办公室部门职责说明书

4/4办公室部门职责说明书编号：YD/BG1、基本资料：部门名称办公室挺直上级总经理主要岗位主任、副主任、律师、秘书、信息管理员、保卫干事、后勤管理员、档案管理员、文员管理权限协调各部门工作，行使公司日常行政管理权限。部门职能负责公司综合管理、方案制定与协调、行政文书、信息管理、法律事务、企划公关、治安保卫、后勤保障等工作以及对子公司相关工作的检查、指导。2、主要职责：1、起草公司的规章制度、工作方案、工作总结。2、负责公司会议决议督办、方案实行和任务完成状况检查等综合管理工作和部门之间关系协调。3、负责公司信息系统建设和信息管理工作。4、负责公司的公文处理、会务安排、档案管理、公关接待。5、负责公司的后勤保障工作、平安保卫工作、房产管理工作。6、负责公司法律事务工作。7、负责公司的企划宣扬工作。8、参与子公司管理工作。3、主要工作内容：1、帮助总经理室制定公司的年度工作方案、公司的基本规章制度和管理方法，编写工作总结，制定公司行政管理方面的各项规章制度和本部门内部的工作方案、管理制度，经总经理审批后组织实施。2、准时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综合协调，负责各项工作方案实行状况、任务完成状况的督办和检查。3、建设、维护信息系统，保障信息系统的正常运行。4、收集、整理、汇报公司的经营管理信息，并依据领导要求，对有关信息组织专项调查探究，为领导探究工作和决策供应综合信息资料，做好领导的参谋和助手。5、起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，办理公司公文的打印、收发、登记、传阅、催办工作。6、负责公司办公例会、生产经营工作会议以及各种专题会议的会务预备、资料预备，做好会议记录和整理睬议纪要，必要时行文下发，并贯彻、检查会议精神的实行状况。7、负责并指导公司各类公文、财务与技术档案等资料的收集、整理、归档、立卷管理以及销毁等工作。8、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理公司公共关系。9、承办公司的企业形象设计和对外宣扬工作。10、负责公司行政印鉴的用法和管理。11、负责公司办公通信设备的购置和维护，办公、劳保用品及礼品的选购和管理，负责各类标记、信笺的印制、管理。12、负责公司相关法律事务的处理。13、组织做好平安训练，实行公司内部治安保卫、消防平安工作。14、做好机关固定资产、房屋产权管理工作。15、帮助总经理审定和完善子公司的章程；定期收集、整理子公司的经营管理信息，并准时向总经理报告；实行总经理办公会决议，并检查子公司决议执行状况。16、编写公司《大事记》，编写《状况沟通》等公司的内部刊物。17、负责公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。18、做好行政信访接待工作。19、做好公司机关的卫生、绿化、午餐供应等后勤保障工作，做好车辆用法管理工作。20、搞好部门建设，不断改建内部管理工作，提高员工综合素养和部门工作绩效。21、完成公司领导交给的其它任务。

4、主要工作要求：1、工作方案、总结1.1精确理解总经理对年度工作方案、工作总结编写的目标和要求，为制定年度工作方案、总结预备必要的资料供领导参考，依据领导的要求起草工作方案和总结，报总经理批阅修改后，行文实施。1.2在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日内，制定部门工作方案并检查实行状况。每年1月15日前，制定出本部门的年度工作方案，上报总经理，经审批后组织实施；工作方案的制定要准时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按方案开展各项工作，要准时跟踪方案实施状况，发觉问题马上处理；要依据实际工作需要准时修改工作方案，并做修改记录。工作方案要有实行、有小结，与考核挂钩。2、制定制度2.1全面了解公司的生产经营状况，依据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度和管理方法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查实行状况。准时反馈检查意见。2.2制定并完善公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、平安保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟踪检查实行状况。3、综合管理与协调3.1保持与各部门之间的协调与沟通，准时了解各部门工作任务完成状况，并将有关状况和问题向总经理室汇报。3.2帮助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深化的调查、了解和跟踪，与相关部门或人员沟通、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出职能范围的状况，照实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。4、信息管理4.1制定公司的信息管理制度，规范计算机系统应用行为，明确公司信息管理的分工、信息处理的程序、信息存储和用法的要求，经总经理室审批后组织实施。4.2提出公司信息化建设方案，制定部门和全公司信息投资预算方案、信息设备选购方案，报总经理批准后组织实施。4.3调查、了解计算机软、硬件的性能和市场行情，收集相关供应商的资料，负责与供应商联系、洽谈，为领导做出引进先进信息技术的决策供应参考意见。4.4每月对公司的电话、传真等信息设备和计算机应用系统进行一次全面的检查和维护；对计算机硬件设备进行维护、保养，对软件用法状况进行跟踪检查和维护、升级；对于各部门在计算机系统应用中反映的问题要马上解决处理，不拖延、推诿。4.5准时检查计算机防病毒状况，做好防毒软件升级，在病毒爆发日前要提示各部门留意防毒，做好防止黑客入侵的技术工作，确保公司计算机应用系统的平安性和计算机信息资料的保密性。4.6组织计算机应用学问的培训，提高员工应用水平。4.7收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，准时把握公司相关的经营、管理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，马上汇报。4.8为公司重大决策事项供应信息支撑和专项探究报告：依据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，必要时确定调研项目，做好调研前基础工作，明确调研的目的和任务，制定调研方案，联系调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析资料，撰写书面报告呈送领导参考批阅。5、公文处理5.1收到上级的机关文件、通知、明传电报、传真、电话指示；下级单位的请示、报告、传真；平行单位的函件、传真，必需依据精确、快速、平安的原则和公文处理的规定，进行拆封、登记、阅读，依据公文的时间、内容和要求准时分转、注批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、分发、立卷、存档，并做好记录。5.2凡是从公司机关发出的一切有关公务的文件、电报、信函及其他文字材料，都必需依据发文规范做好拟稿、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工作，并做好记录。5.3依据领导的要求，帮助领导起草会议讲话稿等有关文件，做到工作准时，文稿质量符合领导要求。6、会务工作6.1有组织、有秩序地做好会前预备、会中管理和服务、会后办结事宜。把握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程，布置会场、安排食宿、调度车辆有条有序，做到承上起下、联络左右、内外照应，妥当应对临时消失的事项。6.2做好会议的录音、摄像、记录，做好会议记录、纪要的拟定，必要时形成内参后发文。6.3贯彻会议精神、决议，检查实行状况并准时做好汇报工作。7、档案管理7.1制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。7.2用现代档案管理技术整理、保管档案，准时做好档案的收集、鉴定、整理等工作；履行保密职能，按要求准时收发、登记、保管、销毁保密文件。7.3对其他部门及直属单位进行档案管理的业务指导，检查督促重要档案的收集、归档状况。8、接待与公共关系8.1内宾接待：事先或快速了解来访人员的基本状况和来访目的，热忱接待来访人员或联系有关人员接待；对重要客人来访，要快速向领导汇报，商定接待方案，实行相关人员参与接待并预备好相关会谈资料。8.2外事活动：了解外事活动基本要求，按外事礼仪确定接待规格，制定日程，严格把握抵达、离开时间，实行专人负责迎送和相关人员参与接待，供应相关资料。做好接待工作小结。8.3领导公务活动：提前做好预备，实行时间、地点、出席人员，必要时预备相关资料，实行专人负责全程服务。8.4公司商务活动：事先制定方案，确定时间、地点、出席人员，安排活动场地，发出请柬，实行迎送、接待人员，必要时预备相关宣扬资料。8.5上述活动要做到组织有序，接待恳切、热忱、周到、细致，符合礼仪规范，体现公司形象。8.6妥当协调、处理公司的对外事务，协调公司的公共关系；准时访问有关单位和人员，妥当办理相关事宜；准时安排适当的人员参与外部相关会议和活动。8.7承办公司的企业形象设计事项，联系CIS设计单位，审核设计结果，组织导入CIS系统。8.8做好公司形象的新闻宣扬，以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载存档工作。8.9建设、维护公司网站，准时更新网页、发布信息。8.10留意收集影响本公司形象、声誉、关系的因素和大事的信息，分析其后果，准时做出应对处理，重要大事要提出处理意见报总经理室决策。9、后勤保障9.1保持办公场所的洁净洁净，绿化、美化办公环境，办公场所公共部位要做到整齐、清洁、光明、无异味。9.2制定午餐伙食标准，确定供应商，保证卫生、养分合理。9.3依据办公用品、劳保用品、礼品库存及消耗状况，准时编制选购方案，实施选购。保证选购价格合理，质量优良，严格把握发放范围，不积压铺张。选购完毕要凭货票清点入库，单据、账目、手续齐全、清晰。要建立发放、领用制度，做好记账、核算工作。9.4租赁车辆，按时结算租赁费用，做好车辆用法调度。10、固定资产管理10.1对办公室管理的固定资产要列明清单、造册登记。10.2购置办公用固定资产前必需编制选购方案或定货方案，在充分利用原有设备的基础上确定提高，不盲目选购。10.3对超过用法年限，或确已丢失效能需报废的固定资产，经技术鉴定后履行批准手续，被批准报废的固定资产，经市场寻价后处置，其变价处理的残值，上缴财务部后做销账记录。10.4统一房屋产权管理，做到产权来源清晰、房源清晰，造册登记。房屋坐落、结构、面积、建筑年份、修理变动资料齐全。准时收集新建、扩建办公用房和场址的竣工资料、图纸、水电管线图纸、通讯网络线路图纸，整理归档保管。11、平安保卫11.1维护公司内部治安秩序，以“预防为主”为中心，通过宣扬训练提高职工法制观念和平安意识。协作公安部门做好防火、防盗、防毒、防治安事故的“四防”工作，准时、妥当地调解处理内部治安纠纷。11.2对公司的重点部门、要害部位加强平安防范措施，准时发觉隐患，实行有力措施整改，确保陆上单位平安生产无事故。11.3管理公司常住人口、外来人口、临时人口户籍资料，准时清理离职人口的户籍；办理边防证、通行证、身份证等证件。12、法律事务12.1、开展法律训练、宣扬，准时、热忱地为相关部门和人员供应法律询问服务。12.2对公司的重要文件、重要合同等管理和经营过程中的法律性文件的制定、颁布、签署等进行严格审查，对公司的重要活动进行法律指导，提出法律方面的意见和建议，保证公司行为的合法性，爱护公司的合法权益。12.3处理公司的法律事务。联系有关单位开展调查取证工作，组织或参与外出调查、收集证据材料；依据领导指示起草诉讼状、上诉状、代理词、答辩状；联系律师和司法部门；进入司法程序后亲密与司法部门保持联系，关注办案进展状况，准时向总经理室汇报；结案后要准时做好总结，准时整理资料，归档保管。13、子公司管理13.1参与对子公司经济目标责任的确定和考核，提出合理的意见和建议，并说明理由。13.2每年5月中旬至6月下旬，参与对子公司的工作检查，了解子公司的经营管理活动完成状况、执行公司章程和法律要求状况等，并做工作汇报。13.3定期收集、整理子公司的经营管理信息，并准时向总经理报告。13.4准时办理总经理办公会决议中关于子公司运营管理方面的事项，并检查子公司执行会议决议的状况。14、其他14.1将公司重要事项准时编入《大事记》；定