企业外部沟通机制方案

企业外部沟通机制方案（一）建立企业外部沟通机制的意义外部沟通。这是指物业管理企业与外部环境之间信息的交流。物业管理中必须进行外部沟通是由两个基本因素决定的。第一、随时反映业主需求的要求。第二、管理服务过程的要求。因此，在物业管理中进行外部沟通是十分重要的协调工作。企业并非生存在真空中,而是生存在与业主、客户、顾客、第三方服务供应商、政府、竞争对手、金融机构、社会公众共同组成的社会大环境中。企业的资源必须来自外界,而企业的产出必须输出到外界,才能实现企业配置和转化资源并从中取得利润的经济目标。从更深层的意义上来讲,企业是为满足外部需要而存在的,如果企业的服务不能满足外界市场和顾客的需要,企业的生存就会产生危机。因此,最终是顾客和市场决定企业的生死,而不是企业自己。因此,企业必须与外界有良好有效的沟通。政府是企业游戏规则的制定者和监督者,同时也是某些企业的顾客。与政府部门的沟通相当重要,现代管理学发展出了一门新的学科──企业公共关系学,讲的就是企业对外沟通,其主要沟通目标对象就包括政府。只有及时了解了游戏规则,才能平违反游戏规则,戴着镣铐跳舞;同时,只有经常沟通,与政府达成了良好的理解与关系,企业才能获得政府必要的支持,才能影响规则的制定和修改。在企业与外部的联系中,与政府的沟通首当其冲。市场和客户、以及第三方服务供应商、竞争对手、金融机构,构成了企业必须与之良好沟通的第二大类群体,可以把它们统为商业群体。商业群体直接左右企业的生存、发展和效益,与它们的沟通如何,直接影响到企业的当期经营现状,并连续影响企业长远利益。现在,与顾客的沟通已经构成了一门新管理学科──客户关系管理学,与供应商的沟通合作也构成了一门新管理学科──供应链管理学,与经销商和最终客户的沟通则也构成了另几门管理学科──广告学、市场营销学等,与竞争对手的沟通也构成了商业情报学科,等等,不一而足。沟通缩短了企业与商业群体之间的距离,加深了企业与市场之间的了解,加快了企业对于市场变化的反应速度,提高了企业经营管理效率与效能。企业并非只是与自己产品的顾客或潜在顾客打交道,互相传达信息,企业还要与社区、顾客的相关群体，即一般公众进行沟通交流。这是因为一方面,其他群体的意见和态度会影响企业的顾客购买企业产品；另一方面,企业在经营管理过程当中,过程与结果会影响到一般公众利益。如生产噪音、水污、气污、垃圾处理等环保问题；又如伐木场的树木资源枯竭问题,等等。企业如果与公众沟通不好、不足,就会危及企业的生存、发展。当今许多企业在公共关系方面愿意下大功夫,如捐赠、打公益广告,都是在进行必要的公众沟通。还有企业文化中的企业形象系统问题.事实上,作为企业文化的外化,企业形象系统是相当重要的。它不仅是对企业内部成员的要求,更是一种面向企业外部世界的一种营销和展现,即外部沟通。目前,企业、政府、个人形象设计与推广,已经成为一种新的现代管理学科。越来越多人认识到,企业作为一种社会存在,是社会总的大系统中的一员和一个部分,部分只有与总体进行沟通,达成协调一致,才能生存,发展,提升。一个企业，在于外部环境的交流过程中，根据自身的特点，找到有效的沟通方式，就可以与外部取得良好的沟通。（二）建立企业外部沟通机制的要求对现代企业来说，光闷头做好企业自身内部工作还远远不够，还需要企业不断加大外部渠道沟通的力度，尤其是各种公关活动的有序开展，才能使企业在社会上不断取得应有的声誉。我们认为，以下四个方面应引起现代企业的高度重视。1.企业在发展中应密切联系社会，关注民生。企业除了持续推出优质服务之外，还要尽量多与社会各个方面进行交流，把企业的日常经营服务搞活搞好，做得要有声色，在社会上建立一定信誉。比如固定节假日，推出各种社区活动，进行感恩答谢。对社会上组织的各种有意义的公益活动应积极参加，采用不同的方式介入进来，处处体现企业的声音，其目的就是抓住一切机会多与社会深入接触，融入其中，在活动中倾听外部对企业的意见和建议，将有效沟通融化在与社会的广泛交流中去，促进社会公众与企业之间的相互了解和认识，于无形中提升企业自身的形象和品牌影响。因此，对公众来讲，要全面客观地来看待企业，把企业放到一个相对较长的时间内就其社会责任和义务做综合性的分析，以判别企业对社会的贡献值，这是需要的。2.企业应加大与政府部门的公关力度。企业要加大与政府、工商、税务、法院、公安、交通等部门的联系，经常与其互动，达成一种默契，通过电子邮件、短信等形式传达企业有关资讯，扩大企业在政府层面的美育度、知名度。这就要求企业平时应多走动多联系，建立走访制度，加深了解，寻求有效沟通，让政府部门知道企业在守法做事、在依法经营、在依法纳税，等等，努力争做好企业公民，获得政府部门各方面的有力支持，保持良好的关系，这一点在今天看来尤为重要。通过各种公关活动的开展，可以进一步打消有关政府部门对企业认识上的一些偏见或看法，有利于企业发展环境的建立。3.企业应不断重视与媒体部门的交流。现代企业在今天，要不断加大和重视媒体的力量。企业资讯部门应定期向各类媒体发布多种信息，包括产品信息、管理创新信息、企业文化活动、企业重大节日、企业发展中的疑难问题等。这些信息要让媒体了解，不断引起媒体的关注，并配合媒体采访做好企业的对外舆论服务工作。同时，企业资讯部门要对媒体资源做到妥善管理，及时跟踪。要采用多种形式经常性地和媒体进行交流，寻求媒体对企业的关注、支持和理解，与媒体成为朋友。例如企业资讯部门可以安排企业管理者与媒体见面、发布信息、报告、演讲，与之互动交流。或邀请媒体到企业参观访问，与员工代表座谈交流、畅谈心声。这都是有效的企业与媒体的互动内容，这种与媒体良好关系的建立对企业来说也是非常有意义的。况且，媒体的持续关注更有利于企业良性的发展。4.有能力的企业要重视展馆建设。如果企业能有固定场所或渠道与社会相接触那是再好不过的事了。比如企业宣传场馆的建设，就是一种很好的方式，可以系统展示企业发展的历史，及时将企业新技术新业务亮相与演示，观众可以随时来这里参观，了解企业，通过这些新技术新业务再看企业的发展艰辛历程就会感觉到做企业不容易，也更会包容企业，理解企业。这些企业展馆是固定的，带有一定的企业财富色彩，企业文化拓展的领地，更容易被社会大众所接受。（三）建立企业外部沟通机制的具体指