一起帮助员工有效沟通

1、帮助员工有有效沟通通 无论从从事什么么职业，会会计师、工工程师、培培训师，还还是投资资顾问，员工多半要在沟通上花掉大部分的时间。沟通做得比较好的员工一般会被委以重任，会不断升职，会获得事业上的成功。而那些沟通得不够好的员工就得不到这些。因此，对企业来说，当务之急是要确保员工掌握了有效沟通的方式与方法。 不幸的的是，信信息沟通通渠道越越来越多多，员工工对于如如何有效效沟通却却越来越越茫然。根根据一项项研究，普普通知识识型员工工每天需需要管理理2000多条信信息；339%的的知识型型员工平平均每天天有六次次或六次次以上要要被信息息打扰；27%的员工工必须分分心去处处理大量量信息；而有119%的的员

2、工表表示，他他们收到到的信息息太多，已已经难以以招架。 信息为何泛泛滥造成这这种所谓谓“信息息泛滥”的的原因有有很多，也也各不相相同，总总的来说说有以下下几种。 沟通通方式因因人而异异。公司司无法强强行要求求员工使使用什么么样的沟沟通工具具，因为为这是一一个因人人而异的的决定。 沟通通工具日日渐增多多。每一一种新技技术，都都是对原原有工具具的丰富富。在电电子邮件件被广泛泛使用的的时候，传传真机并并没有惨惨遭淘汰汰。所以以现在员员工至少少可以使使用166种信息息交流方式式，从普普通的邮邮局信件件到即时时通讯工工具，可可谓五花花八门。 地理理位置各各不相同同。住在在不同国国家的人人在使用用沟通工工

3、具方面面具有不不同的偏偏好。例例如，在在美国，由由于有多多个时区区，因此此人们喜喜欢用电电子邮件件来沟通通；而英英国只有有一个时时区，所所以人们们更爱用用手机。 工作作负担越越来越重重。普通通知识型型员工平平均每周周要应对对17个个项目，而而每个项项目都需需要沟通通。 工作作安排日日渐灵活活。远程程工作以以及其他他非传统统的工作作安排，已已经使人人们越来来越需要要保持联联系并随随时获取取信息。 公公司规模模有大有有小。公公司规模模越大，越越可能催催生各式式的信息息交流系系统。 邮件为何堆堆积信息交交流系统统的膨胀胀已经很很成问题题了，而而电子邮邮件所带带来的麻麻烦也不不应小觑觑。最近近做的一一

4、项研究究表明，员员工收到到的电子子邮件中中，有三三分之一一与正在在做的工工作没有有关系。如如果公司司有1000位员员工，那那么每年年处理这这些无关关信息总总共就要要花掉一一五,0000个个小时，或或者说4420,0000美元。如如果员工工数量增增加到55,0000人，那那么工作作效率方方面的损损失就会会达到7750,0000个小时时，等价价于2,1000万美元元。与此此同时，随随着电子子邮件的的大量使使用，面面对面交交流这种种非常重重要的沟沟通方式式，尤其其是在传传达坏消消息以及及劝说他他人时应应该采用用的方法法，现在在却用得得越来越越少了。 那么工工作中的的电子邮邮件为什什么会增增加呢？除开

5、垃垃圾邮件件的因素素之外，主主要原因因有以下下几个方方面。 员工工将电子子邮件抄抄送给所所有他们们能够想想到的人人，确保保大家都都知道他他们答应应的事情情已经做做了。 主管管不想和和员工当当面交涉涉。负面面的绩效效评估报报告，甚甚至是解解雇信，都都已经通通过电子子邮件的的方式向向员工传传达了。 员员工收到到电子邮邮件后，不不假思索索地“回回复所有有人”而而不是“回回复”，结结果把邮邮件回复复了所有有收到原原始邮件件的人，而而不只是是目标收收件人。 员员工对原原始邮件件不做任任何编辑辑修改就就直接回回复，因因此很多多邮件长长得成了了拉洋片片，既无无用处，读读起来又又费力。 管管理层认认为，电电子

6、邮件件比其他他信息沟沟通方式式的成本本更低，因因此应该该取代所所有其他他的沟通通渠道。 建立沟通部部门谁应该该负责建建立并指指导员工工在公司司内部的的信息沟沟通方式式呢？是是人力资资源部门门，ITT部门，还还是邮件件收发室室？在很很多公司司，可能能的结果果是，没没有人对对此负责责。 今天，公公司对沟沟通缺乏乏统一管管理的惟惟一可能能的解释释就是：管理层层认为这这不值得得去管理理。他们们认为，员员工之间间采取什什么方式式传递信信息属于于鸡毛蒜蒜皮的小小事，帮帮助员工工有效沟沟通是非非生产性性的活动动，投入入时间、资资金或人人力等资资源又不不会提高高利润。 大错特特错！许许多公司司最关键键的成功功

7、要素，无无论是生生产率还还是创新新，其核核心就是是沟通。沟沟通才是是创新的的基础！ 现在你你知道是是怎么回回事了。也也就是说说，除非非有人负负起责任任来，否否则信息息泛滥现现象是不不会好转转的，它它只会变变得更糟糟。 话虽如如此，重重要的还还是要成成立沟通通部门，让让其负责责公司的的信息沟沟通任务务。公司司希望所所有员工工能够分分享共同同的理念念、目标标、信仰仰、知识识和信息息，而沟沟通部门门就是这这一任务务的正式式执行机机构。这这是沟通通人员的的工作，这这是他们们的专长长，在帮帮助公司司其他人人掌握沟沟通技巧巧方面，没没有人比比他们更更有资格格了。 沟通不不属于IIT部门门的工作作范畴。II

8、T部门门的任务务是确保保电缆连连接正确确，让那那些二进进制代码码能够畅畅通无阻阻地传输输。也不不是人力力资源部部门的工工作，人人力资源源部是要要吸引和和留住公公司需要要的人才才。 实施四个步步骤将整个个公司的的沟通任任务交给给沟通部部门绝不不是一项项简单的的工作，必必须认真真进行规规划。沟沟通部门门可能会会利用现现有资源源来处理理大部分分工作，但但是你可可能还需需要增加加人手和和预算以以做好这这项新工工作。 向沟通通部门委委以负责责沟通工工作的任任务，包包括四个个重要步步骤：第第一步要要确立目目标；第第二步要要制定战战略；第第三步要要设立可可衡量的的分目标标；最后后是拿出出具体的的实施方方案。

9、 1、确立目目标。将将沟通工工作交付付给一个个部门时时，首先先应该为为这个部部门确立立工作目目标。这这一目标标与沟通通计划中中的目标标非常类类似，是是你所追追求的总总体的、最最终的目目标。下下面列举举一些例例子。 解解决电子子邮件问问题。改改善电子子邮件的的使用现现状，使使其成为为提高工工作效率率的工具具，而不不是影响响效率的的绊脚石石。 改改进员工工的沟通通习惯。无无论是对对个人还还是对公公司的成成就而言言，沟通通的影响响都是巨巨大的。 解解决总体体沟通问问题。提提供沟通通的工具具，以及及使用这这些工具具的方法法，既能能够满足足公司的的需求，也也是公司司创新和和提高效效率的基基础。 2、制定

10、战战略。先先来看看看第一个个目标，也也就是改改进公司司内部电电子邮件件的使用用情况。当当然，各各家公司司都要根根据自己己独特的的环境、能能力和文文化来制制定不同同的战略略，所以以切勿拘拘泥于所所举的这这些例子子。但这这些例子子可以帮帮助你了了解如何何阐述战战略。这这些战略略将是下下一步设设立可衡衡量的分分目标的的基础。 对对最佳实实践进行行认可和和奖励。 鼓鼓励和强强化期望望的行为为模式。 采采用能解解决问题题的技术术手段。 制制定政策策以缓解解最严重重的问题题。 3、细化目目标。分分目标是是指执行行各条战战略所能能得到的的可衡量量的结果果。拿上上述鼓鼓励和强强化期望望的行为为模式这一条条来说

11、，你你可能会会为它设设立以下下具体目目标。 对对所有员员工进行行沟通方方面的培培训。 在在每一期期的员工工刊物中中介绍有有关沟通通方面的的小窍门门。 发发起一次次增强沟沟通意识识的活动动。 4、设计方方案。这这一步是是任何战战略性的的沟通计计划中沟沟通者最最乐意做做的事情情，也是是他们将将沟通工工作落到到实处的的一步。具具体方案案就是实实际要做做的事，例例如，以以下是增增强沟通通意识的的一些活活动。 在在公司公公告板或或是在摆摆放于食食堂和休休息室桌桌上的卡卡片上宣宣传相关关内容。 开开发一种种在线有有奖游戏戏，并在在公司内内部网上上传播。 举举办一次次评选员员工的最最佳沟通通实践的的活动。

12、整整合所有有的沟通通工具，帮帮助经理理人推行行沟通计计划。 完成两大任任务沟通者者最熟悉悉的工作作是制作作正式的的沟通材材料。虽虽然这项项工作很很有趣，能能看到结结果，也也很重要要，但是是不要以以为信息息传递出出去了，大大家就会会消化吸吸收并依依照执行行。 要记住住重要的的一点，和和员工沟沟通的惟惟一原因因是要最最终影响响他们。这这样，就就需要把把这一环环节的工工作放到到整个沟沟通管理理工作这这一大环环境中去去考虑。 这样说说并不意意味着沟沟通材料料的重要要性就降降低了。这这些材料料能够突突出公司司在沟通通方面所所下的功功夫，向向员工传传达沟通通的重要要意义，并并起着一一种强化化意识和和行为的

13、的作用。认认识到这这一点后后，再来来看看你你都可以以运用哪哪些沟通通工具在在公司推推行有效效的沟通通举措。 沟通计计划需要要将下面面的两个个任务结结合在一一起。 其一，要改改变沟通通文化。企业文化无外乎是指事物的存在方式以及行事方法，而变革文化意味着要改变行为模式、道德准则以及对成功与失败的界定。这种变革在本质上通常是循序渐进的，很少因推行某项计划就能一蹴而就。还记得质量改进这个概念吗？有多少员工曾经把它仅仅看作是“本月项目”？又有多少公司真正将戴明质量控制计划的原则融入企业的上上下下？ 其二，要让让员工把把注意力力放在问问题以及及解决方方案上。若想激励员工改变自己的行为方式，需要把问题讲清楚

14、，同时提出解决问题的办法，还要告诉员工他们为此应该做哪些努力。畏首畏尾地做事是无法产生效果的，必须大张旗鼓地行动起来！要把这一行动看作是变革企业文化的漫漫征程的起点。虽然进展到某一阶段后，当初的宣传口号和标语可能会消失，但是变革沟通文化必将持续地进行下去。 现行的的一些沟沟通渠道道，比如如时事通通讯、视视频杂志志、电子子邮件公公告、季季度会议议，以及及企业内内部网上上的新闻闻报道等等，都是是变革沟沟通文化化的最有有力的工工具。既既然这些些工具已已经做了了足够的的宣传，再再继续向向员工强强调养成成良好沟沟通习惯惯的重要要性就有有点老生生常谈了了。因此此在运用用这些工工具大力力宣扬变变革的同同时，

15、也也要开始始倡导企企业期望望的行为为方式，力力争改变变现状。 联手其他部部门尽管沟沟通工作作是由沟沟通部门门负责，但但是仅靠靠一个部部门的努努力是做做不好的的，还必必须要有有其他部部门的参参与和努努力，包包括：培培训和发发展部门门、人力力资源部部门、管管理层，以以及信息息技术部部门。 如果员员工没有有好的方方法，就就掌握不不了好的的沟通行行为。这这就是培培训和发发展部门门的作用用所在。根根据企业业在沟通通问题上上的轻重重程度，可可以同培培训部门门一起制制定一个个要求所所有员工工必须参参加的培培训计划划，也可可以开设设沟通方方面的课课程，让让员工自自愿参加加（或者者经理人人可以选选送某些些员工参

16、参加）。这这类课程程不宜过过长，内内容应该该包括：问题是是什么；这些问问题是如如何影响响公司和和员工的的；良好好的沟通通习惯应应该是怎怎样的（这这应该占占课程770%的的内容）；遵循新新措施有有什么奖奖励；以以及达不不到要求求有什么么惩罚。 对员工工的奖励励和认可可则由人人力资源源部门来来负责。除除了大多多数认可可工作之之外，颁颁发多少少奖金，增增加多少少功绩，如如何进行行绩效评评估，以以及其他他的奖励励方案，都都是由人人力资源源部门来来定夺的的。 要和人人力资源源部门一一起弄清清楚，奖奖励和认认可的关关键因素素是什么么，哪些些因素对对员工的的行为影影响最大大。要想想办法将将信息沟沟通方法法纳

17、入这这些计划划当中。例例如，大大多数企企业的绩绩效评估估都是由由经理人人通过填填写表格格来完成成的。这这种表格格列出了了不同绩绩效考核核标准。应应该在这这些标准准中再加加入一项项：为实实现改进进沟通的的目标及及战略而而付出的的努力。 在有些些公司，人人力资源源部门可可能不愿愿意为了了一个单单独的项项目而更更改现行行标准。这这就是为为什么获获得公司司领导和和IT部部门的支支持是如如此重要要。 公司领领导在沟沟通项目目上不能能只说不不做，而而应该不不遗余力力地给予予支持。从从现有沟沟通渠道道到全体体员工大大会，他他们可以以通过多多种途径径提供支支持。而而最重要要的一点点是，沟沟通项目目一旦确确立，

18、领领导就得得让大家家知道必必须全力力以赴。 为处理理好信息息泛滥问问题而采采取的许许多措施施都将涉涉及新技技术和增增强现有有功能。所所以你需需要和IIT部门门联手，才才能将这这些想法法转化为为现实。 做好准备工工作在变革革开动之之前，必必须先把把正确的的工具准准备好。质质量改进进就是一一个很好好的例证证。员工工必须具具备特定定的工具具才会接接受质量量改进的的原则，否否则质量量改进就就是空中中楼阁。比比如，有有专门制制定目标标和实施施方法的的小组；有合适适的模板板提供给给员工，让让他们能能够在实实际工作作中运用用这些原原则；有有规范化化的语言言，这些些通用语语言基本本上是一一些缩略略语，如如DIRRTFTT，表示示“Do