各项管理规章制度及档案管理情况

PAGEPAGE22各项管理规章制度及档案管理情况V:1.0精选管理制度各项管理规章制度及档案管理情况2021--66--88各项管理规章制度及档案管理情况第九章各项管理规章制度及档案管理情况提要：建立切合实际、可操作性强的档案管理制度。汇各规章制度的精华，实行“双档”管理（电脑档案、文本档案。xxxx理规范。的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。（一改进后期工作的依据。有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业，包括房屋主各项管理规章制度及档案管理情况满意。有利于收集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，做好来法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才能达到规范化管理的要求。（二）1．xxxx在具体执行过程中，我公司采用三个层次的档案资料管理模式。因为整之外（如财务管理等。另外，须接受行业主管部门的指导和监督，并执行相关法律规范，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：以建设部颁发的《全国物业管理示范标准》建立管理档案框架，整个（2xxxx资料的第二层次（3案资料管理第三层次。（内容样本，然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式。贵州广播电视大学物业以保密方式保存，对经常各项管理规章制度及档案管理情况4．所有资料实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。各项管理规章制度及档案管理情况（三资料。依据建设部颁布的《全国物业管理示范标准》建立档案管理资料。保存资料，按分类顺序编号、登记造册，形成文件目录，为方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，档案实行开架管理。按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维护。根据管理条例分类保存：A．定期性管理档案；B．保密、永久性管理档案。案复位，对各个环节进行记录。查复信信阅印息息信信公处息息布理检查定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。档案资料建立流程图入柜利用收集输入电脑整理分类编号登记各项管理规章制度及档案管理情况（四（权，届时将根据实际情况进行调整）类别资料内容基础管理前期移交资料工程建筑产权资料：迁资料。工程建筑技术资料：A；F．工程设计变更通知及技术核定单位（包括质量事故处理记录G．新材料、构配件的鉴定合接管验收资料A．固定资产交接证明；B．物业项目验收交接表；C．物业项目验收记录；D．物业项目验收单项（综合）报告；E．移交清单。A．务登记；E．公司资质证书；F．管理处组织机构及人员分布图。各项管理规章制度及档案管理情况A．前期物业管理协议；B．各项管理规章制度及档案管理情况贵州广播电视大学管理档案分类表(续一)A．管理规定；B．维修基金使用申请审批表。A．理（业主）公约。业主管理委员会资料A．筹备成立期间的资料；B．成立后运行资料。方案。文件；C．各岗位职责；D．公司员工考核制度及评分细则；E．管理处工作流程图；F．员工培训资料（培训大纲、培训计划、培训记录表、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等。员工资质档案A．管理处员工资质情况统计表；B．员工个人档案。报警等系统简介。A．备台帐。值班、报修、维修、回访资料A．客户投诉处理程序；D．管理处值班记录表；E．客户投诉登记表；F．报修、维修服K．管理处常用电话联系表。各项管理规章制度及档案管理情况贵州广播电视大学管理档案分类表(续二)类别资料内容基础管理客户意见征询A．客户意见调查和分析程序文件；B．客户意见调查方案；C．客户意见调查表；D．客户意见调查表发放、回收情况一览表；E．客户意见调查表发放、回收率统计表；F．客户意见调查统计表；G．客户意见调查分析报告；H．意见处理措施及回访记录。A．计表。（借阅工登记表；E．用车申请单；F．会议签到表；G．上班签到表。房屋管理及维修养护装修管理A．物业装修管理程序文件；B．装修管理规表。A．标志；C．建筑物的管理程序文件；D．建筑物巡视维护规定；E．建筑物维修养护服务质量标准；F．楼宇管理规定；G．建筑物完损等级评定标准；H．建筑物巡视维护表；I．建筑物年度养护计划；J．监督检查记录表；K．服务工作单；L．零星工程验收评审表；M．房屋完损等级评定表；N．质量目标月度统计表。各项管理规章制度及档案管理情况贵州广播电视大学管理档案分类表(续三)C．各系统操作规程、巡视维护规定；D．E．监督检查记录表；F．整改通知。A．时用电申请表；D．停电应急处理方案及流程图；E．紧急事件处理记录表。发电机A．发电机操作规程；B．发电机运行记录表。月度统计表；K．供配电系统巡视维护表；L．避雷系统巡视维护表。秩序维护监控系统A．秩序维护监控系统程序文件及作业指导书；B．设备设序维护监控系统巡视维护表。A．栓封签；各项管理规章制度及档案管理情况贵州广播电视大学管理档案分类表(续四)消防系统巡视维护表；L．质量目标月度统计表。防演习记录；E．消防演习报告。A．区域管理规定；D．区域防火责任人划分表；E．消防宣传图片。各项管理规章制度及档案管理情况电梯系统电梯运行及维护A．电梯准用证；B．电梯合格证；C．保养合同；D．电梯系统程序文件及作业指导书；E．设备设施清单；F．电梯系统巡视维护表；G．质量目标月度统计表。各项管理规章制度及档案管理情况贵州广播电视大学管理档案分类表(续五)图；B．紧急事件处理记录表。给排水系统给排水系统运行及维护A．给排水系统程序文件及作业指导书；B．设备设施清单；C．用水、供水管理制度；D．用水、节水计划；E．节能管理方案；F．供水系统巡视维护表；G．排水系统巡视维护表；H．质量目标月度统计表。水池、水箱管理A．许可证；F．操作人员健康合格证；G．水质化验单。A．B．理规定；C．停水通知单；D．给排水系统事故应急处理方案及流程图；E．紧急事件处理记录表。A．各项管理规章制度及档案管理情况贵州广播电视大学管理档案分类表(续六)C．秩序维护员巡逻制度；D．秩序维A．定；D．停车场管理规定；E．车辆出入登记表；F．摩托车、自行车管理制度。A．突发事件应重大刑事案件证明。A．垃圾中转站清洁制度；B．设备设施清单。管理制度；C．日常卫生保洁承包合同；D．清洁卫生工作责任制；E．责任分工表；F．监督检查记录表；G．整改通知。C．大厦内部、天台、屋顶绿化管理措施。D．责任分工表；E．园林绿化维护表；各项管理规章制度及档案管理情况贵州广播电视大学管理档案分类表(续七)类别资料内容精神文明建设管理（供参考A．精神文明建设公约；B．社区文化管理程序文件；C．社区文化活动实施计划表；D．社区文化活动场所使用申请表；E．社区文化活动记录表；F．I．客户感谢信；J．公共娱乐场所未发生重大违纪违法案件。A．表；D．有偿服务记录表。社会效益A．本物业管理项目所获取的荣誉称号；B．舆论相关报导。二、档案资料的管理（一）档案资料管理的原则和方法1．一致。节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。各部门根据公司质量管理部的范本建立出整套档案后，根据公司质量管做到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制中。（二）档案资料的管理方式┌────────────┐│管理处档案管理室│└─────┬──────┘│┌───┬───┬───┬───┼───┬───┬───┬───┐各项管理规章制度及档案管理情况┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐┌┴┐│制││电││保││保││收││档││多││多││经││度││脑││存││密││集││案││媒││种││常││化││化││档││措││档││分││体││贮││性││管││管││案││施││案││类││信││存││检││理││理││措││││资││管││息││方││查││││││施││││料││理││查││式││││││││││││││││询│││││└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘└─┘档案管理方式图（三）档案资料的管理措施1xxxx（非受控范围档案资料的借阅。需借用人填写《文件发放/泄密、丢失或损毁，要立即追究当事者责任。资料的复印程序与借阅等同。档案资料的保密管理档案资料管理人员必须严格执行国家和公司的保密制度，增强保密意后妥善处理解决，严防一切泄密漏洞各项管理规章制度及档案管理情况情况的发生。档案资料的监督检查各部门负责人会同资料管理员定期（日、周、月检查时间）对本部门的资料管理情况进行监督检查。公司质量管理部日常定期组织人员对各部门的档案管理工作进行检查质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监督审核。通过参加各级物业管理考评工作来验证其档案管理工作的有效性。管工作中力求创新。三、档案管理制度（一）档案员岗位责任制度为了保证档案管理工作规范、高效，结合贵州广播电视大学管理处的实际，特制定档案员岗位责任制度。热爱档案事业、忠于职守、努力钻研业务。认真贯彻执行上级关于档案工作的方针政策。制定档案工作计划和档案管理长远规划。制订、完善档案管理制度。负责文件材料的收集、分类整理和立卷归档工作，编制档案检索工具。收其档案。加强对档案库房管理，定期对档案库房进行检查。做好档案利用工作。档案员岗位职责理的有关制度，积极开展工作。各项管理规章制度及档案管理情况保管和提供查阅。熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。妥善管理档案。严格执行借阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。气体、防尘、防虫的“七防”工作，保持档案库房整齐清洁。对各部门兼职资料人员进行资料和档案管理的业务指导。完成领导交办的其它工作。（二）档案管理规定12．职责（1）经理审批档案的借阅申请及清单。综合管理部部长负责监督指导档案管理的实施工作。3．程序要点（1）编码规定进行登记、编码，每一份文件只允许有唯一的一个编码。公司的各类文件（质量体系文件除外）C．部门名称与部门代号公司各职能部门：行政部（XZB；质量管理部财务室（CWS；秩序维护部(CXWH)；技术委员会（JWH；经营部（JYB；人力资源部（RZB。公司各管理处：根据管理拼音字母而定。（2）编码方法A下图：QM-□□·□□此文件在该要求中的顺序号（从1、2、3……）对应xxxx标准中的要求号（从1、2、……20）Bxxxx要求号、文件顺序号三部分组成，表达形式如下图：QP-□□·□□此文件在该要求中的顺序号（1、2、xxxx（1、2、程序文件代号CWI/□□-□□-□□此类文件在该作业指导书中的顺序号（01、02、该作业指导书对应程序文件除程序文件代号外的编码部门代号作业指导书代号作业指导书对应代号：WI-规定、办法OR-操作规程QS-服务质量标准SW-维修保养规定D．质量记录表格的编码分三种：①．通用质量记录的编码一般由文件类别代号、对应代号、顺序号组成，如发生修改，则加上修改序号，表达形式为：QR-□□-□□（-□□）此项记录表格修改顺序号（从01、02、03……）相关文件中有多个通用质量记录的顺序号（01、记录表格对应在程序文件中相关文件的编码质量记录代号例:《电气工作票》编码为：QR-；如进行了第一次修改，则其编码为：QR-。②．各部门专用质量记录表格的编码形式为：□□/□□-□□-□□(-□□）此项记录表格修改顺序号（从1、2、3……）相关文件中有多个质量记录的顺序号（01、记录表格对应在程序文件中相关文件的编码部门代号质量记录代号SMR-巡视维护表QD-设施清单③．其他的不在质量体系文件控制中的记录表格编码形式为：□□/□□-□□-□□（-□□）此项记录表格修改顺序号（从1、2、3……）相关制度中有多个质量记录的顺序号（01、本关制度在该类制度中的编号（01、02……）部门代号制度编码（见4．2．6）各项管理规章制度及档案管理情况例：执行规章制度时所使用的记录表格用此形式编码。E部分组成，表达形式如下图：□□/□□-□□-□□□文件顺序号（001、002、各部门对各类文件进行分类的类别号部门代号往来文件代号往来文件代号为：与外单位去文用“GF”代号；外单位来文用“CF”代号；本部门内部文件用“OF”代号；公司文件的编码方式参照《文书管理规定》。F．xxxx质量体系文件外的规章制度编码其它规章制度编码由制度代号、制度类别号、制度顺序号组成，表达形式如下图：BL/□□-□□-（□□）□□制度的修改号（从1、2、3……）该项制度必备的附件（01、同类制度顺序号（01、02、制度类别代号制度代号各种制度类别代号为：PB-公众制度CP-公共事务管理制度AM-行政管理制度TP-临时管理制度（3）编码其他注意事项A．文件编码中的部门代号是指该文件的使用部门的代号。B．各部门可根据实际需要在上述各类文件编码后增加适当后缀；如有其他类型文件需要编号，也可自行规定编码方法，但均应报质量管理部备案。“AB各项管理规章制度及档案管理情况B其后的更改号用阿拉伯数字表示，从开始每修改一次某章节，递加1，依次顺序12、3……；11。章节编号A．文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如章；第一章第一节；第一章第一节第一条，到第三层次为止。表示。ABC……表示。A．档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。B的保存价值进行鉴定（详见《质量记录检索目录文件的《质量记录控制程序》进行。A．档案保管的工作任务是：①便于查阅；②保证档案的安全；③防止档案的损坏；④采取修复技术，延长档案寿命。B．档案保管的责任部门：管理处综合管理部保管学院的工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结和管理处各职能部门需要保管的其他档案；C．档案的保管程序：（一周内将资料整理好，移交给档案管理员；②档案管理员将该资料登记在《档案目录》中，归入相应案卷并统一编号；③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑，以便查询；各项管理规