第八章会计账簿-精品课程-宣城职业技术学院课件

第八章会计账簿学习目标学习本章后，你应该了解会计账簿的重要性；明确会计账簿的种类与基本内容；掌握日记账、总分类账与明细账的登记要点与方法及错账更正的方法。第八章会计账簿学习目标1第一节会计账簿的作用与种类一、会计账簿的概念会计账簿是由具有一定格式而又相互衔接的账页组成的，以会计凭证为依据，用来连续、系统、全面、综合地记录和反映各项经济业务引起的资产和权益增减变动情况及其结果的簿籍。第一节会计账簿的作用与种类一、会计账簿的概念2二、会计账簿的作用

设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一，是会计核算的重要环节，对于全面反映企业、行政事业单位资产、权益的变化状况，以及提供真实、准确的会计核算资料，提高经济管理水平，都具有重要作用。二、会计账簿的作用设置和登记账簿是会计核算的专3（一）会计账簿是系统归纳、全面整理会计资料的重要工具。通过账簿的记录，不仅使分散、零碎的会计凭证上的资料进一步系统化，而且又为会计信息使用者提供有用的、系统的、全面的会计信息。（一）会计账簿是系统归纳、全面整理会计资料的重要工4（二）会计账簿是考核经营成果，进行会计监督的重要手段。会计账簿中记录了一定时期内企业、行政事业单位有关资产、负债、所有者权益等会计要素的增减变化，可提供资金、成本费用和利润等经济指标。利用这些资料，可以考核单位预算、计划等的执行情况，分析单位成本费用水平的高低，评价单位财务状况和经营成果的好坏，进而总结经验，揭露问题，采取措施，促使单位不断提高经济效益和管理水平。（二）会计账簿是考核经营成果，进行会计监督的重要手5（三）会计账簿是编制会计报表的重要依据。通过对账簿记录的资料进行加工整理和计算汇总分析，从而正确地编制会计报表。因此，会计账簿的设置与登记质量直接影响着会计报表相关指标的真实性与及时性。（三）会计账簿是编制会计报表的重要依据。通过对账簿记6三、会计账簿的种类会计核算中使用的账簿，其种类和结构多种多样，记录和反映的内容也不完全一致。为了正确的设置和运用账簿，可按不同标准对账簿进行分类。三、会计账簿的种类会计核算中使用的账簿，其种类和7（一）账簿按其用途不同可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿1、序时账簿序时账簿又称日记账，是指按照经济业务发生或完成的时间顺序，逐日逐笔登记的账簿。序时账簿按其登记的业务范围，又可分为普通序时账簿和特种序时账簿两种。普通序时账簿，即普通日记账，又称分录簿，是用来集中序时地登记全部经济业务的账簿。由于普通序时账簿不利于记账分工，不利于登账，工作量较大，难以比较清晰地反映各类经济业务的情况，故我国各单位一般都不设置普通序时账簿。特种序时账簿，是用来专门序时地登记某一类经济业务的簿籍。如“库存现金日记账”、“银行存款日记账”详细、具体地记录了库存现金、银行存款的收、支、结存情况。企业、行政事业单位都应设置特种日记账。（一）账簿按其用途不同可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿82、分类账簿分类账簿是按照总分类账户和明细分类账户对全部经济业务进行分类登记的账簿。因此，分类账簿又分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿又称总分类账，简称总账，是按照总分类账户进行分类登记的账簿。明细分类账簿又称明细分类账，简称明细账，是按照明细分类账户进行分类登记的账簿。总分类账簿和明细分类账簿之间的关系是统驭、控制与补充、说明的关系。总分类账簿用来核算总括内容，明细分类账簿用来核算明细内容，即补充说明总分类账簿；总分类账簿中的总括内容所登记的金额总数，应与其有关的各明细分类账簿金额之和相等，即总分类账簿统驭和控制明细分类账簿。2、分类账簿93、备查账簿备查账簿是对某些未能在序时账簿和分类账簿中登记的事项进行补充登记的账簿，也称辅助账簿。如“应收票据备查簿”、“应付票据备查簿”、“租入固定资产备查簿”、“委托加工材料备查簿”等。备查账簿可以为其他账簿中某些经济业务的记录提供必要的详细备查资料。3、备查账簿10（二）账簿按其外表形式不同，可分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿1、订本式账簿这是一种在使用之前，就将一定数量的、并顺序编号的、印有一定专门格式的账页固定装订成册的账簿。其优点是可以避免账页散失，防止随意抽换账页。缺点是在同一时间内只能由一人记账，不便于记账分工，同时不能增减账页，易造成预留账页不够或预留过多，影响账簿记录的连续性或造成账页浪费。总分类账和特种日记账应采用订本式账簿。（二）账簿按其外表形式不同，可分为订本式账簿、活页式账簿、卡112、活页式账簿这是一种将零散的账页存放于账夹之内，可以随时取放的账簿。优点是便于分工记账，缺点是易发生账页散失或被抽换。所以，平时要加强监督管理，在年终使用完毕后，必须将这些活动账页整理归类装订成册，按账簿类别统一编号，妥善保管。活页式账簿适用于有关明细分类账簿。2、活页式账簿123、卡片式账簿这是一种由各种不同格式、使用分散的卡片做账页，插在卡片箱里保管的账簿。优点是具有一定灵活性，便于添加新卡片，便于分类排列，便于分工记账，特别适合于机器记账。缺点是容易散失或被抽换。使用卡片式账簿要注意卡片不加装订，不编号，只能按记账需要，分账户加以排列，为了保证不散失，多放在一个特制的卡片箱中，由记账人员保管。卡片式账簿适用于固定资产明细账和低值易耗品明细账等的登记。3、卡片式账簿13（三）账簿按其账页格式不同，可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿和横线登记式账簿

1、三栏式账簿这是由三栏式账页组成的账簿。三栏式账页一般采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏作为基本结构，用以反映某项资金的增加（或减少）、减少（或增加）和结余的情况及结果。三栏式账页适用于只需要进行金额核算的经济业务。总分类账、明细分类账、应收账款明细账、应付账款明细账等一般采用三栏式账页。（三）账簿按其账页格式不同，可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数142、多栏式账簿这是由多栏式账页组成的账簿。多栏式账页的基本结构也采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏，但是根据所要反映的经济业务特点和对会计资料的分析要求，在“借方”或“贷方”栏目下面再分别设置若干专栏，形成借方多栏、贷方多栏或借贷方均多栏三种格式，以详细具体地记载某一类经济业务的情况。一般适用于需要进行分项目具体反映的经济业务。成本、费用、收入、利润明细账等一般采用多栏式账页。2、多栏式账簿153、数量金额式账簿这是由数量金额式账页组成的账簿。其基本结构同样也采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏，但在每栏的下面再分别设置“数量”、“单价”、“金额”三个小栏目，以具体反映这三者之间的关系。数量金额式账页适用于既需要进行金额核算又需要进行数量核算的经济业务。库存商品明细账、原材料明细账等一般采用数量金额式账页。3、数量金额式账簿164、横线登记式账簿横线登记式账簿又称“平行式账簿”，是指全部由横线登记式账页组成的账簿。其基本结构是在同一张账页的同一行，记录某一项经济业务从发生到结束的有关内容。这种账页一般适用于需要逐笔进行结算的经济业务。在途物资明细账等采用横线登记式账页。4、横线登记式账簿17会计账簿的分类如图所示

会计账簿的分类如图所示18第二节会计账簿的登记方法一、会计账簿的基本内容由于经济管理的要求不同，不同账簿所记录经济业务的范围也不同，形式也多种多样，但所有账簿都应具备以下基本要素：（一）封面。写明账簿名称和记账单位名称。（二）扉页。填明启用的日期和截止的日期、页数、册次，经管账簿人员一览表和签章，会计主管签章，账户目录等。（三）账页。账页是账簿的主体。第二节会计账簿的登记方法一、会计账簿的基本内容19因为反映经济业务内容不同，账页的格式有所不同，但基本内容包括：1、账户的名称。包括总账科目、子目（或细目）名称。2、记账日期栏。3、记账凭证的种类和号数。4、摘要栏（对经济业务内容的简要说明）。5、金额栏（记录经济业务的增减变动及结余情况）。6、总页次和分户页次。因为反映经济业务内容不同，账页的格式有所不同，但20二、会计账簿的登记规则会计账簿记录是否客观、准确，内容是否清楚、完整，直接影响到会计核算的顺利进行和会计资料的质量，也影响到会计职能作用的正常发挥。因此，会计人员在登记账簿时，必须遵循下面的规则：二、会计账簿的登记规则会计账簿记录是否客观、准确211、账簿必须根据审核无误的会计凭证及时、连续、系统地登记。2、登记账簿必须使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔（银行的复写账簿除外）。红色墨水必须按规定使用，如划线、改错，或用红色墨水填写红字凭证冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户中，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。1、账簿必须根据审核无误的会计凭证及时、连续、223、登记账簿时，必须将记账凭证的填写日期、种类和编号、经济业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项填写入账。当一笔经济业务登账完毕，要在相应的记账凭证上签名或盖章并注明账簿的页数或用“√”符号表示已登记入账，以防止重记、漏记，并便于查阅、核对。4、账簿上的文字必须清晰、端正，摘要内容清楚、简明扼要；数字书写规范，排列整齐、大小一致，上下位置对齐。文字、数字书写时，紧靠本行底线，一般占格距的1/2。3、登记账簿时，必须将记账凭证的填写日期、种类和235、各种账簿必须按照事先编定的页次，连续记录，不得隔页、跳行。如不慎发生隔页、跳行，应将空页或空行划线注销，或者注明“此页空白”、“此行空白”字样，并由记账人员在空白处签名或盖章。6、对需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样，余额为0的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内的“元”位上用“0”表示。5、各种账簿必须按照事先编定的页次，连续记录，247、每登满一页账页，应当在本账页最末一行和下一页账页的第一行办理转页手续。即在该页的最后一行加记本页的借方、贷方发生额合计及结出余额，在“摘要”栏内注明“过次页”，并在下一页的首行记入上页的借方、贷方发生额合计及余额，在“摘要”栏内注明“承前页”。办完转页手续后，继续登记经济业务，以保证账簿记录的连续性。8、登账时或登账后如果发现错误，不得随意刮擦、挖补、涂改和用褪色药水更改字迹。应根据错误的具体情况，按照规定的手续和更正错账的方法予以更正。7、每登满一页账页，应当在本账页最末一行和下一25三、会计账簿的格式与登记方法（一）日记账的格式与登记方法1、特种日记账的格式与登记方法任何经济单位都应设置库存现金日记账和银行存款日记账，用于序时核算库存现金和银行存款的收入、付出和结存情况，以加强对货币资金的管理。三、会计账簿的格式与登记方法（一）日记账的格式与登26（1）库存现金日记账格式与登记方法库存现金日记账是由出纳人员按照经济业务发生的时间先后顺序，根据有关现金收款凭证、现金付款凭证或从银行提取现金而编制的银行存款付款凭证，逐日逐笔进行登记的账簿。库存现金日记账通常使用订本式账簿，采用设有“借方（或收入）”、“贷方（或支出）”、“余额（或结余）”三栏式结构的账页。库存现金日记账的格式如表8-1所示。（1）库存现金日记账格式与登记方法27

每日，出纳人员依据审核无误的库存现金收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账，并结出余额，每日终了应将余额数与库存现金数进行核对，以检查账实是否相符，做到日清月结。填制时，应根据记账凭证及所附原始凭证填写“年、月、日”、“凭证编号”、“摘要”各栏。“对方科目”栏根据库存现金收、付款凭证中的贷方科目或借方科目填制。“借方”栏根据库存现金收款凭证或银行存款付款凭证中的合计金额填写，“贷方”栏根据现金付款凭证中的合计金额填写，收、支填写后及时结出余额。每日，出纳人员依据审核无误的库存现金收款凭证、付款28（2）银行存款日记账的格式与登记方法银行存款日记账是出纳人员按照经济业务发生的时间先后顺序，根据有关银行存款收款凭证、付款凭证或将现金存入银行而编制的现金付款凭证，逐日逐笔进行登记的账簿。银行存款日记账一般采用订本式账簿，使用设有“借方（或收入）”、“贷方（或支出）”、“余额（或结余）”三栏式结构的账页。银行存款日记账的格式如表8-2所示。（2）银行存款日记账的格式与登记方法29银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同。期末，应将本单位的银行存款日记账与开户银行转来的对账单进行逐笔核对，以检验企业银行存款日记账的记录是否正确。为简化登账工作，表明账户之间的对应关系，“库存现金日记账”、“银行存款日记账”也可以采用多栏式账页。其格式如表8-3所示。银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基30如果会计科目较多，库存现金日记账就会篇幅太大。为解决此问题，可将上述格式一分为二，分设收入和支出两本日记账。具体格式见表8-4“库存现金收入日记账”，表8-5“库存现金支出日记账”。以上格式也适用于银行存款日记账。如果会计科目较多，库存现金日记账就会篇幅太大。为312、普通日记账的格式与登记方法普通日记账的格式与登记方法与三栏式特种日记账基本一致。只是登记的内容既包括库存现金和银行存款，也包括其他内容。2、普通日记账的格式与登记方法32（二）明细分类账的格式与登记方法

明细分类账简称明细账。根据经济活动的特点及记载反映的需要，可分别采用三栏式账页、数量金额式账页、多栏式账页、横线登记式账页进行登记。明细分类账应根据审核无误的记账凭证及所附原始凭证逐日逐笔进行登记，也可根据经济业务的实际情况和经营管理的需要，进行汇总登记。下面对各种格式的明细分类账的登记方法进行说明：（二）明细分类账的格式与登记方法明细分类账简称331、三栏式明细分类账三栏式明细分类账使用“借方”、“贷方”、“余额”三栏式账页。适用于如“应收账款”、“应付账款”、“短期借款”、“长期借款”等只需要进行金额核算的经济业务。其登记方法与三栏式现金日记账的登记方法基本相同。三栏式明细分类账的格式如表8-6所示。1、三栏式明细分类账342、数量金额式明细分类账数量金额式明细分类账也采用“借方”、“贷方”、“结存”三栏式的基本结构，但在每栏下面，又分别设置“数量”、“单价”、“金额”三个小栏目。适用于如“原材料”、“库存商品”等既需要进行金额核算，又需要进行具体的实物数量核算的经济业务。数量金额式明细分类账的格式如表8-7所示。

登记数量金额式明细分类账时，首先将明细科目名称、实物单位、规格、编号等填写在对应的项目内，经济业务发生后，根据有关记账凭证及所附原始凭证上记载的具体内容，登记明细科目的增减数量、单价，并计算出总金额，然后按照选定的核算方法计算出结余的数量、单价和金额。2、数量金额式明细分类账353、多栏式明细分类账多栏式明细分类账一般在“借方”或“贷方”栏下设立若干专栏，也可在借、贷双方栏下分别设立若干栏，以便具体、详细地记录反映某项资金的增减变动情况。各经济单位可根据其经济活动的特点和对所提供的数据资料的要求选择相应的多栏式账页，设立合理的多栏式明细分类账。它适用于费用、成本、收入和利润等需要详细核算分析其组成、消耗情况的经济业务。多栏式明细分类账的格式多种多样，如表8-8、表8-9所示。3、多栏式明细分类账364、横线登记式明细账横线登记式明细账采用在同一账页的同一行分设若干栏，详细地记载一项经济业务从发生到结束的有关内容。适用于如“在途物资”、“应收票据”、“应付票据”、“其他应收款－备用金”等明细分类账。在途物资明细分类账的格式如表8-10所示。4、横线登记式明细账37（三）总分类账的格式与登记方法总分类账简称总账，通常采用订本式账簿，设有“借方”、“贷方”、“余额”三栏式基本结构的账页。总分类账的格式如表8-11所示。总分类账的登记方法主要取决于各单位所采用的会计核算程序。可以按记账凭证逐笔登记，也可以按不同的汇总方法，定期将有关的记账凭证汇总，编制成“记账凭证汇总表（科目汇总表）”或“汇总记账凭证”，然后再据此在总分类账簿中进行登记。总分类账的具体登记方法将在第十一章中进行介绍。（三）总分类账的格式与登记方法总分类账简称总账，38（四）总分类账与明细分类账的关系及其平行登记1、总分类账与明细分类账的关系总分类账与其所属的明细分类账既有内在联系，又有区别。其联系主要表现在：（1）两者所反映的经济业务内容相同。如“原材料”总账账户与其所属的“原料及主要材料”、“辅助材料”等明细账户都是用以反映原材料的收发及结存情况。（2）两者登记账簿的依据相同。登记总分类账户与登记其所属的明细分类账户的记账凭证是相同的。其区别主要表现在：（1）两者反映经济业务的详细程度不一样。总账反映资金增减变化的总括情况，提供总括核算资料；明细账反映资金运动的详细情况，提供具体详细的核算资料。（2）两者的作用不同。总账提供的经济指标，是明细资料的综合，对所属明细分类账起着统驭作用；明细账是对有关总账的补充，起着详细说明的作用。（四）总分类账与明细分类账的关系及其平行登记1、392、总分类账与明细分类账的平行登记为了充分发挥总分类账与明细分类账的统驭和补充作用，便于两者相互核对，确保核算资料的正确完整，保持总分类账与其所属的明细分类账记录的一致，必须采用平行登记的方法，在总分类账户及其所属的明细分类账户中分别进行记录。所谓总分类账与明细分类账的平行登记，是指每一项经济业务发生后，根据审核无误的同一会计凭证，既在有关总分类账户中进行总括登记，又在其所属的明细分类账户中进行明细登记。2、总分类账与明细分类账的平行登记40总分类账与明细分类账平行登记的要点，可概括为以下四个方面：（1）依据相同（2）期间相同（3）方向相同（4）金额相等现以某工业企业“应付账款”账户的资料为例，说明总分类账户与明细分类账户平行登记的方法。

[应用举例8-1]

总分类账与明细分类账平行登记的要点，可概括为以下41第三节错账更正方法尽管在填制记账凭证、登记账簿之前，我们对原始凭证、记账凭证进行过数次的复核，但由于种种原因，账簿登记有时仍出现错误。若不慎发生错误，不得涂改、挖补、刮擦或用退色药水消除字迹，也不准重新抄写更换账页，必须根据错账的性质和发生的时间等具体情况，采用规定的方法正确地进行更正。第三节错账更正方法尽管在填制记账凭证、登记账42

常用的错账更正方法主要有划线更正法、红字更正法和补充登记法。一、划线更正法划线更正法适用于下列情况：1、登账时，因笔误或计算错误而造成记账方向、金额及账户等发生差错；2、结账前发现账簿记录中的文字或数字有误，但记账所依据的记账凭证无误。具体更正方法是先在错误的文字或数字上划一条红线，表示注销；然后在红线上方用蓝字或黑字写上正确的文字或数字，并由更正人员在红线的尾端盖章以明确责任（文字差错，盖章在差错处）。划线时须注意：如系文字差错可仅划去差错的文字；如系数字差错，须将错误数字全部划线注销，不能仅划去该数字的个别错误字码。被划掉的文字或数字应清晰可辨，以备查考。

[应用举例8-2]常用的错账更正方法主要有划线更正法、红字更正法43二、红字更正法红字更正法又称红字冲销法、赤字冲销法。适用于下列情况：1、登账后，发现记账凭证应借应贷会计科目用错，导致账簿记录错误。具体更正方法为：首先用红字金额填制一张与原错误的记账凭证内容完全相同的记账凭证，将原有错误记录冲销。在凭证和账簿的“摘要”栏注明“注销×月×日×字×号凭证”字样，并据此用红字金额凭证登记入账。其次，用蓝字金额填制一张正确的记账凭证，并据此用蓝字金额登记入账。在凭证和账簿的“摘要”栏注明“更正×月×日×号凭证”字样。[应用举例8-3]2、登账后，发现记账凭证应借应贷会计科目无误，但金额大于正确金额，导致账簿记录错误。具体更正方法为：按多记金额用红字填制一张与原错误的记账凭证会计科目、应借应贷方向相同的记账凭证，并据以用红字金额登记入账。在凭证“摘要”栏注明“冲销×月×日×字×号凭证多记金额”，在账簿的“摘要”栏注明“冲销×月×日账上多记金额”。[应用举例8-4]二、红字更正法红字更正法又称红字冲销法、赤字冲销44三、补充登记法在记账或结账以后，经核对发现记账凭证中使用的会计科目、应借应贷方向没有错误，但所记金额小于正确金额，并已据此登记入账，造成账簿记录相应出错，对这种类型的错账，应采用补充登记法。具体更正方法是：按少记金额用蓝字金额填制一张与原记账凭证中的会计科目、应借应贷方向完全相同的记账凭证。在“摘要”栏注明“补充×月×日×字×号凭证少记金额”，并依此凭证过入相应的账簿中，在账簿的“摘要”栏注明“补充×月×日账上少记金额”。

[应用举例8-5]三、补充登记法在记账或结账以后，经核对发现记账凭45第四节对账与结账一、对账在日常会计工作中，难免会发生各种差错或账实不符的情况。为保证会计记录的正确性，必须进行对账工作。对账，简单地说，就是核对账目，即企业、行政事业单位定期对会计账簿记录的有关数字与相关的会计凭证、库存实物、货币资金、有价证券、往来单位等进行相互核对，以保证账账相符、账证相符、账实相符。第四节对账与结账一、对账46其主要内容包括以下几方面：（一）账证核对（二）账账核对（三）账实核对其主要内容包括以下几方面：47二、结账结账简单地说就是结清账目，是指在把一定时期内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，结出各种账簿本期发生额合计和期末余额的一项会计核算工作。通过结账，可以进一步总结分析每一会计期间（月份、季度、年度）各单位的财务状况、考核经营成果，为编制财务会计报告提供详实、具体的数据资料。二、结账结账简单地说就是结清账目，是指在把一定时48（一）结账的程序1、做好结账前的准备工作。2、结出各账户的本期发生额合计及余额。3、编制本期发生额及余额对照表，进行试算平衡。4、划线结账，将期末余额结转至下期。（一）结账的程序1、做好结账前的准备工作。49（二）结账的方法结账工作是在月份、季度和年度终了时进行的，可分为月度结账、季度结账和年度结账。一般采用划线结账法。具体结账方法为：（二）结账的方法结账工作是在月份、季度和年度终501、月度结账（月结）月度结账即在每月终了时的结账。其方法是：在月末最后一笔经济业务的记录下面划一条通栏红线，在红线下面的一行“摘要”栏内注明“本月合计”和“本月累计”字样，在“借方”、“贷方”、“余额”三栏分别计算出本月借方发生额合计、贷方发生额合计和期末余额，然后在此行下面再划一条通栏红线。若无余额，在借或贷栏内则写“平”字，余额栏写“0”，划通栏双红线，以便与下月发生额划分清楚。有些账户当月未发生经济业务时，可不进行月结。1、月度结账（月结）512、季度结账（季结）季度结账，即每季度终了时的结账。其方法是：在当季季末最后一月月结数字的红线下面一行，将本季度三个月的借贷方月结数加总，再加计累计数用蓝字填入，并在“摘要”栏注明“本季合计”、“本季累计”字样，然后在累计数下面一行划一条通栏红线。若账户期末无余额，则划通栏双红线。2、季度结账（季结）523、年度结账（年结）年度结账，即每年年末进行的结账。其方法是：在本年最后一个季度的季度结账的下一行的“摘要”栏内注明“本年累计”字样，并加计累计数用蓝字填入。然后在此行下面划通栏双红线，表示全年经济业务的登账工作至此全部结束。最后再在年结线下面的“摘要”栏内加盖“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在“摘要”栏内注明“上年结转”字样。现将结账方法举例说明如下，见表8-23所示。3、年度结账（年结）53三、会计账簿的保管会计账簿是各单位重要的经济档案，必须建立管理制度，按规定妥善保管，不得丢失和任意销毁。会计账簿平时要指定专人管理，账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿安全、完善、机密。年度终了更换并启用新账后，对旧账页要整理装订，造册归档。所有活页账在加具封面、统一编号加盖公章后装订成册，与各种订本账一起归档保管。会计账簿归档保管要做到五防，即防火、防盗、防潮、防霉烂变质、防虫蛀鼠咬。三、会计账簿的保管会计账簿是各单位重要的经济档案54根据《会计档案管理办法》的规定，总分类账、明细分类账保管期限为15年，库存现金日记账、银行存款日记账保管期限为25年。会计账簿保管期满后，需要销毁时，必须由档案保管部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，编造销毁清册，报本单位领导或上级批准方可销毁。销毁时，应由档案保管部门、财会部门和有关部门共同监销。根据《会计档案管理办法》的规定，总分类账、明细分55本章小结会计账簿是由具有一定格式而又相互衔接的账页组成的，以会计凭证为依据，用来连续、系统、全面、综合地记录和反映各经济业务引起的资产和权益增减变动情况和结果的簿籍。账簿的分类账簿的登记应遵循一定的规则，做到数字准确、登记及时、摘要清楚、书写整洁和改错规范。发生记账差错时，必须按规定进行更正。常见的错账更正方法有划线更正法、红字更正法、补充登记法。对账结账本章小结56第八章会计账簿学习目标学习本章后，你应该了解会计账簿的重要性；明确会计账簿的种类与基本内容；掌握日记账、总分类账与明细账的登记要点与方法及错账更正的方法。第八章会计账簿学习目标57第一节会计账簿的作用与种类一、会计账簿的概念会计账簿是由具有一定格式而又相互衔接的账页组成的，以会计凭证为依据，用来连续、系统、全面、综合地记录和反映各项经济业务引起的资产和权益增减变动情况及其结果的簿籍。第一节会计账簿的作用与种类一、会计账簿的概念58二、会计账簿的作用

设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一，是会计核算的重要环节，对于全面反映企业、行政事业单位资产、权益的变化状况，以及提供真实、准确的会计核算资料，提高经济管理水平，都具有重要作用。二、会计账簿的作用设置和登记账簿是会计核算的专59（一）会计账簿是系统归纳、全面整理会计资料的重要工具。通过账簿的记录，不仅使分散、零碎的会计凭证上的资料进一步系统化，而且又为会计信息使用者提供有用的、系统的、全面的会计信息。（一）会计账簿是系统归纳、全面整理会计资料的重要工60（二）会计账簿是考核经营成果，进行会计监督的重要手段。会计账簿中记录了一定时期内企业、行政事业单位有关资产、负债、所有者权益等会计要素的增减变化，可提供资金、成本费用和利润等经济指标。利用这些资料，可以考核单位预算、计划等的执行情况，分析单位成本费用水平的高低，评价单位财务状况和经营成果的好坏，进而总结经验，揭露问题，采取措施，促使单位不断提高经济效益和管理水平。（二）会计账簿是考核经营成果，进行会计监督的重要手61（三）会计账簿是编制会计报表的重要依据。通过对账簿记录的资料进行加工整理和计算汇总分析，从而正确地编制会计报表。因此，会计账簿的设置与登记质量直接影响着会计报表相关指标的真实性与及时性。（三）会计账簿是编制会计报表的重要依据。通过对账簿记62三、会计账簿的种类会计核算中使用的账簿，其种类和结构多种多样，记录和反映的内容也不完全一致。为了正确的设置和运用账簿，可按不同标准对账簿进行分类。三、会计账簿的种类会计核算中使用的账簿，其种类和63（一）账簿按其用途不同可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿1、序时账簿序时账簿又称日记账，是指按照经济业务发生或完成的时间顺序，逐日逐笔登记的账簿。序时账簿按其登记的业务范围，又可分为普通序时账簿和特种序时账簿两种。普通序时账簿，即普通日记账，又称分录簿，是用来集中序时地登记全部经济业务的账簿。由于普通序时账簿不利于记账分工，不利于登账，工作量较大，难以比较清晰地反映各类经济业务的情况，故我国各单位一般都不设置普通序时账簿。特种序时账簿，是用来专门序时地登记某一类经济业务的簿籍。如“库存现金日记账”、“银行存款日记账”详细、具体地记录了库存现金、银行存款的收、支、结存情况。企业、行政事业单位都应设置特种日记账。（一）账簿按其用途不同可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿642、分类账簿分类账簿是按照总分类账户和明细分类账户对全部经济业务进行分类登记的账簿。因此，分类账簿又分为总分类账簿和明细分类账簿。总分类账簿又称总分类账，简称总账，是按照总分类账户进行分类登记的账簿。明细分类账簿又称明细分类账，简称明细账，是按照明细分类账户进行分类登记的账簿。总分类账簿和明细分类账簿之间的关系是统驭、控制与补充、说明的关系。总分类账簿用来核算总括内容，明细分类账簿用来核算明细内容，即补充说明总分类账簿；总分类账簿中的总括内容所登记的金额总数，应与其有关的各明细分类账簿金额之和相等，即总分类账簿统驭和控制明细分类账簿。2、分类账簿653、备查账簿备查账簿是对某些未能在序时账簿和分类账簿中登记的事项进行补充登记的账簿，也称辅助账簿。如“应收票据备查簿”、“应付票据备查簿”、“租入固定资产备查簿”、“委托加工材料备查簿”等。备查账簿可以为其他账簿中某些经济业务的记录提供必要的详细备查资料。3、备查账簿66（二）账簿按其外表形式不同，可分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿1、订本式账簿这是一种在使用之前，就将一定数量的、并顺序编号的、印有一定专门格式的账页固定装订成册的账簿。其优点是可以避免账页散失，防止随意抽换账页。缺点是在同一时间内只能由一人记账，不便于记账分工，同时不能增减账页，易造成预留账页不够或预留过多，影响账簿记录的连续性或造成账页浪费。总分类账和特种日记账应采用订本式账簿。（二）账簿按其外表形式不同，可分为订本式账簿、活页式账簿、卡672、活页式账簿这是一种将零散的账页存放于账夹之内，可以随时取放的账簿。优点是便于分工记账，缺点是易发生账页散失或被抽换。所以，平时要加强监督管理，在年终使用完毕后，必须将这些活动账页整理归类装订成册，按账簿类别统一编号，妥善保管。活页式账簿适用于有关明细分类账簿。2、活页式账簿683、卡片式账簿这是一种由各种不同格式、使用分散的卡片做账页，插在卡片箱里保管的账簿。优点是具有一定灵活性，便于添加新卡片，便于分类排列，便于分工记账，特别适合于机器记账。缺点是容易散失或被抽换。使用卡片式账簿要注意卡片不加装订，不编号，只能按记账需要，分账户加以排列，为了保证不散失，多放在一个特制的卡片箱中，由记账人员保管。卡片式账簿适用于固定资产明细账和低值易耗品明细账等的登记。3、卡片式账簿69（三）账簿按其账页格式不同，可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿和横线登记式账簿

1、三栏式账簿这是由三栏式账页组成的账簿。三栏式账页一般采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏作为基本结构，用以反映某项资金的增加（或减少）、减少（或增加）和结余的情况及结果。三栏式账页适用于只需要进行金额核算的经济业务。总分类账、明细分类账、应收账款明细账、应付账款明细账等一般采用三栏式账页。（三）账簿按其账页格式不同，可分为三栏式账簿、多栏式账簿、数702、多栏式账簿这是由多栏式账页组成的账簿。多栏式账页的基本结构也采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏，但是根据所要反映的经济业务特点和对会计资料的分析要求，在“借方”或“贷方”栏目下面再分别设置若干专栏，形成借方多栏、贷方多栏或借贷方均多栏三种格式，以详细具体地记载某一类经济业务的情况。一般适用于需要进行分项目具体反映的经济业务。成本、费用、收入、利润明细账等一般采用多栏式账页。2、多栏式账簿713、数量金额式账簿这是由数量金额式账页组成的账簿。其基本结构同样也采用“借方”、“贷方”、“余额”三栏，但在每栏的下面再分别设置“数量”、“单价”、“金额”三个小栏目，以具体反映这三者之间的关系。数量金额式账页适用于既需要进行金额核算又需要进行数量核算的经济业务。库存商品明细账、原材料明细账等一般采用数量金额式账页。3、数量金额式账簿724、横线登记式账簿横线登记式账簿又称“平行式账簿”，是指全部由横线登记式账页组成的账簿。其基本结构是在同一张账页的同一行，记录某一项经济业务从发生到结束的有关内容。这种账页一般适用于需要逐笔进行结算的经济业务。在途物资明细账等采用横线登记式账页。4、横线登记式账簿73会计账簿的分类如图所示

会计账簿的分类如图所示74第二节会计账簿的登记方法一、会计账簿的基本内容由于经济管理的要求不同，不同账簿所记录经济业务的范围也不同，形式也多种多样，但所有账簿都应具备以下基本要素：（一）封面。写明账簿名称和记账单位名称。（二）扉页。填明启用的日期和截止的日期、页数、册次，经管账簿人员一览表和签章，会计主管签章，账户目录等。（三）账页。账页是账簿的主体。第二节会计账簿的登记方法一、会计账簿的基本内容75因为反映经济业务内容不同，账页的格式有所不同，但基本内容包括：1、账户的名称。包括总账科目、子目（或细目）名称。2、记账日期栏。3、记账凭证的种类和号数。4、摘要栏（对经济业务内容的简要说明）。5、金额栏（记录经济业务的增减变动及结余情况）。6、总页次和分户页次。因为反映经济业务内容不同，账页的格式有所不同，但76二、会计账簿的登记规则会计账簿记录是否客观、准确，内容是否清楚、完整，直接影响到会计核算的顺利进行和会计资料的质量，也影响到会计职能作用的正常发挥。因此，会计人员在登记账簿时，必须遵循下面的规则：二、会计账簿的登记规则会计账簿记录是否客观、准确771、账簿必须根据审核无误的会计凭证及时、连续、系统地登记。2、登记账簿必须使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔（银行的复写账簿除外）。红色墨水必须按规定使用，如划线、改错，或用红色墨水填写红字凭证冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户中，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。1、账簿必须根据审核无误的会计凭证及时、连续、783、登记账簿时，必须将记账凭证的填写日期、种类和编号、经济业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项填写入账。当一笔经济业务登账完毕，要在相应的记账凭证上签名或盖章并注明账簿的页数或用“√”符号表示已登记入账，以防止重记、漏记，并便于查阅、核对。4、账簿上的文字必须清晰、端正，摘要内容清楚、简明扼要；数字书写规范，排列整齐、大小一致，上下位置对齐。文字、数字书写时，紧靠本行底线，一般占格距的1/2。3、登记账簿时，必须将记账凭证的填写日期、种类和795、各种账簿必须按照事先编定的页次，连续记录，不得隔页、跳行。如不慎发生隔页、跳行，应将空页或空行划线注销，或者注明“此页空白”、“此行空白”字样，并由记账人员在空白处签名或盖章。6、对需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样，余额为0的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内的“元”位上用“0”表示。5、各种账簿必须按照事先编定的页次，连续记录，807、每登满一页账页，应当在本账页最末一行和下一页账页的第一行办理转页手续。即在该页的最后一行加记本页的借方、贷方发生额合计及结出余额，在“摘要”栏内注明“过次页”，并在下一页的首行记入上页的借方、贷方发生额合计及余额，在“摘要”栏内注明“承前页”。办完转页手续后，继续登记经济业务，以保证账簿记录的连续性。8、登账时或登账后如果发现错误，不得随意刮擦、挖补、涂改和用褪色药水更改字迹。应根据错误的具体情况，按照规定的手续和更正错账的方法予以更正。7、每登满一页账页，应当在本账页最末一行和下一81三、会计账簿的格式与登记方法（一）日记账的格式与登记方法1、特种日记账的格式与登记方法任何经济单位都应设置库存现金日记账和银行存款日记账，用于序时核算库存现金和银行存款的收入、付出和结存情况，以加强对货币资金的管理。三、会计账簿的格式与登记方法（一）日记账的格式与登82（1）库存现金日记账格式与登记方法库存现金日记账是由出纳人员按照经济业务发生的时间先后顺序，根据有关现金收款凭证、现金付款凭证或从银行提取现金而编制的银行存款付款凭证，逐日逐笔进行登记的账簿。库存现金日记账通常使用订本式账簿，采用设有“借方（或收入）”、“贷方（或支出）”、“余额（或结余）”三栏式结构的账页。库存现金日记账的格式如表8-1所示。（1）库存现金日记账格式与登记方法83

每日，出纳人员依据审核无误的库存现金收款凭证、付款凭证逐笔登记现金日记账，并结出余额，每日终了应将余额数与库存现金数进行核对，以检查账实是否相符，做到日清月结。填制时，应根据记账凭证及所附原始凭证填写“年、月、日”、“凭证编号”、“摘要”各栏。“对方科目”栏根据库存现金收、付款凭证中的贷方科目或借方科目填制。“借方”栏根据库存现金收款凭证或银行存款付款凭证中的合计金额填写，“贷方”栏根据现金付款凭证中的合计金额填写，收、支填写后及时结出余额。每日，出纳人员依据审核无误的库存现金收款凭证、付款84（2）银行存款日记账的格式与登记方法银行存款日记账是出纳人员按照经济业务发生的时间先后顺序，根据有关银行存款收款凭证、付款凭证或将现金存入银行而编制的现金付款凭证，逐日逐笔进行登记的账簿。银行存款日记账一般采用订本式账簿，使用设有“借方（或收入）”、“贷方（或支出）”、“余额（或结余）”三栏式结构的账页。银行存款日记账的格式如表8-2所示。（2）银行存款日记账的格式与登记方法85银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基本相同。期末，应将本单位的银行存款日记账与开户银行转来的对账单进行逐笔核对，以检验企业银行存款日记账的记录是否正确。为简化登账工作，表明账户之间的对应关系，“库存现金日记账”、“银行存款日记账”也可以采用多栏式账页。其格式如表8-3所示。银行存款日记账的登记方法与现金日记账的登记方法基86如果会计科目较多，库存现金日记账就会篇幅太大。为解决此问题，可将上述格式一分为二，分设收入和支出两本日记账。具体格式见表8-4“库存现金收入日记账”，表8-5“库存现金支出日记账”。以上格式也适用于银行存款日记账。如果会计科目较多，库存现金日记账就会篇幅太大。为872、普通日记账的格式与登记方法普通日记账的格式与登记方法与三栏式特种日记账基本一致。只是登记的内容既包括库存现金和银行存款，也包括其他内容。2、普通日记账的格式与登记方法88（二）明细分类账的格式与登记方法

明细分类账简称明细账。根据经济活动的特点及记载反映的需要，可分别采用三栏式账页、数量金额式账页、多栏式账页、横线登记式账页进行登记。明细分类账应根据审核无误的记账凭证及所附原始凭证逐日逐笔进行登记，也可根据经济业务的实际情况和经营管理的需要，进行汇总登记。下面对各种格式的明细分类账的登记方法进行说明：（二）明细分类账的格式与登记方法明细分类账简称891、三栏式明细分类账三栏式明细分类账使用“借方”、“贷方”、“余额”三栏式账页。适用于如“应收账款”、“应付账款”、“短期借款”、“长期借款”等只需要进行金额核算的经济业务。其登记方法与三栏式现金日记账的登记方法基本相同。三栏式明细分类账的格式如表8-6所示。1、三栏式明细分类账902、数量金额式明细分类账数量金额式明细分类账也采用“借方”、“贷方”、“结存”三栏式的基本结构，但在每栏下面，又分别设置“数量”、“单价”、“金额”三个小栏目。适用于如“原材料”、“库存商品”等既需要进行金额核算，又需要进行具体的实物数量核算的经济业务。数量金额式明细分类账的格式如表8-7所示。

登记数量金额式明细分类账时，首先将明细科目名称、实物单位、规格、编号等填写在对应的项目内，经济业务发生后，根据有关记账凭证及所附原始凭证上记载的具体内容，登记明细科目的增减数量、单价，并计算出总金额，然后按照选定的核算方法计算出结余的数量、单价和金额。2、数量金额式明细分类账913、多栏式明细分类账多栏式明细分类账一般在“借方”或“贷方”栏下设立若干专栏，也可在借、贷双方栏下分别设立若干栏，以便具体、详细地记录反映某项资金的增减变动情况。各经济单位可根据其经济活动的特点和对所提供的数据资料的要求选择相应的多栏式账页，设立合理的多栏式明细分类账。它适用于费用、成本、收入和利润等需要详细核算分析其组成、消耗情况的经济业务。多栏式明细分类账的格式多种多样，如表8-8、表8-9所示。3、多栏式明细分类账924、横线登记式明细账横线登记式明细账采用在同一账页的同一行分设若干栏，详细地记载一项经济业务从发生到结束的有关内容。适用于如“在途物资”、“应收票据”、“应付票据”、“其他应收款－备用金”等明细分类账。在途物资明细分类账的格式如表8-10所示。4、横线登记式明细账93（三）总分类账的格式与登记方法总分类账简称总账，通常采用订本式账簿，设有“借方”、“贷方”、“余额”三栏式基本结构的账页。总分类账的格式如表8-11所示。总分类账的登记方法主要取决于各单位所采用的会计核算程序。可以按记账凭证逐笔登记，也可以按不同的汇总方法，定期将有关的记账凭证汇总，编制成“记账凭证汇总表（科目汇总表）”或“汇总记账凭证”，然后再据此在总分类账簿中进行登记。总分类账的具体登记方法将在第十一章中进行介绍。（三）总分类账的格式与登记方法总分类账简称总账，94（四）总分类账与明细分类账的关系及其平行登记1、总分类账与明细分类账的关系总分类账与其所属的明细分类账既有内在联系，又有区别。其联系主要表现在：（1）两者所反映的经济业务内容相同。如“原材料”总账账户与其所属的“原料及主要材料”、“辅助材料”等明细账户都是用以反映原材料的收发及结存情况。（2）两者登记账簿的依据相同。登记总分类账户与登记其所属的明细分类账户的记账凭证是相同的。其区别主要表现在：（1）两者反映经济业务的详细程度不一样。总账反映资金增减变化的总括情况，提供总括核算资料；明细账反映资金运动的详细情况，提供具体详细的核算资料。（2）两者的作用不同。总账提供的经济指标，是明细资料的综合，对所属明细分类账起着统驭作用；明细账是对有关总账的补充，起着详细说明的作用。（四）总分类账与明细分类账的关系及其平行登记1、952、总分类账与明细分类账的平行登记为了充分发挥总分类账与明细分类账的统驭和补充作用，便于两者相互核对，确保核算资料的正确完整，保持总分类账与其所属的明细分类账记录的一致，必须采用平行登记的方法，在总分类账户及其所属的明细分类账户中分别进行记录。所谓总分类账与明细分类账的平行登记，是指每一项经济业务发生后，根据审核无误的同一会计凭证，既在有关总分类账户中进行总括登记，又在其所属的明细分类账户中进行明细登记。2、总分类账与明细分类账的平行登记96总分类账与明细分类账平行登记的要点，可概括为以下四个方面：（1）依据相同（2）期间相同（3）方向相同（4）金额相等现以某工业企业“应付账款”账户的资料为例，说明总分类账户与明细分类账户平行登记的方法。

[应用举例8-1]

总分类账与明细分类账平行登记的要点，可概括为以下97第三节错账更正方法尽管在填制记账凭证、登记账簿之前，我们对原始凭证、记账凭证进行过数次的复核，但由于种种原因，账簿登记有时仍出现错误。若不慎发生错误，不得涂改、挖补、刮擦或用退色药水消除字迹，也不准重新抄写更换账页，必须根据错账的性质和发生的时间等具体情况，采用规定的方法正确地进行更正。第三节错账更正方法尽管在填制记账凭证、登记账98

常用的错账更正方法主要有划线更正法、红字更正法和补充登记法。一、划线更正法划线更正法适用于下列情况：1、登账时，因笔误或计算错误而造成记账方向、金额及账户等发生差错；2、结账前发现账簿记录中的文字或数字有误，但记账所依据的记账凭证无误。具体更正方法是先在错误的文字或数字上划一条红线，表示注销；然后在红线上方用蓝字或黑字写上正确的文字或数字，并由更正人员在红线的尾端盖章以明确责任（文字差错，盖章在差错处）。划线时须注意：如系文字差错可仅划去差错的文字；如系数字差错，须将错误数字全部划线注销，不能仅划去该数字的个别错误字码。被划掉的文字或数字应清晰可辨，以备查考。

[应用举例8-2]常用的错账更正方法主要有划线更正法、红字更正法99二、红字更正法红字更正法又称红字冲销法、赤字冲销法。适用于下列情况：1、登账后，发现记账凭证应借应贷会计科目用错，导致账簿记录错误。具体更正方法为：首先用红字金额填制一张与原错误的记账凭证内容完全相同的记账凭证，将原有错误记录冲销。在凭证和账簿的“摘要”栏注明“注销×月×日×字×号凭证”字样，并据此用红字金额凭证登记入账。其次，用蓝字金额填制一张正确的记账凭证，并据此用蓝字金额登记入账。在凭证和账簿的“摘要”栏注明“更正×月×日×号凭证”字样。[应用举例8-3]2、登账后，发现记账凭证应借应贷会计科目无误，但金额大于正确金额，导致账簿记录错误。具体更正方法为：按多记金额用红字填制一张与原错误的记账凭证会计科目、应借应贷方向相同的记账凭证，并据以用红字金额登记入账。在凭证“摘要”栏注明“冲销×月×日×字×号凭证多记金额”，在账簿的“摘要”栏