T公路工程建设项目文件材料收集整理和归档的有关要求

公路工程建设项目

文件材料收集整理和归档

的有关要求

一、公路工程建设项目文件材料立卷

归档依据标准收集范围：

1.《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）附件2“公路工程项目文件归档范围”分类整理：1.《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2001]390号）2.《四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（川交办[2002]245号）

二、公路工程建设项目文件材料

归档范围

凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料，都应收集齐全，归入公路工程建设项目成套档案。公路工程基本建设程序

可行性研究初步设计施工图设计招投标征地拆迁工程施工交工验收竣工验收项目后评价技术设计立项阶段设计阶段准备阶段施工阶段完工阶段后评价阶段项目建议书（一）立项阶段

1.项目建议书有关文件材料：编制项目建议书委托函项目建议书环境影响评价委托函、环境影响评价大纲及其批复文件项目建议书评估报告项目建议书批复文件，包括审批意见、请示、审查意见等

2.可行性研究有关文件材料：编制可行性研究委托函可行性研究报告可行性研究评估报告（有些项目有预评估报告）可行性研究批复文件，包括审批意见、审查、请示意见等环境影响报告书及其批复文件，包括环境影响报告书、请示、审查意见及审批文件水土保持方案及其批复文件其他文件材料，包括国防、文物保护、保护区、铁路等请示及回复文件。（二）设计阶段

目前公路建设一般采取两阶段设计方式，即初步设计及施工图设计，设计文件主要产生于这两个阶段。另外在施工过程中经常会发生设计变更的情况，应特别注意这方面文件的收集。设计阶段文件材料收集

初步设计（包含勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书初步设计外业验收审查意见初步设计图纸，包括地质勘察和设计图纸初步设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件施工图设计（包含勘察）招投标文件，包括资格预审文件、招标文件及其评审报告，投标文件，评标文件，合同协议书施工图外业验收审查意见施工图设计图纸，包括地质勘察和设计图纸施工图设计概算审查报告、初步设计评审（预评审）意见，批复文件设计问题回复（修改）单（是设计代表对现场设计问题处理的书面资料，是施工图的补充）设计监理相关资料（三）工程准备阶段用地申请及批准文件、红线图及土地使用证征地拆迁、补偿批准文件及协议书征地拆迁图表（土地、建筑物、管线、青苗等及拆迁红线图）招投标工作申报施工许可及质量监督申请征地拆迁征地批文占地图及土地使用证征地拆迁合同协议征地拆迁管理文件a.指挥部办公室征地拆迁协调工作文件b.征地拆迁补偿办法、补偿方法c.征地拆迁协调工作总结征地拆迁图表a.征用土地数量一览表b.拆迁建筑物数量一览表c.拆迁电力、电讯及其他管线一览表d.征地青苗补偿一览表e.征地拆迁红线图招投标文文件材料料招标申请请、批准准文件资格预审审文件及及其评审审报告、、招标文文件、招招标公告告投标文件件评标文件件，包括括清标报报告、有有关呈批批、上级级批复及及评标报报告合同协议议书（四）施施工工阶段段开工报告告、施工工组织设设计、施施工方案案及审批批文件、、施工定定位测量量记录、、图纸会会审及技技术交底底、工程程设计变变更文件件分部分分项开开工申申请及及批准准文件件原材料料及构构件出出厂证证明、、原材材料试试验报报告工程检检验申申请批批复单单、检检验及及评定定文件件施工原原始记记录施工日日志、、大事事记各类观观测记记录、、事故故处理理报告告及缺缺陷整整改记记录隐蔽工工程验验收记记录交工验验收文文件监理工工作大大纲、、日志志监理独独立抽抽检资资料（（包括括试验验、检检测文文件材材料、、各单单位、、分部部、分分项工工程独独立抽抽检文文件材材料，，包括括质量量检验验及相相关试试验资资料））竣工图图科研、、新技技术运运用施工过过程中中各方方围绕绕质量量、进进度、、费用用控制制方面面产生生的管管理性性文件件（会会议纪纪要、、各项项指令令等））（五））竣竣工验验收阶阶段竣工验验收工工作文文件及及竣工工验收收鉴定定书设计、、施工工、监监理工工作总总结项目质质量评评定文文件各类专专项验验收文文件项目评评优报报奖申申报材材料、、批准准文件件及证证书三、文文件材材料的的收集集整理理和归归档（一））收集集责任任分工工交通主主管部部门及及项目目法人人单位位：负责立立项目目审批批阶段段、工工程准准备阶阶段及及竣工工验收收阶段段以及及在工工程施施工管管理过过程中中项目目法人人单位位就工工程质质量、、进度度、费费用控控制方方面召召集有有关会会议、、印发发的有有关管管理性性文件件材料料的收收集和和整理理归档档工作作；设计单单位：：负责设设计阶阶段（（包括括初步步设计计及施施工图图设计计）形形成工工程勘勘察设设计文文件材材料的的收集集和整整理归归档工工作；；施工和和监理理单位位：负责施施工阶阶段各各自承承包内内容施施工过过程中中形成成竣工工文件件材料料的收收集整整理和和归档档工作作（二）收集集的公路工工程文件材材料

应满满足的要求求原始性。项目法人单单位在工程程竣工的时时候应收集集一套完整整的反映工工程建设过过程的原始始记录文件件，一般情情况下应是是原件。完整性。收集齐全，，记录全面面，记录内内容和数据据应能反映映抽查频率率和质量指指标。真实性。现场记录，，同步进行行。准确性。施工原始记记录数据准准确，竣工工图编制规规范，图物物相符。规范性。实验检测表表格填写应应按规范进进行，自检检意见、监监理意见应应明确，签签署手续完完备，字迹迹清晰，复复印清楚，，字迹材料料应能满足足长期保存存需要。（三）收集集要求同步开展首先，在签签订合同的的时候就要要明确竣工工档案同步步收集整理理的要求以以及编制规规范；工程开工时时，同时建建立文件材材料收集归归档制度并并定期进行行检查；每一工序完完工，应及及时收集相相关竣工文文件，并分分类整理；；在合同段交交工验收时时，应同步步完成该合合同段所有有竣工档案案的收集整整理工作。。（四）整理理要求整理的基本本原则：遵循公路工工程文件材材料的自然然形成过程程和成套性性的原则，，分类科学学，收集系系统，编目目规范，便便于保管和和利用。项目档案整整理要求遵循文件材材料的自然然形成满足项目基基本程序符合工程施施工流程分类科学:应按工程文文件材料的的自然形成成过程进行行分类.首先是要按按照项目基基本建设程程序的不同同阶段,其次按照工工程的自然然进展过程程,最后是结合合文件材料料自身的实实际情况。。收集系统：：应保持归入入同一案卷卷的文件材材料间的有有机联系首先应能反反映分项（（分部、单单位）工程程施工过程程的有机联联系其次应能反反映同一类类工作活动动文件材料料间的有机机联系（共共用原材料料、标准试试验等）卷内文件材材料的排列列要系统案卷排列要要系统编目规范卷内文件标标题拟写及及编写应对卷内每每份独立成成件的文件件依次进行行登记，文文件标题应应能准确反反映该份文文件的具体体内容。（（如每一工工序检验申申请批复单单，应标注注工序名称称）案卷题名拟拟写及目录录案卷题名应应能准确反反映该卷文文件材料的的主要内容容，标题中中应包含项项目、桩号号、单位、、分部及分分项工程名名称，合同同段代码可可不反映方便保管和和利用(五)公路工程竣竣工文件材材料

整理理基本步骤骤系统收集卷内文件系系统化排列列卷内目录编编制卷内文件目目录及备考考表的填写写案卷封面填填写案卷系统化化排列案卷目录编编制1.系统收集划清阶段---按公路工程程基本建设设程序所反反映的不同同阶段，即即立项审批批、工程准准备、设计计、施工、、竣工验收收阶段。不同阶段形形成的文件件材料应分分别收集归归档。立项及设计计、工程准准备阶段文文件材料的的收集方法法立项和准备备阶段:先按文件材材料的不同同形成过程程,再按问题,结合时间收收集;设计阶段：：按照设计的的不同阶段段结合设计计文件的具具体内容。。施工阶段文文件的系统统收集分清单位分分部分项工工程内容—依据单位、、分部、分分项工程划划分情况建建立施工阶阶段竣工文文件材料平平时收集的的类目，并并据此确定定相应文件件夹，将同同一类目下下施工过程程产生的文文件材料归归入相应文文件夹内。。同一单项工工程先分清清单位工程程，同一单单位工程再再进一步分分清分项工工程，在同同一分项工工程中再按按不同工序序和专业进进行划分。。合同段施工工文件材料料的收集方方法综合性文件件的收集要要求：合同同段的总体体开工报告告、施工组组织设计、、施工方案案、图纸会会审及技术术交底、设设计变更、、施工日志志、交工验验收及工程程总结可以以合同段为为单位按问问题集中收收集。原材料及产产品合格证证明文件：：如是合同同段共用的的，可集中中收集；如如果是某一一分部分项项专用的，，应归入相相应部位。。该合同段单单位、分部部及分项工工程质量评评定表及分分项工程统统计表可集集中收集。。分项工程质质量评定文文件及分项项工程各种种工程质量量检验报告告单,实验检测报报告按分项项工程收集集,各分项工程程质量评定定表可排列列在各分项项工程施工工记录及质质量检验报报告之前。。标准试验及及工艺试验验可按单位位工程集中中整理组卷卷；抽样试试验如土方方及其他填填筑施工密密实度、混混凝土、砂砂浆配合比比、混凝土土及沥青混混凝土的强强度试验等等，应按分分部分项分分别收集整整理组卷。。本合同段变变更文件可可以合同段段为单位，，按变更文文件形成过过程集中收收集整理组组卷。施工原始记记录文件的的收集要求求：以各分分部分项为为单位分别别收集。不不同分部分分项的施工工记录文件件不能交叉叉收集。施工单位各各工序自检检及检验申申请批复等等文件材料料应分项工工程（工序序）分别收收集整理组组卷。施工单位与与业主、监监理

的往往来文件应按问题所所针对的相相关单位、、分部和分分项工程分分别归档。。如监理就某某一工序施施工质量问问题下达的的整改指令令，以及施施工单位就就整改要求求落实情况况的回复，，应归入相相关工序，，连同该工工序其他施施工过程原原始记录文文件一并收收集归档，，不可将该该合同段所所有往来文文件集中整整理，形成成往来文件件专卷。重复归档问问题监理与施工工单位同时时形成的同同一内容的的重份文件件，以施工工单位归档档为主。（开工令、、施工单位位就监理下下达的有关关指令作出出的具体答答复及整改改情况报告告、申请检检验报批文文件等)建设单位围围绕质量控控制、进度度控制、费费用控制和和安全生产产管理印发发的普发性性文件（即即主送单位位为各有关关单位），，以业主自自己归档为为主，其他他单位不需需向建设单单位移交此此类文件。。计划进度表表由项目法法人单位归归档。一般行政文文件与工程程管理文件件的区分公路工程管管理文件材材料是在公公路工程建建设活动中中产生、全全面记录和和反映工程程立项审批批、工程准准备、设计计、施工过过程质量、、进度、费费用控制及及竣工验收收工作内容容、对建成成后的工程程项目进行行管理、养养护及改扩扩建具有重重要查考价价值的各种种不同载体体形式文件件材料的总总称，这些些文件材料料需由有关关参建单位位按一定规规范进行系系统化整理理，并经建建设单位向向有关单位位单位移交交。一般行政文文件是指在在工程建设设过程中反反映各参建建单位在日日程行政和和党务活动动中产生的的文件材料料，这些文文件按文书书档案整理理要求进行行整理，不不需要向建建设单位及及运营管理理单位移交交。如是业主在在其管理活活动中形成成的行政文文件，应按按文书档案案收集整理理要求归入入文书档案案，不应与与公路工程程档案一并并归档。2.卷内文件系系统化排列列卷内文件系系统化排列列基本要求求：依据卷内文文件之间的的有机联系系，结合问问题的重要要程度进行行排列，一一般是批复复在前，申申请在后（（开工申请请批复）。。试验、检测测和评定文文件及施工工原始记录录除单位、、分部及分分项工程质质量评定表表及分项工工程统计表表可集中组组卷外，均均按照施工工工序依次次排列的系系统化的排排列方式。。质量问题题往来文件件及专用原原材料质保保文件应归归入相应部部位分别整整理；公用用的原材料料可按原材材料类别集集中组卷。。竣工图可按按设计图纸纸目录确定定的顺序进进行排列。。页号：在有内容的的文件正面面右下脚和和反面左下下角用阿拉伯数数字依次编编写。各阶段各种种类文件材材料的排列列顺序（1）立项审批批文件批复复在前，请请示在后，，相关审查及专专家评审文文件材料依依次排列。。（2）设计审批批文件批复复在前，请请示在后，，相关审查及专专家评审文文件材料依依次排列。。（3）工程准备备阶段文件件材料按照照审批及相相关手续办理程程序依次排排列。（4）项目法人人单位及监监理就质量量控制、计计划进度控制、、费用控制制及安全管管理等问题题普发的文件材料料，按照文文件材料所所反映的问问题的有机联系，，结合重要要程度依次次进行排列列。（5）施工质量量控制文件件：—合同段施工工准备文件件材料按照照合同段开开工申请及及批准文件件（含施工工组织设计计方案）、、交接桩记记录、控制制点复测成成果和控制制点加密导导线点成果果文件、技技术交底、、图纸会审审文件、测测量设备检检验证书及及工地实验验室资质证证书文件等等依次排列列。—原材料质量量保证文件件按照原材材料类别依依次进行排排列。—施工日志按按专业结合合时间依次次进行排列列。—变更文件按按照文号顺顺序依次进进行排列。。—各单位、分分部、分项项工程质量量评定表及及汇总文件件按照汇总总及各单位位、分部、、分项工程程评定工作作程序依次次进行排列列。—按照单位（（分部、分分项）工程程分别整理理组卷的文文件夹材料料，依照单单位（分部部、分项））工程施工工进程，结结合施工工工序顺序依依次进行排排列。—合同段交工工验收文件件按照交工工验收证书书、交工验验收报告、、各项工程程总结依次次进行排列列。—竣工图按照照单位工程程结合图号号依次进行行排列。（6）监理文件件：—监理管理文文件按照文文件材料所所反映的问问题的有机机联系，结结合重要程程度依次进进行排列。。—监理旁站记记录和平行行检验及独独立抽检文文件材料按按照单位、、分部、分分项工程依依次进行排排列。—监理日志按按照监理工工程师和日日志形成的的时间依次次进行排列列。卷内目目录录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1××路桥工程总公司K0+000～K0+440.19路基土石方95区检验申请批复单及附件2005083012××路桥工程总公司K0+440.19～K0+723.76路基土石方95区检验申请批复单及附件20050830383××路桥工程总公司K0+723.76～K1+150.11路基土石方95区检验申请批复单及附件20050830664××路桥工程总公司K1+150.11～K1+875.11路基土石方95区检验申请批复单及附件200508301045××路桥工程总公司K1+875.11～K3+000路基土石方95区检验申请批复单及附件20050626143—153装订：三孔一线装装订，蓝图图可不装订订，逐张加加盖档号章章。案卷题名拟拟写包括项目名名称、桩号号、单位（（分部、分分项）工程程名称及文文件名称。。K7+298～K7+377托梁开工工报告、质质量检评表表、砼强度度试验报告告、检验批批复单及附附件K0+000～K3+000路基土石方方分项工程程申请批复复单、中间间交工证书书、分项工工程质量检检验评定表表K0+000～K3+000路基土石方方填前碾压压检验申请请批复单及及附件K6+740～K7+500路基横断面面竣工图案卷的系系统化