公司公文管理规范

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公文管理规范

为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。

第一章目的和原则

第一条目的

一、建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。

二、提高工作沟通的效率。

三、保证工作信息传递中的准确性、严肃性。

四、明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。第二条原则

一、简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。

二、明确责任，强化分工协作的原则。

三、传统公文手段与现代媒体相结合原则。

四、与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。

第二章范围

第三条本规范的适用范围为大宗农产品交易所全部所属单位。

第四条本规范所指公文包括如下内容：

一、由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、

会议纪要、规章制度及重要通报、通知；

二、各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等；

三、董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件；

四、交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版；

第三章公文形式

第五条请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。

第六条报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。

第七条指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。

第八条通知：传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项,

批转或转发公文,用“通知”。

第九条批复：答复下级请示事项时，用批复。

第十条通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。

第十一条决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大

行动作出安排,用“决定”；经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决

议”。

第十二条函：与其它企事业单位之间互相商洽工作,向有关政府部门询问和答复问题,用“函”。

第十三条会议纪要：传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。

第四章发文程序

发文包括拟稿,审稿,签发,缮印,校对,用印,分发等程序.

第十四条草拟

1.以总部名义发出的文件由总部行政人事部主管草拟,重要公文由行政人

事部经理或相关领导助理草拟。

2.交易所内部所属单位以本单位名义对交易所内部其他单位发文的，由本

单位负责人草拟文件，或由首要负责人指定专人草拟。

3.草拟公文应符合以下要求:

(一)要符合国家的方针,政策,法律,法令和有关规定。

(二)要符合交易所的战略方针、经营理念、以往的相关政策，如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。

(三)情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。

(四)引用的公文要写明发文单位,公文编号,标题和发文时间。

(五)数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、统计数据、序号、时间数字、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。

(六)章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:"一",第二层为"(一)",第三层为"1",第四为"(1)"。

(七)简称的用法。年月日,人名,地名,文件名称,事物名称等,一般不要简称。文章内需用简称的，在文中第一次出现时应用全称然后在括弧内说明“以下简称××××”。

第十五条审核

一、文稿送签以前,应由行政人事部经理核稿,重要文件须相关主管领导审核。

二、审核的重点包括:

(一)是否需要行文;

(二)是否符合国家的方针、政策、法律、法令，交易所的方针政策、经营理念等;

(三)是否与本单位发过的公文相衔接;

(四)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;

(五)处理程序是否完备,行文关系,公文格式是否符合规定;

(六)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确等。

三、审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回承办人修改,改动过大的,要重新抄正。

四、发文审核使用《发文审批单》,承办人与审核人应在《发文审批单》做好记录并签字确认。

第十六条签发

一、文稿审核后,由承办人连同《发文审批单》,按审批权限送签。

二、签发后的公文不得再作任何修改.若确需修改,必须重新送签。

三、签发权限

1.重大决定、重要任免、重要安排和交易所的重要规章制度由总经理统一签发。

2.涉及日常工作的文件经总经理同意后，可由常务副总经理签发。

3.各分公司内部发文的一律由分公司总经理签发。

第十七条缮印,校对,用印和分发

一、文件签发后承办人将签发的文件原件、《发文审批单》、文稿电子版一并送行政人事部统一印发。

二、公文签发后,由文秘专员负责打印、盖章、装订、登记、分发，行政人事部经理负责校对。

(一)打印文件要美观大方,符合公文格式,采用交易所发文稿纸印刷。装订要整齐牢固,不漏页,错页,粘页。印章盖在年,月,日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年月日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方

标明"此页无正文"字样。

(二)公文校对以原稿为准,不得擅自改动原文。

(三)公文用印时,应做好文号登记。

(四)分发公文应按规定的分发范围分发到责任人,并做好收发登记。

第十八条保管和保密

一、公文保密等级分为:绝密,机密,秘密三种,其余为一般文件。

(一)绝密：具有最高机密性的资料，泄露后，足以使交易所生存受到最严重的影响；

(二)机密：机密资料，泄露后，足以使交易所利益受到重大损失的，或有利于行业内其他企业的；

(三)秘密：其他应保密的资料，不至于危害到交易所整体利益的；

二、绝密,机密文件打印一定要用专用磁盘（如无专用磁盘的则文件电子稿需妥善加密。在非专用设备读取后需及时删除或作文件粉碎处理。）绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人传阅;机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档.秘密文件由阅文人妥善保管.文件机密级数,由发文部门的主管领导根据文件内容确定.

三、有关人员,对公文中涉及本交易所应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露.

四、公文办理完毕后,要及时送交归口管理部门整理立卷,个人不得私自保存。

第五章格式要求

第十九条按年和时间顺序统一编写文号：总经理签发的文件为“御总字…?号”，常务副总经理签发文件为“御总行字…?号”，涉及人力资源管理工

作的文件为“御总人字…?号”、日常性的通知类文件为“御总通字

…?号”，会议纪要文件为“御总纪…?号”。

第二十条各分公司文件编号可参照总部编号方式自行编制。

第二十一条请示要一文一事，事项要明确。涉及其它部门的，用抄送形式。

第二十二条所有公文均应有签发人签字，注明主题词、报送人、发布范围及发文日期、发文单位、印发份数。

第二十三条公文用统一文件格式的A4纸打印。

第二十四条应有页眉、页脚

页眉内容:集团名称、拟文部门、拟文日期；

页脚内容:页码。

第二十五条应统一字体

页眉字体:隶书、五号;交易所名称居左、部门和日期居右；

页脚字体:隶书、五号、居中；

大标题字体:宋体或黑体、加粗、三号、居中；

小标题字体:宋体或黑体、加粗、四号或小四号、居左；

文字内容字体:宋体、小四号。

第六章收文处理

公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅（传阅）、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。

第二十六条分发。

凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件，由交易所行政人事部负责分发；署名部门的收件，由部门签收和处理；署名领导的收件，送交领导本人收处。