三泰公司行政公关工作制度手册

PAGE索引7.1公文管理……………………137.2印鉴管理……………………157.3保密制度……………………167.4例会制度……………………177.5接待制度……………………187.6办公用品管理………………197.7电脑管理……………………207.8电话及传真管理……………217.9车辆使用管理………………227.10写字楼管理…………………238.公关管理8.1加强信息交流工作…………248.2建立音像资料系统…………258.3组织大型活动,宣传公司形象………………258.4公司对外捐款与赞助工作…………………258.5新闻发布的规定…………268.6有关公司形象突发事件的处理程序……288.7制作宣传印刷品的管理…………………319.档案管理9.1定义……………339.2档案管理原则…………………339.3档案管理体制…………………339.4档案收集………………………339.5档案处理………………………396档案管理现代化………………437档案处罚………………………4410.附件附件1.《收文处理专用纸》……………………45附件2.《发文纸》…………………46附件3.《印章使用申请单》……………………47附件4.《办公用品领用登记表》…………………48附件5.《电脑耗材领取登记表》…………………49附件6.《汽车行驶任务单》……………………50附件7.《乘坐出租车登记表》……………………51附件8.《车辆维修申报单》……………………52附件9.《档案移交登记表》……………………53附件10.《档案卷内目录表》……………………54附件11.《档案借阅申请表》……………………55附件12.《档案销毁登记表》……………………56附件13.《档案摘录复印申请表》………………57

7.行政管理7.1公文管理7.1.1收文A.收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。收到上级机关、北京市政府各部门及有关单位的公文后，均应由行政公关部按照密级、挂号文件、重要程度、文件内容、内部资料等根据阅批范围，由行政公关部及时送阅处理，并负责催阅、催传。为提高传阅速度和保证文件安全，文件送到后，公司领导和部门领导要及时阅看，阅签后及时退回行政公关部。公文不得带出公司。E.各部门对公司领导批示的公文要及时处理，并将处理结果注于公文阅办单上，处理完毕后退交行政公关部。F.传阅文件，请阅后签名并注明阅文日期。G.公司领导及部门领导开会带回的有关公文及会议文件一律交行政公关部登记、处理、存档。H.凡上级机关和北京市政府发给有关部门的重要文件，应将原件送交行政公关部存档，复印一份给部门办理或留存。有关部门、地盘工作简报、通报、报告由行政公关部统一登记后，按派送范围及时送达。J.有关部门的进度表、图纸等按规定时间送达行政公关部汇总、存档。7.1.2发文凡以AA公司（北京）有限公司名义制作的公文，文件的起草由相关部门具体承办，填妥《发文纸》（附件2），部门领导核签（如与其他部门业务有关的文件，应请有关部门会签）。部门已签署的文件草稿应先交行政公关部核稿，确定发文编号、范围、印发份数和缓急程度，由行政公关部呈送主管领导审批签发。签发后的文件由行政公关部负责盖章，并按印发范围发文，文件底稿由行政公关部存档。C.发文应遵照公文格式及字体规则：文号：四号仿宋GB2312左齐标题：三号黑体居中正文：小三号仿宋GB2312视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）倍行距，并通过调整字间距，尽量避免“此页无正文”或段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。附件：正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。成文时间：四号仿宋GB2312右齐以领导签发日期为准印章：除会议纪要外，应加盖印章。抄报、抄送：四号仿宋GB2312与正文齐D.公文用纸统一采用国际标准A4型，左侧装订。以“AA公司（北京）有限公司”名义或子公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。E.AA公司（北京）有限公司名义发文，其发文号为：AA公司地产京（部门）字（年份）第（序号），具体文号如下：行政公关部：AA地产京行政字（年份）第（ⅩⅩ）号人力资源部：AA公司地产京人力字（年份）第（ⅩⅩ）号资金财务部：AA公司地产京财务字（年份）第（ⅩⅩ）号投资策划部：AA公司地产京投资字（年份）第（ⅩⅩ）号合约管理部：AA公司地产京合约字（年份）第（ⅩⅩ）号设计研究部：AA公司地产京设计字（年份）第（ⅩⅩ）号经营销售部：AA公司地产京销售字（年份）第（ⅩⅩ）号AA公司BB发展部：AA公司地产京紫金字（年份）第（ⅩⅩ）号AA公司CC发展部：AA公司地产京馥园字（年份）第（ⅩⅩ）号AA公司DD发展部：AA公司地产京凯旋字（年份）第（ⅩⅩ）号F.严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。G.拟发传真时，先填写传真登记表并按传真对象要求选用公司传真书写纸，力求字迹工整，言简意明。7.1.3各部门都必须严格执行《AA公司（北京）有限公司公文处理办法》的规定，对本部门保管、发出或签收的公文要指定专人按公文要求分类管理，妥为保存，年终归档，严防公文的散失。行政公关部将定期对各部门保管和处理的文件进行检查指导，维护公司公文的严肃性。7.2印鉴管理印章是公司凭信的标志，具有法定性和效用性。公司印章的保管与使用是极为严肃的，为此特做如下规定：A.公司和各部门印章由行政公关部统一管理，并指派专人保管。B.各部门需用公司印章的文件必须是部门领导审定的正式文本，并填写《印章使用申请表》（附件3），注明时间、用途、份数等由行政公关部呈主管领导批准后方可用印。凡公司领导已签署的文件、合约、标书等，如需用印，经领导同意，可直接与行政公关部联系办理。非签约等特殊情况，不得携带印章外出，必要时须经公司领导批准，经办人递交借用申请，或由行政公关部安排专人执章陪同前往，用后及时归还。E.一般性事务，部门经理可直接与行政公关部联系办理用印事宜。凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度，认真履行登记签字手续，不得擅自扩大使用范围，印章须有专人保管，不得随意转交他人。G.印章的销毁⑴因更名、损坏等原因需刻制新印章时，应按印章管理权限，由使用部门将旧印章交回印章管理部门或公司。⑵如因业务需要继续使用旧印章时，须经印章管理部门同意，暂缓销毁，但使用时仍按印章批准权限办理。⑶需销毁印章应交回行政公关部，并由2人办理且需登记备案。7.3保密制度做好安全保密工作是公司每位员工义不容辞的责任和义务，各部门负责人对本部门的保密工作负直接责任。公司内部的文件、资料、管理规定、发展动态、重要商业活动日期、重要客人来访、人事变动、工资福利等均属于商业机密，未经允许，一律不得向外界和公司其他员工透露。严禁在办公桌上存放密级以上的文件、资料，不得在与外来人员交谈或交往中泄露公司商业机密。员工在使用完电脑后，要及时关闭，并将软盘放在上锁的地方，避免遗失和泄露信息。公司领导的办公室、会议室以及文件柜、资料柜，任何员工未经允许不得擅自入内或开启。外来人员到公司联系业务，因公司办公区域为开放式，均应到会议室商谈工作。员工在与外单位人员进行业务交往中出具公司有关资料和信息，须经部门经理同意。凡发往集团公司和系统外的传真，必须由公司分管领导签字后才能发出。凡因违反公司有关规定擅自泄露公司机密，造成损失的，后果一律自负，情节严重的，公司将追究其法律责任。公司临时聘用的勤杂人员，在从事清扫、修理等服务工作时，须经行政公关部同意方可进行，其余无关人员一律不得随意出入办公区域。公司保密工作由行政公关部负责，各部门涉及到有关保密工作的事情，请及时知会行政公关部。7.4例会制度7.4.1公司总经理例会A.会议时间：每星期召开一次，定于每周一上午9点。B.参加人员：董事长、总经理、副总经理（列席人员另行通知）主持：胡平记录：欧阳国欣C.会议内容：公司经营情况（包括地产和工程承包的运作情况）。公司业务拓展情况。公司的财务状况（资金回笼及投入情况）。研究决定公司内部的人事政策及人员提升、调动及奖惩。公司购置除自用房、轿车、大屏幕电视机等以外固定资产的决定。D.会议地点：小会议室7.4.2总经理办公会A.会议时间：每周一次，定于每星期六上午9时在公司会议室召开。B参加人员：总经理、副总经理、助理总经理及各部门负责人主持人：胡平记录：行政公关部C.会议议题：详细内容另行通知D.会议地点：公司会议室7.4.3地盘例会A.会议时间：每月召开两次，于月中、月末进行B.参加人员：项目发展部、资金财务部、合约管理部、设计研究部主持人：HP记录：项目发展部C.会议议题：提前三天通知D.会议地点：公司会议室7.4.4会议纪律A.行政公关部根据会议要求，负责会议通知。B.会前行政公关部人员将会议室收拾整洁，茶水准备妥当，会议中及时添加茶水。C.与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，按会议时间、地点准时出席会议。D.根据会议内容要求，与会人员应预先做好资料、文件及发言准备。E.会议进行中，与会人员如需要处理紧急事项，应向会议主持人请假。F.会议进行中，一般不允许打扰，如有紧急事项，需经行政公关部秘书通知。G.参加重要会议人员，要严守秘密，会外不得谈论会议内容。H.根据会议要求，行政公关部指定人员做好会议记录。7.5接待制度A.接待工作是公司公关工作的重要组成部分。此项工作的效率和质量体现着我公司的精神风貌及公司形象，在接待时要注意“热情、礼貌、周到、节俭”。B.公司的日常接待、宴请、馈赠工作由行政公关部负责。C.接待：⑴凡北京市有关领导及系统内上级领导来公司检查指导工作或洽谈业务应由公司领导接送，行政公关部负责安排接待计划，即活动、宴请、馈赠和接送事务。⑵国内及有关公司领导来京洽谈工作、考察业务、由公司领导接送，行政公关部负责接待事务。⑶国内及有关公司部门领导来京办理公务，应由行政公关部负责接送，公司对口业务部门配合。⑷系统及有关单位一般人员来京公务，均由行政公关部负责接待。D、宴请⑴上级领导及其他公司领导来京，由公司领导宴请，原则上接风、送行各宴请一次。国内及有关公司部门领导和一般人员来京，原则上不宴请，只在公司用餐，公司对口部门领导陪同。E、馈赠礼品⑴因工作需要确需送礼时，公司助理总经理以上领导可本着经济、大方、得体的原则馈赠客人礼品，其他人不得馈赠。⑵馈赠礼品应由行政公关部采购、登记。7.6办公用品管理公司办公用品由行政公关部统一购买，定期下发或领取。凡部门、项目发展部需购买不在配发范围之内的办公用品或专业用书，应事先提出购买计划，由行政公关部询价购买，专业用书可责成部门购买。B.采购来的办公用品及专业用书，应由行政公关部验收登记后，方可领用。领取办公用品需在行政公关部登记，填写《办公用品领用登记表》（附件4）。行政公关部在发放办公用品时要注意控制。员工使用办公用品应注意节约、爱护公物，无故损坏的应予以修理或酌情赔偿。C.部门、项目发展部领用的共用办公用品及专业用书，应指派专人保管，各部门领导负责。D.凡所购买办公用品超过500元以上的，要由公司主管领导批准。单价超过2000元的，应列入固定资产，需经公司总经理批准。E.当所领用的低值易耗品，失去使用价值时，应向行政公关部申请注销。凡离开本公司者，必须交回所领用的除一次性消耗品以外的一切办公用品。电脑管理电脑资源的合理配置和充分应用，注重电脑应用的成本效益，借助电脑科技提高工作效率，增强公司的竞争能力，间接提高经济效益，提升公司的管理科学化水平和社会形象，是公司电脑管理发展的目标。7.7.1电脑硬件、软件及各种消耗品的采购各部门、项目发展部或子公司需要添置电脑硬件、软件设备时，均需先写出购置申请，部门领导签署意见交行政公关部，由行政公关部报公司主管领导审批。经公司主管领导批准后，行政公关部电脑管理员负责进行询比价，并办理采购事宜。电脑软件由公司行政公关部电脑管理员统一购置并负责安装。各部门如有特殊软件安装要求，报公司行政公关部备案后购买相应软件，原装软盘或光盘及软件应用手册需在电脑管理员处留存管理，并由电脑管理员指导安装。为遵守软件版权，防止电脑病毒，未得到电脑管理员许可，各电脑使用者不得自行安装软件。绝对不许在公司的电脑中安装游戏软件；电脑消耗品由行政公关部统一购买，行政公关部本着优质低价的原则购买，各部门根据需要在行政公关部领取并在《电脑耗材登记表》登记（附件5），不得自行采购电脑消耗品。7.7.2电脑设备的维修保养、调拨、报废行政公关部负责对公司全部电脑进行统一维修保养管理。若电脑出现故障，需尽快通知电脑管理员，由电脑管理员检查并确认问题，排除故障或通知电脑公司维修。行政公关部有权根据需要调拨公司各部门的电脑设备。各部门的电脑设备如需做报废处理，需经电脑管理员检查，确认可以报废时，由行政公关部办理报废手续。7.7.3电脑网络管理负责公司网站（页）的文字编辑，公司网址的注册，并负责与集团公司网站联接。B.负责对网站（页）内容进行定期添加、更新。C.负责接收公司电子邮件。D.负责公司局域网的建立与管理。7.8电话及传真管理7.8.1电话公司用于办公的电话、传真机的申请、安装、维护、保修、交费统一由行政公关部办理。B.地盘电话单机的申请、安装、交费亦由行政公关部办理。C.公司电话除公司领导外，一般不开通国内、国际长途业务，业务部门员工拨打长途，需经部门经理同意后，在行政公关部拨打长途电话并在长途电话登记本上登记，通话时注意言简意赅。D.凡未按公司规定，擅自开通国内、国际长途的，一经查实，所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。7.8.2传真机公司传真机专用于接、发传真，员工不得擅自利用传真机打电话，否则费用自理。员工发送传真应先问清操作程序，避免因操作失误而损坏机器。凡上级单位发送来的传真，一律由行政公关部负责登记，送领导传阅。不得使用传真机办理私人事项。7.9车辆管理A.公司车辆主要是保证公司领导及接待有关贵宾用车。B.公司车辆由行政公关部统一管理并安排专人负责车辆的调度及其他事项的处理。C.公司车辆一律不准外借。若遇特殊情况，需报请公司主管领导批准后，方可办理。D.车辆调度原则上按照：上级单位领导、兄弟单位领导、协作单位领导及客人、公司领导在先，其次是部门正、副经理、一般工作人员顺序进行安排。特殊情况，还需根据工作的轻重缓急进行安排。E.部门员工因公用车应提前一天向行政公关部提出申请，并填写《汽车行驶任务单》（见附件6）。《汽车行驶任务单》经部门负责人签字后，交行政公关部根据情况安排车辆。在公司车辆少、用车地方多的现状下，部门负责人要顾全大局，统筹安排本部门工作，计划本部门用车情况，能合用一台车的尽量合用。F.如果行政公关部没有安排车辆，事情又较紧急，请示本部门负责人同意后，方可乘坐出租车。报销出租车票据时，需经本部门和行政公关部负责人严格审查，并填写《乘坐出租车登记表》（附表7），由分管总经理审批。G.每日上班前，司机必须将车擦洗干净，做好出车准备：上班后，须在指定场所待命，一旦接到出车通知，立即出车不拖延。行车中，做到文明驾驶、礼貌待客、服务周到。H.车辆使用后，司机需按指定地点(车库)将车停放整齐，并锁好车门，严防被盗或损坏。I.司机应在接到行政公关部的《汽车行驶任务单》后再出车。若因公司领导直接要车，要及时知会行政公关部，便于车辆调度。任何司机不得擅自出车。否则，公司将视其情况予以处罚。公司车辆实行定车定人责任制，个别情况由行政公关部临时调整。未经允许，非司机不得驾驶车辆，严禁无证驾驶。公司实行晚班和节假日司机轮流值班制，保证公司领导及有关人员在节假日工作用车。司机不得将车辆开回家泊车过夜。未经允许，擅自将公司车辆开回家过夜者，不但要受到批评，一旦发生车辆问题，责任将由当事人负责。夜间和公休日、节假日期间，未经公司领导或行政公关部经理同意，司机不得擅自出车。如有违反，将严肃追究责任。每位司机要听从指挥，服从安排，遵守交通法规和各项规章制度；要随时检修、定期保养车辆，保证车辆技术状况良好；经常保持车容车貌清洁美观，争做优秀驾驶员。司机要保证所配呼机电量充足，遇行政公关部传呼，要及时回电。车辆的修理由行政公关部统一安排。司机平时要爱车如眼，惜车如命，降低不必要的车辆损耗。车辆出现故障后要及时报告行政公关部，填写《车辆维修申报单》（附表8），经有关领导批准后，到指定修理厂修理。0.年终，对能全面遵守各项规章制度、工作积极主动，安全行驶无事故，节约油耗、降低车辆维修费的优秀驾驶员，公司将予以适当奖励。7.10写字楼管理A.写字楼是员工办公场所，严禁大声喧哗，聚众谈笑，要创造文明、舒适、清洁的环境。B.公司员工上班时间，必须佩戴胸卡，男士必须着西装或穿衬衫扎领带；女士着职业装，一律不准穿T恤（星期六除外）。C.无特殊报告事项，不得打扰公司领导开会。凡需到领导办公室，必须敲门通报，待同意后，方可进入。D.办公场所要保持桌椅整齐，文件物品摆放整齐，不得乱堆乱放，不得将公司秘密级以上文件放于桌面，注意做好个人桌面的清洁卫生工作。E.不应随便打断他人谈话，不准随便翻动他人桌上的文件。F.接听电话，要使用礼貌的小声语言，严禁电话聊天。G.不准在写字楼内吸烟、吃零食，不准随地吐痰，扔纸屑或其它污物。H.下班或加班后，员工要关闭办公室的电器开关，注意安全。I.写字楼内的办公设备以及绿化花草，未经行政公关部同意，部门员工不得随意挪动。J.工作时间内，不得看与业务无关的书刊、报纸、杂志等。下班时办公桌面文件、办公用品要摆放整齐。K.继续发扬“一张纸两面用”的企业精神，注意厉行节约。L.节假日前，由行政公关部牵头，组织各部门负责人进行安全卫生工作大检查，落实值班人员，检查水、电、门、窗、气开关是否关闭及保密文件是否安全存放。8.公关管理8.1加强信息交流工作8.1.1为进一步加强信息交流工作，提高公司对外公开宣传的水准，各部门、项目发展部、子公司必须及时将本单位发生的重要活动情况知会公司行政公关部。内容主要包括：对外交往、项目签约、开竣工仪式、贷款、买地、楼盘推出、工程进度、人事变更、联谊活动、文化娱乐及其他有关数据资料等。各单位必须积极支持此项工作。行政公关部亦将与各部门、项目发展部、子公司及时联系，做好资料的收集、整理及对外宣传工作。8.1.3新闻简报A.行政公关部负责传媒机构有关公司、子公司或部门之新闻报道及访问的剪辑，发给公司领导及有关部门。B.各部门或子公司如果要翻查旧简报，可向行政公关部查询。8.2建立音像资料系统8.2.1公司经常需要以相片或录像形式记录工程建设、地产项目以及公司的重大事件，公司的拍照及录像事宜均由行政公关部统一办理。8.2.2一般工程进度相片由项目部自行拍摄后交行政公关部作内部参考。8.2.3拍照、录像批准A.各部门、各子公司如需行政公关部协助进行照相或录像拍摄，应至少提前一天知会行政公关部经理，并应详细解释拍摄地点，要求及用途。B.各部门、项目发展部或子公司如需借用公司相片、相底、录像带或像带拷贝，必须登记签收，用后要及时归还行政公关部。C.所有工程、楼宇物业以及重大事件的相片经领导审定后，才能公开刊登。D.向外界聘请专业摄影师或录像师，需通过行政公关部统筹办理。8.3组织大型活动、宣传公司形象一般例行每年均举办的节日活动，请示公司领导后，由行政公关部全权策划，办理。B.其他大型活动如参加展览会、举办记者招待会等，必须由提议主办的子公司、部门总经理知会行政公关部经理该活动详情，由行政公关部报呈领导审定批准后，才予以执行。C.活动的策划、报价、设计、节目程序、宣传印刷、资料发放等事项由公司领导审定，行政公关部总经理负责监督执行。8.4公司对外捐款与赞助公司原则上只考虑对文化教育、医疗、赈灾、公益、环保等方面的捐款、赞助要求。B.捐款、赞助等数额在10万元以下，须经公司领导批准；捐款、赞助等数额在10万元以上，须统一由总经理办公会决定。C.各部门、子公司在接受社会各方面要求捐款、赞助的函、电之后，应及时办理报批手续，经公司主管领导批准后，具体事宜由行政公关部负责办理或自行办理后知会行政公关部备案。D.开幕、乔迁、新张致贺需送花篮等事宜，由各部门及子公司提出意见并由行政公关部统一办理。8.5新闻发布的规定8.5.1新闻发布的主要方式公司新闻发布的主要方式由发布新闻稿、举行记者招待会、接受或约见记者采访等项工作。A.发布新闻稿⑴新闻稿是公司对外宣传较为常用的方式，新闻稿发布事务由公司行政公关部统一办理。⑵凡涉及公司的新闻消息，由公司行政公关部组织编写新闻稿中文版[有需要时亦会翻译成英文]。新闻稿的内容必须经过认真核实，并由相关业务部门的主管审核会签，再呈公司行政公关部总经理批准发出。有关公司发展及财经性质的重要新闻稿，需由行政公关部经理审核并呈公司领导批准后发出。⑶新闻稿的发放，一般根据实际需要采用传真或邮寄[不便传真或附带照片者]，有时也会在记者招待会上直接派发。遇有紧急发放新闻稿的情况，须采用专人发送，并由行政公关部协助安排。新闻稿的发放要确保及时快捷、准确、避免延误遗漏。B.举办记者招待会⑴公司极为重要的事件或消息，如业绩发布、重大工程项目或投资活动可以举办记者招待会。记者招待会的具体事务由行政公关部负责承办。⑵新闻招待会的举办，必须由提议主办的部门、子公司主管知会行政公关部经理，由行政公关部呈公司领导审定通过后，才予执行。记者招待会的时间、地点、主题、内容、程序及邀请记者名单等均应按照公司领导批示办理，行政公关部经理负责监督执行。⑶公司举办的记者招待会由公司最高领导出席主持，或由公司最高领导委托人代行主持。⑷公司记者招待会主持人的发言材料及回答记者提问的有关资料，事先由有关业务部门准备提供，经行政公关部审核后呈送公司领导审阅批准。招待会上所答问题内容应与主持人发言基础保持一致，避免随意及矛盾的出现。C.安排记者采访⑴接受记者采访或邀请记者采访，均须事先报请公司领导批准，具体采访事务由行政公关部安排。⑵公司行政公关部负责与传媒记者联络，并依据采访的目的、内容、筹备有关的采访提纲或资料。⑶凡未经公司行政公关部安排，任何人士都不能接受任何记者以任何形式进行的有关公司业务的采访，包括电话采访。⑷未经安排，各部门，子公司及各地盘应阻止任何记者擅自闯入公司办公楼及地盘进行采访。8.5.2新闻发布的回馈工作A.公司行政公关部负责传媒机构有关公司，子公司及各地盘的新闻报道及访问的剪辑，并以简报方式发给公司领导及有关部门，项目发展部或子公司。B.公司行政公关部应认真搜集各传媒报道公司的稿件，进行归类分析，摸索和掌握各传媒在报道时的态度和特点。C.当发现不利公司的报道时，各部门，项目发展部或子公司应及时向公司行政公关部反映。行政公关部应依据问题的性质，与有关传媒交涉妥善处理。8.5.3新闻发布应注意的问题在新闻发布工作中，必须坚持客观和真实的原则，既为公司负责，又新闻发布要求快速及时，需要保密的新闻应严格注意保密。公司对外发布的新闻，各部门、各子公司均应保持统一口径，不得抢先发布或任意更改或增加内容。对于某些事进行连续，多方面的发布时，尤其应注意口径的一致性。新闻发布应严格办理报批手续。重要工程及投资项目未得到公司行政公关部同意，不得自行接受传媒的采访活动。建立良好的新闻传媒关系。行政公关部设专人负责与传媒的沟通、联络。行政公关部所存的传媒联系通讯录，应定期调整，以确保资料无误。8.6有关公司形象突发事件的处理程序8.6.1突发事件处理原则及办法各部门、项目发展部及各子公司要严格执行集团公司和公司的各项管理制各部门、各项目发展部对自己职责范围内的突发事件，要尽快在内部解决，使矛盾及时化解于萌芽状态，严密防止不良影响向外扩散。对于本部门无力解决或职权范围以外的突发事件，要依程序迅速、准确地向主管领导和公司分管突发事件处理的领导反映，各尽其责，不得互相推诿。各部门、项目发展部平时要认真分析，准确判断并及时处理各种潜在的突发事件，一有情况，及时依程序向上汇报。在事件发生后，要在第一时间向公司行政公关部及主管领导汇报有关事件的详细经过、处理方案、处理进展情况和反馈的各种消息，切不可隐瞒事实，回避问题。对可能影响公司全局的重大突发事件，由公司领导牵头，会同相关部门成立突发事件处理小组，在公司法律顾问或法律秘书的参与下，负责制定应对策略和措施，力求将可能造成的负面影响降至最低。突发事件处理小组明确每位成员的职责，对内、对外沟通的方式和授权的范围。公司行政公关部负责日常收集、分析、检讨公司形象的工作以及与社会传媒和社会公众沟通的具体事宜。对具有倾向性的事件，应有敏锐的反应，并及时提出策略性意见。在事件发生后，行政公关部应充当公司与传媒、公众的唯一沟通渠道，主动、妥善的做好舆论的引导工作。突发事件处理小组要确定新闻发言人、发言范围和发言重点，以避免众口不一，前后相悖。除确定发言人外，其他任何人不得随意发表有关言论。新闻发言人应准确地向社会及公众传达有关的消息，同时必须保持前后一致，态度鲜明。突发事件处理程序突发事件突发事件部门、地盘处理解决部门、地盘处理解决结束结束重大突发事件重大突发事件业务领导分管领导业务领导分管领导总经理总经理反馈反馈事件处理小组事件处理小组收集反馈信息收集反馈信息事件处理结束事件处理结束8.7制作宣传印刷品的管理8.7.1制作印刷品的申请、审批本规定中所指印刷品包括公司简介、业绩报告、宣传单、工程介绍以及定期出版的公司刊物。B.制作印刷品事宜由公司行政公关部统一管理。C.因业务需要制作印刷品时，必须向公司行政公关部提出申请，由行政公关部经理负责提出初步意见并报主管领导审批。申请报告需包括印刷品名称、用途、印刷数量、费用预算、开始日期、预计完成日期等。8.7.2成立印刷品制作专责小组印刷品制作专责小组由公司公关部和具体单位共同组成，设组长，副组长和具体工作人员若干。组长需负责提出较详细的工作计划，明确各组员的职责分工，督促工作进展，确使印刷品按时保质的完成，专责小组成员名单需报行政公关部备案。8.7.3印刷品的设计及文字撰稿公司行政公关部具体负责印刷品的设计，图片文字翻译[若需要]需确保与公司有关规定或相关内容保持一致。一般情况下，由具体业务部门提供印刷品相关的准确内容，包括文字材料、数据资料及必需的说明，并送公司主管领导审定。印刷品的初稿完成后，由专责小组组长签署，并送行政公关部经理及公司主管领导审定。8.7.4印刷公司的选择印刷公司由公司行政公关部负责选择。行政公关部应邀清两间或两间以上的设计公司/印刷公司进行设计样板及提供详细报价，并根据设计公司/印刷公司的设计及能力择优选举。如设计及印刷属两间不同的公司，专责小组组长，副组长需在印刷前，召集设计公司和印刷公司开会，明确要求，保证有良好的衔接。如在设计图中发现设计公司未够理想，从而影响工作进度，专责小组组长应立即向行政公关部经理汇报，商讨应变的对策。8.7.5设计及文字稿的校对和审阅A.设计及文字稿的校对工作由专责小组负责。专责小组成员务必认真校对，及时完成，确保印刷品设计及内容准确无误，并签字作实。B.专责小组组长为最终校对人，在稿件的分色及文字稿确保无误后，签字并报行政公关部经理及公司领导审批，经批准后，方可印刷。8.7.6印刷过程的监督控制为确保一些重要或精美印刷品的印刷质量，专责小组负责人应到印刷公司检查质量，及时发现问题，及时交涉并提出修正补救办法。在印刷前需要与印刷公司议定成品的包装要求，便于分发。精致印刷品应有纸箱入封，收货之后要抽样检查。在安排检查时，专责小组负责人应仔细检查印刷品，确认无误之后，才可安排正式分发。如发现有质量差的印刷品，可抽出来与印刷公司进行交涉。因校对失误而造成内容的差误，应立即报行政公关部总经理，如严重性问题，应召开检讨会议并拟写勘误信件，与印刷品一同寄出。9.档案管理定义档案是指公司在承包工程与劳务合作、地产发展、投资贸易以及其它经营活动中形成的、具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料，如文件、资料、书信、会议记录、会议纪要、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录象等文件资料。档案管理原则企业档案是企业不可缺少的资源，对企业的有效运作与决策，对维护企业的经营利益，保护企业权益，具有法律凭证作用。因此，AA公司（北京）有限公司的企业档案，按照集中管理的原则，由公司档案室集中管理。9.3档案管理体制公司设立档案管理小组，受集团公司档案管理委员会领导，负责公司所有文档信息管理工作的统一策划、组织和协调。公司档案管理小组组长由公司一名副总经理兼任。成员为合约管理部、资金财务部、设计研究院、投资策划部、经营销售部、行政公关部、人力资源部等部门经理或部门主要负责人组成。行政公关部具体负责公司档案管理工作，设立档案室，明确专（兼）人员负责档案管理。各部门、项目发展部负责人为本部门档案负责人，指定兼职档案管理人员并上报行政公关部备案。人员变动时，需及时通知行政公关部。9.4档案收集9.4.1档案移交与接收A.文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。B.科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。C.产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。档案室对各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。E.需统一归档的档案原件正本必须按要求逐级移交。F.公司内部制作，需由公司统一存档的档案资料，由制作单位或发出部门，按规定，每年整理后列出清单，按规定时限一并移交档案室。G.入库档案由部门负责人审查批准，指派专人来整理、上架，并要填报《档案移交登记表》（附件9）。档案归档要求A.原件归档。B.归档材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。档案立卷归档要求档案立卷归档应根据档案材料形成的规律和特点，保持档案之间的有关联系，便于保管利用。归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。档案立卷按年顺序编制，不同年度的档案一般不得放在一起，跨年度的请示与批复，放在批复之年度内；没有批复的放在请示年度内；跨年度的总结内容放在后一年内。归档的档案材料中，应将每份档案的原件与附件，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件合在一起，不得分开。立卷归档材料必须按规定格式逐件填写《档案卷内目录表》（附件10），并进行页码编号，字迹要清晰，工整。F.工程项目在进行过程中要注意随时收集、积累有关资料。档案归档时间项目发展部只保管一般短期资料。对于有关的重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据，项目发展部应按照惯例或要求，复制留底后，将原件随时送交公司档案室。工程结束时，须将所存的有用档案资料归纳、整理、分类、登记，附上清单，一并上交公司档案室。各部门、项目发展部要认真做好档案的整理与归档上交工作，保证档案的完整、准确与安全。部门或子公司，根据本身的业务情况，须在每年的5月1日之前，将上一年度所涉整个公司的文件进行清理，把需要保存的档案资料进行整理、登记，附上清单，经部门负责人审批后移交公司档案室集中管理。重要档案需在产生同时报公司档案室集中管理。档案秘级的划分档案划分为绝密级、秘密级和内部文件三级。绝密——公司重大经营决策、规划、方针及各类涉密数据；其他重大经营管理的文件材料等。B.秘密——公司财务报表、帐册；投资计划类、工程设备技术资料等。C.内部——公司发文。档案保管期限及分类确定保管期限的基本原则对公司有长远利用价值的档案应永久保存。对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。按保存时间的长短，将档案分为短期保存、中期保存和永久保存三个保管期限。七年及以下为短期、七年以上至十五年为中期，十五年以上为永久。一般来说，工程、地产方面的资料、档案，以项目为主进行分类；文书、财务方面的资料、档案，以年度为主分类。参照集团公司档案分类，将档案资料分为八大类：文书类、财务类、工程投标类、物贸类、合资企业类、地产类。档案归档范围及保管期限表序号归档范围保管期限A文书类⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复永久⑵公司组织简章、机构设置、启用印章之印模永久⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批件、法人代表永久⑷人员编制、名册、干部任免、聘用合同、员工奖惩、员工培训中期⑸上级主管和有关机构颁发的业务文件中期⑹工作计划、总结、会议纪要、重要文件，上级领导的重要讲话、批示，以及本公司或部门的请示报告与批复、文电等中期⑺有关公司联谊会、工会、党组织等文件材料，有关公司产权、债权的法律文件中期⑻对外宣传的公司简介、幻灯片、录像带、重要照片等（包括底片）的原件永久B财务类：⑴上级财务规定文件、本公司财务制度中期⑵各种会计凭证（单证、记帐、汇总、涉外等）短期⑶会计帐簿（明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐、涉外帐等）中期⑷会计报表（帐务指标快报、年度决算报表）永久⑸各类清册（会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等）永久C工程投标类⑴资格预审资料永久⑵中标通知书中期⑶与业主或指定分包商签订的合同，工程联营合约、协议、洽谈记录、纪要等永久⑷分判商合约中期D工程施工类⑴开工申请和业主代表批准的文件中期⑵工程保险文件中期⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示中期⑷施工进度、质量记录、质量安全事项报告中期⑸重要的工程图表、图片、施工照片等中期⑹对外结算文件资料中期⑺整理的项目概况（简介）永久⑻竣工工程总结报告永久⑼竣工及保衰证书永久E物资类⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件中期⑵物资订购的报价单、比价单及合同文本中期⑶各种机构设备清单及保险文件及汽车牌簿等中期⑷固定资产清单、调拨、报废及出售审批表中期⑸材料调拨单短期⑹物资买卖合同文本中期⑺销售收、付发票及凭证中期⑻海关进出口报关单证中期⑼重大买卖合约审批件中期F索赔类⑴施工过程中因业主原因或客观条件变更修改图纸、改变施工工艺、增加工作量造成的经济损失备忘录，会谈纪要、来往信函等中期⑵施工过程中遭受各种自然灾害或人为灾害时有关记录、照片，向业主提出索赔要求的所有文字材料及原始凭据等中期⑶机械设备材料的索赔申请、通知书、报告书等短期⑷积累或整理的索赔经验或参考资料永久G合资企业文件材料⑴合资企业协议、合同、章程永久⑵合资企业合同公证文件永久⑶合资企业主管部门所在地政府的审批文件永久⑷合资企业批准证书，登记注册文件及营业执照永久H地产类⑴购买土地批准文件，公证书永久⑵建造房屋的全部文件、资料永久⑶卖屋契约、价目、入伙等文件永久⑷与建筑师、律师、银行等有关的房地产业务文件、资料等中期⑸已完成的地产发展项目分项整理资料（包括名称、地区、地积、建筑面积、单位总数、购地时间、发展期等）永久⑹大厦公共契约永久档案处理9.5.1档案保管A.公司档案管理工作由公司档案室具体负责。B.各部门、各项目发展部及各子公司均须分别指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求，并结合实际情况和以往的经验，将资料按各有关规定搜集、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问、检查此项工作。C.档案的保管及其保管时间等，要视合约情况及其他原因而定，并由部门负责人最后决定。D.部门档案管理人员要保存所有入档案室档案的登记资料，包括编号、内容、项目名称、档案描述（包括收、发信件及销毁日期）。工程底图除修改、送晒外，不得外借，修改后的底图入库，要认真检查并登记其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。档案室要定期进行库存档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。档案的修改与补充A.修改已归档的文件要有经过领导批准的文件修改、补充通知单。B.修改内容较小时，可直接在文件上“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。C.修改内容较多时，应另出新文件代替，原来文件作废。新文件列入原文件目录，并且注明所代替的原文件号。作废的文件应注明新文件的编号，根据需要另行保管。D.整个保管单位内文件作废，由新文件代替时，应重新编制保管单位，并且注档案借阅利用A.档案资料的借阅、必须经行政公关部经理批准，未经许可，不得复制或外传。B.从档案室借用档案资料需要办理手续，填写《档案借阅申请表》（附件11），并注明借阅、摘抄或复印档案资料的类别。C.任何部门或个人借阅图书档案，不得以任何理由擅自拆散、剪贴、涂改、圈划、增删、抽取、翻印或损坏。违者，除予以必要经济赔偿外，将视情节轻重，给予相应处分。D.档案室保存的档案原件，原则上概不外借。使用者确需查阅，经过相关程序审批，可在档案室阅览，摘录所需内容。外借档案资料须按时归还，不得无故长期使用，特殊情况经行政公关部经理批准后，可以延长一周，但最多不超过三周。档案归还时，由档案管理人员当面核查后，在借阅簿上及时注销。公司领导需要调阅档案资料时，由经办人开列目录，交行政公关部领导审核后，将资料转送有关领导查阅，并负责按期归还。查阅秘密级以上档案资料，除需经部门领导批准和行政公关部领导审核外，尚需报请公司主管领导审批，否则无权要求查阅。秘密级以上的档案资料不得私自复印或翻录。查阅非机密性档案资料，需由申请人报部门领导批准，经行政公关部领导审核后，方可在档案室查阅与复印。查阅或摘抄、复印财务、人事等特殊档案，除需经申请人所在部门领导批准外，还需经档案所属部门领导批准，方可查阅。下属公司、外单位因工作关系，需查阅相关档案资料时，须持有其单位介绍信，并经行政公关部领导批准后，方可进入档案室查阅。档案使用单位或使用人，对档案资料进行摘录后，如需证明其可信程度，必须经档案室工作人员核对后，方可签章生效。9.5.4档案销毁A.超过保管期限的档案，由档案室或部门及时提出处理意见，造册列出目录清单，并填写《档案销毁登记表》（附件12），经档案销毁鉴定领导小组的负责人审查，公司领导批准后方可销毁。B.档案销毁由档案销毁鉴定领导小组负责，必须由二人以上人员在场方可销毁（统一送造纸厂进行纸浆处理）。销毁完毕，销毁人要在档案销毁登记表上签字确认。C.档案销毁目录单予以永久保存。D.公司各部门所存档案资料的销毁，原则上定为五年一次。E.项目发展部在单项工程结束时，将有关工程档案清理上交后，由档案销毁领导小组负责将无用资料加经销毁。档案统计档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。档案统计主要有档案基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。财务档案管理财务档案的组成会计档案。包括会计传票、会计帐簿、会计报表、银行支票存根、银行存款对帐单、收据、发票。会计传票必须按公司及类别顺序编制，传票附件（正本）必须真实、完整、齐全。会计传票由制作部门负责整理及按顺序加封面及时装订成册。会计帐簿及会计报表按公司及月份装订成册。统计档案。包括原始记录、统计台帐、统计报表、统计信息资料、统计分析资料等。法律秘书档案。包括有关产权、债权的法律文件等。B.财务档案的保管⑴本年度的档案，经装订后由资金财务部门负责保管，以前年度的档案，填制《档案移交登记表》，经资金财务部主管领导批准后，移交公司档案室统一保管。财务档案原则上不得外借，特殊情况经资金财务部主管领导同意方可。非公司财务人员查阅财务档案资料，必须事件征得资金财务部领导同意方可，并要档案室人员陪同。财务档案资料原则上不得摘抄和复印，特殊情况经资金财务部主管领导批准方可，并要填写《档案摘抄复印申请表》（附件13）。会计传票、统计信息资料保管期限为七年，会计月报、季报保管期限为十年，会计帐簿、会计年报、统计年报、统计台帐、产权证明文件、债权债务法律文件永久保存。财务电脑软件中的数据资料是财务档案的一部分，应永久保存，并建立备份制度。9.5.7凭证档案的管理公司各类凭证（包括营业执照、组织机构代码等）原则由行政公关部统一保管。因工作需要由各部门单独管理和保存的，需在行政公关部留存复印件，并在档案室登记说明情况。变更时，需及时通知档案室，更新档案室所存复印件。凭证档案一般由凭证正本、凭证副本和文字说明三部分组成，三部分相符。文字说明要详细准确，包括凭证名称、凭证简介和注意事项、颁证时间、颁证单位、领证经办人、审核时间、审核地点、审核经办人、下次审核时间。一般凭证由行政公关部负责颁证机关的定期和不定期审查，专项凭证可由各业务部门负责经办审查事宜。档案管理现代化电子文档的管理⑴电子文档要建立登记制度，所有在电脑中处理的文档，需登记其文件名称、建立日期、保存位置，以便查找；⑵文档资料存于软盘或光盘，在移交档案室时，需注明文件名称、建立日期、保存的磁、盘号等；⑶员工对公司电子文档负有安全保密的责任，重要的文件必须加密，并做备份。档案管理现代化是企业现代化管理的重要组成部分，应列入企业现代化管理的整体规划统筹考虑。档案管理现代化包括三个基本要素，即档案管理中使用现代化的技术、档案管理者掌握现代科技知识和建立起科学的管理机制。档案管理现代化的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。除此之外，还包括音像、缩微技术、现代化库房和保护技术运用、新型档案载体管理，以及先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。建立和完善档案计算机管理系统，各部门可以通过电脑网络跨地区共享和利用档案信息资源。在公司档案管理小组的领导下，整合企业内部信息资源，构建信息网络平台，实现公司信息化，提高内部档案信息资源分享的程度。9.7档案处罚A.有下列行为之一的，由档案室、有关主管部门对直接负责的主要人员或者其他直接责任人员给予处罚：损毁、丢失属于公司所有的档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁属于集团所有的档案的；涂改、伪造档案的；倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给其他人的；违反规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；明知所保存档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。B.在利用档案室的档案过程中，有前面所列的第1、2、3条行为的，由档案室给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

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