基于区块链技术的高校智慧档案管理的创新探索

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基于区块链技术的高校智慧档案管理的创新探索

摘要：在当前科学技术高速发展背景下，信息化、智慧化已经成为各领域发展的主要趋向，高校同样积极推动自身档案管理智慧化发展进程。现阶段高校智慧档案管理体系已经初步建成，但是其实际运行过程中展现出较为显著的不稳定、不安全问题，由此，研究人员在对其进行深入研究后提出在高校智慧档案管理体系中融入区块链技术，切实提升高校档案管理服务水平。本文基于区块链的高校智慧档案管理创新路径进行探索，希望能为相关工作人员提供参考。

关键词：区块链;智慧档案;创新管理

高校档案管理模式在科学技术进步带动下，逐步由纸质化管理向无纸化管理发展，智慧化已经成为当前发展的主流趋势。区块链技术是信息技术发展衍生出的新技术，是当前全球科技发展大潮中的热点，同时该技术也得到世界范围内的广泛认可。考虑到当前我国初步建成的高校智慧档案管理体系中所存在的缺陷，将区块链技术与智慧档案管理技术相融合成为一种较为独特的思路以及技术升级路径。现阶段学界内针对此方面的研究方向主要集中在构建完善的高校学生档案身份认证模块、文件真实性识别模块等，利用区块链的不可篡改性以及去中心化等特点，进一步提升管理成效。目前，山东大学、济宁医科学院等已经取得一定突破，构建出一套较为完善的档案数据管理和服务平台，对其进行进一步优化是当前研究界主要工作内容之一。

一、区块链及智慧档案概述

在传统档案管理过程中主要依托于具备实体的文件或是材料开展。随着信息化技术的不断发展，办公形式开始向无纸化、自动化方向转变，档案文件内容以及形式也随之产生较大变化，而数字化档案管理即是在此背景下出现的新模式，该形式自诞生以来就得到档案管理领域的认可，其在提升档案管理效率、质量以及安全性方面发挥的作用得以有效凸现。我国信息化建设过程中历经多个过程，当前此进程已经推进至区块链技术阶段，高校档案管理在实际发展过程中也应紧抓技术发展潮流，不断创新，但是从实际发展角度分析，当前建设成果与国家提出的数字档案建设发展要求之间尚存在一定差距。此外，高校档案数字化建设过程中虽然取得了如南大之星、数字档案馆等成果，然而也存在一部分高校在智慧建设方面流于形式，虽然在此方面投入较大关注，但是实际成果始终处于纸面之上，最终导致智慧建设沦为空谈。因此，在针对典型个案进行研究后可对当前高校智慧档案管理建设实际情况进行充分且细致的分析，并梳理出其中存在的主要问题，在此基础上制定有针对性的措施，循序渐进地将区块链技术融入智慧档案管理体系之中，积极推动智慧档案管理体系建设进程深化并取得新成果，打造出一套完备的档案共享、协同创新且不同主体积极参与其中的高校智慧档案管理平台。此外，相关人员在进行平台建设中应注意加强对平台后端服务质量的重视程度，积极创新并拓展各模块基本功能，实现不断提升平台智慧性目标，最终打造出具备实用价值以及可复制性的智慧管理系统。

二、基于“区块链”技术的高校智慧档案管理SWOT分析

1.优势

在实际利用区块链技术进行高校智慧档案管理建设过程中，可以利用该技术特有的去中心化优势，解决当前已有体系中客观存在的完整性、真实性问题，同时也可以有效满足档案信息化管理的安全性要求。此外，推动区块链技术与高校档案管理相结合，可以形成一套完整的具备参考价值且可以复制的高校档案信息化管理系统运行经验体系，进一步提升高校档案管理范围，消除高校与企业之间、高校之间的信任危机。

2.劣势

从技术层面分析，当前区块链技术尚处于发展起步阶段，在技术升级、隐私性、性能稳定性等方面尚存在不同程度的短板以及缺陷。比如，在区块链金融方面呈现出的交易频率低、运行速度慢等，难以有效执行复杂的逻辑;在计算节点较小的情况下，多半节点对外界攻击的防护性极低，这是制约区块链技术应用的主要劣势。

3.挑战

由于区块链技术属于一种新兴技术手段，高校档案管理人员对区块链技术的价值虽然具有一定认识，但是对其本质以及应用逻辑的认知与理解完全处于空白状态。这就导致高校智慧档案管理体系建设过程中难以独立完成相应工作，尤其是在隐私计算、数字水印等细分复杂技术领域。同时，当前能够扮演客观独立角色的区块链技术培训企业缺口较大，使得当前相关建设推进过程中缺乏有效的技术支持。

4.机会

就政策层面分析，我国国家层面对区块链技术重视程度不断提升，2022～2022年国家档案局科技项目立项选题指南、2022年政府报告等均将区块链技術作为当前我国信息发展领域中的重点研究课题，国家层面提供的各项支持为区块链技术发展提供良好的外部环境条件。区块链技术在各领域中的广泛应用也会为高校智慧档案管理体系构建提供机遇。

三、当前高校智慧档案管理中面临的难点

1.学生数量增加提升档案管理难度

新时期背景下，我国社会经济建设对高素质人才的需求量大幅提升，为此，政府部门不断加强教育资金投入力度，同时高校方面也积极开展扩招工作，相较以往高校入学门槛已经大幅降低，招生数量也随之大幅提升，在此情况影响下，我国高校学生档案管理难度也呈几何状提升，这就对高校学生档案管理工作提出更高要求。

此外，学生数量的提升对高校基础设施建设也提出更高要求，对先进技术以及高素质管理人才的需求同样有所提升，此方面也是导致我国高校学生档案管理难度提升的主要因素。

2.档案管理系统尚不完善

在我国高校规模逐步扩大的背景影响下，学生数量的提升要求高校具备一个完善的学生档案管理系统，但是大多数的高校都不具备完善的学生档案管理系统，使得高校容易出现管理问题，导致学生档案管理不善、认证受阻等不利情况发生的概率大幅提升。校方在实际发展过程中应充分注意在落实教书育人目标的同时，还应充分认识到完善的设施以及档案管理系统在学校日后发展中具有重要意义，一定程度上可以决定学生接受继续教育以及工作的顺利程度。因此，高校应认识到档案管理的重要意义，并在此基础上加强对相关方面建设的资源投入，为确保学生发展顺利以及高校高水准建设提供有力支持。

3.高素质档案管理人才数量缺口较大

从我国高等教育课程体系方面分析，在档案管理课程方面的设计相对不足，这就使得虽然管理专业学生数量较多，但是专精档案管理的人才培养力度严重不足。高校发展速度虽然不断提升，但是专业学生档案管理人才缺口严重阻碍了高校档案管理体系的进步，使得构建完备的学生档案管理系统受到严重影响，一定程度上也阻碍了高校继续高水平发展。由此可见，高校发展中不仅需要具备高素质的教师人才队伍，同时也应加强在档案管理人才培养以及先进管理技术引进与开发方面的投入力度，切实为高校档案管理体系建设提供有力支持。

四、基于区块链技术的高校智慧档案管理创新路径

在当前全球化趋势背景下，信息系統创新已经成为新时代的发展目标，进一步挖掘档案利用价值与潜力，提升文档资源之间的共享程度，实现提升师生用户可用文档资源逐渐丰富以及调用便捷性目标。具体执行过程中可以基于PC端、AAP等平台，开发相应的功能模块，为使用者提供便利条件。在实际进行智慧档案管理体系建设过程中，重点环节主要集中在学生身份验证、文件真实性验证等方面，这也是融合区块链技术的高校智慧档案管理体系核心功能。设计者在实际工作过程中应注意加强对此方面问题的把控力度，并进行有针对性的设计。

1.学生智能身份认证模块

从学生发展角度分析，学生档案以及毕业证是其接受高校教育并通过考验的象征之一，同时也是其后续发展过程中需要用到的重要凭证，如继续教育、参加工作等均需提供原件。但是，存在一定数量的学生对档案的重要性以及意义并没有正确认识，在毕业后未及时转走档案，学校在代为保管、传递过程中耗费大量人力、物力，同时随着时间的推移，档案管理安全性也会随之下降，档案丢失等情况屡见不鲜。同时，受网络技术发展进程影响，在早期学信网尚未创建阶段，毕业证信息无法录入信息系统之中，同时由于档案的保密性要求，一旦其丢失或破损需要本人进行查询或是书面委托他人代办，这种情况导致问题及时查询以及补办效率大幅下降，时效性难以满足实际需求。通过区块链技术进行学生身份认证可以有效解决异地来往不及时问题，同时也可以规避因人工失误导致的毕业证信息与身份信息不符等问题。从技术本质层面分析，区块链技术应归属为一种基于数学原理的信用账簿，随着时代以及科技不断发展，在当前共享时代背景下，利用区块链技术可以为用户进行学位证、结婚证等个人信息公证提供便利条件。国外高校已经开始对区块链认证毕业学生学历证书以及对学生学业完成情况记录路径进行探索与实践，如美国麻省理工学院在2022年即开始将区块链技术融入学生档案管理之中，学生可以利用社交媒体或是邮箱等途径将电子毕业证书分享或直接发给雇主。我国国内近年来也不断开展此方面的研究，如广东代表团在2022年全国两会期间向大会提交了《关于探索运用区块链技术进行学历学位证书认证的建议》，在内容中明确指出依托区块链公证技术实现对学生学籍等档案信息的认证，并在此基础上构建完善的电子档案以及电子学历证书，是推动学生身份智能认证的重要手段以及途径，在实际应用过程中可以有效提升资源应用效率，对学生、高校、企业三方均具有推动作用。

2.档案原始性及真实性识别模块

近年来我国学历造假、学籍造假、科研成果造假问题层出不穷，高校作为学术成果高产地，档案管理体系和信息技术水平的现状，并不能完全杜绝造假事件的发生，到底是不是造假，有没有证据？需要依靠科技手段来有效验证。

通过利用区块链技术，可以有效从技术层面对其文件真实性进行检验。此方面功能主要围绕数字签名、时间戳以及数字摘要三个核心技术展开。其中，数字签名的主要作用在于避免文档内容责任人对身份验证信息造假;时间戳的功能在于对文档形成时间进行验证，避免时间造假;而数字摘要在技术层面上具备DNA功能，其唯一性特征使得数据不可能出现完全相同的情况。区块链技术在责任者、形成时间和文件内容上形成防伪系统，牵一发而动全身，通过区块链技术记录整个档案不可逆的形成和保管过程以及不可更改的内容，档案的管理者与利用者可以使档案的原始性和真实性得到最大限度的维护。

3.档案数据安全传输以及隐私保护模块

在实际开展档案管理体系构建过程中，档案具备的保密级别是不可忽视的重要部分与内容，上至国家机密，下到个人信息均处于保密范围之内。由此，档案管理者在实际工作中需要明确内容，充分遵循保密原则，尤其是在当前网络时代背景下，在提升档案查阅便利性的同时还需加强用户隐私性。然而，从实际发展角度分析，现阶段信息泄露已经成为网络时代必须面临的重要问题。以淘宝购物为例，消费者的货款主要打给支付宝，而支付宝作为一个中心组织，一旦其被外界攻击，那么消费者的信息安全以及隐私也会受到严重侵犯。区块链技术的去中心化特征，可以避免一损俱损的局面出现，能为人们创造一个更安全、更可靠的网络环境，保障用户的资金安全和隐私信息。

高校档案管理部门从本质层面即是一个信息集中的中性化组织，这就使得其同样面临着遭受外界攻击的风险，一旦攻击得手，大量学生、教师信息乃至学校信息均会遭受泄露威胁，系统的正常运转也会受到阻碍。通过利用区块链技术的去中心化特征，可以有效降低对中心节点的依赖性，通过促使数据库全节点参与管理维护工作，可以有效规避因某一节点遭受攻击而导致的档案信息系统整体崩盘情况发生。同时，高校在进行此模块构建时应注意加强对隐私保护系统设计的科学性，充分利用用户名、身份证、人脸识别等保密登录方式，充分结合区块链技术为用户隐私提供多重保护与保障，切实满足档案管理安全性要求。

4.电子源文件储存及备份模块

从实际应用角度分析，相较于传统纸质档案，电子档案查阅过程中的开发性优势大幅提升，但需要认识到一点的是，由于源文件储存以及备份对数据库保护依赖性较高，这就使得其共享性受到较大限制。同时，由于当前部门职能划分较为明确，电子档案资源的开放性以及共享性并未得到有效凸现，高校智慧档案管理发展过程中应注意加强对此类客观存在问题的研究力度，并探索相应的解决途径。

依托于区块链技术，可以有效实现对文档信息进行智慧采集以及录入目的，同时通过对其进行集中管理形成独特的信息资源体系，为用户提供相应的服务。该模式在实际发展过程中有效打破了以往文档分隔的局限性，有效推动各机构内部文档资源管理成效大幅提升，积极推动集中化管理模式替代传统分散式管理模式进程。文件从产生、传递到归档保存或销毁，是一个完整的生命过程，过程中形成的电子文件都要分类整理，备份备用，一方面通过源文件确定文件的真实性，另一方面有些重要的文件必须原件才有用。

五、总结

综上所述，在当前新时期背景下，依托于区块链技术开展高校智慧档案管理体系建设已经成为高校发展的重要工作内容，相关工作人员在实际对此进行探索以及实践过程中应充分认识到功能设计以及模块设计的重要意义，并在此基础上打造独特的高校智慧档案体系，切实提升高校智慧平台的功能应用有效性，融合创新、落实长远发展目标，继续深入挖掘档案资源的应用价值，并提升应