无纸化办公BP案例课件

1、Paperless office for calibrationPaperless office for calibratiPrepared By : Selena Zhang主題選定 選題背景 現狀分析 校驗室用紙評估 目標設定 要因分析 對策實施成果 目標達成判定 節約成本核算 标准化 残留问题点專案計畫表Prepared By : Selena Zhang主題選Prepared By : Selena Zhang提升客人對Liteon環保行為的滿意度,體現公司綠色價值觀.成本意識, 改進技巧.精益5S,方便、快捷、空間利用.選題背景Prepared By : Selena Zhang提升

2、客現狀分析 耗用類型需列印備案的紙檔共計 7 類,能精確統計累計 1109 份以上.當前校驗流程需完成的紙檔備案現狀分析 耗用類型需列印備案的紙檔共計 7 類,能精確統計年校驗次數*儀器總量*每份耗紙=內校報告: 3225 張現狀分析(1) 內校報告耗用紙量年校驗次數*儀器總量*每份耗紙=內校報告: 3225 張現狀黃色部分是有內校資質的儀器類型.現狀分析(2) 內校報告耗用紙量黃色部分是有內校資質的儀器類型.現狀分析(2) 內校報告耗用外校返廠儀器証書復印成入庫証明 (每份110不等,計平均5*333): 1665 張現狀分析(3) 外校報告耗用紙量外校返廠儀器証書復印成入庫証明 (每份11

3、0不等,計平均5系統發送之PO分別存檔列印和入庫列印: 696 張現狀分析(4) PO列印耗用紙量系統發送之PO分別存檔列印和入庫列印: 696 張現狀分析(各部門年度校驗計劃9份，月度催校、追蹤記錄、HL表分別12份，列印存檔耗用近約: 400 張現狀分析(5) 校驗計劃的耗用紙量耗紙最多的年度校驗計劃各部門年度校驗計劃9份，月度催校、追蹤記錄、HL表分別12份校驗室標準件12套及溫濕度管控表，用於每周執行點檢記錄13*52: 636 張現狀分析(6) 標準點檢及溫濕度耗用紙量每種報表每周均有列印校驗室標準件12套及溫濕度管控表，用於每周執行點檢記錄13*其它日常登記或零時需要，以及存檔資料

4、更新，偶然列印錯誤、調試錯誤等等，另計耗用約: 300 張現狀分析(7) 其它耗用紙量其它日常登記或零時需要，現狀分析(7) 其它耗用紙量現狀分析(8) 匯總耗紙量匯總年度平均列印耗紙量: 6922 現狀分析(8) 匯總耗紙量匯總年度平均列印耗紙量: 69目標設定 取消紙檔存放改為電子檔存放，節省耗用紙張; 合並部分點檢記錄表，降低耗用紙張; 校驗年、月計劃、未送校HL電子檔案化，催校和追蹤由EMS自動系統化完成，提升作業效率.目标:以導入Paperless office減少60%耗紙量耗用降低目標目標設定 取消紙檔存放改為電子檔存放，節省耗用紙張;目标要因分析(1) 魚骨圖人環境設備方法重要

5、因子次要因子不可控因子溫濕度及污染報廢紙印表機故障或墨盒造成電子存檔，導入Paperless office如何Down 60%耗紙量客人審核便利或要求察看紙檔完成的檔案Check不出錯誤，重復列印資料列印前需預覽格式合並精減項目,雙面列印找到重要對策導入EMS系統作業催校找到哪些因素可造成浪費? 分析可知,改善方法和自動化設備的導入具有可行性。要因分析(1) 魚骨圖人環境設備方法重要因子次要因子不可控要因分析(2) 柏拉圖找到當前哪些方面可以改善? 分析可知,本Team可控的內校存檔、溫濕度點檢和校驗計劃(綠圈中项目)列为重要改善项目。哪些耗費可改善要因分析(2) 柏拉圖找到當前哪些方面可以改

6、善? 哪些耗費對策實施(1) 存檔電子文件校準報告年校準月校準日樹形文件夾有序快捷BeforeAfter對策實施(1) 存檔電子文件校準報告年校準月校準日樹形文件對策實施(2) SAPEMS催校系統BeforeAfter專案可行性評估已完成EMS系統完成後將取消這幾類列印發送和存檔對策實施(2) SAPEMS催校系統BeforeAfteBeforeAfter對策實施(3) 標準件點檢表合並一張點檢表集成多台儀器取消或合並BeforeAfter對策實施(3) 標準件點檢表合並一張目標達成判定 成果比較目标:以導入Paperless office減少60%耗紙量實際降低: 3225+620+400

7、/6992=60.7%達成预定目标60%Accept目標達成判定 成果比較目标:以導入Paperless of效益核算有形效益(CNY):導入paperless office, 精減文件儲櫃:1315元(原資產價5580拆舊後) 2個=2630印紙耗費(A4辦公用紙)降低: 92元*4245張/500張=781.08節省校驗室列印墨盒: 150元*9個=1350提升作業效率，降低工程師列印等待及裝訂存檔內校報告的工時: 4245張*37.36秒(非連續列印)+52.47秒*633份=53.28 H合計年節省:2630+787.08+1350+53.25*31.25=5644.06無形效益:提升客人對我司綠色環保行為的認可度、滿意度新增成本:無，本次活動達成系利用公司現有資源效益核算有形效益(CNY):殘留問題點當有客人審核時，電子檔受限不如紙檔可以隨時、隨地提供電子檔資料受電腦軟(感染病毒風險) 、硬件(硬盤失效)故障制約後續活動中，校驗室的電子檔資料是否可呈現系統化的管理(例如 DCC501系統)? 繼續努力殘