模块三企业文档资料管理

1、模块三 企业文档资料管理第一部分 企业的文书处理【知识目标】了解文书、企业文书的含义了解企业常用文书的含义及特点熟悉企业文书的拟写要求掌握收发文处理程序掌握企业常用文书的结构与写法【能力目标】能够进行收发文处理能够拟写企业常用文书1第一单元 文书的起草及制发一、文书起草及制发的程序（一）准确把握领导的发文意图 起草文书是秘书非常重要的一项工作。其写作内容所表达的不是个人的意愿，而是单位领导的意图。在一个单位，领导人除亲自动手撰写的文件外，一般会向负责拟稿的秘书或承力部门交代发文意图。领导的发文意图决定着文书的中心思想，秘书必须全面、细致、准确、深入地领会领导的意图，把握领导交拟的实质、重点和要

2、求。写作前，虚心向领导求教；写作中遇到问题要及时请示领导；文稿完成后交领导审阅，并认真听取领导的修改意见。2（二）收集和选择材料 秘书在撰写文书时不能“闭门造车”，应根据表达领导的发文意图需要，深入到有关部门收集一手材料。并注意从现行的政策法规中及上级的相关文件中收集权威性的依据。（三）确定主题构思提纲 秘书人员要根据领导发文的意图，对照党和国家的方针政策和有关规定，确定好一个正确、鲜明、深刻的主旨。然后进行总体构思，明确该文书要说明哪些情况，重点是什么，如何来表达。并拟写提纲、安排结构。根据文种特点和文稿内容，安排好文书的开头、结尾及各层次。3（四）草拟文稿 文书主题的确定，材料的选择，领导

3、的意图，拟写者的表达，都能从该环节得以充分体现。1.树立时效观念拟写人员要在接受拟写任务后及时拟稿，按时完稿。2.讲究观点与材料统一写作中，观点要能统帅材料、支配材料，材料要能支持观点、体现观点、印证观点。3.坚持内容与形式统一拟写时以说明、叙述、议论为主。在语言运用要切合内容、文种、场合的需要和制发者的身份、地位，使用规范化的公文用语，努力做到准确、简明、朴实、庄重、严谨、得体。4（五）反复修改完成初稿文稿拟好后，拟写人员要从内容到形式进行认真检查，反复修改。修改主要从主题、材料、结构、语言等四个方面进行。1.修改主题主题是文书的“灵魂”所在。检查修改文稿主题，主要是检查其观点是否符合国家的

4、政策法规、上级机关的有关规定以及领导意图，是否符合本单位的实际情况，明确提出主张。使主题正确、鲜明、深刻、集中。52.修改材料文书的材料是形成和表达主题所依据的事实、数据、经典论述、方针、政策、规定等。文书是靠材料来说明问题的。3.修改结构文书总体结构的修正、起承转合的调整、层次的改变以及详略的变化等，使其成为一个统一的整体。4.修改语言文书是用规范得体的语言表达主题思想的。检查修改时，主要修改含混不清、表意不明、搭配不当、词序颠倒的语句，不规范的汉字以及错误的标点符号等，力求语言的准确、鲜明、精炼、生动。6（六）填写发文稿纸首页 文稿起草好后，须在草稿前附上发文稿纸。将发文事由、附件、主送单

5、位（部门）、抄送单位（部门）、主题词、审核人等按要求准确填写好。再连同文稿一同送交办公室负责人审核把关。7二、起草文书时应注意的问题 （1）内容要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。（2）主题正确、务实、集中、鲜明。 （3）观点要明确、条理要清楚，表达要准确，结构要严谨。（4）语言准确严密、简练明了、庄重得体，直述不曲，篇幅力求简短。 （5）词语要规范，标点要准确，书写要工整，文稿中的人名、地点、数字、引文要准确。8（6）文稿中涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，

6、其他应当使用阿拉伯数字。（7）文内如果要使用简称，首先要用全称，然后注明简称。 （8）公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 （9）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （10）有些文稿内容涉及其他部门的职责权限，必须征求相关单位的意见，做好会商工作，以达成共识。9第二单元 收文与发文管理一、收文管理（一）签收 企业秘书部门收到文件材料后，要进行必要的检查，确认无误后在送件人的投递单或登记簿上签署收件人的姓名和收件日期。如果是急件的话，还须注明收件在几时几分，以明确交接双方的责任。10（二）拆封来信来函上除标明领导人“亲启”、“亲收”外，

7、其他由本企业或本部门接收的邮件，秘书部门都可以拆封。拆封后，要对信封内的文件进一步核查、清点，确认是否完整无误，特别是对政府部门发来的文件，要对信封、文件、文号、机要编号等进行“四对口”核定，如果其中一项不对，应及时与发文单位联系查询，妥善处理，核查无误后，才能进入下一步的登记环节。（三）登记 签收后，为防止文件的积压或丢失，有效地控制文件的运转，对收文进行有效地管理和保护，对一些重要来文的基本要素和内容要进行记录。11需要登记的文件主要有：（1）上级单位的指导性、参阅性和需要办理的文件； （2）下级单位的请示性、报告性文件，重要的带有密级的刊物、资料； （3）其他单位商洽问题和需要答复的文件

8、； （4）企业内部使用的文件、会议文件和音像文件等。（四）分送文件登记后，秘书人员根据文件的内容、性质和办理要求及机构内部的分工，将文件及时、准确地分送给有关领导阅批或转交有关部门和承办人员阅办。12（五）拟办 对于一些需要办理的来文，秘书部门要根据单位的职权范围、组织机构、业务范围、文件内容的要求及时提出初步办理意见，供领导人批办时参考。在拟办意见之下，签署拟办人姓名及日期。（六）批办 企业负责人对秘书部门送批的文件，参考拟办意见，提出或进一步明确承办该文件的部门或承办人。批办意见填写在文件处理单的“批办意见”栏内，同时签署批办人姓名和批办日期。13（七）承办 秘书人员取回领导批示办理的文件

9、，交给相关业务部门具体办理实施。作为承办部门，首先要认真领会批办意见，然后分清轻重缓急，对于紧急文件，应先办理。对办理有困难的，应及时向领导反映说明。（八）催办 对于交给相关部门承办的文件，秘书人员要按照文件办理时限和内容要求，对承办工作进行检查与催促，防止文件处理的延误和漏办，提高办文效率。（九）注办 文件承办完，秘书部门对公文承办的情况和结果在公文处理单上所作的简要说明。14二、发文管理 （一）草拟 草拟就是草拟公文草稿。是整个发文处理过程的第一步。一般而言，文稿起草前，单位的领导或秘书部门的负责人会向拟稿人交代发文目的、行文意图、大致内容等交代清楚，然后由秘书人员起草。秘书人员务必弄清这

10、些内容，进行深入调查、收集丰富的材料，然后再动笔拟写以完成起草工作。15（二）审核文稿拟好后，不能直接拿给领导签发，而是要交给本部门的负责人或办公室负责人，由他们对该部门起草的文稿进行质量“把关”。主要看行文是否确有必要，是否符合行文方式及行文规则的相关规定，内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是否一致，与本部门已有的规定是否矛盾，语言是否简练，标点符号是否正确，严把政策关、内容关和文字关等“三关”。16（三）签发 文稿经过部门领导或办公室负责人审核之后，再送给单位主要领导，由单位主要领导对文稿进行最后的审定。审查无误后，主要领导会在发文稿纸上签署批准发文意见，签注领导的姓名和日期。文稿一

11、经领导签发就转化为定稿，其他人员无权改动。这时，文件也就是由法定作者颁发的了，签发的领导人是要对文稿负全部责任的。同时，定稿是孤本文稿，要特别注意保护好。17（四）复核 复核是发文办理的第二次审核，是由秘书部门对已签发的文件在正式付印前进行核查。主要核审批、签发手续是否完备、附件材料是否齐全、文件格式是否正确等。这时，如发现文稿需要进行实质性的修改，则应当按程序重新审核、签发和复核。秘书部门的复核人员是不能擅自对文稿进行直接修改的。（五）缮印 对领导已签发并由秘书部门复核好的文件定稿，由秘书部门统一进行誊抄誊写或印制。缮印的文件一般通过打印、铅印、胶印或复印的方式进行文件的印制。18（六）用印

12、 文件印制好后，需要盖章方可正式生效（会议纪要除外）。以单位名义发文的，需在文末的成文日期处加盖单位的印章；如果是单位部门发文的，则需盖部门印章。用印时要保证用印质量，印迹要端正、清晰、完整，不允许盖倒、盖歪，而且应为红色，要鲜明、均匀。19（七）登记 文件在发出之前，需要对其主要内容和基本要素进行记录，以便进行统计、查找和管理。登记的信息一般包括发文字号、文件标题、发往机关、签收及清退情况等。发文字号中的顺序号，一般是按年度流水编排。（八）封发 封发是对需要发出的文件进行封装并向主送、抄送单位发送。封装前，应对该文件进行认真清点、核查，无误后填写好封皮。填写封皮时，字迹工整、地址详细清楚、收

13、文单位名称规范、封口牢固，并尽早发出，及时送达收文单位。20第三单元 常见企业文书撰写在企业的生产经营活动中，秘书人员必须熟练掌握常见文种的结构与写法，并根据工作需要正确行文。常见的企业文书可分为行政公文、事务文书、商务文书等 3大类文书。一、行政公文（一）请示的撰写1.标题有两种形式：（1）发文机关 +关于 +事由 +文种；（2）关于 +事由 +文种。212.主送机关负责受理和答复该请示的单位或组织。针对请示的目的和内容，主送机关只能选择一个，而且必须是负责回复请示事项的上一级单位。3.正文请示缘由+请示事项+结束语。22（1）请示缘由。用来说明请示的原因、目的、依据等，即明确为什么要请示，

14、对于面临的困难和问题，要讲清楚、说明白，理由更要说充足，以求得上级的理解、认同。有时还需要说明请示事项已经具备的条件和可行性，以便上级尽快给予答复，对于次要情况或参考资料可作附件呈送。23（2）请示事项。是请示正文的核心，是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。请示事项应具有可行性与可操作性，对需要上级机关审批的事项，进行具体明确地说明，请求批准的事项中如果涉及人力、物力、财力等方面的内容，应该把数量、用途等交代清楚。有时，为了有利于审批，还可进一步提出切实可行的办法、措施与建议。（3）结束语。请示的结束语是请示必不可少的一个组成部分，不能遗漏，更不能含糊其辞。通常用“当否，请批示

15、”、“妥否，请批复”、“以上请求如无不妥，请批转各地区、各部门执行”等。244.成文日期与附注成文日期应用汉字标注。在成文日期下一行左空2字，加圆括号注明请示单位联系人的姓名和电话号码，便于请示事项的办理。（二）报告的撰写1.标题有两种形式：（1）发文机关+关于+事由+文种；（2）关于+事由+文种。2.主送机关一般是发文机关直接的上级机关或领导。3.正文发文缘由报告事项结尾构成。25（1）发文缘由。主要说明为什么要写这份报告，概述何时接到上级公文、指示或任务，本单位执行、办理情况及结果如何，并用“现将有关情况报告如下：”转入报告事项的拟写。（2）报告事项。类别不同，其写法也就不同。（3）结尾。

16、常用的结束语“特此报告”、“专此报告”、“请审阅”、“请指正”等，不能包含请求指示或批准的要求。4.落款与成文日期与其他文书相同26（三）通知的撰写1.标题通常有四种结构形式： （1）发文机关 +关于 +事由 +文种；（2）关于 +事由 +文种；（3）文种；（4）发文机关 +关于 +批转（转发）+（原文件名）+文种。2.主送机关通知的发文对象比较广泛，当主送机关比较多时，采用抽象概括的写法，并注意主送机关排列的规范性。如：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。3.正文不同种类的通知其正文内容各不相同。27（1）指示性通知。（2）批示性通知（批转、转发性通知）。（3）告晓性

17、通知。将行文的依据、目的和事项写清楚即可。 （4）会议通知。（5）任免通知。（四）通报的撰写1.标题有三种形式：（1）发文机关 +关于 +事由 +文种；（2）关于 +事由 +文种；（3）文种。2.主送机关通报一般都有主送单位，可以是一个，也可以多个，单位内部采用张贴形式的通报一般不必写主送机关。283.正文发文缘由 +通报事项 +分析与决定 +要求。（1）发文缘由。主要是写出发文意义、根据、背景等。 （2）通报事项。或是写表彰事迹、或写错误事实与事故经过，或写重要精神、情况，这部分要详写。（3）分析与决定。分析事实性质，然后作出处理意见。情况通报不需写处理意见。 （4）要求。4.附件5.成交日

18、期在落款的下面写明制发此通报的年、月、日。29（五）函的撰写 函的类别较多，这里主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。函的结构由标题、主送机关、正文、成文机关和成文日期五个部分构成。1.标题有三种形式：（1）发文机关 +事由 +文种；（2）事由 +文种；（3）发文机关 +事由 +去（复）函机关 +文种。2.主送机关受文并办理来函事项的单位。 3.正文（1）缘由。（2）主体。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。30（3）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可不用结束语，如便函，可以像普通

19、信件一样，使用“此致”、“敬礼”。二、事务文书（一）章程的撰写1.标题由公司名称和章程两个要素构成，直接写成 公司章程。312.正文前言：交代写作章程的目的与依据；主体：由总则、分则、附则三部分组成。（1）总则。写明公司的名称、住所、经营范围、公司经营年限甚至包括注册登记的机关名称等。这部分可分条表述，也可以用段落的形式分清层次。（2）分则。（3）附则。3.结尾（1）股东签名盖章； （2）订立章程的年、月、日。32（二）企业规章制度的拟写1.结构（1）标题。发文单位 +内容 +文种。 （2）正文。无论哪种类型，还是内容的繁简或篇幅的长短，总的来说，规章制度一般包括三方面的基本内容。2.结构形成

20、规章制度一般有“章-节-条-款-项”、“章-条-款-项”、“ 条-款-项”、“章-条”、“条-款”或只有“条”等几种结构类型。3.制定规章制度的程序（1）制定规章制度必须通过民主程序。33（2）规章制度应抄报劳动行政部门备案。企业制定的有关劳动管理的规章制度，应抄报劳动行政部门备案。（3）规章制度必须向劳动者公示。企业规章制度的适用对象是全体职工和各个部门，所以它必须让企业的所有成员知晓。公示规章制度是企业的义务，及时了解企业规章制度也是每位员工应尽的义务。规章制度向劳动者公示，也是该项规章制度可以作为人民法院审理劳动争议案件依据的必备要件之一。34（三）计划的撰写 具体说来，计划的结构大致分

21、为文章式与表格式。 1.文章式把计划按照指导思想、目标和任务、措施和步骤等分条列项地编写成文，这种形式经常用于全局性的工作计划。（1）标题。有两种形式：其一，公文式标题（单位名称 +时限 +主要内容 +文种），多用于综合性计划；其二，文章式标题，多用于专题性计划。（2）正文。由前言、主体和结尾构成。（3）落款。成文单位和成文日期。352.表格式将工作任务及具体指标、完成时间、措施要求、承办单位、检查方法等内容，用表格的形式表达出来，经常用于时间较短、内容单一或量化指标较多的工作计划。这种计划制作起来比较简便，计划内容简明、清楚，便于领会和实施。（四）工作总结的撰写1.标题有两种形式：（1）公文

22、式标题（单位名称 +时限 +主要内容 +文种），多用于综合性总结；（2）文章式标题，多用于专题性总结。362.正文正文包括：基本情况（前言）、成绩和体会、存在的问题或教训、今后的努力方向四部分。3.落款一般在正文右下方写明总结的单位名称或个人姓名以及总结的日期；也可以在标题下正中或偏右处书写。（五）简报的撰写 简报的结构由报头、报核、报尾三部分构成。 1.报头首页上方 1/3的位置，下边用横线与正文部分隔开的部分。包括的要素有：简报名称、期号、编写单位、印发日期。372.报核简报的核心部分，主要由（按语）、标题、导语、主体、结尾等部分组成。3.报尾位于简报最后一页下部，用间隔线与报核隔开，横线

23、下居左写明发送范围。最后在间隔线下居右的括号内注明共印多少份。三、商务文书的拟写（一）市场调查报告的拟写其结构一般都包括标题、正文、署名三部分。381.标题公文式与文章式。2.正文正文分为开头、主体、结尾三部分。（1）开头又称前言部分。（2）主体。（3）结尾。这是全文的结束部分。（二）标书的拟写1.招标书结构与内容招标文书一般由标题、正文和结尾三部分组成。（1）标题。标题一般写在第一行的中间。（2）正文。（3）结尾。392.投标书结构与内容一般由标题、主送单位称呼、正文、结尾、附件五部分构成。（1）标题。 （2）主送单位。主送单位是对招标单位的称呼。在标题下隔行顶格写上招标单位的全称，与行政公

24、文中的主送机关和信函中称谓的写法相同。（3）正文。包括前言与主体两部分。（4）结尾。结尾包括落款、联系方式、日期、印章等项内容。（5）附件。40（三）意向书的拟写1.标题有两种写法：（1）项目名称 +文种；（2）文种。2.正文正文由导语、主体、结尾三部分构成。（1）导语。写明合作各方当事人单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见。（2）主体。分条款写明达成的意向性意见，可参照合同或协议的条款排列。 （3）结尾。3.尾部意向书签订各方单位的名称、签订人姓名并加盖公章、私章及日期。41（四）经济合同的拟写1.首部首部包括以下内容：标题，当事人，合同编号与签订地点、时间。（1）标题。即

25、合同的名称，标题在合同文本中应写在合同首页上方居中的位置。（2）当事人。（3）合同编号与签订地点、时间。2.正文正文一般包括以下几方面内容：（1）引言。（2）标的。它是当事人双方权利和义务共同指向的对象，可以是货物、劳务、工程项目、智力成果等。42（3）数量和质量。这是衡量标的的尺度。（4）价款或酬金。价款指为获取标的物而交付的货币数量。（5）履行的期限、地点和方式。履行期限是指当事人完成合同规定义务的时间范围。（6）违约责任和争议的解决方法。433.尾部写清楚双方当事人的有关情况，一般包括以下四方面的内容： （1）合同正本、副本的份数，留存何处。 （2）合同有效期及其他应注明的有关事项。 （

26、3）写上立合同的各方当事人名称或代表姓名并盖章。此外，合同各方当事人的地址、电话、开户银行及账号一一写明。（4）签订合同的时间。44第二部分 文书与档案管理【知识目标】了解文书分类方案的含义 了解电子档案、声像档案的管理 了解企业文书资料库建立的优点 熟悉企业档案的价值、内容 掌握企业文书整理归档的步骤 掌握企业档案保管的方法 掌握企业档案利用的程序【能力目标】能对企业文书进行整理归档 能对企业档案进行有效保管 能对企业档案进行有效利用 能建立企业文书资料库45第一单元 文书的整理与归档一、文书整理归档的步骤 在企业当中，尽管文件材料不同，整理方法灵活多样，但一般说来还是要经过以下四个主要步骤

27、。（一）编制分类方案 分类方案具有相对的连续性、稳定性和客观性。如果企业原已有比较规范的分类方案，而且企业内部的基本情况没有变化或变化不大，应按原来的方案进行分类整理。如果是新组建单位且没有文书分类方案时，则应根据企业的实际情况先制定好分类方案，并以文字固定下来。461.依据分类方法确定类别分类的方法主要有以下四种： （1）按年度分类。即按其形成的不同年度分为不同的类别。（2）按保管期限分类。保管期限分为短期、长期、永久三种。（3）按组织机构分类。（4）按问题分类。2.制定分类方案分类方案的结构一般由序号、类别和条款构成。（1）序号。 （2）类别。（3）条款。47（二）初步整理 文书处理部门在

28、平时就要有计划地将本机关一年中不断形成的应归档文书材料逐步整理起来。（三）系统整理 随着文书人员平时归卷工作的开展，公司年内产生的文件会比较有序地存放在预设的文件夹中。尽管如此，为便于移交和日后对档案文件的管理和利用，文书工作人员还需对它进行系统地整理。1.区分不同价值，确定存档文件（1）无保存价值的文件不需归档。这类文件主要有：重份文件；事务性、临时性文件；一般的参考性文件；失去价值的统计报表、登记簿册、简报等。48（2）保存归档有价值的文件。文件的保存价值是由文件反映企业工作活动的作用和今后查考利用可能性的大小来决定的。2.对存档价值的文件进行系统整理（1）确定盒内文件顺序。对盒内平时归卷

29、的文件进行检查调整、排序。（2）案盒内文件的编号。确定好顺序后，对文件进行编号使其位置相对固定下来。（3）装盒填表。将已整理好的归档文件按件号顺序装入档案盒。并填写案盒内文件目录表、档案封面、盒脊和考表。49（四）归档文书经过系统整理成为档案，应在第二年的六月份前向单位档案室移交，即归档，以便由档案室集中统一保管。移交时，要对归档文件进行认真清点核对，确认无误后在档案移交（接收）登记表上签字。二、声像档案的整理与归档 （一）照片文件的整理归档 照片文件主要是由底片、照片和照片说明三部分组成，这三部分共同构成照片文件，缺一不可。在整理时底片单独整理存放，照片与照片说明一同整理存放。50（1）参考

30、纸质文件的分类、整理方法对底片分类、排列、编号、装袋。 （2）照片与照片说明一同固定在芯页上，进行编号。编号应与对应的底片一致。 （3）编制照片文件目录。其归档目录与纸质文件项目不同。（二）影音文件的整理归档 （1）参考纸质文件的分类、整理方法对影音文件进行分类。（2）将整理后录音、录像带装入特制的盒内并在外面帖上注有明确编号、内容、时间的标签。（3）将编号、时间（录制时间）、内容、录制单位、带长（放送时间）、备注等项目填入归档目录里。51三、电子档案的归档 （一）分类、排序将磁性载体传递的零散、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶

31、属编号等电子文件的著录标引应由归档人来完成。（二）组织建立数据库1.首先是对电子文件进行分类和编号一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学地分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。522.对电子文件的登记与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学管理，构成有序的虚拟状态，通过检索可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。（三）归档手续电子档案经检验合格后，形成部门或档案部门要发行归档手续，即形成部门与档案部门均应在归档电子文件登记表和归档电子文件

32、检验登记表上签字或盖章，这两张表格均应一式两份，移交双方各留存一份备查。53第二单元 档案的保管与利用一、档案的保管为了防止档案损坏，延长档案的寿命，档案库房中要放置档案保管的技术设备，做到防潮、防水、防虫、防霉、防其他各种隐患。要建立健全档案保管制度，定期对档案保管情况进行检查，确保档案的安全。（一）档案保管的方法1.控制档案室内温度、湿度档案的寿命与档案库房温度有密切关系。架柜排列保持一定的距离，以保证良好的通风。542.进行卫生、安全检查（1）档案入库前要进行消毒和除尘。在档案室内设置消毒设备及除尘器，防止灰尘及有害气体进入库房，保持库房内外的清洁卫生。（2）放置除虫及除霉药品，进行防虫

33、防霉保护。（3）配置消防设施和防盗装置。（4）定期或不定期进行档案安全检查。检查间隔的时间不宜过长，一般以半年为宜。（二）流动中的档案保护档案利用时借阅与退还档案，都要移动档案。为了防止档案在移动中的损坏，要在醒目处张贴借阅档案的保护措施。551.了解档案库房的编号档案库房有两种编号：一是为所有的库房编制统一的顺序号；二是根据库房所在方位及库房建筑的特征进行编号。楼房内的库房自下而上分层编号，每层的房间从楼梯口入口处自左至右顺序编号；平房应先分院或排，然后从左至右统一按顺序编号。库房编号含楼号、层号、房间号。2.熟悉档案柜架的摆放与编号形状、规格、质地不同的柜架要分类集中。档案柜架的摆放应最大

34、限度地利用库房空间，柜架的两端应与墙壁保持一定距离，与窗户垂直走向排列，避免阳光直射。以档案柜架为准，从上到下依次编排，如五节柜的搁板号自上而下依次为 1号 耀 5号。563.调节保管场所的温湿度档案库房温度与档案的寿命有密切关系。根据有关规定，保管一般纸档案的温度为14 20 ，相对湿度为50%65%，一昼夜允许温度变化范围为2 ，湿度为5 。4.进行卫生、安全检查卫生检查是查看库房的清洁状况，清除灰尘、垃圾、保持库房内外的清洁卫生。5.进行档案流动中的保护利用档案中的借阅与退还，都要移动档案。为了防止档案的损坏，要在醒目处张贴借阅档案的保护措施要求。57（1）档案属于公司机密，未经许可不得

35、外借、外传。易损档案和特别珍贵档案一般只提供复制品，原件不宜外借。（2）借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经档案部门负责人批准。（3）档案管理人员接触档案时应穿工作服，戴手套，轻拿轻放档案。（4）档案存放方式要方便存取。（5）在档案上不允许涂改、做标记。（6）在档案阅读室不得吸烟、喝水、吃食物。58（三）电子档案的管理（1）电子档案内容、结构和背景等经过传输、迁移处理后要保持不变，并与形成时的原始状态一致，以确保电子档案的真实性。（2）记录工作活动的每份电子档案内容、结构、背景信息要保存完好没有缺

36、损，以确保电子档案的齐全完整。（3）电子档案在存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理过程中应保持其真实性，能够被人们识读。59二、档案的利用（一）熟悉库藏熟悉库藏是档案工作者的基本功之一，只有熟悉了库藏才能准确解答利用者提出的各种问题，提高利用工作的质量和效率。熟悉库藏包括了解档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。（二）了解需求了解需求就是对潜在的档案利用和需求进行预测，以便采取积极的措施，促进档案的利用。601.了解决策人员的需求他们需要的是概括性、综合性、可靠性强的高层次档案信息；政策性文件和分析论证材料；工作活动方面的历史信息。2.了解基层管理者的需求基

37、层管理者需要的是具体、实用的档案信息；业务方面的档案信息；对工作有借鉴作用的档案信息。3.了解科研人员的需求科研人员一般需要的是某一个或多个相关主题的档案信息；完整、准确、系统、成套的专题档案材料。614.了解工程技术人员的需求工程技术人员需要的往往是针对性强、内容具体的档案信息；专利文献和标准化材料；同类项目或同行业的档案信息。（三）选择适当的利用方式档案利用的方式有多种，作为档案工作人员应根据利用档案人员的需求，在遵循档案利用工作规则的基础上，选择恰当的利用方式。1.阅览服务开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅利用，是档案利用的主要形式。提供阅览服务的场所应宽敞、明亮、清洁、安静、靠近库房，方便调卷与归卷。622.外借服务档案一般不能