物业服务社区文化活动工作方案

物业服务社区文化活动工作方案总则1.1本文件为**物业主办或承办社区活动的相关工作事项提供指引。1.2本文件适用于**物业各地产项目社区活动的制定、准备、开展及后续工作。定义社区活动——指晚会类、出游类、服务类、节日类、运动类等活动，并对各类活动的计划、调研、策划、预热、筹备、彩排、开展、后续等阶段提供服务。职责3.1品牌策划部：负责物业公司社区活动的年度计划制定、发布；主导前期调研；主导预案编写；会签发布；根据需要协助设计、制作物料：筹备；现场指导；新闻稿件审核发布。3.2各物业服务中心：负责本单位年度计划提交；前期调研；预案编写；执行宣传方案；执行社区活动方案；人员配备；物料准备；筹备；现场布置；现场实施；新闻编写；满意度调查。工作要求4.1活动调研4.1.1年度社区活动计划调研4.1.1.1了解社区人群对社区活动的需求；4.1.1.2了解社区中适用于社区活动的资源；4.1.1.3了解社区周边可利用的赞助资源。4.1.2月度社区活动定向调研4.1.2.1了解社区人群对社区活动的时间、地点、过程的建议；4.1.2.2了解社区中适用于社区活动的资源；4.1.2.3了解社区周边可利用的赞助资源。4.1.3通过年度社区活动计划的调研，汇总下年度全年社区活动计划，并于12月日前提报品牌策划部。4.1.4根据下月社区活动需要，提前7天进行月度社区活动定向调研，制定社区活动计划，并于当月25日前将下月社区活动预案表提报品牌策划部审批。1页共10页4.2活动选定4.2.1根据项目类型，各项目选定适合的社区活动进行开展。4.2.2项目类型分为社区类、大厦类、别墅类、售场类。4.2.3活动分为出游类、晚会类、节日类、运动类、服务类（指为业主提供的专属特色服务，并以该服务作为一项开展的社区活动）、其他类等。4.3活动时间4.3.1根据年度计划表，选择活动月份中的节假日或周末时间开展，需关注天气的变化。4.4活动地点4.4.1根据选择活动类型进行确定，如初定场地为户外，需确定户内方案为备选方案，如需场地租用，需与相关单位沟通。4.5活动合作方4.5.1通过三家比价，选择性价比高、优质实用的单位作为社区活动的合作方。4.6活动前期工作4.6.1活动预热阶段（活动前半个月至一周）4.6.1.1海报或通知：设计（明确参与活动的奖品，对业主要有吸引力）；制作、张贴（社区宣传栏及单元宣传栏，分别张贴）；4.6.1.2横幅：品牌策划部确定横幅内容，转各单位自行安排制作及安装；4.6.1.3其他：电话通知、短信提醒、走访告知等方式（活动前一周）；4.6.1.4统计报名人数，必要时须采取小众营销的方式，即4.6.1.3中的方式（活动前一周）。4.6.2活动准备阶段（活动前半个月或活动前一周）4.6.2.1彩排（晚会类）：彩排前需召开筹备会，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜、人数、时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责；提前预约各环节负责人及相关单位准时参加彩排，根据节目特点，彩排环节请演艺公司确定各节目所需的灯光及特效，如：音响、灯光（追光、摇头灯、彩灯）、电源、舞台特效（冷焰火、泡泡机、烟雾）等问题；2页共10页4.6.2.2踩点（出游类）：召开踩点前筹备会，提前预约各环节负责人及相关单位准点参加踩点，踩点环节请工作人员确定停车点、人员休息点、集合地点、安全保障、路线等问题；根据踩点，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜及时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责；4.6.2.3走场（运动类）：召开筹备会，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜、人数、时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责。提前预约各环节负责人及相关单位准点参加筹备会，筹备环节请工作人员确定场地安全性、活动用具的安全性、医药箱、人员休息点、颁奖点、场地规划、秩序维护、器械保管、如因外力因素（天气等）原因造成活动场地更换的情况下，场地的调整和以上内容的筹备，确定活动流程及相关环节工作；4.6.2.4筹备（其他类：室内、院区等）：召开筹备会，确定活动中各相关负责部门及单位的具体工作事宜、人数、时间等问题，如有合作方，需合作方负责人一并参加，明确各自的工作职责。提前预约各环节负责人及相关单位准点参加筹备会，筹备环节请工作人员确定停车点、人员休息点、集合地点、安全保障、物料保管等问题，确定活动流程及相关环节工作；4.6.2.5经费及赞助：根据活动的大小、具体情况，确定各项费用支出明细，礼品、奖品与相关单位沟通协调，减少经费支出，尽量使用集团各公司资源。另外，横幅及海报制作费、演艺公司费用、租车费、物品及服装租赁费、餐费、门票费及其他明细，在活动开始一周前，完成审批，如超出预算，需进行会签评审；4.6.2.6资料准备：提前准备活动中所需的资料，如发言稿、演职人员通讯录、重点业主邀请名单、主持词、业主满意度调查表等；4.6.2.7物料采购：根据活动需要、礼品需要，提前购置活动所需物品资料，分发给相关部门责任人（如需采购烟花，需注意烟花的保管存放问题）；4.6.2.8提前一周，每天关注活动期间的天气情况（如遇大风、雨天，转室内场地或变更活动时间）；4.6.2.9活动前一到两天搭建活动场地，由工程与秩序维护人员现场跟进，如有问题，及时沟通。4.6.3活动举办阶段（活动当天）3页共10页4.6.3.1晚会类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立车辆组、秩序维护组、舞台组、场务组、餐饮组、烟花组、工程组、礼仪组、保洁组、导演组、礼品组、摄影组等，根据活动大小确定组别和人数；4.6.3.2出游类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立车辆组、秩序维护组、礼仪组、保洁组、领队组、摄影组等，根据活动大小确定组别和人数；4.6.3.3运动类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立秩序维护组、场地维护组、裁判组、总务组、礼品组、礼仪组、工程组、摄影组、保洁组、器械管理组、服务组、领队组等，根据活动大小确定组别和人数；4.6.3.4其他类活动前会议：工作人员的各职能组领队需进行活动前会议，再次确定各项工作是否明确，确保万无一失，可设立车辆组、秩序维护组、舞台组、场务组、餐饮组、工程组、礼仪组、保洁组、领队组、导演组、礼品组、摄影组、物料管理组等，根据活动大小确定组别和人数；4.6.3.5活动前协调工作：及时与参与活动的合作单位、演员、业主或工作人员沟通，确保能够准时参加活动；活动负责人与活动小组成员要在现场跟进活动前的准备情况，如遇突发事件，立即解决；4.6.3.6活动场地安全：确保场地安全问题，需安排秩序维护人员维护现场秩序，礼宾服务人员要在关键路口进行引领指导；4.6.3.7活动影像资料：对活动全过程进行摄影、根据需求进行录像。4.6.4活动后续阶段（活动当天至活动后三天）4.6.4.1场地清理：由相关秩序维护员及保洁员在活动结束后对活动场地进行维护清理，确保第二天能够正常使用；4.6.4.2成果展示：由活动组织单位编写活动新闻后，冲洗照片后通过社区宣传栏展示给社区业主（活动后第二天）；4.6.4.3满意度调查：对业主进行活动满意度调查（活动开始前发调查问卷，活动结束后收集业主调查问卷的意见）；4页共10页4.6.4.4活动新闻：24小时内完成新闻编写，并上报品牌策划部；4.6.4.5活动总结：活动组织单位需对活动进行全面总结，效果、问题、业主满意度等，于活动结束后第三天提报品牌策划部。相关文件附件1：社区活动执行时间流程表附件2：社区活动预案表附件3：社区活动调研表附件4：社区活动总结表相关记录无。流程图或重点事项图表社区活动指引流程图附加说明本文件首次起草人：。本文件修订人：。本文件由**物业品牌策划部负责解释。5页共10页附件1：社区活动执行时间流程表序号起始时间工作内容标的完成时间验证部门备注确定本单位次年社区活动计划，参照111月社区活动调研“4.5活动前期工作”中的内容，提交品12月15日品牌策划部牌策划部212月20下月社区活动预案表根据本单位次年社区活动计划，编写下12月25日品牌策划部月社区活动预案表，提交品牌策划部3活动前半月至一周活动预热根据活动需求，完成相应宣传工作，参活动前一周品牌策划部照“4.5.1活动预热阶段”的内容活动前半月至一周活动准备完成活动开展前准备工作，参照“4.5.2活动前一周各单位报备品牌策划部活动准备阶段“的内容4活动当天活动开展顺利开展社区活动，参照“4.5.3活动举活动当天各单位品牌策划部参加办阶段”的内容进行/报备品牌策划部5活动结束后24小时活动后续完成活动后续阶段工作，参照“4..5.4活动后24小时内各单位活动后续阶段”的内容进行品牌策划部6页共10页附件2：社区活动预案表社区活动预案表主办社区参与社区活动名称活动目的活动时间活动地点前期宣传方式1、活动前准备流程2、3、……1、活动当天流程2、3、……1、业主：参加人员2、员工：3、协助方：费用明细其它单位负责人签字品牌策划部意见分管领导意见总经理意见注：1、表格版式、字体、字号严禁调改，可因内容增多而扩大列表宽度。2、每月25日前将本单位下月社区活动预案表报至品牌策划部。3、要求在每个活动结束后一个24小时内，将活动新闻及照片提报品牌策划部。7页共10页附件3：社区活动调研表社区活动调研表社区名称

调研时间业主姓名

联系方式个人爱好可支配时间是否参加过社区活动喜欢的社区活动类型（出游、晚会、运动、节日、文艺）关注的宣传方式 （横幅、海报、宣传栏、LED灯、展架）对社区活动的建议备注第8页共10页附件4：社区活动总结表社区名称活动时间参与业主活动费用前期准备阶段活动过程阶段活动后期阶段

社区活动总结表1、宣传周期：2、前期踩点：3、物料筹备：4、活动方案：5、本单位工作人员活动熟悉度：1、活动中方案的可执行性与周全性：2、活动中发生变故时的灵活性：1、活动后期的宣传：2、活动的总结与可复制性：3、活动后期报销问题：社区活动业主满意度备注第9页共10页社