安排高效时间

安排高效时间

TimeManagement1引子：你了解时间吗？一项调查表明：工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意义的交流时间平均每天<2分钟；人们一般平均8分钟受一次干扰，每小时约7次，每次大约5分钟，每天大约4小时；一天自学1小时，3至5年后成为专家。2有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年

3主要内容你的时间价值时间的特性时间管理矩阵图拖延时间的借口时间不够用的原因有效利用时间的技巧实践计划4你的时间价值人一般都是60岁退休，请计算出您剩下可以工作的时间：请闭上眼睛，……5你的时间价值你打算如何去度过？“今年是你生命中的最后一年”6时间价值表你的时间价值7你的时间价值8时间的特性供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得9讨论-时间流逝时间不够用的原因10你真的很忙吗?11危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视紧急不紧急重要不重要时间管理矩阵图12213紧急4重要不紧急不重要45%35%5%15%时间管理矩阵图不良的时间分配1312重要&不紧急重要&紧急时间管理矩阵图最佳的时间分配14拖延时间的借口1.「期限未到，急什么？」2.「它太令人感到不愉快!」3.「它很难!」4.「目前我很忙，匀不出时间做那件事！」5.「兹事体大，我怎么能贸然采取行动？」6.「我现在没心情做这件事!」7.「我在压力下工作绩效较佳!」8.「在行动前，我要先休息一下!」15时间不够用的原因欠缺计划行事优先级错误事必躬亲沟通不良会议太多拖延不好意思拒绝电话干扰文件满桌，找不到出差太多午餐吃太饱或吃太久上司找麻烦16有效利用时间的技巧要事第一以最终的结果来开始行动学会说“NO！”学会对付不速之客减少冗长的会议办公桌上的“5S”运动17有效利用时间的技巧月历行事历与甘特表效率手册商务通与订房卡闹钟其它工具时间管理的工具18计划你的一天设置“定计划的时间”（早上或晚上）给你的时间一定的弹性给你的任务时间10－20％的缓冲每天从做一项主要工作开始。记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你未能做好这项工作。每天至少完成一项主要工作;每个时间段里做一件事情并把它做好;每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段;每个时间段以两小时或更少为宜。19时间记录表20每日事务清单21今天必须做的事今天应该做的事今天可以做的事

今日三件事22Q&A要点整理三人学习23实践计划实践计划本课程我感触最深的地方是：我将在自己的工作（生活）中改变如下：预计期限24拖延商数测验（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意25拖延商数测验（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

26评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。

27请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号"？"。

28文件处置测验1、订购文具后所取得的帐单。2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。4、某大学企管系学生寄来的问卷。5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。29文件处置测验7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。10、客户寄来的一封投诉信。11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。

30结果假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的"？"，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！

31急迫性指数测验选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）

32急迫性测试1、我在压力之下表现最好。（）2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（）3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。（）4、我休息时会觉得不安。（）5、我似乎永远在赶时间。（）6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）8、我在做一件事时常会想到另一件事。（）33急迫性测试9、我处理危机时表现最好。（）10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（）11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。（）12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。（）13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）14、我常边工作边吃饭。（）1