变流器公司档案管理办法

变流器公司档案管理办法总则公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。公司档案不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展是很有价值的文献宝库。1.1目的记录公司历史，积累管理经验。建立公司档案立卷、归档、整理、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、有效利用。1.2定义档案是指公司在生产经营和各项活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像、实物等历史记录。1.3职责1.3.1综合部：负责编制《公司档案分类分级管理目录及保存期限明细表》及档案管理要求；负责综合档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理工作，包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等工作，同时监督、检查、指导各部门的档案管理工作。1.3.2各部门：按照制度规定负责各自部门的档案管理。1.4档案分类1.4.1一级档案：保密等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料。1.4.2二级档案：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料。1.4.3三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料。归档范围、保管期限及编号2.1归档范围（包括但不限于）2.1.1制度性文件：各项规章制度、管理办法等；2.1.2会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要等；2.1.3计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；2.1.4证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；2.1.5汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等；2.1.6声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等；2.1.7题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等；2.1.8技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料、工艺文件、设计文件等；2.2保管期限2.2.1档案保管期限，国家或行业有规定的按相关规定执行，如：会计档案。2.2.2其它档案，根据公司特点，分为永久、长期和短期三种期限。长期10年，短期5年。2.2.3有特定服务对象的档案，在产品或事项终结后2年以上，经确认无任何风险后方可作废。2.2.4具体范围及保存期限见《公司档案分类分级管理目录及保存期限明细表》。2.3档案编号规则2.3.1公司规章制度类的文件档案编号按《管理文件编号方法》执行；2.3.2除公司规章制度类的文件档案，各部门的档案需按类别区分存档。编号规则统一如下：例：OCZH-XZHT-001-2011，表示综合部行政合同类2011年度的第一个文件。OCZH——综合：OC代表，后两位字母表示部门简称代码；XZHT——行政合同：表示档案类别的简称；001——序号；2011——年号。纸质档案管理办法3.1归档要求3.1.1在归档的文件材料中，应将每份文件的原件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。3.1.2不同年度的文件一般不放在一起立卷；跨年度的总结放在确定提交的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。3.1.3档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；原件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。3.1.4案卷封面，应逐项按规定书写，字迹要工整、清晰、醒目。3.1.5档案管理部门应对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。3.2档案管理制度要求3.2.1公司档案管理人员须按照国家档案管理规定对档案资料进行立卷、标识和保管。3.2.2部门档案资料要登记详细信息，并编制《部门档案（文件/合同）管理记录目录》，以便检索。3.2.3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。3.2.4除各部门规定保管的档案文件外，其余需保管的文件资料需及时移交到综合部档案管理人员进行保管。电子档案管理办法4.1公司NOTES系统内部文件管理中的电子文件档案按照相关规定进行审核、批准并下发，详见《文件控制程序》。未经电子流批准下发或综合部统一编号的制度文件均为不合格，不具有制度效用。4.2所有制度文件由各部门会签及各级领导签字审核完后，下发制度应盖红色“OC文件受控章”，先复印存档一份，再进行扫描PDF存档，各项制度的PDF电子档需分类别进行存档，版本修订后需及时进行更新。4.3企业章程、投资人的相关资料、工商税务证书等基础更新应先知会综合部相关人员，档案管理人员应对更新资料，如营业执照、组织机构代码、国税地税凭证等重要且需年审的相关资料第一时间进行电子扫描存档，方便以后公司各部门人员查阅，以此避免沟通不顺畅出现综合部基础资料更新滞后，索取资料不方便，需临时重新扫描打印现象出现。4.4对公司电子档案资料进行保密，不能随意泄露给公司外部人员，打印出来的纸质档案资料因妥善保管，废弃不用的应加盖再次复印无效，或标明“仅限于***用途字样”。4.5公司荣誉证书、软件项目申报成功下发的证书需第一时间知会综合部档案管理人员，对证书进行电子扫描件更新保存、原件妥善保管。4.6电子档案应建立台帐，按类别严格分类保存。归档时间5.1实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即送综合部档案管理人员收集、存档，或将其影印件存档。5.2声像档案：各部门将本部门外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等及时收集、整理、归类，于每月5日将上月的声像档案发送到综合部档案管理人员进行归档。档案的借阅、保密及销档6.1档案的借阅及保密6.1.1公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚不得擅自带走或销毁。6.1.2借阅档案原件只限在公司内部，不能带出，档案外借原则上只借复印件，档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》，按权限完成审批程序后，综合部相关人员填写《档案借阅登记表》。6.1.3借阅档案使用完后，应及时送还，档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。如超过借阅时间，须重新办理借阅手续。原则上借阅期为三个工作日。6.1.4借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。6.1.5外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。6.1.6外单位摘抄档案的（1-2级档案不允许复印或摘抄），应经相关领导批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。6.1.7档案管理员和借阅人员，要负责做好档案的保密工作。6.1.8员工离职时，对已形成的档案资料或所借阅的档案应办理移交手续，经行政人力部经理或项目办公室审查无误签字后，才能离职。6.2档案销毁综合部对无须保存的文件或保存年限届满的档案，申请销毁，销毁时，综合部必须写申请销毁报告，编制《档案文件销毁审批清单》，经部门负责人审核，综合部分管领