专题3：好秘书-我来说2-PPT幻灯片

专题的两部分教学内容2022/10/28老师说说什么样的秘书是好秘书（秘书的职业素养）学生说说，中国古今中外有哪些好秘书？CompanyLogo专题三活动：“好秘书，我来说”任务布置1、选择一个在你们小组成员认为的2个，古今中外好秘书/欠好秘书的典型例子。2、从该秘书的生平、他与领导的故事、他为人处事的故事等综合诉说这位你们心中的好/欠好秘书。3、结合老师讲授的理论知识，说说这位好秘书的故事体现了哪些秘书职业的素养？4、活动中做好活动记录，并撰写新闻稿2022/10/28好秘书的知识结构和能力结构

一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’，是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士，作家，机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。秘书要胜任工作，必须有胆识，有口才，秘书不必是哪门知识的专家，但应是具备广搏知识的“杂家”。

——（美）赖特《秘书工作手册》

CompanyLogo《观书有感》其一朱熹（南宋）半亩方塘一鉴开，天光云影共徘徊。问渠那得清如许？为有源头活水来。知识的作用见书P134—135

班级图书馆建立1、每位同学把自己目前手头上有的纸质稿书填写在表中，如果你自己在图书馆看中的书籍，可以在书目来源一块添加上自己的名字和书籍馆藏教室号；2、确定管理者；3、今后借阅书籍都找管理者，管理者做好记录工作；4、借阅者保证爱护书籍，并在1个月内阅读完毕；教学第二环节：秘书应该具备的知识结构2CompanyLogo秘书的知识素养1汉语知识2科学知识3外语知识1秘书业务知识2行业领域的业务知识1经济学知识2法学知识3心理学知识4社会学知识5行政学知识6领导科学秘书知识素养基础知识

专业知识

相关知识

会说会写会做事会做人办公室秘书最起码的知识面办公室秘书区别于其他专业人才的重要标志

边缘学科知识的掌握有助于办公室秘书整体素质的提高

最高层次专业知识中间层次相关知识基础层次基础知识2、秘书知识结构主要内容秘书的知识结构见书P136—138

基础层次：社会科学、自然科学诸多学科。社会科学——文、史、哲等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）自然科学——数学、物理学、化学、地理、生物等学科的常识

中间层次：相关知识，指与秘书专业关系较为直接的学科A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、新闻学、组织行为学、心理学、决策科学等

B.经济、法律、管理及若干新兴学科如系统论、信息论、控制论等。

最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用,这一层次核心两部分:A.秘书专业知识：

秘书学，及围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科。

文书学档案学信访学调研学行政管理学公文写作学办公自动化原理

B.秘书所在部门的行业知识。

例：商务秘书应具备的行业专业知识包括：商业企业管理学、企业市场营销学、物价学、统计学等。

最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用,这一层次核心两部分:案例：了解新技术的秘书小琳角色：北京某机械公司总裁办的秘书小琳事件：近年机械行业竞争激烈，利润微薄；

公司打算开发纳米技术产品以形成新的利润增长点；

公司董事会讨论纳米产品项目问题；

与会董事大都是从事机械产品的研发和生产的，对纳米技术了解不多；技术总监用原子、电子负荷等原理加以解释，大家还是听得云里雾里；眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了；做会议记录的小琳轻声请示总裁，能否允许自己为大家讲解；用通俗语言讲解纳米技术概念、功效、应用等，会议达到预期的目的。结果：会议结束时，总裁宣布，由小琳负责整个纳米技术产品项目协调工作。

“作为一个公司的秘书，必须有相应的财会税务方面的知识。会计和税务方面的数据，是一个企业进行管理的最基本资料，公司领导最关心的就是财务方面的数据了。虽然财务部门每个月、每个季度都要向他们提供财务报告，不需要我们具有这方面很高的专业水平，但是，我们秘书一般的财务报告和财务报表还是要能看懂。通过了解财务方面的情况，能知道公司目前经营现状和发展前景，这样，在协助领导工作时，不至于两眼一抹黑。如果你们连增值税和营业税、所得税、费用和成本这些基本的概念都分不清，那我建议你们都辞职，回去念几年书再来上班。”

—某秘书科长新浪与智联招聘的一项联合调查结果：

40%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景，34.30%的人认为具备专业知识的秘书更有出路，只有9.92%的人认为不需要。日本高等院校秘书学科课程门类设置课程门类培养目标课程设置教养教育科目向上分野表现力类似我国的基础课但又不完全相同，主要是进行秘书的素质培训，既有知识、修养，又包括文艺、体育等在内体育（健康体格）与书法两科人文教养文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化社会教养国际知识(类似于世界历史、地理与世界文化、政治等)；现代社会(主要指日本国内的社会文化、经济、政治以及社会服务事务)科学教养妇女科学；环境科学；自然科学；健康科学；生活科学；情报科学专门教育科目秘书基础知识即秘书学科专业基础课和专业课，主要培养秘书专业素养和业务技能秘书概论、社会心理学、人格心理学、人间关系(近似我们的人际关系与公共关系)论、经营管理概论等秘书实务秘书实务、文章写作、会话表现、英语作文、英语会话、中国语会话、文书处理实务相关学科会计学；簿计；情报处理；服装艺术；事务机器(即办公自动化)；书道、茶道、广告事务、音像录放、旅行参观事务、时事形势研究等职业教育科目社会职业教育训练培养作为一种遍及各行各业的社会职业的通用素质社会职业概论；职业伦理(即职业道德、纪律等)；公务员法规(政策)教学第三环节：秘书应该具备的一般能力3秘书的一般能力能力概述秘书的注意力秘书的想象力秘书的思维力秘书的记忆力秘书的观察力能力概述1、什么是能力？能力是直接影响活动的效率，使活动顺利完成的个性心理特征。人们从事任何项重要的活动，完成一件有意义的工作，都必须依靠一定的能力。

2、知识与能力知识是吸收知识是基础

能力是输出能力是各个方面知识的综合运用与体现

观察力、注意力、记忆力、想象力、创造力、思维力等都是能力的重要组成部分。通过秘书人员的工作实践，探讨对秘书人员一般能力的要求以及秘书人员一般能力的培养问题，提高秘书人员从事各种工作活动的效率。3、能力的个别差异能力发展的水平差异

——智商分数的频率分布各阶段学习成绩与智商的关系能力表现早晚的差异最早出现音乐能力的年龄阶段

4、影响能力形成和发展的因素遗传环境（出生顺序、期望）教育（自我教育）实践活动个性品质（兴趣、勤奋）案例分析《伤仲永》（王安石）方仲永5岁时的“指物作诗立就”；十二三岁时还能作诗，但已不如传闻那样好；到了20岁就变成平成庸无奇的人了。

另一方面指出方仲永才能泯灭的原因是他父亲每天带他去访县里的人，而不让他好好学习。请对王安石的才能观进行分析。5、能力的心理结构能力有着复杂的心理结构，是各种心理品质的总和。关于能力结构问题，心理学界有许多学说。如：斯皮尔曼的能力二因素说吉尔福特的智慧结构学说施莱辛格和格特曼的智力二维结构学说等6、能力测验

心理测验：能力测验、成就测验、人格测验。

普通能力测验（智力测验）：

斯坦福—比内智力量表；

韦氏智力量表；

瑞文标准推理测验；

特殊能力测验：音乐、美术、体育、机械、飞行等方面的特殊才能测验秘书的观察力1、什么是观察力

观察力是人们有意识地对事物进行知觉感受的能力，是人们认识事物的必要前提。能否对客观事物进行比较全面深入的观察，将直接影响到人的认识的正确与否。心灵绿茶

我们要给自己的热心找一个不可分离的伴侣，这个伴侣就是严格的观察。

——巴斯德观察是人们认识事物的前提，能否对客观事物进行比较全面深入的观察，将直接影响到人的认识的正确与否。2、秘书观察力对工作的作用是收集信息、发现问题的重要条件；秘书工作的职责之一是信息反馈，良好的观察力以使秘书积极主动地寻找各种信息，而不是消被动地接受信息资料；可以帮助秘书更深刻地认识事物，形成正确的观念。解决：

总经理说：“你先别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的？”；王芳很快回来：“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”总经理问“一车大约有多少袋？多少斤？”

；王芳又跑出去，回来说：“有10袋”；总经理又问“价格是多少？”；

王芳欲再次跑回集市总经理望着气喘吁吁的她说：

“请休息一下吧，你可以看看李兰是怎么做的。”角色：王芳、李兰（大学同窗）事件：几乎同时应聘某农产品超市办公室文员；

李兰不久被经理一再被提升直至，做到了部门经理；

可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直做着文员；王芳向总经理提出辞职，痛斥总经理用人不公。解决：总经理说：“你先别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的？”

王芳很快从集市上回来：“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋？多少斤？”总经理问。王芳又跑出去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问。王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说：“请休息一下吧，你可以看看李兰是怎么做的。”总经理：“李兰，请你到集市上看看，今天有什么可卖的？”李兰很快从集市上回来了。汇报说：

到现在为止只有一位农民在卖土豆，价格适中，质量很好，她带回了几个让总经理看看；

这个农民说过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还算公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也请来了，正在门外等着回话呢！面对这一切，王芳忽然明白了什么……3、根据案例总结秘书观察力的基本要求:观察的客观性；观察的全面性；观察的敏锐性；案例：地图的另一面角色：一位贫困的牧师；一个哭闹不止的儿子事件：为了转移的注意力，将一幅色彩缤纷的世界地图撕成许多细小的碎片，丢在地上，许诺说：“小约翰，你如果能拼起这些碎片，我就给你两角五分钱。”

牧师以为这件事会使约翰花费上午的大部分时间，但没有十分钟，小约翰便拼好了。

牧师说：“孩子，你怎么拼得这么快？”

小约翰很轻松地说：“在地图的另一面是一个人的照片，我把这个人的照片拼在一起，然后把它反过来。我想，如果这个‘人’是正确的，这个‘世界’也就是正确的。”

牧师微笑着给了儿子两毛五分钱。【自我探秘】你能找到几张人脸？测试标准:一般人能找到4～5张人脸。 如果你能找到8张人脸，说明你的观察力不错。如果你能找到9张人脸，说明你的观察力高于平均水平。如果你能找到10张人脸，说明你的观察力出众。如果你能找到11张人脸，说明你的观察力极其出众测测你的观察力4、秘书的观察力的培养做好观察准备:明确观察的目的，培养观察的兴趣和意向；掌握正确的观察方法:

有序、有系统地进行观察；

注意细节观察;

善于多方面、全方面的观察;

善于做好记录.以正确的思想做指导，以一定的知识为前提。秘书的注意力1、什么是注意？所谓注意，是指人的心理活动对一定对象的指向和集中。

注意分两种：一种是无意注意；一种是有意注意。下面请大家看一张图，图上写着几个数字，请大家看完后回答出是什么数字？它们的总和是多少？9753

答案：数字分别是9，7，5，3

总和：24问：图上写着什么数字？

它们的总和是多少？呈现的图形都有哪些形状？每种图形的颜色分别是什么？图形的顺序是怎样的？案例展示角色：英国驻华大使馆文化教育处处长助理曹薇经验之谈：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的判断力了。”

2、秘书注意力对秘书活动的影响有助于秘书集中精力去解决工作中的主要问题，以提高工作效率；帮助秘书充分地利用时间。3、（1）注意的广阔性：秘书迅速地收集有价值的资料，提高工作效率有着重要影响，秘书人员要有迅速阅读，通览文章的能力。（2）注意的稳定性：作为秘书工作者，其注意的稳定性主要是指能够长时间地把注意力集中在自己的工作上，不分心，不动摇。能够反注意力集中到工作中的重要问题上，而不是东一下、西一下。（3）注意的分配性：秘书在工作中，有时是边看文件边听电话，在做会议记录时要既能听清每个人的发言，又能迅速准确地作出记录，这些活动都需要有分配自己注意的能力。（4）注意的转换性：是指有目的地、及时地把注意从一个对象转移到另一个对象上。当我们处理完毕一件事情之后，必须将注意转移到一个新的事情上去，以便能够适应接受或处理新的事物。注意的转换性反映了一个人处理问题的机动性，表现出一个的应变能力的高低。4、秘书注意力的培养（1）兴趣；（2）意志力即提高自制能力；（3）发现事物或工作中的规律和特征。秘书的记忆力1、什么是记忆？记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。记忆主要包括识记、保持、再认和再现四个基本阶段。遗忘是记忆的内容不能保持或提取时发生困难