采购付款循环控制必备手册

1、 HYPERLINK / 更多资料请访问.HYPERLINK E:还未拷贝企业管理采购管理(http:) HYPERLINK () ()更多企业学院： HYPERLINK /Shop/ /Shopp/中小企业管理理全能版183套讲座+897000份资料 HYPERLINK /Shop/40.shtml /SShop/440.shttml总经理、高层层管理49套讲座+116388份份资料 HYPERLINK /Shop/38.shtml /SShop/338.shttml中层管理学院院46套讲座+66020份资料 HYPERLINK /Shop/39.shtml /SShop/339.shttm

2、l国学智慧、易易经46套讲座 HYPERLINK /Shop/41.shtml /SShop/441.shttml人力资源学院院56套讲座+227123份份资料 HYPERLINK /Shop/44.shtml /SShop/444.shttml各阶段员工培培训学院77套讲座+ 324份资料 HYPERLINK /Shop/49.shtml /SShop/449.shttml员工管理企业业学院67套讲座+ 8720份份资料 HYPERLINK /Shop/42.shtml /SShop/442.shttml工厂生产管理理学院52套讲座+ 139200份资料 HYPERLINK /Shop/43

3、.shtml /SShop/443.shttml财务管理学院院53套讲座+ 179455份资料 HYPERLINK /Shop/45.shtml /SShop/445.shttml销售经理学院院56套讲座+ 143500份资料 HYPERLINK /Shop/46.shtml /SShop/446.shttml销售人员培训训学院72套讲座+ 4879份份资料 HYPERLINK /Shop/47.shtml /SShop/447.shttml目 录TOC o 1-4 f u1.采购付款循循环控制目标标及关键风险险控制环节 PAGEREF _Toc232408065 h 31.1释义及范范围 P

4、AGEREF _Toc232408066 h 31.2控制目标标 PAGEREF _Toc232408067 h 31.3关键风险险控制环节 PAGEREF _Toc232408068 h 31.4不相容岗岗位 PAGEREF _Toc232408069 h 32.采购付款循循环组织职能能 PAGEREF _Toc232408070 h 42.1采购付款款循环的组织织构成 PAGEREF _Toc232408071 h 42.2采购付款款循环各组织织职能 PAGEREF _Toc232408072 h 43.采购付款循循环子流程划划分 PAGEREF _Toc232408073 h 64.采购

5、付款循循环各子流程程控制制度及及控制文件记记录 PAGEREF _Toc232408074 h 74.1材料物资资采购流程控控制制度 PAGEREF _Toc232408075 h 74.1.1采购购与验收流程程控制制度 PAGEREF _Toc232408076 h 74.1.2合格格供应商评定定及信息维护护流程控制 PAGEREF _Toc232408077 h 104.1.3采购购合同评审与与管理流程控控制制度 PAGEREF _Toc232408078 h 124.1.4付款款与对账流程程控制制度 PAGEREF _Toc232408079 h 134.1.5退货货流程控制制制度 PA

6、GEREF _Toc232408080 h 154.1.6采购购预算流程控控制制度 PAGEREF _Toc232408081 h 164.2劳务外包包采购流程控控制制度 PAGEREF _Toc232408082 h 174.2.1安装装分包合同签签订与变更流流程控制制度度 PAGEREF _Toc232408083 h 174.2.2安装装分包付款流流程控制制度度 PAGEREF _Toc232408084 h 184.2.3外协协外包合同签签订流程控制制制度 PAGEREF _Toc232408085 h 194.2.4外协协资金审批、付付款流程控制制制度 PAGEREF _Toc232

7、408086 h 204.3费用类采采购流程控制制制度 PAGEREF _Toc232408087 h 214.3.1费用用采购流程-费用采购流流程控制制度度 PAGEREF _Toc232408088 h 214.3.2费用用采购流程-费用报销流流程控制制度度 PAGEREF _Toc232408089 h 214.3.3 费费用采购流程程-核价流程控控制制度 PAGEREF _Toc232408090 h 224.3.4 运运费结算流程程控制制度 PAGEREF _Toc232408091 h 245采购付款循循环各子流程程流程图及流流程图说明 PAGEREF _Toc232408092

8、h 215.1材料物资资采购流程 PAGEREF _Toc232408093 h 255.1.1采购购与验收流程程图及流程图图说明 PAGEREF _Toc232408094 h 255.1.2合格格供应商评定定及信息维护护流程图及流流程图说明 PAGEREF _Toc232408095 h 285.1.3 采采购合同评审审与管理流程程图及流程图图说明 PAGEREF _Toc232408096 h 305.1.4 付付款与对账流流程图及流程程图说明 PAGEREF _Toc232408097 h 315.1.5退货货流程图及流流程图说明 PAGEREF _Toc232408098 h 345

9、.1.6 采采购预算流程程图及流程图图说明 PAGEREF _Toc232408099 h 365.2劳务外包包采购流程 PAGEREF _Toc232408100 h 385.2.1安装装分包合同签签订与变更流流程流程图及及流程图说明明 PAGEREF _Toc232408101 h 385.2.2 安安装分包付款款流程图及流流程图说明 PAGEREF _Toc232408102 h 415.2.3外协协外包合同签签订流程图及及流程图说明明 PAGEREF _Toc232408103 h 425.2.4外协协资金审批、付付款流程图及及流程图说明明 PAGEREF _Toc232408104

10、h 435.3 费用采采购流程流程程图及流程图图说明 PAGEREF _Toc232408105 h 445.3.1 费费用采购流程程流程图及流流程图说明 PAGEREF _Toc232408106 h 445.3.2费用用报销流程流流程图及流程程图说明 PAGEREF _Toc232408107 h 465.3.3核价价流程流程图图及流程图说说明 PAGEREF _Toc232408108 h 485.3.4运费费结算流程流流程图及流程程图说明 PAGEREF _Toc232408109 h 506.采购付款循循环支持性文文件及制度 PAGEREF _Toc232408110 h 441.采

11、购付款循循环控制目标标及关键风险险控制环节1.1释义及范范围1.1.1采购购付款循环是是指规范公司司进行生产经经营活动而进进行的材料物物资、劳务、费费用有关的采采购、验收、付付款的行为，确确保采购对象象满足公司规规定的要求，有有效控制采购购成本，并保保证采购所需需资金合理使使用的控制活活动集合。1.1.2材料料物资指：生生产用原辅材材料、外购型钢等等生产物资资资料，其中原原辅材料包括括生产用各种种钢材、包装装物、燃料、油油漆、螺栓电电缆等物资。1.1.3劳务务是指安装专专项施工或劳劳务分包及制制作外协、委委托加工劳务务。1.1.4本手手册规范的费费用是指公司司在日常生产产经营活动中中发生的不能

12、能直接归属于于某个特定产产品成本的费费用。主要包包括行政管理理部门为组织织和管理生产产经营活动所所发生的管理理费用，销售售产品和提供劳劳务等过程中中发生的费用用。与特定产品品（工程项目目）的成本费用、与与筹资活动相相关的支出费费用，不在本本手册规范。1.1.5有效效控制采购成成本是指公司司明确采购价价格形成机制制，通过询价价、比价或招招标方式合理理确定采购价价格，控制采采购成本。1.1.6本手手册适用于公公司非长期资资产采购、付付款的控制。固固定资产、其其他长期资产产的采购、付付款控制制度度详见“业务控制手手册第六册资产管理循循环控制手册册”，与特定产品品（工程项目目）的成本费用控制制详见“财

13、务管理手手册第四册成成本核算与管管理控制手册册”、与筹资活活动相关的支支出费用控制制详见“财务管理手手册、第二册册、筹资管理理控制手册”，付款流程程涉及的具体体结算出纳事事务控制详见见“财务管理手手册第三册、货货币资金管理理控制手册”。1.2控制目标标1.2.1规范范采购与付款款行为，防范范采购与付款款过程中的差差错和舞弊。1.2.2明确确供应管理部部门的职责，确确保各种外购购材料、商品品、劳务等各各项生产物资资、劳务的采采购按计划进进行。1.2.3促进进形成合理的的采购价格机机制和质量监监控机制，有有效降低采购购成本。1.3关键风险险控制环节1.3.1权责责分配和职责责分工应当明明确，机构设

14、设置和人员配配备应当科学学合理。1.3.2请购购依据应当充充分适当，请请购事项和审审批程序应当当明确。1.3.3采购购与验收的管管理流程及有有关控制措施施应当清晰，对对供应商的选选择、采购方方式的确定、采采购合同的签签订、购进商商品的验收等等应有明确规规定。1.3.4付款款方式、程序序、审批权限限和与供应商商的对账办法法应当明确。1.4不相容岗岗位1.4.1请购购（业务外包包申请）与审审批。1.4.2供应应商的选择与与审批。1.4.3采购购合同协议（业业务外包合同同）的拟订、审审核与审批。1.4.4采购购、验收与相相关记录、业业务外包的执执行与相关会会计记录。1.4.5付款款的申请、审审批与执

15、行。2.采购付款循循环组织职能能2.1采购付款款循环的组织织构成采购付款循环的的控制组织机机构由公司决策部部门、综合计计划部门、采采购管理部门门、质量管理理部门、审计计决算部门、财财务部门、仓仓储管理部门门、工程管理理部门、行政政管理部门构构成。2.2采购付款款循环各组织织职能2.2.1股东东大会、董事事会是重大采采购付款事项项决策部门，公公司章程中规规定需要提交交股东大会审审议的事项，由由董事会审议议通过后提交交股东大会审审议。股东大大会授权董事事会审议通过过的采购付款款事项，由董董事会审议通通过。2.2.2采购购付款的一般般决策部门的的主要职责是是：1当材料核价价结果有争议议时，由生产产副

16、总判定。2采购合同签签订后，“资金审批单单”由财务部门门负责人审核核，公司决策策部门或授权权部门批准。3超过预算的的材料款由公公司决策部门门或授权部门门批准。4当发生不合合格品让步接接收时，由总总工程师作最最终裁决处理理。2.2.3综合合计划部门是是制作外协合同同的归口管理部部门，其主要职责责是：1指定制作项项目经理，在在ERP系统统下达材料需需求计划，留留出适当的采采购周期，并并进行综合协协调。2负责制作外外包外协分供供方（不含门门、窗、防火火涂料、土建建、设备）、运运输分包商的的评价、选择择、签约和管管理。3组织合同评评审，跟踪备备料清单的编编制、材料清清单编制和导导入，材料订订货、到位等

17、等过程。4提供直发工工地的材料清清单。2.2.4采购购管理部门是是材料、产品品相关物资采采购的责任部部门，其主要要职责是：1负责生产制制作、安装材材料和物资、组组织对A、BB类生产制作作材料和物资资、其它采购购物资供方的的评价和选择择工作，通过过对供方的评评价和选择，建建立、定期审审查和更新AA、B类材料料和物资的合合格供方名单单和所有归口口采购供方的的档案，确保保A、B类材材料在合格供供方采购。（AA类B类材料料释义见本手手册“4.1.22合格供应商商评定及信息息维护流程控控制制度”）2负责编制、签签订材料和物物资采购合同同/协议，保保证采购合同同/协议条款款完整、质量量要求明确。3严格按批

18、准准的采购合同同/协议实施施采购工作，确确保所采购材材料、物资质质量符合规定定的要求。4负责提供所所采购材料、物物资的质量合合格证明文件件，保证所提提供文件的有有效性。5办理验收合合格的采购材材料、物资入入库手续。6负责不合格格采购材料、物物资及时有效效处置。7做好供应商商的发票入账账程序，每月月编制资金预预算计划。8负责处理废废旧物资及余余料。9对需要排版版的采购物资资进行排版，并并按排版结果果采购，提高高材料利用率率。10负责编制制工程物资采采购计划、组组织长期采购购物资招标及及合同签订工工作、负责各各类材料采购购的实施。11了解市场场动向，及时时向相关部门门和领导反映映各种材料价价格和走

19、向。12负责编制制采购预算，对对采购预算的的执行情况承承担责任。2.2.5质量量管理部门是是采购材料物物资、外协及及委托加工物物资质量检验验、监督的责责任部门。其其主要职责是是：1负责编制和和修订产品检检验规程，保保证检验要求求明确、验收收规则适用、且且不低于国家家和行业标准准的规定；对对合同有特殊殊要求的产品品，编制专门门检验规程，保保证产品质量量满足合同规规定。对检验验规程规定不不符合合同或或国家标准要要求负责。2负责公司原原辅材、外协协外包构件、产产品制作的质质量检验工作作，保证检验验结果的真实实性和正确性性，形成有追追溯性的检验验记录，并汇汇编成工程项项目的制作质质量档案。对对因错检、

20、漏漏检造成的批批量损失负责责，对制作质质量档案内容容不全、完成成不及时负责责。3负责不合格格品的识别、组组织不合格品品的评审和跟跟踪处置。对对不合格原辅辅材料用于生生产、不合格格构件放行出出厂、或安装装时发现制作作质量问题负负责。4参与对原材材料、外协外外包供方的评评价和选择工工作。2.2.6审计计决算部门是是物资、劳务务及费用采购购价格监督与与核定的归口口管理部门，其主要职责是：1对公司各项项工程类费用用及外协外包包费用进行审审核，发出审审核意见书。2负责大宗采采购物资的核核价控制，参参与年消耗量量较大的材料料的招投标，优优化材料采购购模式，定期期编写采购核核价工作报告告。3参加对适用用范围

21、内的，公公司年度一次次性选择供应应商的长期合合同的招投标标，参与竞标标单位的选择择，进行招标标物资的市场场摸底，参与与开标和评标标，并出具核核价意见。4负责对适用用范围内的日日常以采取询询价、比价方方式采购的物物资，进行审审核和核定价价格。5负责对指定定的专项工程程的物资采购购，进行物资资的市场摸底底询价、比价价、分析后出出具核价意见见。6核价主管每每月10日前前，将上月的的核价情况整整理汇总分析析成分类报表表和汇总报表表，上报审计计决算部门负负责人、及公公司决策部门门或授权部门门审核。7根据各原材材料价格走势势的信息，即即时编写一些些物资的市场场价格调查分分析报告，提提出如何积极极应对的措施

22、施和建议；对对核价工作中中出现的公司司管理工作中中存在的问题题、进行分析析、提出开源源节流的措施施，供公司领领导参考。2.2.7财务务部门是采购购所需资金收收付、费用报报销、采购预预算及成本控控制的归口管管理部门，其其主要职责是是：1负责根据合合同与申购单单审核原材料料、低耗品发发票，对发票票业务的真实实性、准确性性负责。2根据合同付付款条件以及及发票入账情情况认真审核核资金审批单单。3负责原材料料、低耗品的的具体核算工工作，审核材材料采购的发发票、领料单单等，进行材材料收发存核核算、低耗品品的核算、摊摊销和材料成成本核算。4负责债权债债务的核算，及及时与外单位位对账，发现现和反映往来来账中存

23、在的的问题。5审核费用发发票的真实性性，审核资金金审批单，按按照公司报销销制度进行费费用的报销。2.2.8仓储储管理部门是是材料物资接接收入库和保保管的责任部部门，其主要要职责是：1负责材料的的接收工作，不不接收验收不不合格、单据据不全、手续续不齐的材料料，保证只将将验收合格的的材料入库，入入库材料登记记完全、清楚楚、正确；2负责在仓库库适当区域建建立待检区，或或对待检材料料进行明显的的待检标识，保保证待检材料料与库存不会会混淆。3负责材料在在仓库内的保保管工作，保保证库存材料料分类存放、摆摆放整齐、标标识清楚，防防止标识脱落落或不清，防防止不同品种种、规格材料料的混放和乱乱放；4负责仓库物物

24、料出入库EERP登账工工作，保证向向财务部门及及时提供正确确、清楚、完完整和有效的的财务数据。2.2.9工程程管理部门是是安装工程专专项施工或劳劳务分包的归归口管理部门门，是分包合合同评审、签签订及工程现现场材料采购购的责任部门门，其主要职职责是：1对项目部选选择的安装单单位进行合格格供方复审，审审查安装承包包单位的资质质及履约能力力。2对分包合同同审核（包括括使用标准合合同文本、分分包价格、合合同条款等重重要合同内容容）及分包工工程款支付复复审，分包结结算节点审查查，分包签证证复审。3负责工程安安装项目现场场除分包工程程以外的工程程现场合同及及费用支出（包包括现场吊机机租赁、中专专场地租赁、

25、现现场倒运、塔塔吊装拆、现现场物资采购购等）审核。2.2.10销销售部门是安安装工程专项项施工或劳务务分包的协助助、支持部门门，其主要职职责是：参加由综综合计划部门门组织的的合合同交底会，并并安排合同主主签人进行合合同交底。运用自身身资源优势，协协助、支持项项目部做好工工程施工、安安全在工程所所在地的备案案、物资采购购、制作外协协等工作。协助项目目部做好与业业主、设计等等的沟通、协协调工作。2.2.11 行政管理部部门是办公用用品采购、日日常管理的归归口管理部门门，其主要职职责： 负责办办公用品标准准的制定。 负责

26、办办公用品的采采购、验收入入库，领用及及日常管理。3.采购付款循循环子流程划划分3.1材料物资资采购流程控控制3.1.1采购购与验收流程程1材料采购流流程2仓库到货验验收流程3工地到货验验收流程3.1.2合格格供应商评定定及信息维护护流程3.1.3采购购合同评审与与管理流程3.1.4退货货流程3.1.5付款款与对账流程程1原材料预付付款流程2原材料应付付款流程3对账流程3.1.6采购购预算控制流流程1采购年度预预算控制流程程2采购月度预预算控制流程程3采购预算过过程控制流程程3.2劳务外包包采购流程控控制3.2.1安装装分包合同签签订流程3.2.2安装装分包付款流流程3.2.3外协协外包合同签

27、签订流程3.2.4外协协资金审批、付付款流程3.3费用采购购流程控制3.3.1费用用采购流程3.3.2费用用报销流程3.3.3核价价流程3.3.4运费费结算流程4.采购付款循循环各子流程程控制制度及及控制文件记记录4.1材料物资资采购流程控控制制度4.1.1采购购与验收流程程控制制度1材料采购流流程控制（1）综合计划划部门相关人人员整理技术术文件、各类类清单，分阶阶段制订原材材料和制品的的材料需求计计划。（2）材料需求求计划根据采采购物资的重重要性分别呈呈报生产副总总/总经理批批准。各相关关负责部门制制订技术服务务、运输、安安装采购计划划，由安装副副总/总工程程师批准。（3）接到备料料清单后，

28、采采购管理部门门采购员首先先根据具体的的下料宽度进进行排版，确确定需要采购购的材料宽度度及对应数量量，将排版结结果输入ERRP。采购管管理部门采购购员除了要了了解采购数量量和规格外，还还必须了解采采购的材料物物资的设计要要求，包括有有关的技术标标准名称及编编号，是否有有其它专门的的技术要求等等。（4）采购管理理部门采购员员应了解材料料物资的库存存情况，凡库库存材料物资资的规格、性性能和数量满满足要求时，应应首先使用库库存物资或者者代用，在采采购申请上应应对该材料物物资进行取消消，并在取消消原因中说明明，表示将使使用库存，无无标示的则为为需要采购的的材料或物资资。 （5）对于于需要采购的的材料物

29、资，采采购管理部门门采购员应了了解市场货源源情况，向订订有长期供货货合同的供应应商或其它合合格供应商询询价，每种材材料或物资一一般应至少向向三家供应商商询价，将询询价结果应填填写在采购评评估表内，然然后将采购评评估表交审计计决算部门核核价。对于合合格供方评定定详见本手册册“4.1.22合格供应商商评定及信息息维护流程控控制”。 （6）对对公司签订长长期供应合同同的物资，公公司不再对这这些物资备库库，由供应商商向公司提供供必要的储备备量，公司按按实际消耗数数量确认采购购量，按约定定的价格和结结算方式进行行结算。此类类物资由审计计决算部门定定期核价后交交采购管理部部门、财务部部门作结算依依据。长期

30、合合同签订流程程详见本手册册“4.1.33采购合同评评审与管理流流程控制制度度”。（7）审计决算算部门根据了了解的市场情情况、材料物物资价格目录录（即报价单单）采购评估估表进行核价价，并将核价价结果填写在在采购评估表表上，核价员员应在核价后后的采购评估估表上签名。当当核价结果有有争议时，由由生产副总判判定。（8）采购管理理部门对每一一大类物资经经比价或招标标后选择一至至二家固定的的常年供应商商，供应商按按年消耗总金金额的规定比比例铺底额定定欠款，同时时按实际消耗耗情况在公司司设定必要的的库存储备供供公司周转，每每月规定时间间内按公司实实际消耗量进进行结算，、开开出发票办理理入库结算手手续，采购

31、管管理部门按财财务入账金额额申报次月资资金计划并于于次月规定时时间内支付。（9）采购管理理部门采购员员根据确认的的采购评估表表、采购合同同、报价单经经采购管理部部门负责人、总总经理签字确确认。合同签签订流程详见见见本手册“4.1.33采购合同评评审与管理流流程控制制度度”。合同签订订后，采购管管理部门采购购员登录ERRP采购模块块，在“材料采购”下创建POO订单并报审审批流。 （10）若是主主材订单，审审计决算部门门负责人登录录ERP系统统进入“采购审批”在审批通知知下做确认，EERP系统内内该审批将自自动递交生产产副总予以确确认。采购管管理部门采购购员即通知供供应商发货。（11）若是辅辅材订

32、单，采采购管理部门门负责人登录录ERP统在在采购模块下下审批通过订订单信息，采采购管理部门门采购员即通通知供应商发发货。 （12）本本流程涉及的的控制文件及及单据： 备料清单单采购申请 工程排版版图报价单采购评估表2仓库到货验验收流程（1）合同签订订后，采购管管理部门采购购员应积极与与供应商保持持联系，及时时掌握供应商商到货情况。（2）物资到达达公司前，采采购管理部门门采购员应提提前通知仓库库保管员和质质量管理部门门材料检验员员即将到达的的物资类别和和数量，由仓仓库保管员指指定物资的卸卸货待检地点点，仓库保管管员应保证指指定的地点适适于保护物资资不易损坏、不不易丢失及不不易与合格物物资混淆。（

33、3）物资到达达公司后，采采购管理部门门采购员核实实与供应商签签订的采购合合同内容，采采购管理部门门采购员在EERP系统中中将到货信息息输入“到货验收单单”并打印。采采购管理部门门在填写“到货验收单单”时，对材料料的特殊要求求必须予以明明确。（4）采购管理理部门采购员员应与仓储管管理部门联系系将材料或物物资存放到指指定场地待检检，连同材料料或物资的质质保单等质量量证明文件交交仓库保管员员。（5）仓库保管管员将货物过过磅，并根据据采购管理部部门提供的工工业品买卖合合同、到货验验收单认真核对物品品的数量、规规格、型号、名名称、生产厂厂家是否与到到货验收单、工工业品买卖合合同内容相符符。若相符，仓仓库

34、保管员在在ERP系统统中将到货信信息输入“采购接收单单”并打印，同同时ERP系系统自动将待待检材料做“在途物资”处理。若货物物验收过程中中发现有关数数量、规格、品品种、型号、生生产厂家与到到货验收单、工工业品买卖合合同内容等不不相符现象，仓库保管人员有权拒绝办理入库手续，并视具体情况报告主管人员处理。即需对到库的材料作好标记，以便予追溯和核查。标记的方式为合格、待检、待处理、不合格。原材料检验员于“采购接收单”上签字是确认材料合格可入库，检验合格后仓库保管人员在ERP中录入材料的牌号、规格、跟踪卡号，供应商、厂家等信息。（6）质量管理理部门负责进进厂原、辅材材料、外购件件的质量检验验，原材料检

35、检验员在“采购接收单单”上签字确认认，并及时录录入ERP系系统；对材料料使用过程进进行监督跟踪踪，抽查简写写代码的准确确性；型钢、角角钢等次构件件材料，由EERP系统依依据出库领料料单汇总，跟跟踪员检查监监督；每一工工程所用的材材料均有可追追溯性。（7）采购管理理部门采购员员将到货验收收单及质量证证明书交质检检处原材料检检验员。（8）原材料检检验员接到采采购管理部门门的“到货验收单单”和质量证明明文件后，应应按 “原材料检验验细则”和公司特殊殊要求进行认认真检查：质质量证明书是是否清晰、所所列项目是否否齐全、数据据是否符合要要求、有没有有生产厂家和和供应商的检检验公章，材材料的牌号、规规格、批

36、次与与实物或其标标记是否一致致、包装情况况是否符合规规定。原材料料检验员于“到货验收单单”签字是为财财务部门与供供应商结算。（9）在材料入入厂验收过程程中，如发现现不合格项，原原材料检验员员应及时以书书面形式通知知采购管理部部门，详见本本手册“4.1.55退货流程控控制制度” 。（10）质量管管理部门材料料员验收材料料合格后，将将签字后的采采购接收单返返回仓储管理理部门，由质质量管理部门门质检员在EERP系统内内确认入库，EERP系统自自动将 “在途物资”冲减，中转转生成“原材料”。（11）仓储管管理部门确认认材料入库后后，财务部门门根据采购接接收单、到货货验收单、磅磅单、发票记记录应付账款款

37、。详见“4.1.44付款与对账账流程控制制制度”。（12）本流程程涉及的控制制文件及单据据：发运单采购接收单到货验收单采购合同磅单3工地到货验验收流程（1）供应商将将材料物资直直发工程地现现场，由工地地安装项目经经理检验材料料质量情况，并并在材料发运运单上确认签签收，将发运运单传至公司司采购管理部部门。（2）采购管理理部门采购员员检查发运单单签收情况，并并在ERP系系统中开具“到货验收单单”，ERP系系统内将自动动匹配订单信信息并生成“在途物资”。（3）采购管理理部门采购员员将“到货验收单单”、“发票”、“采购合同”交至仓储管管理部门，仓仓库保管员在在ERP系统统中确认入库库，系统将自自动冲减

38、“在途物资”并生成“原材料”。（4）生产制造造部门相关人人员根据采购购合同内容督督促财务部门门根据合同支支付款项并监监督现场实施施收货、验收收、施工等工工作。（5）本流程涉涉及的控制文文件及单据：工作联系单发运单到货验收单采购合同发票4.1.2合格格供应商评定定及信息维护护流程控制 采购管理理部门为满足足公司生产计计划的要求，采采购员根据市市场行情询价价比价寻找供供应商，详见见本手册 “材料采采购流程”。 2采购管理部部门对新增的的供应商或生生产厂家，应应收集营业执执照、税务登登记证、组织织结构代码证证、必要的生生产许可证和和通过体系认认证等其它相相关资料，并并进行必要的的合格供

39、方评评审。3根据对公司司产品质量影影响的重要程程度，设计部部门负责将外外购材料和制制品分成A和和B两类，以以便采购时可可采取不同程程度的控制措措施：A类对本公公司生产的产产品质量有非非常重要影响响的外购材料料和制品；B类对本公公司生产的产产品质量有重重要影响，但但重要程度不不如A类的外外购材料和制制品。4对供方的基基本要求1）能提供符合合质量要求的的产品，且质质量持续稳定定；2）交货及时，数数量准确、价价格合理；3）能满足采购购合同的要求求；4）能提供认真真负责的售后后服务；5）应具有相应应的资质和良良好的资信；6）供方的安全全绩效；7）如为化学危危险品还应有有材料安全数数据表。5采购管理部部

40、门优先从已已有供方中进进行初选。如如果仍不能满满足生产经营营活动需求，采采购管理部门门应进行市场场调查，选择择新的候选供供方，然后组组织对候选供供方的评价。6对供方评价价的方法：（1）采购样品品检验对于新的采购候候选供方（包包括国外供方方），负责采采购的部门先先采购其少量量样品，由质质量管理部门门进行相应的的检测（如力力学性能和化化学成份检验验），作出合合格与否的评评价，初步判判断其产品在在质量上能否否接受，并填填写“合格供方样样品评价表”。（2）书面调查查由采购管理部门门填写和发出出“采购供方调调查表”或“外协供方调调查表”，调查供方方（外协单位位）公司概况况、产品规格格和供货业绩绩，公司的

41、质质量保证能力力等。需要时时同时要求其其提供产品目目录、产品鉴鉴定资料、产产品业绩表，以以及产品认证证或应具有的的资格资质证证明，质量管管理体系认证证复印件等资资料。（3）现场调查查现场调查的内容容与书面调查查相同，但调调查直接在候候选供方处实实地进行。现现场调查一般般用于特别重重要的、或公公司附近的候候选供方。（4）业绩评定定业绩评定用于合合格供方的复复评，或扩大大合格供方的的供货范围（如如增加规格、材材质品种等）时时的评定。由由负责供应管管理部门组织织相关部门人人员，对近几几年为本公司司供应的业绩绩进行评价，以以便决定是否否可以保持为为合格供方，或或扩大采购范范围，业绩评评定时采用“采购（

42、外协协）供方业绩绩评定表”。对于候选选供方的业绩绩评定，是对对它为其他公公司提供类似似产品或服务务的业绩进行行了解和评价价。（5）第二方审审核对候选供方进行行质量保证能能力的审核，第第二方审核可可与现场调查查同时进行，以以增加现场调调查的深度；也可单独进进行第二方审审核，验证书书面调查的结结果。（6）对A类供供方的评价1）对新的候选选供方；样品品检验书面面调查或现场场调查或第二二方审核（三三种方法中的的一种）。2）对拟扩大采采购范围的原原合格供方：业绩评定书面调查。 对B类供供方的评价3）对新的候选选供方：样品品检验书面面调查。4）对拟扩大采采购范围的原原合格供方：业绩评定。（3）对计量、测测

43、试、检测、培培训、设计等等软件服务和和提供运输、安安装的供方，同同时评价：1）调查提供服服务的经验、业业绩和服务质质量。2）审查由权威威部门授予的的资格资质证证书，确认证证书的有效期期限和证书覆覆盖的业务范范围符合要求求。7对顾客指定定的供方，进进行业绩评定定。8经评定合格格的供方，负负责评定的部部门应建立“ 年合格格采购供方名名单”，该名单由由评定部门负负责人签字后后，报主管副副总审核，总总经理批准。9经评定后的的合格供方，由由采购管理部部门采购员获获取供应商营营业执照、税税务登记证、组组织结构代码码证并在ERP系系统中将供应应商证件信息息导入。10采购管理理部门应将有有效的合格供供方名单发

44、给给相关部门，作作为仓储、检检验和付款的的依据。11采购管理理部门跟踪和和记录与合格格供方签订的的合同或协议议的执行情况况。12对合格供供方，由负责责部门每年底底复评一次，复复评以供方提提供的产品和和服务业绩为为依据，复评评结果记录在在 “供方复评记记录”上。凡在质质量、进度、价价格和售后服服务等方面有有问题，又不不作改进的供供方，应从合合格供方名单单中去除，复复评后修改的的“ 年合格格采购供方名名单”，需按原审审批程序审批批。各负责部门除应应建立“ 年合格格采购供方名名单”外，还应建建立每个合格格供方的档案案，档案内容容应包括：1）首次评价记记录；2）定期复评记记录；3）供货记录；4）供货质

45、量的的处理记录等等。13采购管理理部门采购员员应将每次供供货情况填写写到供应商档档案中。采购购管理部门负负责建立和保保管供应商档档案。对于公公司两次发出出“纠正或预防防措施反馈单单”后没有明显显改进的供应应商，采购管管理部门采购购员应报告部部门负责人后后，将该供应应商从合格供供方名单中除除名。14本流程涉涉及的控制文文件及单据：营业执照供应商税务登登记证供应商组织机机构代码证供应商专门认认证供应商产品质质量合格证书书采购供方调查查表样本检验报告告现场调查记录录采购供方调查查表供方复评记录录*年采购合合格供方名单单样品检验报告告4.1.3采购购合同评审与与管理流程控控制制度 经评定定的合格供方方

46、由财务部门门相关主管会会计人员在EERP系统内内维护合格供供应商记录，供供应管理部选选择合格供方方内的供应商商签订采购合合同。合格供供方的评定详详见本手册“4.1.22合格供应商商评定及信息息维护流程控控制” 采购管理理部门采购员员通过市场调调研对材料进进行比价、询询价与供应商商洽谈价格，形形成报价单和和采购评估表表，并报采购购管理部门负负责人审核后后方可起草采采购合同。2法务部门负负责编制材料料、设备等采采购合同的标标准文本，并并对非标准文文本的采购合合同进行法律律审查。3采购管理部部门应与有关关合格供方洽洽谈采购合同同，合同条款款应当明晰，应应详细规定对对所采购物品品的要求。

47、 至少应包括括：1） 采购物品品的名称、规规格、数量、交交货期；2） 供方应提提供的资料，包包括供方外协协件的出厂检检验报告、所所购原材料的的材质证明书书等；3） 采购物品品的质量要求求和检验标准准；4） 包装、供供货方式、运运输及验收方方式；5） 标识和可可追溯性要求求；6） 顾客进行行验证的规定定；7） 单价、总总金额、结算算方式、违约约处理。8） 适当时还还包括：对供方的产品品、程序、过过程、设备、人人员提出有关关批准或资格格鉴定的要求求，如对供方方产品的安全全认证要求，对对加工过程、设设备及人员要要求委托检测测的服务要求求等；适用的质量管管理体系要求求4采购合同应应尽可能使用用标准合同

48、文文本，在采购购合同中，采采购材料物资资的技术标准准名称、编号号或年份必须须明确填写（必必要时应注明明其中的条款款号），特殊殊或专门的订订货要求应在在合同中明确确写明，包括括其验收办法法和验收依据据文件等，采采购合同应由由生产副总审审核、总经理理批准。5与合格供方方洽谈成功的的采购合同，经经采购管理部部门负责人审审查签字，再再交总经理或或其授权人签签字批准后，可可正式签订采采购合同。6采购合同签签订后，采购购管理部门采采购员在ERRP系统中录录入订单信息息。7批准后的采采购合同，由由采购管理部部门指定专人人负责存档保保管，由采购购管理部门相相关人员将合合同信息录入入ERP，同同时应建立采采购合

49、同档案案登记合同台台账及检索目目录。8本流程涉及及的控制文件件及单据：报价单采购评估表采购合同4.1.4付款款与对账流程程控制制度1原材料预付付款流程（1）采购合同同签订后，采采购管理部门门采购员查看看合同付款条条款，整理需需预付款的订订单并填写“资金审批单单”。（2）所有财务务收支和财务务事项首先由由业务管理部部门提出，经经部门主管审审核，对该项项事项的合理理性提出初步步意见。（3）涉及到总总经理或总经经理授权有关关副总批准的的财务收支和和财务事项在在财务部门负负责人核准的的基础上由公公司决策部门门或授权部门门审批，财务务部门出纳付付款。（4）根据部门门主管的审核核意见，财务务部门有关会会计

50、人员核对对合同、费用用列支渠道和和月度财务计计划，财务部部门负责人根根据会计人员员核对意见和和资金安排情情况核准。（5）财务部门门出纳办理付付款后，将“资金审批单单”、“支票存根”、“银行回执单单”交至财务部部门会计人员员入账。（6）财务部门门会计人员在在ERP系统统中编制虚拟拟发票记录预预付账款。（7）本流程涉涉及的控制文文件及单据：资金审批单支票存根银行回执单2原材料应付付款流程（1）采购合同同签订后，由由公司采购管管理部门采购购人员参照其其预先制定的的付款计划填填制“资金审批单单”，经过采购购管理部门负负责人审批、财财务部门会计计人员审核、财财务部门负责责人核实签字字后报总经理理批准付款

51、。（2）财务部门门会计人员根根据发票、仓仓库的收、发发凭据等原始始凭证进行存存货会计核算算，反映存货货增减变动和和余额，存货货明细账余额额必须与仓库库核算数量金金额明细账余余额核对一致致。（3）财务部门门会计人员审审核付款事项项是否为预算算内付款，若若预算外材料料款则需公司司决策部门或或授权部门批批准；若预算算内材料款，“资金审批单”由采购管理部门负责人、财务部门负责人、公司决策部门或授权部门批准。（4）财务部门门会计人员接接到“资金审批单单”和采购员签签字的供应商商发票，将“发票”、“到货验收单单”、“采购接收单单”、“磅单”匹配，会计计人员在ERRP系统中核核销预付账款款，记录应付付账款。

52、若匹匹配不一致及及时追查原因因并修正或通通知采购管理理部门采购员员与供应商联联系。（5）本流程涉涉及的控制文文件及单据：资金审批单付款计划发票到货验收单采购接收单3对账流程（1）公司应按按月对会计账账簿纪录的数数据与库存实实物、货币资资金、有价证证券、往来单单位或者个人人进行相互核核对，保证账账账相符、账账实相符。核核对工作由财财务部门相关关主管会计人人员负责组织织。（2）当供应商商发来询证函函，财务部门门会计人员将将ERP系统统数据与应付付明细账进行行核对，若核核对一致交至至财务部门相相关主管会计计人员审核，盖盖章确认，并并向供应商回回函。（3）财务部门门会计人员向向供应商发出出“往来询证函

53、函”，供应商回回函后由相关关主管会计人人员审核，并并将工作函保保留档案，若若核对不符，由由会计人员逐逐笔核对明细细查出差异，经经报财务部门门相关主管会会计人员审核核后调整一致致。会计期末末结账前对账账程序控制详详见财务控制制手册第五册册财务信息息管理与披露露控制手册4.3结账账。（4）本流程涉涉及的控制文文件及单据：往来询证函4.1.5退货货流程控制制制度1原材料检验验员在材料入入厂验收过程程中，或外购购件质量检验验员在外购件件入厂验收过过程中，发现现应检项目检检验结果不符符合相关标准准时，应判定定为不合格品品，检验员应应填写“不合格品处处置单”，对不合格格品的概况进进行描述、注注明超标数据据

54、和提出拒收收要求。检验验员应对不合合格品进行显显著标识。2“不合格品处处置单”一式二份，经经质量管理部部门主管审核核签字后，由由检验员将二二份同时交采采购管理部门门。3采购管理部部门在收到“不合格品的的处置单”后，应立即即对不合格品品进行确认，并并就质检部门门的拒收要求求提出处置意意见。4当采购管理理部门同意拒拒收时，则应应在“不合格品的的处置单”的责任部门门处置意见栏栏中写明同意意退货，采购购管理部门采采购员根据“到货验收单单”的信息开具具“物资退货单单”，将其中一一份“不合格品的的处置单”交回质量管管理部门，一一份连同“物资退货单单”交仓储管理理部门，并在在ERP系统统中将原来生生成到货验

55、收收单的各项数数据清空，仅仅保留供应商商的名称。5仓储管理部部门保管员收收到同意退货货处理的“不合格品处处置单”和“物资退货单单”后，在ERRP系统内做做退库，系统统将自动冲减减“在途物资”，并应在此此批不合格材材料或外购件件的显著位置置提示“退货品”标识，等待待退货处理。同同时，采购管管理部门应尽尽快与供应商商联系退货。6采购管理部部门采购员应应就退货情况况与财务部门门会计人员沟沟通，若该批批货物发票已已进账并且开开票时间已超超过90天，则则由财务部门门负责人与供供应商商定税税金承担方，并并作相应的处处理；若开票票时间未超过过90天由财财务部门指派派主管税务的的会计人员前前往税务局开开具红字

56、证明明，并传至供供应商，供应应商接到红字字证明开具红红字发票应传传至财务部门门。7财务部门会会计人员接到到供应商传至至的红字发票票在ERP系系统中冲销原原入账记录。8财务部门出出纳根据物资资退货单开具具出门证。9当采购管理理部门处置意意见为让步接接受时，采购购管理部门应应在“不合格品处处置单”的责任部门门意见栏中写写明让步申请请理由，由采采购管理部门门先后送交生生产制造部门门工艺处及设设计部门审查查： （1）如审查同同意让步接收收时，采购管管理部门将经经已签字的“不合格品处处置单”分别交质量量管理部门和和仓储管理部部门，并凭已已批准让步接接收的“不合格品处处置单”与“到货验收单单”一起办理入入

57、库手续，同同时与供应商商协商权益事事宜。质检员员收到“让步接收”的“不合格品处处置单”后，应及时时去除对不合合格品的标识识。入库流程程详见本手册册“仓库到到货验收流程程”。（2）如让步申申请未得到前前述两个部门门的一致批准准，采购管理理部门应负责责联系退货。供供应管理部认认为需要时，可可报请总工程程师作最终裁裁决后处理。10本流程涉涉及的控制文文件及单据：不合格品处置置单供应商质量证证明到货验收单物资退货单出门证增值税发票红字发票证明明红字发票4.1.6采购购预算流程控控制制度1采购年度预预算编制流程程（1）董事会制制定年度经营营目标、年度度预算，并将将编制的年度度经营目标、年年度预算分解解下

58、达致总经经理。（2）财务部门门为预算管理理的归口责任任部门，具体体负责编制投投资、筹资预预算、成本费费用预算、现现金流量预算算、和资产负负债、利润预预算，预算的的编制，审查查、汇总、上上报、下达、报报告的具体工工作，跟踪监监督和反馈预预算的执行情情况，分析预预算差异和原原因。财务部部门预算会计计将公司总体体经营目标、年年度预算分解解到各部门。（3）采购管理理部门负责编编制采购预算算，对采购预预算的执行情情况承担责任任。采购预算算包括预算期期为满足生产产必须采购的的生产主要材材料、辅助材材料的采购数数量、价格和和采购金额的的预算。由采采购管理部门门根据生产预预算、期初库库存情况以及及产品定额消消

59、耗水平编制制。 （4）采采购管理部门门采购员根据据经营大纲、生生产预算及期期初库存情况况编制采购年年度业务预算算制成“采购年度预预算表”。（5）采购管理理部门负责人人审批“采购年度预预算表”。（6）财务部门门会计人员将将“采购预算表表”资金平衡，审审核通过后报报总经理审批批。 （7）经经总经理审批批过的“采购预算表表”由财务部门门归档。（8）本流程涉涉及的控制文文件及单据：采购年度预算算表2采购月度预预算编制流程程（1）采购管理理部门采购员员查阅发票台台账，根据合合同付款时间间及供应商近近期开具发票票情况，汇总总下月应付款款金额，编制制“月度采购预预算表”，报采购管管理部门负责责人审批。（2）

60、财务部门门主管预算的的会计人员和和主管材料的的会计人员将将“月度采购预预算表”进行资金平平衡，审核通通过后，报总总经理审批。（3）采购管理理部门秘书即即登录采购模模块下的资金金预算员，将将批准后的“采购月度预预算”录入ERPP系统，系统统内将自动传传至财务部门门会计人员。（4）本流程涉涉及的控制文文件及单据：采购月度预算算表3采购预算过过程控制流程程（1）财务部门门下达年度预预算。（2）财务部门门下达年度预预算并将预算算分解为季度度月算、月度度预算。（3）采购管理理部门组织各各项采购活动动。（4）财务部门门对采购预算算执行情况进进行监督、控控制。财务部部门对采购管管理部门的采采购活动执行行监督