《办公自动化技术与应用》-第03章

1、第 3 章 办公中的电子表格设计办公自动化实用技术电子教案1水利水电出版社【本章内容容介绍】本章首先先介绍了了办公中中电子表表格设计计的基本本知识，包括实实际办公公中电子子表格的的主要类类型以及及制作软软件选取取的基本本原则，电子表表格制作作中的主主要术语语，电子子表格处处理的通通用操作作；然后后分别通通过“比比赛日程程安排表表”和“报名登登记表”为例，分别介介绍了利利用Word制制作简单单规则表表格和复复杂不规规则表格格的方法法；最后后，通过过“报名名信息汇汇总表”为例，讲解了了利用Excel制作作电子表表格的完完整操作作流程，包括：文件操操作、内内容录入入、格式式编排、页面设设置、打打印预

2、览览、打印印操作等等。办公自自动化实实用技术术电子子教案2水利水电电出版社社【本章主要要知识点点】办公常用用电子表表格的类类型电子表格格制作的的软件选选取电子表格格操作的的主要术术语电子表格格的通用用操作规则文字字表格的的制作复杂文字字表格的的制作利用Excel制作表表格办公自自动化实实用技术术电子子教案3水利水电电出版社社3.1电电子表格格制作的的基本知知识3.1.1电电子表表格类型型划分和和制作软软件选取取1规则则的文字字表格用用Word中的的“插入入表格”方法或或者直接接利用Excel填表表完成。2单元元格悬殊殊的复杂杂文字表表格，利利用Word的的“绘制制表格”方法制制作。3形状状虽然

3、很很不规则则，但可可明显看看出大的的单元格格是由小小的单元元格组合合而成，适宜于于用Excel制作，大的单单元格可可通过选选取单元元格区域域，然后后“合并并居中”来实现现。4包含含大量数数字并且且需要进进行公式式、函数数运算的的表格最最好使用用Excel制制作。5数据据统计报报表和数数据库表表格适合合使用Excel制作作办公自自动化实实用技术术电子子教案4水利水电电出版社社3.1.2电电子表表格的常常用术语语和通用用操作1表格格的创建建Word中创建建表格的的方法有有插入法法、绘制制法，Excel无无所谓创创建表格格，因为为其工作作区域就就是一个个很大的的表格。2表格格整体的的缩放与与移动对于

4、Word，拖动其其右下角角的小方方框可以以像对窗窗口操作作一样实实现表格格整体的的缩小和和放大，拖动左左上角的的黑色方方框可以以实现表表格的整整体移动动；而Excel中选选定数据据区域进进行“剪剪切”操操作即可可将其移移动到指指定位置置，整体体调整单单元格大大小可以以实现缩缩小放大大。3表格格行高、列宽的的调整与与斜线表表头设置置表格行高高、列宽宽的调整整一般通通过拖动动行列之之间的分分割线即即可实现现，当然然也可以以通过有有关菜单单项进行行精确设设置，还还可以进进行多行行行高相相等、多多列列宽宽相等的的操作。在斜线表表头的设设置方面面，Word 2000以以后的各各个版本本都提供供了斜线线样

5、式。Excel表表格中一一般不需需要斜线线表头设设置，如如果需要要，可利利用“绘绘图工具具栏”中中的直线线工具绘绘制。4表格格中单元元格的拆拆分与合合并在Word中专专门有“合并单单元格”和“拆拆分单元元格”的的专门按按钮或命命令。对对于Excel，软件件的“格格式”工工具栏上上专门提提供了一一个“合合并居中中”按钮钮，可以以使单元元格合并并同时使使单元格格文字在在合并后后的单元元格中自自动居中中，如果果合并错错误还可可以取消消合并，但是Excel不能能拆分单单元格。办公自自动化实实用技术术电子子教案5水利水电电出版社社5表格格边框与与底纹背背景的设设置表格设置置边框与与底纹是是为了使使表格更

6、更加美观观，通过过软件中中的“边边框与底底纹”工工具按钮钮或相关关菜单命命令可以以很容易易地选择择设置。6表格格中单元元格、行行、列的的编辑有时表格格需要进进行单元元格、行行、列的的添加或或删除等等编辑操操作，通通过工具具按钮、菜单命命令、快快捷菜单单项很容容易实现现。需要要注意的的是，此此处删除除与清除除是有区区别的，前者指指删除对对象，表表格中不不再存在在，而后后者是清清除内容容或者有有选择则则清除内内容、格格式、公公式等。7表格格单元格格中文字字的对齐齐方式设设置表格文字字对齐方方式包括括水平和和垂直两两个方向向，“格格式”工工具栏上上的段落落对齐按按钮只能能设置水水平方向向，而垂垂直方

7、向向需要通通过选择择快捷菜菜单中的的“文字字对齐方方式”项项来进行行设置。一般垂垂直方向向要设置置为居中中，水平平方向根根据情况况需要进进行灵活活设置。8表格格中的排排序与公公式计算算数据表格格可以按按照一个个或多个个关键数数据进行行升序或或降序排排列；不不仅可以以按行排排序，也也可以按按列排序序；对于于汉字，不仅可可以按照照“字典典顺序”排序，也可以以按照“姓氏笔笔画”排排序。对对于公式式计算和和数据处处理一般般利用Excel比较较快捷、高效。9表格格与文本本的转换换操作在Word中根根据需要要，可以以利用“表格”菜单中中的“转转换”命命令快速速地按照照指定要要求进行行表格与与文本之之间的转

8、转换。办公自自动化实实用技术术电子子教案6水利水电电出版社社10拆拆分与合合并表格格根据需要要，有时时候要进进行表格格的拆分分和合并并，这在在Word的“表格”菜单中中有专门门的“拆拆分表格格”命令令，要合合并时需需要将两两个表格格之间的的空行或或内容删删除即可可。3.2利利用Word的的插入法法制作比比赛日程程安排表表本节接着着上一章章的实例例，制作作一份“青年歌歌手大奖奖赛”的的比赛日日程安排排表，效效果如图图3-1所示。可以看看出，它它是一个个5列7行的规规则文字字表格，整个表表格从总总体上来来看宽度度大于高高度，所所以纸张张方向应应该设置置为横向向打印。按照上面面的原则则，可以以利用W

9、ord中的插插入表格格方法或或者直接接利用Excel的填填表方法法来制作作该表。下面介介绍用Word插入表表格法制制作该比比赛日程程安排表表，操作作步骤如如下：（1）启启动Word，打开一一个空文文档。（2）根根据表格格形状进进行页面面设置：将纸张张设置为为B5，上下左左右边界界均设置置为“2.5厘厘米”，纸张方方向为“横向”，其余余按默认认设置即即可。办公自自动化实实用技术术电子子教案7水利水电电出版社社图3-1比赛日程程安排表表的制作作效果（3）制作标标题。输输入文字字“比赛赛日程安安排表”，设置置字体为为黑体、三号、加粗效效果，并并设置段段落对齐齐方式为为“居中中”，段段后距“0.5行”

10、。（4）插入表表格。执执行“表表格”|“插入”|“表格”命命令，在在出现的的如图3-2所示对话话框中设设置“行行数”、“列数数”分别别为7和5，其余设设置为默默认值，设置完完毕，单单击“确确定”按按钮，很很快得到到一个表表格框架架，效果果如图3-3所示。办公自自动化实实用技术术电子子教案8水利水电电出版社社（5）编编排文字字。首先先按照与与一般文文档中文文字录入入一样的的方法，在各个个单元格格中输入入需要的的文字；然后全全选表格格文字，设置段段落对齐齐方式为为“中部部居中”；接着着再将表表格表头头文字设设置为四四号、黑黑体、加加粗效果果，其余余文字设设置小四四号，默默认字体体。文字字编排结结束

11、后的的表格在在纸张上上的页面面效果如如图3-4所示示。图3-2“插入表格格”对话话框图图3-3插入表格格的初始始效果办公自自动化实实用技术术电子子教案9水利水电电出版社社（6）对表格格进行修修饰。在在图3-4可以看到到，表格格在整张张纸上大大小不太太合适，表表格有些些高度不不够，这这时可以以将光标标停在表表格上任任何位置置，向下下拖动表表格右下下角出现现的“表表格缩放放控点”使表格格高度加加大到适适应页面面大小。另外，图图3-4中表格外外边框不不太醒目目，下面面将其设设置为粗粗线效果果，操作作方法为为：在表表格内，单击鼠鼠标右键键，从弹弹出的菜菜单中，选择“边框和和底纹” 按钮钮，在出出现的对

12、对话框中中，设置置表格外外框宽“1 1/2磅”，经经过修饰饰后的表表格最终终效果如如图3-5所示。图3-4输完文字字后的表表格效果果图图3-5对表格进进行修饰饰后的最最终效果果办公自自动化实实用技术术电子子教案10水利水电电出版社社3.3利用Word绘制法制制作比赛赛报名登登记表本节实例例是制作作“青年年歌手大大奖赛”中使用用的，用用来记录录报名者者个人信信息的报报名登记记表，效效果如图图3-6所示，是是个形状状不太规规则的表表格。图3-6“表格和边边框”工工具栏办公自自动化实实用技术术电子子教案11水利水电电出版社社本节利用用Word的绘绘制表格格法制作作这个稍稍复杂的的表格。操作步步骤如下

13、下：1制作作表格标标题启动Word，建立一一个新文文件。在在文档的的前3行行输入图图3-6所示的的3行标标题文字字，并进进行适当当的字体体和段落落格式设设置。说明：如如果开始始没有输输入标题题而直接接在纸张张最上端端就开始始绘制表表格。可可在表格格制作完完成后，通过拖拖动表格格左上角角的“表表格移动动控点”使之下下移，再再将表格格标题补补充上去去。2绘制制表格在标题行行下面单单击要创创建表格格的位置置，选择择“表格格”|“绘制表表格”命命令，随随之出现现如图3-7所所示的“表格和和边框”工具栏栏，同时时鼠标指指针变为为铅笔状状。图3-7“表格和边边框”工工具栏办公自自动化实实用技术术电子子教案

14、12水利水电电出版社社拖动铅笔笔状鼠标标使之在在文档上上有角度度地拉动动，出现现矩形表表格框。然后按按住鼠标标左键，使之直直线移动动，按照照表格的的形状要要求在矩矩形内绘绘制行、列框线线，出现现如图3-8所所示效果果的表格格框架。图3-8利用绘制制法制作作的表格格框架办公自自动化实实用技术术电子子教案13水利水电电出版社社3合并并与拆分分单元格格选中图3-8所所示第1行、第第1列所所在的单单元格，单击“表格和和边框”工具栏栏上的“拆分单单元格”按钮，将其拆拆分为3行6列列，用同同样方法法将第3行、第第2列所所在的单单元格拆拆分为1行3列列；将第第4行、第2列列所在的的单元格格拆分为为1行3列，

15、此此时效果果如图3-9所所示。之后，再再选中图图3-9所示表表格的前前4行最最后一列列所在单单元格，单击“表格和和边框”工具栏栏上的“合并单单元格”按钮，将其合合并成一一个单元元格。图3-9单元格拆拆分后的的表格框框架办公自自动化实实用技术术电子子教案14水利水电电出版社社4表格格中文字字的编排排表格框架架建好之之后，就就可以在在单元格格中输入入文字，文字的的对齐方方式默认认为靠上上左对齐齐，大多多数情况况下还需需要进行行设置。设置单单元格文文字对齐齐方式时时，首先先选中相相应单元元格，单单击“表表格和边边框”工工具栏上上的“单单元格对对齐方式式”按钮钮右侧的的箭头，从弹出出的9种种对齐方方式

16、中选选择需要要的方式式，使所所有单元元格文字字设置为为合适的的对齐方方式。文字编排排完成后后的表格格效果如如图3-10所所示。图3-10单元格拆拆分后的的表格框框架办公自自动化实实用技术术电子子教案15水利水电电出版社社5调整整表格的的整体形形状为了使表表格正好好充满整整个纸张张，可以以通过拖拖动表格格右下角角的“表表格缩放放控点”将表格格适当放放大。然然后，再再根据表表格大小小的实际际需要，通过拖拖动行与与行之间间的分隔隔线使得得各个行行的高度度合适，用同样样方法设设置列的的合适宽宽度。另外，表表格的外外框设置置还需要要设置为为粗线效效果。首首先单击击表格左左上角的的“移动动表格”控点，全选

17、表表格；然然后单击击“表格格和边框框”工具具栏上的的“粗细细”按钮钮将边框框线设置置为1.5磅，单击“表格和和边框”工具栏栏上的“外部框框线”按按钮，将将表格外外框设置置为粗线线效果。至此，本表格格全部完完成，最最终效果果如图3-11所示。图3-11最后完成成的“报报名登记记表”表表格效果果办公自自动化实实用技术术电子子教案16水利水电电出版社社3.4利利用Excel制作报报名信息息汇总表表我们接着着上节实实例，当当参赛选选手将填填好的个个人报名名登记表表交来之之后，比比赛组委委会需要要对报名名人员的的信息进进行汇总总处理，以便总总体把握握报名的的总体情情况，为为此需要要设计一一份报名名信息汇

18、汇总表。本节就就介绍如如何利用用Excel软软件制作作歌手大大赛报名名信息汇汇总表。制作好的的空白报报名信息息汇总表表，效果果如图3-12所示。可以看看出，它它是一种种非常规规则的二二维表格格。按照照上面所所说的原原则，为为了提高高工作效效率，可可以考虑虑利用Excel来制制作该表表。本书书假定读读者已经经掌握了了Excel软软件的基基础知识识和基本本操作，所以本本节和后后续章节节关于Excel的基基本知识识和基本本操作不不再回顾顾，而是是直接介介绍实例例表格的的处理方方法。利用Excel制作该该表有很很多好处处，例如如：在Excel中，类似表表格中内内容的输输入，有有一定的的方法技技巧；输输

19、入数据据后还可可以进行行数据分分析、汇汇总、统统计以及及检索、筛选等等操作。 这些些知识将将在下章章进行详详细介绍绍。办公自自动化实实用技术术电子子教案17水利水电电出版社社图3-12空白的报报名信息息汇总表表效果3.4.1表格框架架的建立立操作时，首先启启动Excel，在出现现的Book 1工作中选选择Sheet1工作表双双击，更更名为“报名汇汇总表”；然后后激活该该工作表表，在A1单元格输输入“青青年歌手手大奖赛赛选手报报名信息息汇总表表”，对对于A2J2单元格，也按照照图3-13所示样式式分别输输入对应应表格标标题文字字；这样样表格的的基本框框架就建建立完毕毕。办公自自动化实实用技术术电

20、子子教案18水利水电电出版社社图3-13刚建立好好还未格格式化的的表格3.4.2表格格式式的设置置上面的表表格框架架还非常常简陋，需要进进行格式式设置，包括标标题居中中设置、表格中中文字的的字体格格式和段段落格式式设置、表格边边框线的的设置等等。1标题的的跨列居居中设置置因为开始始不好确确定表格格有多少少列，所所以一般般都是先先在A1输入标题题，待表表格格列列标题都都输入完完成后，再进行行标题跨跨列居中中设置。本例中中操作时时，首先先选取A1：J1单元格区区域，然然后单击击“格式式”工具具栏上的的“合并并居中”按钮进进行合并并即可。办公自自动化实实用技术术电子子教案19水利水电电出版社社2单元

21、格格中文字字格式的的设置在表格单单元格中中输入的的文字，默认情情况为左左对齐（数字默默认效果果为右对对齐），12号宋体标标准字。根据需需要，需需进一步步设置。为醒目起起见，首首先将表表格标题题字体设设置为黑黑体、20号字、加加粗效果果。表格格主体中中各个列列标题文文字，对对齐方式式设置为为居中对对齐，字字号14，加粗效效果，默默认字体体。3表格边边框线的的设置虽然从Excel表格中已已经看到到了有许许多细细细的线来来分开各各个单元元格，其其实这些些只是虚虚框，默默认情况况下它们们是打印印不出来来的。如如果打印印的表格格需要待待上边框框线，就就必须自自行设置置。与Word中表格边边框线设设置方法

22、法一样，Excel中边框线线设置也也是先选选取需要要设置的的单元格格或单元元格区域域，然后后选择边边框线形形和加框框线位置置即可。本实例操操作中，首先选选取A2：J 22（表头不不需要加加边框，所以第第一行不不选；另另外，之之所以选选到22行，目的的是通过过设置，使将来来打印的的一张汇汇总表上上能输入入20个人的资资料），然后使使用“格格式”工工具栏上上的“边边框”按按钮进行行设置即即可。本步骤操操作完之之后，报报名信息息汇总表表的整体体效果如如图3-14所示。办公自自动化实实用技术术电子子教案20水利水电电出版社社图3-14“报名信息息汇总表表”表格格效果3.4.3表格的页页面设置置本实例制

23、制作的报报名汇总总表需要要打印。在打印印工作表表之前，应该先先对工作作表进行行页面设设置，主主要操作作包括纸纸张大小小和方向向的设置置、页边边距大小小的设置置、页眉眉/页脚的设设置、工工作表的的设置以以及手工工插入分分页符等等。说明：如如果一个个工作簿簿中的几几个工作作表需要要相同的的页面效效果设置置，应该该首先选选择这些些工作表表，然后后进行页页面设置置，否则则页面设设置只对对当前活活动工作作表有效效。办公自自动化实实用技术术电子子教案21水利水电电出版社社单击“文文件”|“页面设置置”菜单单命令，即可打打开“页页面设置置”对话话框，该该对话框框中有4个选项卡卡：“页页面”、“页边边距”、“

24、页眉眉/页脚”和和“工作作表”。1“页面面”选项项卡“页面”选项卡卡格式如如图3-15所示。主主要的设设置内容容包括：打印方方向、纸纸张大小小、缩放放比例、打印质质量和起起始页码码。此处处重点对对“缩放放”分区区的设置置操作做做出说明明。利用“缩缩放比例例”选择择区，可可以实现现对工作作表的放放大或缩缩小打印印。在默默认状态态下，“缩放比比例”为为100%，即正常常尺寸。若希望望将打印印对象整整体放大大或缩小小，可以以通过“缩放比比例”后后面的微微调按钮钮或者在在文本框框中键入入适当的的数字（只能在在10400之间）调调整。“调整为为页宽页高”选选择区区可以设设定所要要打印的的全部内内容正好好

25、以页输出，指定页页数后，Excel会自动计计算需要要缩小的的比例，可以在在缩放比比例文本本框中看看到这个个百分比比。有些些时候，打印对对象比一一页稍微微大些或或者稍微微差一点点不到一一页，又又不知道道缩小或或者放大大多少比比例，则则可以选选择“调调整为1页宽1页高”，这项功功能此时时非常实实用。2“页边边距”选选项卡“页边距距”选项项卡格式式如图3-16所示，其其中可以以进行的的操作包包括：通通过微调调按钮设设置上、下、左左、右的的页边距距及页眉眉、页脚脚区域的的大小，还可以以通过选选取“居居中方式式”中的的“水平平”、“垂直”复选框框设置被被打印的的表格在在版心的的水平和和垂直中中央。办公自

26、自动化实实用技术术电子子教案22水利水电电出版社社图3-15“页面”选选项卡图图3-16“页边距”选项卡卡说明：上上、下、左、右右的页边边距以及及页眉、页脚区区域的大大小也可可以在下下面介绍绍的预览览状态下下再进行行必要的的调整。3“页眉眉页脚脚”选项项卡“页眉页脚”选项卡卡格式如如图3-17所示。在在打印输输出时，每一页页最上边边打印的的主题文文字，称称之为页页眉；打打印在最最下边的的称之为为页脚。在“页页眉”预预览框和和“页脚脚”预览览框中可可以看到到页眉和和页脚的的效果，如图3-17所示就是是设置了了“工作作表名称称”为页页眉，“第一页页共？页页”为页页脚，这这样设置置的效果果在后面面的

27、打印印预览视视图中将将会看到到。如果果需要修修改，还还可以选选择“自自定义页页眉”或或“自定定义页脚脚”来自自定义页页眉、页页脚的内内容和格格式。办公自自动化实实用技术术电子子教案23水利水电电出版社社4“工作作表”选选项卡“工作表表”选项项卡格式式如图3-18所示。该该选项卡卡设置内内容较多多，比较较重要，并且初初学者一一般不太太注意，下面对对其中的的内容进进行详细细解释。它包括括的具体体项目如如下：（1）“打印印区域”：在此此框中输输入要打打印的单单元格范范围区域域。（2）“打印印标题”：如果果想使输输出表格格的每页页都像第第一页那那样打印印上顶端端标题或或者左侧侧标题。只要在在“顶端端标

28、题行行”或“左端标标题列”中输入入标题所所在行号号、列号号即可。（3）“打印印”区域域：此区区域中重重点介绍绍一下“网格线线”复选选框的用用处。如果工作作表中键键入了内内容的单单元格没没有设置置边框格格式，但但是只要要在该区区域将“网格格线”复复选框选选上，则则Excel会根据工工作表中中的实际际情况将将键入的的内容的的单元格格的边框框设置为为默认格格式并打打印出来来。“网格线线”复选选框最好好不要选选上，打打印的表表格中，某些单单元格需需要不同同的边框框格式时时，使用用者最好好按照实实际需要要自己设设置。图3-17“页眉/页脚”选选项卡图图3-18“页眉/页脚”选选项卡办公自自动化实实用技术

29、术电子子教案24水利水电电出版社社（4）“打印印顺序”区域：选择“先列后后行”，则当数数据不能能在一页页打完时时，从第第一页向向下编排排页码并并打印，然后移移至右边边依次向向下打印印；若选选择“先先行后列列”则相相反。3.4.4表格的打打印预览览制作完一一份工作作表后，可以使使用打印印预览命命令，在在屏幕上上先看到到要打印印出来的的结果，在查看看的同时时，可随随时针对对打印设设置进行行检查和和修改，直到满满意后才才将其打打印出来来。单击“文件”|“打印预览览”菜单单命令，或单击击“常用用”工具具栏上的的“打印印预览”命令按按钮，都都可以打打开“打打印预览览”视图图，如图图3-19所示，就就是上

30、面面的报名名汇总表表经过页页面设置置后的打打印预览览效果。在“打打印预览览”视图图窗口上上方，有有一排按按钮，可可以用来来进行页页面的相相应调整整。图3-19“打印预览览”视图图办公自自动化实实用技术术电子子教案25水利水电电出版社社3.4.5表格的打打印输出出打开准备备打印的的工作表表所在的的工作薄薄，并单单击对应应工作表表的标签签，使待待打印的的表格显显示出来来后，单单击“常常用”工工具栏上上的“打打印”按按钮即可可开始打打印。如如果单击击“文件件”|“打印”菜菜单命令令，则会会出现“打印”对话框框，如图图3-20所示。在“打印印”对话话框中：利用“打印范范围”区区域选项项的设置置，可以以选择是是打印工工作表全全部内容容还是只只打印制制定页；利用“打印”区域选选项的设设置，可可以实现现工作表表中部分分内容、工作表表中全部部内容和和工作簿簿中全部部工作表表中全部部内容的的打印设设置。关于工作作表打印印的更多多操作，下章还还会进行行更加详详细的介介绍。图3-20“打印”对对话框办公自自动化实实用技术术电子子教案26水利水电电出版社社小结结在办公事事务中，各种办办公表格格的制作作是经常常进行的的操作。根据办办公需要要，办公公用表格格有不同同的类