某公司ORACLE ERP AP 模块培训手册

1、filename AP_Manualstyleref HD2 * Mergeformat 第五部份 过帐与与关闭会会计期 page 46File Ref: filename * Firstcap AP_Manual （Confidential, for company use only）Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.珠海理想科学工业有限公司ERP管理信息系统应付管理系系统-培训手手册作 者： 王王淑芳author 建立日期： 255-Appr-220022修改日期：18-Aprr-033

2、控制编号：版 本： 02审批人：RISO项项目经理理 autotext PIC Oracle Logo * Mergeformat 拷贝编编号_文档控制修改记录日期作者版本修改参考号号18-Appr-003王淑芳2.0审阅者姓名职位传阅者拷备号姓名部门资料管理员员项目资料室室文档保存人人员注意意：如果你接到到本文档档的电子子备份件件并要打打印出来来时，为为了文档档控制请请将你的的名字写写在封面面的相应应位置。如果你接到到本文档档的硬拷拷贝件时时，为了了文档控控制请将将你的名名字写在在封面的的相应位位置。目录TOC 文档控制 PAGEREF _Toc526050424 h ii编写说明 PAGE

3、REF _Toc526050425 h 1使用对象 PAGEREF _Toc526050426 h 1参考文档 PAGEREF _Toc526050427 h 1第一部份 供应商商管理 PAGEREF _Toc526050428 h 2操作说明 PAGEREF _Toc526050429 h 2供应商 PAGEREF _Toc526050430 h 22第二部份 发票的的处理 PAGEREF _Toc526050431 h 12操作说明 PAGEREF _Toc526050432 h 12发票处理 PAGEREF _Toc526050433 h 12第三部份 预付款款处理 PAGEREF _T

4、oc526050434 h 19操作说明 PAGEREF _Toc526050435 h 19预付款 PAGEREF _Toc526050436 h 119第四部份 付款 PAGEREF _Toc526050437 h 23操作说明 PAGEREF _Toc526050438 h 23付款 PAGEREF _Toc526050439 h 233第五部份 过帐与与关闭会会计期 PAGEREF _Toc526050440 h 26操作说明 PAGEREF _Toc526050441 h 26月末关帐流流程 PAGEREF _Toc526050442 h 26编写说明本文档为最最终用户户使用手手册,

5、分供应应商管理理、发票票处理、预预付款处处理和付付款四部部分的操操作说明明使用对象本最终用户户培训手手册中的的供应商商及发票票部分适适用于财财务部门门处理应应付款发发票的财财务人员员，付款款部分适适用于作作供应商商付款的的财务管管理人员员。参考文档第一部份 供应商商管理操作说明本章内容主主要介绍绍在应付付款系统统中对供供应商的的增加、合合并。供应商新增供应商商录入菜单： 供供应商基基准输入入1、 进入入“供应商商”窗口（供供应商主主界面）。 供应商全称称：规范地地录入供供应商的的全称。 供应商编号号：输入供供应商编编号。供应商税务务代码 。失效日期，用用来防止止某日期期之后此此供应商商的发票票

6、或采购购订单的的输入。 父供应商商名称 。供应应商是特特许公司司或子公公司时的的父公司司名称。父父公司在在系统中中也必须须定义为为供应商商。 编号 父父供应商商编号。 客户编号号 Classsifiicattionn: 分分类。类型：将供供应商分分为以下下6类：国内,国外,Taxx auuthooritty,ppubllic secctorr coompaaniees,ssuppplerr供应商商、Emmplooyeee员工,。员工: 选选择有效效员工的的姓名以以将员工工作为供应应商的形形式进行行有关费费用报销销。除非非将员工工输入为为供应商商类型，否否则您不不能选择择员工姓姓名。编号：您已已

7、将其作作为供应应商记录录的员工工编号一次性交易易Onee tiime: 启用用此选项项以指定定该供应应商作为为一次性性供应商商。您可可以通过过使用“供供应商查查找”窗窗口找出出所有一一次性的的供应商商。SIC ：标准工工业代码码Minorrityy owwnedd：少数数股权。 供应应商是少少数股权权企业时时Smalll buusinnesss：小公公司，可可以使用用此选项项来跟踪踪与小公公司进行行的业务务进展Womann owwnedd：妇女女拥有， 可以使使用此指指定来跟跟踪与妇妇女拥有有的公司司进行的的业务进进展 所有供应商商接收值值将默认认到您为为供应商商输入的的新采购购订单。您您可以

8、在在采购订订单输入入过程中中改写任任何接收收默认值值。Enforrce Shiip-TTo LLocaatioon强迫迫发运目目的地 ：您在在此字段段中输入入的值，它它可以确确定接收收地点是是否必须须与发运运目的地地相同。可可选如下下项：None无无： 接接收地点点可以不不同于发发运目的的地。Rejecct拒绝绝： 在在接收地地点不同同于发运运目的地地时，采采购管理理系统将将不允许许接收。Warniing警警告 ：在接收收地点不不同于发发运目的的地时，采采购管理理系统将将显示一一则警告告信息，但但仍允许许接收。Receiipt Rouutinng接收收途径： 您对对货物指指定的默默认接收收途径

9、：Dirrectt deelivveryy（直接接交货）、IInsppecttionn reequiiredd（要求求检验）或或Staandaard recceippt（标标准接收收）。Matchh appproovall leevell发票匹匹配： 如果将将 Orraclle 应应付款管管理系统统与 OOraccle 采购管管理系统统或另一一集成的的采购产产品一起起使用，您您可以启启用发票票与原始始采购订订单的联联机匹配配功能。匹匹配可以以确保您您仅支付付已订购购的货物物或劳务务，并确确保供应应商对项项目或劳劳务不超超额开单单。如果果项目的的开单金金额和数数量超过过您定义义的金额额和数量量容

10、限，则则应付款款管理系系统将对对发票应应用挂起起并阻止止付款，直直至您释释放挂起起。2-wayy双向 ：在您您与采购购订单匹匹配时，应应付款管管理系统统将自动动执行双双向匹配配：1. 已开开单数量量 = 已订订货数量量2. 发票票价格 = 采购订订单价格格3-wayy三向 ：此外外要求接接收：3. 已开开单数量量 = 收到到的数量量4-wayy四向 ：此外外要求检检验：4. 已开开单数量量 供应商商合并 发票：在“供应商商合并SSuppplieer MMergge”窗口中中，选择择要从旧旧供应商商传送给给新供应应商的发发票：All（所所有）：传送旧旧供应商商所有的的发票。Unpaiid(未未付

11、)：只传传送供应应商未支支付的发发票。None(无)：不传传送旧供供应商的的发票。PO：如果果要将所所有采购购订单从从旧供应应商传送送给新供供应商，请请选择“PO（采采购订单单）”。输入供应商商名称及及地点：输入旧旧供应商商名称和和地点以以及新供供应商名名称。应应付款管管理系统统会将信信息从旧旧供应商商传送给给新供应应商。复制地点：如果您您要将旧旧供应商商地点重重新指定定给新供供应商，请请选择“Coppy SSitee (复复制地点点)”并且不不要输入入新供应应商地点点。在合合并期间间，应付付款管理理系统将将输入合合并日期期作为旧旧供应商商地点的的失效日日期并使使用您选选择要传传送的信信息来创

12、创建新供供应商的的新地点点。 如果您要将将旧供应应商地点点信息与与新供应应商地点点信息合合并，请请勿选择择“Coppy SSitee(复制制地点)”，而是是在“Sitte(地地点)”字段输输入新供供应商的的现有地地点之一一。合并并期间，应应付款管管理系统统将输入入合并日日期来作作为旧供供应商地地点的失失效日期期并将您您选定的的所有信信息与新新供应商商地点信信息合并并。 选择“合并并Merrge”。应付付款管理理系统将将提交并并发请求求以运行行供应商商合并程程序，此此程序会会将信息息从旧供供应商传传送给新新供应商商，并同同时运行行供应商商合并报报表，查查阅该报报表并保保留以作作为供应应商合并并活

13、动的的审计线线索。 第二部份 发票的的处理操作说明本章内容主主要介绍绍在应付付款系统统中对发发票的处处理：普通发票（不不匹配订订单）录录入与分分配预付款发票票2、材料采采购发票票（匹配配订单）的的录入3、发票的的审批。发票处理普通发票录录入菜单：发票票录入发票 发票Invvoicce:Type发发票类型型：系统默默认的发发票类型型为“标准”。 Standdardd标准：指由于于采购货货物或接接受劳务务而从供供应商处处取得的的发票。Crediit MMemoo贷项通通知单：指对于于已开发发票的货货物或劳劳务而从从供应商商处取得得的红冲冲发票。Debitt Meemo借借项通知知单：指指对于已已开

14、发票票的货物物或劳务务因为供供应商没没有开红红冲发票票而由自自已建立立的红冲冲发票。 Po默认：指为匹匹配采购购订单而而创建的的发票。 发票日期：输入发发票日期期或接受受应付款款管理系系统的默默认值（当当天日期期）。如如果您输输入了将将来期间间内的日日期，应应付款管管理系统统将在“审批”过程中中使“将来期期间”中的发发票处于于挂起状状态。根根据应付付款管理理系统选选项和默默认值的的设置方方式，应应付款管管理系统统也许将将使用您您输入的的发票日日期作为为发票“条件日日期”和“GL 日期”默认值值。 发票编号：输入供供应商传传发送给给您的发发票的“发票编编号”，应付付款管理理系统不不允许您您为相同

15、同供应商商输入重重复的发发票编号号。发票币种: 在您输输入以非非本位币币的币种种表示的的发票时时，选择择发票使使用的外外币，使使用用户户汇率类类型输入入汇率将将发票和和发票分分配兑换换成本位位币以创创建日记记帐分录录。以本本位币表表示的发发票金额额与发票票付款金金额之间间的任何何差额均均将记录录为已实实现损益益。 发票额：输输入发票票的总金金额，对对于类型型为“Staandaard”、“PO”的发票票，输入入一个正正值。而而对于“Creeditt Meemo”、“Debbit Memmo”类型的的发票，则则输入一一个负值值。对“Exppensse RRepoort”和“Mixxed”类型的的发

16、票，则则既可输输入正值值，亦可可输入负负值。付款条件：系统根根据供应应商默认认的付款款条件自自动计算算。描述：输入入发票的的摘要说说明。完成以上工工作后按按“Ctrrl+LL”保存，并并点击“分配”键以定定位至“分配”窗口进进行发票票分配。发票分配菜单：发票票录入发票 类型：为您您订购的的货物或或服务选选择“项目”或“税”。金额：输入入分配行行的金额额。税码：选117%GL Daate：分配 GGL 日日期的默默认值是是您输入入的发票票 GLL 日期期。您可可以改写写此默认认值并将将分配 GL 日期更更改为打打开或将将来期间间内的任任何日期期。应付付款管理理系统将将使用“GL 日期”来确定定创

17、建分分配日记记帐分录录的时间间。 帐户: 按按“Ctrrl+LL”键选择择发票分分配到的的总帐会会计帐户户。如果发票要要分配到到多个会会计帐户户，以相相同方式式完成输输入分配配。注意意,项为为不含税税金额,税要选选择税码码,计算算后输入入, 如果分分配总额额不等于于发票总总额，应应付款管管理系统统会在发发票“审批”过程中中将发票票标记为为“分配差差异”挂起。 按 “CCtrll+S”键保存存您所做做的工作作在工具栏“查看会会计方法法”出现以下窗窗口标准发票产产生的会会计科目目如下：借：应付帐帐款-暂暂估应付付21221022应交税金-进项税税2144102201贷：应付帐帐款-理理想总部部21

18、221044（分公公司购总总部产品品，统一一为此科科目）输入采购订订单匹配配发票操作说明本操作说明明输入采采购订单单匹配发发票的方方法。操作路径N发票输入发票操作过程要匹配特定定的采购购订单装装运或分分配，步步骤：路径：应付付发票录入发票发票信息输输入与上上面讲的的标准发发票输入入操作相相同。输入完以上上信息，点点匹配出现以下窗窗口方法有以下下两种：输入采购订订单编号号，然后后按查找找输入项目，切切删除项项目说明明，然后后按查找找出现以下窗窗口匹配打勾出现已开票票数量、单单价、匹匹配金额额注意：匹配配金额应应和发票票一致，如如果有误误，请更更改注意：已开开单为00、已接接收有数数量才可可以匹配

19、配按匹配完成成发票与与采购订订单的匹匹配。要进一步步进行匹匹配，可可以与采采购订单单继续匹配配。选择“分分配”按按钮。对对于要匹匹配的每每个采购购订单分分配，选选择采购购订单分分配，然然后输入入“已开开票数量量”或“匹匹配金额额”。系系统将根根据“单单价”自自动计算算并输入入剩余字字段。（已已开票数数量单单价=匹匹配金额额）。要复核新建建发票分分配，在在“发票票”窗口口中选择择“分配配”按钮钮。然后手工分分配税类型为税金额输入进进项税额额税码选177%科目自动带带出要匹配所有有采购订订单装运运（快速速匹配），步步骤：在“发票”窗窗口中输输入“快快速匹配配”发票票类型。注意：输入入了POO默认类

20、类型，系系统将提提示输入入PO编编号，然然后会自自动默认认供应商商、供应应商编号号、地点点和币种种。输入所有基基本发票票信息，但但不可以以人工输输入分配配。选择“匹配配”按钮钮以使系系统定位位至“与与PO匹匹配”窗窗口并自自动进行行匹配。系系统会将将发票与与匹配的的装运分分配进行行完全匹匹配并自自动创建建发票分分配。可可以通过过改写默默认值来来调整任任何匹配配。(可选)复复核由采购订订单默认认的“付付款条件件”，可可在“发发票”窗窗口中更更改发票票“付款款条件”。在“与POO匹配”窗窗口中选选择“匹匹配”按按钮以保保存匹配配。要复核系统统创建的的发票分分配，请请在“发发票”窗窗口中选选择“分分

21、配”按按钮。 发票审批在支付或过过帐发票票（包括括预付款款）之前前，您必必须使用用以下二二种方法法之一来来提交用用于发票票的“审批”：联机提交发发票的审审批菜单：菜单单：发票票录入发票查询要审批批的发票票，然后后点击“1”键，进进入“1”窗口，点点击“审批”选 点点”确定”。发票的挂起起和释放放菜单：发票票录入发票查询要挂起起的发票票，点击击“挂起”键，进进入“发票挂挂起”窗口。“审批”将将验证有有关输入入发票的的匹配、税税、期间间状态、汇汇率和分分配等信信息，并并自动将将挂起应应用于例例外发票票。如果果发票具具有挂起起，您可可以通过过更新发发票或采采购订单单更正导导致“审批”应用挂挂起的例例

22、外信息息并重新新提交“审批”，应付付款管理理系统将将在例外外信息不不再是问问题时自自动释放放挂起。你可以手工工挂起发发票，但但应付款款管理系系统并不不自动释释放您手手工挂起起，必须须进行手手工释放放应用于于发票的的挂起。在在发票“活动”界面，点点释放。选出释放名名称和释释放原因因然后确定，重重新审批批。发票的取消消菜单：发票票录入发票查询要取消消的发票票，然后后点击“1”键，进进入“1”窗口，点击“取消消发票”选项后后再点击击“确定”。发票的查询询菜单：发票票录入发票供应商名称称：模糊糊查询供供应商名名称PO编号：可按采采购订单单来查询询发票编号：可按供供应商发发票来查查询类型：预付付和标准准

23、金额：发票票金哦日期：可按按一定的的日期范范围来查查询发票状态 已付：发发票是否否付款入帐：是否否入帐状态：是否否已核销销凭证编号按“查找“出现以以下窗口口也可查询可可户欠款款余额 输入客户名名称点“计算欠欠款余额额”，点击击“计算”未付额：尚尚欠供应应商货款款数发票数：未未付款涉涉及到的的发票数数量按“发票”即出现现明细发发票清单单。如下下图：第三部份 预付款款处理操作说明本章内容主主要介绍绍在应付付款系统统中对供供应商预预付款、发发票核销销预付款款与撤消消预付款款核销。预付款预付款申请请菜单：发票票录入发票在“发票”窗口中中选择“预付款款”作为发发票类型型并输入入所有基基本发票票信息。请请

24、参阅：发票录录入。 “临时”类类型是指指可以用用来核销销发票预预付款，“永久”类型一般指不作核销的预付款，如押金。系系统默认认值为“临时”。点击“分配配”键来查查系统分分配。使用审批其其它发票票的方式式审批预预付款。按 “Cttrl+S”键保存存您所做做的工作作。支付预付款款菜单：发票票录入发票InvoiicessEnntryyInnvoiicess您可以按照照支付其其它发票票的方式式来支付付预付款款。您不不能部分分支付预预付款。并并且必须须在全额额支付预预付款之之后才能能对发票票核销预预付款。参参阅发票票工作台台付款。核销预付款款菜单：发票票录入发票1. 在“发票”窗口中中，查询询要被核核销

25、的采采购发票票。2. 选择择“1”按钮并并选定“核销/不核销销预付款款 ”复选框框。选择择“OK”。 应付款管理理系统将将显示您您可以用用来核销销发票的的所有可可用预付付款。 选择您要核核销的所所有预付付款。Amounnt TTo AApplly：输入发发票的核核销额。GL Daate：您也可可以更改改 GLL 日期期，此日日期也即即您在核核销预付付款时应应付款管管理系统统创建的的冲销预预付款分分配的会会计日期期。Invoiice Oveerviiew：要查看看有关预预付款的的详情，请请选择预预付款，然然后选择择“Invvoicce OOverrvieew”。 Applyy/Unnappply

26、：对发票票核销预预付款金金额，并并保存您您所做的的工作。撤消核销预预付款 如果预付付款未支支付或未未对发票票核销，您您可以取取消这些些预付款款。要取取消已核核销的预预付款，您您必须首首先撤消核销预预付款并并撤消支支付此预预付款的的付款单单据。 取取消未支支付或未未对发票票核销的的预付款款：在“付款”窗口查查询并选选择预付付款，取取消预付付款。在“发票”窗口查查询并选选择预付付款。 选择“活活动”按钮并并选择“取消发发票”。 选择 “确确定”以保存存您所做做的工作作。 应应付款管管理系统统将自动动为预付付款创建建冲销分分配并将将预付款款金额减减少至零零。 要取消消已核销销的预付付款： 查询已被预

27、预付款核核销的发发票。选择“活动动”按钮并并选择“撤消预预付款”。同时时可以取取消被核核销的应应付款发发票。取消预付款款的付款款。在付款窗口中中查询已已付的预预付款。取消预付款款发票。查查询预付付款的发发票，选选择“活动”并选择择“取消发发票”。保存所做的的工作。第6节 记录预预付款的的退款操作说明本操作说明明记录预预付款的的退款的的方法。操作路径N发票输入新建操作过程说明输入类型为为标准的新发发票，以以退款额额借记现现金帐户户，贷记记应付款款，再与与预付发发票核销销以贷记记预付款款帐户。记录预付款款的退款款，步骤骤：在“发票”窗窗口中，以以供应商商退回的的金额输输入发票票。输入“标准准”类型

28、型。输入发票说说明以表表明是退回预预付款。创建退款额额的发票票分配，并并借记现现金帐户户或应收收帐款帐帐户。并并照常贷贷记应付付帐款负负债帐户户。注意意清空“税率”字段。保保存。选择“活动动”以审批发发票。选择“活动动”按钮钮以定位位至“发发票措施施”窗口口。选定定“核销销/撤消消核销预预付款”复复选框并并选择“确确定”。选择要核核销退款款的预付付款。在在“核销销额”字字段中输输入退款款金额。可可以更改改GL日日期。要查看有有关预付付款的详详情，请请选择预预付款，然然后选择择“发票票概览”按按钮。如果要审审批预付付款分配配，选择择“审批批”。或或者从“提提交请求求”窗口口提交审审批。如果要为为

29、供应商商打印预预付款汇汇款通知知书，选选择“打打印”。选择“核销销/撤消消核销”按按钮以将将预付款款金额核核销至为为退款输输入的发发票。保存所做的的工作。 第四部份 付款操作说明本章内容主主要介绍绍在应付付款系统统中对发发票的付付款。付款手工付款 菜菜单: 付款录入付款类型：选择择“手工”类型。输入用于付付款的银银行帐户户。 选择付款单单据名。系统自动生生成付款款单据号号。输入付款日日期。输入付款金金额。选择付款币币种。选择要付款款的供应应商。选择要付款款供应商商的地点点。如果要创建建付款的的地址不不同于供供应商地地点，则则您需要要更改地地址。 选择“输入入/调整整发票”以定位位至“发票选选择”窗口，选选择您要要支付的的发票。发发票的总总额必须须等于您您输入的的付款额额。您也也可以选选择发票票概览以以查看有有关发票票的详情情。 按“Ctrrl+SS”保存您您所做的的工作。应付款管理理系统将将记录付付款并将将发票的的状态更更新为“已付” 3、 在“付款Paaymeentss”窗口中中选择付付款类型型“手工Maanuaal”，然后后输入您您要进行行付款的的银行帐帐户，以以及要使使用的付付款单据据。应付付款管理理系统将将自动为为您输入入剩余的的字段。4、请保存存所做的的工作以以