物业管理前期介入工作流程

物业管理前期介入工作流程总则1.1规范物业公司对新项目物业管理前期介入的程序和内容，指导新项目物业管理前期介入业务的开展。定义2.1物业管理前期介入----是指项目集中交付前90日（或180日）至房屋集中交付完成半年内，物业公司前期介入小组（集中交付完成后称物业服务中心）重点从施工阶段的巡视、物业早期管理团队的筹备、协助竣工验收、内部接管验收、精开荒的管控、协助业主交付等全方位进行介入。2.2物业管理前期介入费----用是指在项目集中交付前，物业公司为实现前期物业管理而产生的人员储备、办公设施购置、工具材料采购、员工生活设施完善等费用。职责3.1物业公司负责编制、发布和修订本工作指引。3.2地产相关单位\部门和物业公司依据本指引开展相关工作。具体职责参照附表一具体实施内容4.1施工建设阶段工作施工建设阶段参照《物业管理早期介入工作指引》开展相关工作。4.2前期物业管理准备工作物业公司前期介入小组在集中交付前90日（或180日）至集中交付前，重点完成各岗位人员的准备工作以及物业服务中心的整体管理构架。4.2.1物业公司在新项目交付前90日（或180日）成立前期介入小组，组成人员为地产服务部人员和物业服务中心经理。前期介入小组根据《前期物业管理方案》确定人员进场时间，向地产相关项目公司提交，7天内审批完成后展开后续工作。人员进场时间及培训计划见附表（附表一）。4.2.2集中交付前1个月完成所有储备员工的岗前培训以及工作流程的学习，确保物业接待人员熟知与本物业有关的多种情况，包括物业的建筑结构方面专业1页共10页知识、本物业多种不同户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。同时熟知与业主利益有关的多种情况，包括开发商的情况、业主与发展商易生纠纷的事宜处理、装修注意事项等。4.2.3前期介入小组协助物业服务中心该完成项目交付前的倒退计划，此项工作在交付前90日完成，并报总经理审批通过后实施。4.2.4工程部人员进驻后，主要负责整个设施设备的安装跟进，将安装过程中发现的问题每周汇报至地产服务部，地产服务部以工作联系单通知地产相关项目公司，3日内得到答复，并及时跟进整改完成情况。4.2.5集中交付前20天，物业服务中心制作完成《业主手册》，并经品质管理中心审核通过，完成各项规章制度。4.2.6物资的采购流程：物业服务中心经理将所需采购的物资详单计划完成后，报总经理审核。审核完成后3日内报地产相关项目公司审批，并签订支付协议。评审及会签完成后，根据支付协议完成采购。此项工作在集中交付前15天完成。4.2.7集中交付前30日完成工作服装的统一定做，着装统一上岗。4.2.8物业用房的装修方案由物业公司品牌策划部策划完成后，报总经理审核。审核通过后提报项目公司进行审批，审批完成后进行装修，该项工作必须在集中交付前40日完成。4.2.9地产相关项目公司在集中交付前30日完成对物业服务用房的移交。4.2.10集中交付前1个月所有人员经培训合格后上岗，均能独立完成本职工作。4.2.11集中交付前15日，地产营销部负责完成对物业移交业主档案资料。4.3参与竣工验收工作地产服务部及物业服务中心工程人员应参与地产组织的各项竣工验收，掌握验收过程中出现的问题，为物业公司与地产内部接管验收做好准备。4.3.1地产项目公司在新项目各单项工程验收、分期竣工验收、综合工程验收阶段，提前一个星期通知物业参与各阶段工程验收。4.3.2物业接地产竣工验收通知后3日回复，并选定2-3名工程人员参与地2页共10页产项目的竣工验收，旁听并记录工程竣工验收情况，为与地产内部接管验收作准备。4.3.3验收小组必须熟知该项目竣工验收的各项验收情况，将竣工验收中发现的问题汇总整理，完成后交付地产服务部。4.4工地开放日工作本阶段重点工作是在工地开放日展示物业形象，以及协助地产完成对业主的集中交付。4.4.1一般在集中交付前一个月，地产项目公司会组织该项目的工地开放日，物业公司在接到通知后，第一按照地产的要求完成本职工作，第二在工地开放日上展示物业公司的形象及服务内容。4.5精开荒的管控工作在接到地产项目公司的集中交付时间后，物业公司根据精开荒的标准程序选定施工单位并商定价格后，制定精开荒实施方案，3日内向地产相关项目公司提交审核。3日内得到答复，确认后签订精开荒保洁施工协议，展开施工。精开荒保洁工作在集中交付3日前完成。4.6业主交付工作4.6.1前期介入小组组织在集中交付前3天开始成立交付工作小组，成立当天进行工作详细部署。4.6.2业主集中交付工作流程详见《房屋交付流程（物业类）指引》和《房屋交付管理规定》。4.6.3集中交付完成后物业服务中心工程人员负责对装饰装修工程进行验收。业主住宅装饰装修完工后，物业公司应及时组织人员验收，对符合规定的工程办理验收手续，对违规和存在问题的工程，限期改正，重新进行验收。参照文件《物业装饰装修管理协议》。4.7内部交接验收工作在项目集中交付前一个月至完成交付三个月内，地产项目公司对物业重点移交房屋公共区域、设备设施配套、绿化景观、社区服务配套、公建服务配套等，物业公司对以上各项进行验收交接。3页共10页4.7.1在工地开放日完成后，地产项目公司会通知物业公司参加对该项目的初验，以确定集中交付的时间。在此之前3天，前期介入小组会自行组织物业公司各相关专业人员对该项目的公共区域设备设施和绿化景观等进行初验，将发现的问题集中汇总，以待参加地产组织的初验时提出，并做好相关会议记录。4.7.2对公共区域设备设施验收的标准，参照文件《物业内部接管验收手册》。4.7.3内部接管验收的流程4.7.3.1在建设项目竣工验收前，施工单位应将有关技术资料系统整理，分类立卷，在验收时交建设单位归档保管，以适应后期管理、维修的需要。验收时移交的技术资料主要有：竣工图：必须加盖建筑工程竣工图章、设计单位章、建设单位章、施工单位章、监理单位章。设备清单：包括设备名称、规模、数量、产地、主要性能参数、说明书、单价及随机工具、备品备件等。设施设备安装合同及维保合同复印件。部分设施设备管道或管线的隐蔽工程验收记录。e：设备安装调试记录，如管道系统的试压、试漏检查记录，暖气、卫生、空调、电气、电信、通风、供水、供气(煤气、蒸气等)、消烟灭火、防暴报警、电视监控等工程的检查和接地试验记录等。关于建筑物、构筑物的使用注意事项说明。有关该工程项目的其他重要技术决定和文件。4.7.3.2具体实物的验收接管，逐项进行数量清点。（完善接管实物的数量、规格型号、参数、说明书、合格证以及备案证等清单）。4.7.3.3设备设施功能的验收，详见：《物业接管验收手册》。4.7.4内部交接的复验：对于验收不合格项，由地产项目公司责成施工单位制定整改方案、整改完成时间，达到时间节点后通知物业服务中心，由地产服务部组织相关人员协助进行复验，直至复验合格后物业服务中心方可进行该项交接。4页共10页4.7.5验收的最终归档，在新建项目中如遇不可避免的因素造成的无法更改的问题或弊病，应该以工作联系单的形式通知地产项目公司，由地产项目公司、施工单位、监理单位、物业公司共同签字盖章认可后归入交接验收档案。4.8项目后评估工作4.8.1集中交付完成一周内根据现场交付情况提交一份现场交付情况报告，日内提交一份内部交接验收情况汇总报告（附表三）。4.8.2继续追踪在项目交付过程中未完成的事项，每月度去现场巡视不少于次，参加各种未合格项的复验和交接验收，直至完成交付。4.8.3项目交付完成三个月后协助物业服务中心召开该项目后评估。项目经理牵头召开，参会人员为客服主管、工程主管、秩序维护主管、保洁主管。一个月内完成后提交至物业公司，经地产服务部审核完成后提交总经理。参照文件《物业项目后评估编写工作指引》。4.8.4地产服务部负责项目后评估工作的整理和审核，在每个项目交付完成后对影响物业后期管理的问题进行对标汇报，提炼部分重点问题形成建筑类部品标准化。4.9资料的更新与修订负责收集审核各物业服务中心在交付前后对该项目中所发现的问题,并监督追踪对所出现问题的整改完成情况。依据各项目提供的项目后评估报告定期更新《地产（物业类）规划设计指引》。4.10物业管理前期介入费用来源4.10.1物业管理前期介入过程中的专项介入小组人员工资及办公费用由地产相关项目公司承担。4.10.2前期物业管理中保洁精开荒、前期开办费均由地产相关项目公司承担。相关文件《物业内部接管验收手册》《地产（物业类）交付流程工作指引》《物业项目后评估编写工作指引》5页共10页相关记录附表一：人员进场时间及培训计划表附表二：内部交接验收情况汇总报告流程图或重点事项图表无。附加说明：本文件末次修订起草人：本文件于2019年3月首次发布。本文件由物业公司地产服务部负责解释。6页共10页附表一各单位\部门早（前）期介入职责表单位名称地产物业公司

部门 早（前）期介入职责设计管理部 a、通知物业公司参与立项阶段的定向研讨和图纸会审。b、对物业公司提出的建议给予及时反馈。设备管理部 c、提供工程图纸及资料。d:通知物业公司参与后期管理成本测算。营销部 a:进行物业费和《前期物业管理方案》的审核及确定。b:完成对售场服务中心组建方案、费用的认可。地产 a:对物业公司提出的建议给予及时反馈。项目公司 b：支持物业早（前）期介入工作的开展。通知物业公司参加各种公区设施设备的初验、复验、终验。提供工程图纸、技术资料、施工进度计划等重要资料。地产服务部a、参加规划设计阶段的定向研讨和图纸会审。b、项目巡视与跟进。c、协助内部交接验收。业服务中心a、全面负责前期物业管理工作。经理 b、全面负责与地产项目公司进行沟通联系。物业服务中心a、设备进场后安装阶段的全面跟进检查、验收。工程部 b、公共区域设备设施配套、绿化景观的跟进巡视。物业用房的交接验收。业服务中心a、交付现场的秩序维护、引导。秩序维护部物业服务中心保洁部物业服务中心客服管家7页共10页附表二：人员进场时间及培训计划表人员进场时间计划商住综合体新建商业住宅后续开发住宅项目经理180日90日90日工程部人员180日60日30日秩序维护部人员90日60日15日客服管家人员60日45日15日保洁部人员60日45日15日人员培训计划商住综合体新建商业住宅后续开发住宅工程部人员7天7天7天秩序维护部人员30天30天10天客服管家人员15天15天10天保洁部人员7天7天7天8页共10页附表三：内部交接验收汇总表项目名称： 汇总时间：项 目 目前验收交付情存在问整改完成时最终交付情况 题 间 况楼宇内大厅及走廊、照明地下车库照明公地下车库、道路及交通设施共区物业服务中心用房域公共区域土建、强电、地上排水系统各楼座地下配电间绿室外景观化景室外绿化观电高、低压变电站气楼宇公共区域照明、系开关、插座及配电箱统暖通机组空冷冻机组调水泵、换热器等设备系暖通管路系统统公共区域暖通管井楼宇排气设施公共区域生活用水给室外给水系统排二次增压设备水排水管路等设施系统有压自动排水系统公共区域排污管井及管路电梯轿厢及设备电井道与底坑附属设备梯曳引及其它设备系统井道门等电气控制设备系统9页共10页其它各种指示标志灯喷淋头/烟、温感、手报等消消火栓管路及设备防灭火器