文文本输入操作作，操作步骤骤如下：（1）单击Windows任务栏中的““输入法指示示器”，在弹弹出的快捷菜菜单中执行【微软拼音-新体验2010】命令，此时输输入法处于中中文输入状态态，如图2.14所示。图2.14微软拼音输入入法2.2创建并编辑文文档1、拖动鼠标选择文本本242.2.3选择并编辑文文本这种方法是最最常用，也是最最基本、最灵灵活的方法。用户只只需将鼠标指指针停留在所所要选定的内内容的开始部部分，然后按按住鼠标左键键拖动鼠标，，直到所要选选定部分的结结尾处，即所所有需要选定定的内容都已已成高亮状态态，松开鼠标标即可，如图图2.15所示示。提示示：选选择择文文本本时时，，可可以以显显示示或或隐隐藏藏一一个个方方便便、、微微型型、、半半透透明明的的工工具具栏栏，，它它被被称称为为浮浮动动工工具具栏栏。。将将指指针针悬悬停停在在浮浮动动工工具具栏栏上上时时，，该该工工具具栏栏即即会会变变清清晰晰。。它它可可以以帮帮助助用用户户迅迅速速地地使使用用字字体体、、字字形形、、字字号号、、对对齐齐方方式式、、文文本本颜颜色色、、缩缩进进级级别别和和项项目目符符号号等等功功能能，，如如图图2.16所示示。。图2.15拖动动鼠鼠标标选选定定文文本本图2.16浮动动工工具具栏栏252.2创建建并并编编辑辑文文档档2、选选择择一一行行将鼠鼠标标指指针针移移动动到到该该行行的的左左侧侧，，当当鼠鼠标标指指针针变变为为一一个个指指向向右右边边的的箭箭头头时时，，单单击击鼠鼠标标左左键键，，即即可可选选中中这这一一行行，，如如图图2.17所示示。图2.17选择择一一行行262.2创建建并并编编辑辑文文档档3、选择择一一个个段段落落将鼠鼠标标指指针针移移动动到到该该段段落落的的左左侧侧，，当当鼠鼠标标指指针针变变成成一一个个指指向向右右边边的的箭箭头头时时，，双双击击鼠鼠标标左左键键即即可可选选定定该该段段落落，，如如图图2.18所示。另另外，还还可以将将鼠标指指针放置置在该段段中的任任意位置置，然后后连续单单击3次鼠标左左键，同同样也可可选定该该段落。。图2.18选择一个个段落272.2创建并编编辑文档档4、选择不相相邻的多多段文本本按照上述述任意方方法选择择一段文文本后，，按住键键盘上的的【Ctrl】键，再选选择另外外一处或或多处文文本，即即可将不不相邻的的多段文文本同时时选中，，如图2.19所示。图2.19选择不相相邻的多多段文本本282.2创建并编编辑文档档5、选择垂直直文本用户还可可以选择择一块垂垂直的文文本（表表格单元元格中的的内容除除外）。。首先，，按住键键盘上的的【Alt】键，将鼠鼠标指针针移动到到要选择择文本的的开始字字符，按按下鼠标标左键，，然后拖拖动鼠标标，直到到要选择择文本的的结尾处处，松开开鼠标和和【Alt】键。此时时，一块块垂直文文本就被被选中了了，如图图2.20所示。图2.20选择垂直直文本292.2创建并编编辑文档档6、选择整整篇文档档将鼠标指指针移动动到文档档正文的的左侧，，当鼠标标指针变变成一个个指向右右边的箭箭头时，，连续单单击3次鼠标左左键，即即可选定定整篇文文档，如如图2.21所示。提示：在在“开始始”选项项卡的““编辑””选项组组中，单单击【选择】按钮，在在弹出的的下拉列列表中执执行【全选】命令（如如图2.22所示），，也可以以选择整整篇文档档。图2.22通过执行行命令选选择整图2.21选择整篇篇文档302.2创建并编编辑文档档以上主要要介绍了了6种利用鼠鼠标（或或与键盘（1）选择一个单词：双击该单词。（2）选择一个句子：按住键盘上的【Ctrl】键，然后单击该句中的任何位置。（3）选择较大文本块：单击要选择内容的起始处，滚动到要选择内容的结尾处，然后按住键盘上的【Shift】键，同时在要结束选择的位置单击。312.2创建并编编辑文档档7、使用虽然通过过键盘来来选择文文本不是是很常用用，但是是有必要要知道一一些常用用的文本本操作快快捷键，，如表2.1所示。选择操作右侧的一个字符按【Shift】+向右方向键。左侧的一个字符按【Shift】+向左方向键。一个单词（从开头到结尾）将插入点放在单词开头，再按【Ctrl】+【Shift】+向右方向键。一个单词（从结尾到开头）将指针移动到单词结尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向左方向键。一行（从开头到结尾）按【Home】键，然后按【Shift】+【End】组合键。一行（从结尾到开头）按【End】键，然后按【Shift】+【Home】组合键。下一行按【End】键，然后按【Shift】+向下方向键。上一行按【Home】键，然后按【Shift】+向上方向键。一段（从开头到结尾）将指针移动到段落开头，再按【Ctrl】+【Shift】+向下方向键。一段（从结尾到开头）将指针移动到段落结尾，再按【Ctrl】+【Shift】+向上方向键。一个文档（从结尾到开头）将指针移动到文档结尾，再按【Ctrl】+【Shift】+【Home】组合键。一个文档（从开头到结尾）将指针移动到文档开头，再按【Ctrl】+【Shift】+【End】组合键。从窗口的开头到结尾将指针移动到窗口开头，再按【Alt】+【Ctrl】+【Shift】+【PageDown】组合键。整篇文档按【Ctrl】+【A】组合键。垂直文本块按【Ctrl】+【Shift】+【F8】组合键，然后使用箭头键。按【Esc】键可关闭选择模式。最近的字符按【F8】键打开选择模式，再按向左方向键或向右方向键；按【Esc】可关闭选择模式。单词、句子、段落或文档按【F8】键打开选择模式，再按一次【F8】键选择单词、按两次选择句子、按三次选择段落，或者按四次选择文档。按【Esc】键可关闭选择模式。表2.1使用键盘盘选择文文档中的的文本2.2创建并编编辑文档档1、通过键盘盘复制文本本322.2.4复制与粘贴贴文本首先选中要要复制的文文本，按键键盘上的【Ctrl】+【C】组合键进行行复制，然然后将鼠标标指针移动动到目标位位置，按键键盘上的【Ctrl】+【V】组合键进行行粘贴。这这是最简单单和最常用用的复制文文本的操作作方法。被复制的文文本会被放放入“剪贴贴板”任务务窗格中（（如图2.23所示），用用户可以反反复按【Ctrl】+【V】组合键，将将该文本复复制到文档档中的不同同位置。另另外，“剪剪贴板”任任务窗格中中最多可存存储24个对象，用用户在执行行粘贴操作作时，可以以从剪贴板板中进行选选择。图2.23“剪贴板””任务窗格格提示：在““开始”选选项卡中的的“剪贴板板”选项组组中，单击击【对话框启动动器】按钮（），，可以打开““剪贴板””任务窗格格。2.2创建并编辑辑文档2、通过命令操作作复制文本33用户可以通过过在Word2010的功能区中以以执行命令的的方式来轻松松复制文本，，操作步骤如如下：（1）在Word文档中，选中中要复制的文文本。（2）在Word2010功能区的“开开始”选项卡卡中，单击““剪贴板”选选项组中的【复制】按钮。（3）将鼠标指针针移动到目标标位置。（4）在“开始””选项卡的““剪贴板”选选项组中，单单击【粘贴】按钮，进行粘粘贴。（5）此时，在步步骤1中选中的文本本就被复制到到了指定的目目标位置。2.2创建并编辑文文档3、格式复制34格式复制就是将文文本的字体、、字号、段落落设置等重新新应用到目标标文本。首先先，选中已经经设置好格式式的文本。然然后，在“开开始”选项卡卡中，单击““剪贴板”选选项组中的【格式刷】按钮（））。最后，当鼠鼠标指针变为为带有小刷子子的形状（）时，选中要应应用该格式的的目标文本，，即可完成格格式的复制。2.2创建并编辑文文档4、选择性粘贴贴35选择性粘贴提提供了更多的的粘贴选项，，该功能在跨跨文档之间进进行粘贴时非非常实用。复复制选中文本本后，将鼠标标指针移动到到目标位置。。然后，在““开始”选项项卡的“剪贴贴板”选项组组中，单击【粘贴】按钮下方的下下三角按钮，，在弹出的下下拉列表中执执行【选择性粘贴】命令。在随后后打开的“选选择性粘贴””对话框中，，选择粘贴的的形式，最后后单击【确定】按钮即可，如如图2.24所示。图2.24选择性粘贴2.2创建并编辑文文档362.2.5删除与移动文文本Word2010针对不同的删除内内容，可采用用不同的删除除方法。如果在输入过过程中删除单单个文字，最最简便的方法法是使用键盘盘上的【Delete】键或者是【Backspace】】键。这两个键键的使用方法法是不同的：：键盘上的【Delete】键将会删除光光标所在处右右面的内容；；而【Backspace】】键将会删除光光标所在处左左面的内容。。对于大段文本本的删除，可可以先选中所所要删除的文文本，然后再再按【Delete】键即可。2.2创建并编辑文文档372.2.5删除与移动文文本用户在编辑文档的的过程中，（1）选择要移动的文本。（2）将鼠标指针放在被选定的文本上，鼠标指针会变成了一个箭头。此时按住鼠标左键，鼠标箭头的旁边会有竖线，该竖线显示了文本移动后的位置，同时鼠标箭头的尾部会有一个小方框。拖动竖线到新的插入文本的位置。（3）释放鼠标左键，被选取的文本就会移动到新的位置。2.2创建并编辑文文档1、查找文本382.2.6查找与替换文文本查找文本功能能可以帮助用用户快速找到到指定的文本本以及这个文文本所在的位位置，同时也也能帮助核对对该文本是否否存在。查找找文本的操作作步骤如下：：（1）在Word2010功能区的“开开始”选项卡卡中，单击““编辑”选项项组中的【（2）打开“导航”任务窗格，在“搜索文档”区域中输入需要查找的文本，如图2.25所示。（3）此时，在文档中查找到的文本便会以黄色突出显示出来。图2.25在“导航”任任务窗格中查查找文本Word2010为用户提供了了强大的查找找和替换功能能，可以帮助助用户从繁琐琐的人工修改改中解脱出来来，从而实现现高效率的工工作。2.2创建并并编辑辑文档档2、替换文文本39使用““查找找”功功能，，可以以迅速速找到到特定定文本本或格格式的的位置置。而而若要要将查查找到到的目目标进进行替替换，，就要要使用用“替替换””命令令。替替换文文本的的操作作步骤骤如下下：（1）在Word2010功能区区的““开始始”选选项卡卡中，，单击击“编编辑””选项项组中中的【替换】按钮。。（2）打开开如图图2.26所示的的“查查找和和替换换”对对话框框，在在“替替换””选项项卡中中的““查找找内容容”文文本框框中输输入用用户需需要查查找的的文本本，在在“替替换为为”文文本框框中输输入要要替换换的文文本。。图2.26“查找找和替替换””对话话框2.2创建并并编辑辑文档档40（3）然后后，单单击【全部替替换】按钮。。用户户也可可以连连续单单击【替换】按钮，，进行行逐个个查找找并替替换。。（4）此时时，Word会弹出出一个个提示示性对对话框框，说说明已已完成成对文文档的的搜索索和替替换工工作，，单击击【确定】按钮。。（5）文档档中的的文本本替换换工作作自动动完成成。此外，，用户户还可可以在在“查查找和和替换换”对对话框框中单单击左左下角角的【更多>>】】按钮（（此时时【更多>>】】按钮变变为【<<更少】按钮）），打打开如如图2.27所示的的对话话框，，进行行高级级查找找和替替换设设置。。图2.27高级查查找和和替换换设置置2.2创建并并编辑辑文档档412.2.7检查查文文档档中中文文字字的的拼拼写写和和语语法法在编编辑辑文文档档时时，，用用户户经经常常会会因因为为疏疏忽忽而而造造成成一一些些错错误误，，很很难难保保证证输输入入文文本本的的拼拼写写和和语语法法都都完完全全正正确确。。Word2010的拼拼写写和和语语法法功功能能开开启启后后，，将将自自动动在在它它认认为为有有错错误误的的字字句句下下面面加加上上波波浪浪线线，，从从而而提提醒醒用用户户。。如如果果出出现现拼拼写写错错误误，，则则用用红红色色波波浪浪线线进进行行标标记记；；如如果果出出现现语语法法错错误误，，则则用用绿绿色色波波浪浪线线进进行行标标记记。。开启启此此项项检检查查功功能能的的操操作作步步骤骤如如下下：：（1）在在Word2010应用用程程序序中中，，单单击击““文文件件””选选项项卡卡，，打打开开Office后台台视视图图。。（2）单单击击执执行行【选项项】命令令。。（3）打打开开““Word选项项””对对话话框框，，切切换换到到““（4）在“在Word中更正拼写和语法时”选项区域中选中“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”复选框，如图2.28所示。用户还可以根据具体需要，选中“使用上下文拼写检查”等其他复选框，设置相关功能。（5）最后，单击【确定】按钮，拼写和语法检查功能的开启工作完成。2.2创建建并并编编辑辑文文档档42拼写写和和语语法法检检查查功功能能的的使使用用十十分分简简单单，，在在Word2010功能区中中打开““审阅””选项卡卡，单击击“校对对”选项项组中的的【拼写和语语法】按钮，打打开“拼拼写和语语法”对对话框，，然后根根据具体体情况进进行忽略略或更改改等操作作，如图图2.29所示。图2.28设置自动动拼写和和语法检检查功能能图2.29使用拼写写和语法法检查功功能2.2创建并编编辑文档档1、手动保保存新文文档432.2.8保存文档档在文档的的编辑过过程中，，应及时时对其进进行保存存，以避避免由于于一些意意外情况况导致文文档内容容丢失。。手动保保存文档档的操作作步骤如如下：（1）在Word2010应用程序序中，单单击“文文件”选选项卡，，在打开开的Office后台视图图中执行行【保存】命令。（2）打开“另另存为”对话框，选择文档档所要保存存的位置，在“文件名””文本框中输入文档档的名称，，如图2.30所示。（3）单击【保存】按钮，即可可完成新文文档的保存存工作。提示：单击快速速访问工具具栏中的【保存】按钮，或者者按【Ctrl】+【S】组合键也可可以打开““另存为””对话框，，保存新文文档。2.30保存文档2.2创建并编辑辑文档2、自动保存存文档44“自动保存存”是指Word会在一定时时间内自动动保存一次次文档。这这样的设计计可以有效效地防止用用户在进行行了大量工工作之后，，因没有保保存而又发发生意外（（停电、死死机等）而而导致的文文档内容大大量丢失。。虽然仍有有可能因为为一些意外外情况而引引起文档内内容丢失，，但损失可可以降到最最小。设置文档自自动保存的的操作步骤骤如下：（1）在Word2010应用程序中中，单击““文件”选选项卡，在在打开的Office后台视图中中执行【选项】命令。（2）打开“Word选项”对话话框，切换换到“保存存”选项卡卡。2.2创建并编辑辑文档45（3）在“保存存文档”选选项区域中中，选中““保存自动动恢复信息息时间间隔隔”复选框框，并指定定具体分钟钟数（可输输入从1到120的整数）。。默认自动动保存时间间间隔是10分钟，如图图2.31所示。（4）最后单击击【确定】按钮，自动动保存文档档设置完毕毕。图2.31设置文档自自动保存选选项2.2创建并编辑辑文档462.2.9打印文档打印文档在在日常办公公中是一项项很常见而而且很重要要的工作。。在打印Word文档之前，，可以通过过打印预览览功能查看看一下整篇篇文档的排排版效果，，确认无误误后再打印印。用户编辑完完文档之后后，可以通通过如下操操作步骤完完成文档打打印：（1）在Word2010应用程序中中，单击““文件”选选项卡，在在打开的Office后台视图中中执行【打印】命令。（2）打开如图图2.32所示的“打打印”后台台视图。在在视图的右右侧可以即即时预览文文档的打印印效果。同同时，用户户可以在打打印设置区区域中对打打印机或打打印页面进进行相关调调整，例如如页边距、、纸张大小小等。（3）设置完成成后，单击击【打印】】按钮，即即可将文档档打印输出出。图2.32打印文档后后台视图2.3美化文档外外观1、设置字体体和字号472.3.1设置文本如果用用户在在编辑辑文本本的过过程中中通篇篇采用用相同同的字字体和和字号号，那那么文文档就就会变变得毫毫无特特色。。下面面就来来介绍绍如何何通过过设置置文本本的字字体和和字号号，以以使文文档变变得美美观大大方、、层次次鲜明明，操操作步步骤如如下：：（1）首先先，在在Word文档中中选中中要设设置字字体和和字号号的文文本。。（2）在““开始始”选选项卡卡中的的“字体体”选项组中，，单击击“字字体””下拉拉列表表框框右侧侧的下下三三角角按按钮钮。。（3）在在随随后后弹弹出出的的列列表表框框中中，选选择择需要要的字字体体选选项项，，例例如如““微微软软雅雅黑黑””，如图2.33所示示。。图2.33设置2.3美化化文文档档外外观观48（4）此此时时，，被被选选中中的的文文本本就就会会以以新新的的字字体体显显示示出出来来。。提示示：：当当鼠（5）在“开始”选项卡中的“字体”选项组中，单击“字号”下拉列表框右侧的下三角按钮。（6）在随后弹出的列表框中，选择需要的字号，如图2.34所示。（7）此时，被选中的文本就会以指定的字体大小显示出来。图2.34设置置文文本本字字号号2.3美化化文文档档外外观观2、设置置字字形形49在Word2010中，，用用户户还还可可以以对对字字形形进进行行修修饰饰，，下面举例说明如何将文本设置为粗体，并为其添加下划线，操作步骤如下：（1）首先，在Word文档中选中要设置字形的文本。（2）在“开始”选项卡中的“字体”选项组中，单击【加粗】按钮（），此时被选中的文本就显示为粗体了。（4）然后，在“开始”选项卡中，单击“字体”选项组中的【下划线】按钮（），为所选文本添加下划线。（5）单击【下划线】按钮旁边的下三角按钮，在弹出的下拉列表中执行【下划线颜色】命令，可以进一步设置下划线的颜色。此外，用户还可以在弹出的下拉列表中为文本添加不同样式的下划线，如图2.35所示。提示：如果用户需要把粗体字或带有下划线的文本变回正常文本，只需选中该文本，然后单击“字体”选项组中的【加粗】按钮或【下划线】按钮即可。或者也可以通过直接单击【清除格式】按钮（

）来还原文本格式。图2.35设置置文文本本下下划划线线2.3美化化文文档档外外观观3、设置置字字体体颜颜色色50单击击““字字体体””选选项项组组中中【字体体颜颜色色】按钮钮旁旁边边的的下下三三角角按按钮钮，，在在弹弹出出的的下下拉拉列列表表中中选选择择自自己己喜喜欢欢的的颜颜色色即即可可，，如如图图2.36所示示。如果果系系统统提提供供的的主主题题颜颜色色和和标标准准色色不不能能满满足足用用户户的的个个性性需需求求，，可可以以在在弹弹出出的的下下拉拉列列表表中中执执行行【【其其他他颜颜色色】】命命令令，，打打开开““颜颜色色””对对话话框框。。然然后后在在““标标准准””选选项项卡卡和和““自自定定义义””选选项项卡卡中中选选择择合合适适的的字字体体颜颜色色，，如如图图2.37所示示。图2.36设置置字字体体颜颜色色图2.37“颜颜色色””对对话话框框的的““标标准准””选选项项卡卡和和““自自定定义义””选选项项卡卡2.3美化化文文档档外外观观51另外外，，Word2010还为用户户提供了了一些其其他字体体效果，，这些设设置都在在“字体体”对话话框中。。用户可可以通过过在“开开始”选选项卡中中，单击击“字体体”选项项组中的的【对话框启启动器】按钮打开开该对话话框，在在“字体体”选项项卡的““效果””选项区区域中自自行设置置即可，，如图2.38所示。并且，用用户还可可以在““字体””对话框框中，单单击【文文字效果果】按钮钮，打开开如图2.39所示的““设置文文本效果果格式””对话框框，在该该对话框框中设置置文本的的填充方方式、文文本边框框类型、、轮廓样样式以及及其他特特殊的文文字效果果。图2.38设置字体体其他效效果图2.39设置文本本效果格格式2.3美化文档档外观52提示：用用户也可可以在Word2010功能区中中的“开开始”选选项卡中中，单击击“字体体”选项项组中的的【文本本效果】】按钮，，为选中中的文本本套用文文本效果果格式或或自定义义文本效效果格式式，如图图2.40所示。图2.40通过即时时预览设设置文本本效果2.3美化文档档外观4、设置字字符间距距53Word2010允许用户户对字符符间距进进行调整整。在Word2010功能区中中的“开开始”选选项卡中中，单击击“字体体”选项项组中的的【对话框启启动器】按钮打开开“字体体”对话话框。然然后，切切换到““高级””选项卡卡，如图图2.41所示。图2.41设置字符符间距2.3美化文档档外观54在该对话话框中的的“字符符间距””选项区区域中包包括诸多多选项设设置，用用户可以以通过这这些选项项设置来来轻松调调整字符符间距。•在“缩放””下拉列列表框中中，有多多种字符符缩放比比例可供供选择，，用户也也可以直直接在下下拉列表表框中输输入想要要设定的的缩放百百分比数数值（可可不必输输入“%”）对文字字进行横横向缩放放。•在“间距””下拉列列表框中中，有““标准””、“加加宽”和和“紧缩缩”3种字符间间距可供供选择。。“加宽宽”方式式将使字字符间距距比“标标准”方方式宽1磅，“紧紧缩”方方式使字字符间距距比“标标准”方方式窄1磅。用户户也可以以在右边边的“磅磅值”微微调框中中输入合合适的字字符间距距。•在“位置””下拉列列表框中中，有““标准””、“提提升”和和“降低低”3种字符位位置可选选，用户户也可以以在“磅磅值”微微调框中中输入合合适的字字符位置置来控制制所选文文本相对对于基准准线的位位置。•“为字体调调整字间间距”复复选框用用于调整整文字或或字母组组合间的的距离，，以使文文字看上上去更加加美观、、均匀。。用户可可以在其其右边的的微调框框中输入入数值进进行设置置。•选中“如果定定义了文文档网格格，则对对齐到网网格”复复选框，，Word2010将自动设设置每行行字符数数，使其其与“页页面设置置”对话话框中设设置的字字符数相相一致。。2.3美化文档外外观1、段落对齐齐方式552.3.2设置段落格格式Word2010一共提供了了5种段落对齐齐方式：文文本左对齐齐、居中、、文本右对对齐、两端端对齐和分分散对齐。。在“开始始”选项卡卡中的“段段落”选项项组中可以以看到与之之相对应的的按钮：【文本左对齐齐】按钮（））、【居中】按钮（））、【文本右对齐齐】按钮（））、【两端对齐】按钮（））和【分散对齐】按钮（）），如图2.42所示。图2.42段落对齐方方式段落是指以以特定符号号作为结束束标记的一一段文本，，用于标记记段落的符符号是不可可打印的字字符。在编编排整篇文文档时，合合理的段落落格式设置置，可以使使内容层次次有致、结结构鲜明，，从而便于于用户阅读读。Word2010的段落排版版命令总是是适用于整整个段落的的，因此要要对一个段段落进行排排版，可以以将光标移移到该段落落的任何地地方，但如如果要对多多个段落进进行排版，，则需要将将这几个段段落同时选选中。2.3美化文档外外观2、段落缩进进56众所周知，，文本的输输入范围是是整个页面面除去页边边距以外的的部分。但但有时为了了美观，文文本还要再再向内缩进进一段距离离，这就是是段落缩进进。增加或或减少缩进进量时，改改变的是文文本和页边边距之间的的距离。默默认状态下下，段落左左、右缩进进量都是零零。在Word2010功能区中的的“开始””选项卡中中，单击““段落”选选项组中的的【对话框启动动器】按钮打开““段落”对对话框，如如图2.43所示。在““缩进”选选项区域中中即可对选选中的段落落详细设置置缩进方式式和缩进量量。图2.43段落设置选选项2.3美化文档外外观57所谓首行缩缩进就是每每一个段落落中第一行行第一个字字符的缩进进空格位。。中文段落落普遍采用用首行缩进进两个字符符。提示：设置置首行缩进进之后，当当用户按【Enter】键输入后续续段落时，，系统会自自动为后续续段落设置置与前面段段落相同的的首行缩进进格式，无无需重新设设置。悬挂挂缩缩进进是是指指段段落落的的首首行行起起始始位位置置不不变变，，其其余余各各行行一一律律缩缩进进一一定定距距离离。。这这种种缩缩进进方方式式常常用用于于如如词词汇汇表表、、项项目目列列表表等等文文档档。。左缩缩进进是是指指整整个个段段落落都都向向右右缩缩进进一一定定距距离离，，而而右右缩缩进进一一般般是是向向左左拖拖动动，，使使段段落落的的右右端端均均向向左左移移动动一一定定距距离离。。此外外，，用用户户还还可可以以通通过过在在““开开始始””选选项项卡卡中中单单击击““段段落落””选选项项组组中中的的【减少少缩缩进进量量】按钮钮（））和【增加加缩缩进进量量】按钮钮（）），，来快快速速减减少少或或增增加加段段落落的的缩缩进进量量。。要要注注意意的的是是，，这这时时的的缩缩进进是是段段落落整整体体进进行行缩缩进进，，即即左左缩缩进进。。2.3美化化文文档档外外观观3、行行距距和和段段落落间间距距58行距距决决定定了了段段落落中中各各行行文文字字之之间间的的垂垂直直距距离离。。““开开始始””选选项项卡卡上上““段段落落””选选项项组组中中的的【行距距】按钮钮（））便可可以以用用来来设设置置行行距距（（默默认认的的设设置置是是1倍行行距距））。。单单击击【行距距】按钮钮旁旁边边的的下下三三角角按按钮钮，，就就会会弹弹出出一一个个下下拉拉列列表表，，如如图图2.44所示示。用户户在在这这个个下下拉拉列列表表中中可可以以选选择择所所需需要要的的行行距距，，如如果果用用户户执执行行【行距距选选项项】命令令，，将将打打开开““段段落落””对对话话框框的的““缩缩进进和和间间距距””选选项项卡卡。。在在““间间距距””选选项项区区域域中中的的““行行距距””下下拉拉列列表表框框中中，，用用户户可可以以选选择择其其他他行行距距选选项项并并可可在在““设设置置值值””微微调调框框中中设设置置具具体体的的数数值值，，如如图图2.45所示。图2.44“行距”下拉拉列表2.3美化文档外观观59段落间距是指指段落与段落落之间的距离离。在某些情情况下，为了了满足排版的的需要，会对对段落之间的的距离进行调调整。用户可可以通过以下下3种方法来调整整段落间距：：•执行“行距”下拉拉列表中的【增加段前间距距】和【增加段后间距距】命令，迅速调调整段落间距距。•在“段落”对话话框中的“间间距”选项区区域中，单击击“段前”和和“段后”微微调框中的微微调按钮，可可以精确设置置段落间距。。•打开“页面布局””选项卡，在在“段落”选选项组中，单单击“段前””和“段后””微调框中的的微调按钮同同样可以完成成段落间距的的设置工作，，如图2.46所示。提示：如果用用户设置了新新的行距，在在后面的段落落中该设置将将被继承，用用户无需重新新设置。图2.45设置行距图2.46在“页面布局局”选项卡中中设置段落间间距2.3美化文档外观观1、设置页边距距602.3.3调整页面设置置（1）在Word2010的功能区中，，打开“页面面布局”选项项卡。（2）在“页面布布局”选项卡卡中的“页面面设置”选项项组中，单击击【页边距】按钮。（3）在弹出的下下拉列表中，，提供了“普普通”、“窄窄”、“宽””等预定义的的页边距，用用户可以从中中进行选择以以迅速设置页页边距，如图图2.47所示。Word2010所提供的页面面设置工具可可以帮助用户户轻松完成对对“页边距””、“纸张大大小”、“纸纸张方向”、、“文字排列列”等诸多选选项的设置工工作。本节将将主要介绍如如何对文档页页面进行设置置。图2.47快速设置页边边距2.3美化文档外观观61（4）如果用户需需要自己指定定页边距，可可以在弹出的的下拉列表中中执行【自定义边距】命令。打开““页面设置””对话框中的的“页边距””选项卡，如如图2.48所示。在“页页边距”选项项区域中，用用户可以通过过单击微调按按钮调整“上上”、“下”、“左”、““右”4个页边距的大大小和“装订订线”的大小小位置，在““装订线位置置”下拉列表表框中选择““左”或“上上”选项。在该对话框中中有“应用于于”下拉列表表框，其中有有“整篇文档档”和“所选选文字”两个个选项可供用用户选择。若若选择“整篇篇文档”选项项，则用户设设置的页面就就应用于整篇篇文档，这是是默认的状态态。如果只想想设置部分页页面，则需要要将光标移到到这部分页面面的起始位置置，然后在该该对话框中的的“应用于””下拉列表框框中选择“所所选文字”选选项，这样从从起始位置之之后的所有页页都将应用当当前的设置。。（5）单击击【确定】按钮即即可完完成自自定义义页边边距的的设置置。图2.48“页面面设置置”对对话框框2.3美化文文档外外观2、设置置纸张张方向向62“纸张张方向向”决决定了了页面面所采采用的的布局局方式式，Word2010提供了了纵向向（垂垂直））和横横向（（水平平）两两种布布局供供用户户选择择。更更改纸纸张方方向时时，与与其相相关的的内容容选项项也会会随之之更改改。例例如封封面、、页眉眉、页页脚样样式库库中所所提供供的内内置样样式便便会始始终与与当前前所选选纸张张方向向保持持一致致。如果需需要更更改整整个文文档的的纸张张方向向，操操作步步骤如如下：：（1）在Word2010的功能能区中中，打打开““页面面布局局”选选项卡卡。（2）在““页面面布局局”选选项卡卡中的的“页页面设设置””选项项组中中，单单击【纸张方方向】按钮。。（3）在弹弹出的的下拉拉列表表中，，提供供了““纵向向”和和“横横向””两个个方向向，用用户可可根据据实际际需要要任选选其一一即可可。2.3美化文文档外外观3、设置纸张大大小63同页边距一一样，Word2010为用户提供供了预定义义的纸张大大小设置，，用户既可可以使用默默认的纸张张大小，又又可以自己己设定纸张张大小，以以满足不同同的应用要要求。设置置纸张大小小的操作步步骤如下：：（1）在Word2010的功能区中中，打开““页面布局局”选项卡卡。（2）在“页面面布局”选选项卡中的的“页面设设置”选项项组中，单单击【纸张大小】按钮。2.3美化文档外外观64（3）在弹出的的下拉列表表中，提供供了许多种种预定义的的纸张大小小，如图2.49所示，用户户可以从中中进行选择择以迅速设设置纸张大大小。图2.49快速设置纸纸张大小2.3美化文档外外观65（4）如果用户户需要自己己指定纸张张大小，可可以在弹出出的下拉列列表中执行行【其他页面大大小】命令。打开开“页面设设置”对话话框中的““纸张”选选项卡，如如图2.50所示。在““纸张大小小”下拉列列表框中，，用户可以以选择不同同型号的打打印纸，例例如“A3”、“A4”、“16开”和“自自定义大小小”等。当当选择“自自定义大小小”纸型时时，可以在在下面的““宽度”和和“高度””微调框中中自己定义义纸张的大大小。（5）单击【确定】按钮即可完完成自定义义纸张大小小的设置。。图2.50自定义纸张张大小2.3美化文档外外观4、设置纸张大大小66Word2010为用户提供供了丰富的的页面背景景设置功能能，用户可可以非常便便捷地为文文档应用水水印、页面面颜色和页页面边框的的设置。例如，用户户可以通过过页面颜色色设置，可可以为背景景应用渐变变、图案、、图片、纯纯色或纹理理等填充效效果，其中中渐变、图图案、图片片和纹理将将以平铺或或重复方式式来填充页页面，从而而让用户可可以针对不不同应用场场景制作专专业美观的的文档。为为文档设置置页面颜色色和背景的的操作步骤骤如下：（1）在Word2010的功能区中中，打开““页面布局局”选项卡卡。（2）在“页面面布局”选选项卡中的的“页面背背景”选项项组中，单单击【页面颜色】按钮。（3）在弹出的的下拉列表表中，用户户可以在““主题颜色色”或“标标准色”区区域中单击击所需颜色色。如果没没有用户所所需的颜色色还可以执执行【其他颜色】命令，在随随后打开的的“颜色””对话框中中进行选择择。如果用用户希望添添加特殊的的效果，可可以在弹出出的下拉列列表中执行行【填充效果】命令。这里里执行【填充效果】命令。2.3美化文档外外观67（4）打开如图图2.51所示的“填填充效果””对话框，，在该对话话框中有““渐变”、、“纹理””、“图案案”和“图图片”4个选项卡用用于设置页页面的特殊殊填充效果果。（5）设置完成成后，单击击【确定】按钮，即可可为整个文文档中的所所有页面应应用美观的的背景。图2.51设置页面填填充效果2.3美化文档外外观682.3.4在文档中使使用文本框框Word2010中提供了特特别的文本本框编辑操操作，它是是一种可移移动位置、、可调整大大小的文字字或图形容容器。使用用文本框，，可以在一一页上放置置多个文字字块内容，，或使文字字按照与文文档中其他他文字不同同的方式排排布。如需在文档档中插入文文本框，操操作步骤如如下：（1）在Word2010的功能区中中，打开““插入”选选项卡。（2）在“插入入”选项卡卡中的“文文本”选项项组中，单单击【文本框】按钮。（3）在弹出的的下拉列表表中，用户户可以在““内置”的的文本框样样式中选择择适合的文文本框类型型，如图2.52所示。图2.52内置的文本本框样式2.3美化文档外外观69（4）单击选择择的文本框框类型后，，就可在文文档中插入入该文本框框，并将其其处于编辑辑状态，用用户直接在在其中输入入内容即可可，如图2.53所示。图2.53在文档中使使用文本框框作为文字字处理软软件，表表格功能能是必不不可少的的，Word2010在这方面面的功能能十分强强大。与与早先版版本相比比，Word2010中的表格格有了很很大的改改变，增增添了表表格样式式、实时时预览等等全新的的功能与与特性，，最大限限度地简简化了表表格的格格式化操操作，使使用户可可以更加加轻松地地创建出出专业、、美观的的表格。。2.3美化文档档外观1、使用即即时预览览创建表表格702.3.5在文档中中使用表表格在Word2010中，用户户可以通通过多种种途径来来创建精精美别致致的表格格，而利利用“表表格”下下拉列表表插入表表格的方方法既简简单又直直观，并并且可以以让用户户即时预预览到表表格在文文档中的的效果。。其操作作步骤如如下：（1）将鼠标标指针定定位在要要插入表表格的文文档位置置，然后后在Word2010的功能区区中打开开“插入入”选项项卡。（2）在“插插入”选选项卡上上的“表表格”选选项组中中，单击击【表格】按钮。2.3美化文档档外观71（3）在弹出出的下拉拉列