自动化设备办公方案与管理

1、自动化设备办公方案与管理为了满足当前办公业务的实际需求，进一步提高公司办公效 率，加快公司信息化进程，达到增收节支的目的，使公司范围内 每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯。为公司建立 一个安全、快捷的通讯基础设施，并在此基础上扩充办公自动化 系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网络化， 实现文件电子化，无纸化办公，形成公司办公网络，从而使工作 人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率， 降低公司开支，以5C的概念，即沟通(Communication)、协作 (Cooperation)、控制(Control)、创造(Creation)和方便 (Conven

2、ience)为宗旨建立一个技术先进、流程控制完备的办 公自动化系统。网络，服务器管理就公司现有配备要达到办公自动化还有一段距离，首先是我 们现有设备的缺陷。其次，是当前环境的不稳定，我们自身对于 办公设备的不了解。我们现在的办公虽然在一栋大楼当中，但是 大家使用的网络都是以无线连接。信号来源的不稳定，路由器在 用量高峰期负载，导致各部门同事经常断网，文件无法打印。因 此，在16、26号楼的网络配置上，高性能的无线路由器是我们 必须考虑的。按照现有布线：16号楼一层点位3个，二层2个， 三层2个，26号楼一层3个。可以达到两栋楼的整体覆盖保证 无线网络稳定性。有线的布置，按照公司预先构架的思路，

3、外网 接入分为两步，16号楼网络带宽由50M光纤接入。其中会议室 网络宽带按投资总部视频会议要求2M，三间会议室共计6M。三 层楼总计分配带宽30M：分别为六个部门均等分配24M，楼层备 用办公室共用6M带宽。单独无线网络6M （每层楼分配2M）。财 务为单独宽带线路接入5M。其他部门的网络连接全都通过机房 核心路由转换给各自交换机连接至各个工位。都以有线连接为主， 无线连接为辅。保证办公过程中信息及时有效、安全稳定的传递。机房处因为网络分布的原因，建议架设两台服务器。一台为 财务数据的收集与储存。另一台为各部门资料的收集储存。用局 域网的方式将信息共享至公司的局域网中，设置相应的权限级别 供

4、各个部门相关人员的录入、查询、整理。购买正版系统与防火 墙软件建立起公司的专属信息数据库。需求公司有7个部门，分别为：综合管理部、计划财务部、成 本合约部、设计开发部、营销管理部、工程管理部、物业管理部。各部门的文件夹只允许本部门员工有权访问；各部门之 间交流性质的文件放到公用文件夹中。每个部门都有一个管理本部门文件夹的管理员账号和一 个只能新建和查看文件的普通用户权限的账号。公用文件夹中分为存放工具的文件夹和存放各部门共享 文件的文件夹。对于各部门自己的文件夹，各部门管理员具有完全控制 权限，而各部门普通用户可以在该部门文件夹下新建文件及文件 夹，并且对于自己新建的文件及文件夹有完全控制权限

5、，对于管 理员新建及上传的文件和文件夹只能访问，不能更改和删除。不 是本部门用户不能访问本部门文件夹。对于公用文件夹中的各部门共享文件夹，各部门管理员 具有完全控制权限，而各部门普通用户可以对文件夹进行访问查 看，但不能更改和删除。本部门用户（包括管理员和普通用户） 在访问其他部门公共共享文件夹时，只能查看不能修改、删除、 新建。对于存放工具的文件夹，只有管理员有权限更改，其他用 户只能访问。规划根据公司需求情况，现作出如下规划：在公司起核心作用的数据服务器，由综合管理部指定专人管 理、维护，其他人不得操作数据服务器。数据服务器通过远程控 制软件进行操作。数据服务器远程用户由综合管理部指定专人

6、进 行用户管理。允许授权用户对服务器进行操作。在相关服务器上 建立安全的用户管理。默认用户和超级用户按安全要求建立相应 的用户名和密码。建立对应数据服务器的相关用户，综合管理部 保证数据服务器的正常运行和其他人员对服务器的正常使用。综 合管理部负责数据服务器上信息的完整性和及时备份，防止因系 统崩溃等原因造成数据的丢失，及时作好系统的信息备份工作。 软件维护由综合管理部派专人承担，根据系统维护部分配的用户 权限进行相应的操作。数据服务器用户应遵守以下规则：严禁利用数据服务器建立自己的工作目录，对外发布信息。严禁对数据服务器功能进行删除、修改或增加；严禁对数据服务器中存储、处理或者传输的数据和应

7、用程序 进行删除、修改或增加；数据服务器用户用机后须退出帐号处于脱机状态，并且不能 将自己的帐号授于他人使用，保持口令的安全，经常改变重要的 口令。数据服务器用户帐号，原则上只限帐户本人使用，如需多 人使用的，建帐时应向综合管理部说明，但其安全责任应由帐户 主人及部门主管负责。未经公司领导批准，网管人员不得私自开 列帐户。具体实施在系统分区时单独分一个Company的区，在该区下有以 下几个文件夹：综合管理部、计划财务部、成本合约部、设计开 发部、营销管理部、工程管理部、物业管理部、公共文件。在“公 共文件”下又有以下几个文件夹：综合管理部、计划财务部、成 本合约部、设计开发部、营销管理部、工

8、程管理部、物业管理部、 工具。各部门对应的文件夹由各部门自己管理，工具文件夹由 管理员维护。账号角色分为超级管理员组、部门管理员组、普通用户 组。超级管理员组用户账号：admin;部门管理员组包含用户：计划财务部管理员账号：cwadmin；综合管理部管理员账号：zhadmin； 工程管理部管理员账号：gcadmin； 设计开发部管理员账号：sjadmin； 营销管理部管理员账号：yxadmin； 成本合约部管理员账号：cbadmin； 物业管理部管理员账号：wyadmin；普通用户组分为综合管理组、计划财务组、成本合约组、设计开发组、营销管理组、工程管理组、物业管理组。普通用户编 号根据实际情

9、况进行编码添加。文件夹之间的关系见下图：C O m P A N y工程管理部物业管理部工具营销管理部成本合约部计划财务部综合管理部公共文件物业管理部工程管理部设计开发部成本合约部计划财务部综合管理部设计开发部营销管理部C O m P A N y工程管理部物业管理部工具营销管理部成本合约部计划财务部综合管理部公共文件物业管理部工程管理部设计开发部成本合约部计划财务部综合管理部设计开发部营销管理部办公设备办公设备的引用在自动化办公过程中也占据着主导地位。设备的 先进性、实用性是每位同事最关心的问题。现有设备中A3激光 复印机三台、A3喷墨打印机一台、A4黑白打印一体机五台（两 台彩打、两台复印、一

10、台喷墨）、扫描仪两台。在功能上A3只 有两台可以打印，其余两台只能完成简单的复印A4打印机中， 两台一体机，三台只能打印。A3打印使用主要集中于工程管理 部、设计开发部、成本合约部。五台A4打印机共享于局域网中 供六个部门同时使用，要满足各部门的需求稍显勉强。日常的办 公中由于需要大量打印彩色文件集中于设计开发部、营销管理部。对于设备的需求各部门都给予的相应的回复。打印缓慢，只 能单面打印，双面打印过程中需要离开位置与机器配合，复印机、 扫描仪的使用操作不简便等一系列的原因造成了很多的不便。可 见设备在提高办公效率与自动化上的分量。因此，建议公司对当 前设备进行合理的采购和分配。建议将A4打印

11、一体机分部门统 一分配，A3打印机进行重新采购。采购的配置定为可进行A3、 A4的一般打印以及双面自动打印，扫描可通过移动介质、电脑 进行。彩色打印机建议在现有状况下新增原装联供喷墨打印机一 台，根据16、26号楼的布局在公共办公区域的相应工位合理摆 放设备。视屏监控、门禁按照要求视频监控系统和门禁系统放置于前台，通过软件进 行远程操作。前台桌面放置两台19寸显示器以便监控显示，显 示需配备视频分流器连接电脑主机，其数据传输通过网线接入。 视频探头分布于重要办公区。一层楼道电梯进出口设有1个监控点(枪机1个点);一层走廊设有1个监控点；3）一层外墙设有2个监控点；4）二层外墙设有5个监控点；5

12、）二层室内设有2个监控点；6）二层内走廊设有4个监控点；7）二层楼道设有1个监控点；8）三楼楼道、电梯口设有1个监控点；9）三楼走廊设有2个监控点；10）三楼道口设有1个监控点；全天24小时监控，储存数据循环写入在1个月内可供查询 简便易操作。门禁系统采用指纹和ID打卡方式同步进行。安放位置分别位于 进入公司大门入口，一层与二层东北侧电梯一侧的步行楼梯口 ,二层与三层东北侧电梯一侧的步行楼梯口。将整栋大楼划分为 三各部分，员工进出每个区域都有相应的记录。主要控制直连前 台通过软件进行相应的调试和管理。确保内部员工的井然有序与 外来人员的安全管理。电话16号楼话机共95部，其中直拨话机为18部，程控交换机链 接分机77部。公司总机